企业办公室工作精细化管理策略

刘凌冰

提高办公室工作效率，可以给企业带来显著的经济效益。在以前的企业管理中，办公室工作呈现粗放化态势，不利于其他工作的有效开展。基于这种情况，很多企业都开始推行精细化管理理念，改变办公室工作的现状。本文首先阐述了企业办公室工作精细化管理的重要意义，在明确现阶段精细化管理存在困境的基础上，从积极更新办公室工作理念、细化办公室内部岗位职责、构建科学合理的考核体系、推动办公室智慧工作创新、建立动态监督管控模块等五个方面，探讨了企业办公室工作精细化管理的有效策略。

随着我国社会经济的快速发展，企业面临的行业竞争也变得越来越激烈。企业办公室工作可以对业务发展产生战略指引效果，并增强内部管理的规范性，凝聚企业内外部发展力量。这也要求企业做好办公室工作，提高办公室工作质量。目前我国很多企业都开始重视办公室工作，并且已经融入了精细化管理理念，但是一些企业并没有取得预期效果。这是因为较多企业都没有把握好办公室工作精细化管理的具体思路，导致精细化管理成了一个口号。在这种情况下，就有必要深入探索办公室工作精细化管理的有效路径。

一、企业办公室工作精细化管理的重要意义

（一）规范企业内部管理

企业在办公室工作中引入精细化管理理念，可以较好规范内部管理，提高企业内部环境的和谐性。目前我国很多企业都存在粗放化管理情况，导致内部氛围非常不和谐，存在管理层与基层员工的矛盾冲突。但是在引入精细化管理理念以后，办公室工作就会变得更加规范，并将其传导到管理层中，使得管理人员能够执行人性化管理和民主管理制度。这样，企业内部管理体系就会得到创新拓展，有利于企业的和谐稳定发展。

（二）增强内部业务效率

企业办公室工作的精细化管理可以显著提高内部业务效率。这是因为企业办公室工作是连接高层战略决策与基层业务内容的桥梁，保证各项战略决策能够落实到各项业务活动中，同时也能够将基层业务的运作效果反馈到高层。在办公室工作精细化转变以后，高层领导与基层员工之间的联系就会更加紧密，使得企业各项业务得到明确的指引，实现企业内部的上通下达。这样，企业各项业务的运作效率就能够有效提升，增强企业经营发展的综合效益。

（三）提高企业核心竞争力

企业办公室工作引入精细化管理理念以后，可以显著提高核心竞争力。当前我国很多企业面临的市场竞争压力都比较大，导致越来越难在复杂行业环境中取得竞争优势。在推动企业办公室工作精细化转变以后，就可以整合内外部发展资源，凝聚企业发展力量，明确企业的核心优势。不仅如此，精细化的办公室工作也能够提供具有战略决策价值的信息，使得企业战略发展具有较强的前瞻性，帮助企业取得长远发展成果。

二、企业办公室工作精细化管理的问题

对于企业来说，办公室工作可以较好推动企业的长远发展，帮助企业在复杂行业环境中取得竞争优势。但是结合企业办公室工作现状来看，较多企业在执行精细化管理过程中都还存在较多问题，导致办公室工作很难取得预期效果。这里结合企业办公室工作的实际情况展开深入分析，阐述办公室工作精细化管理的具体困境。

（一）工作理念比较落后

现阶段很多企业已经开始重视办公室工作的精细化转变，开始调整工作制度内容。但是需要注意的是，不少企业并没有更新办公室工作理念，导致办公室工作创新很难开展。之所以出现这种情况，主要是因为部分公司领导认为办公室工作只是辅助作用，主要面向企业内部进行指令传达。这种认识忽视了办公室工作人员的个人价值，同时也没有立足于战略层面考量办公室工作的作用。在办公室工作重要性得不到认可的时候，办公室工作的顶层设计也存在较多欠缺，导致办公室工作在实践过程中容易遭到较多阻碍，很难取得预期的效果。

（二）岗位职责交叉冲突

办公室岗位设计比较多，有文字秘书、机要档案、信息管理员、后勤保障等岗位，各个岗位工作内容存在差异，但同时也有一定关联性。这也导致不同岗位存在相互推诿责任的情况。办公室工作人员直接面向上级领导转述工作内容，在岗位责任交叉冲突的情况下，他们就很难准确传达信息，导致公司内部问题被掩盖，给公司的经营发展带来较多安全隐患。在办公室工作出现问题的时候，也很难准确定位相关责任人，不利于问题的解决。不仅如此，岗位职责交叉也导致现行管理制度对办公室岗位无法产生较强约束力，部分员工在参与工作的时候容易麻痹大意，无法保证办公室工作质量。

（三）考核机制比较粗糙

当前我国大部分企业都引入了绩效考核模块，用以评价员工的工作效果，并设计了相对应的激励体系。但现阶段企业的绩效考核主要集中在生产部门、销售部门等职能部门中，忽视了办公室工作的绩效考核。这也导致办公室人员的工作成果很难得到正确的评价，一般都采用了部門所有人员平分绩效的方式。这种模式很难调动办公室工作人员的积极性，更容易引发消极怠工问题。之所以出现这种情况，主要是因为办公室岗位工作内容比较复杂，很难进行定量考核。而定性考核又存在较强的主观性，无法有效评判办公室员工的工作效果。在这些问题的综合影响下，办公室岗位的考核机制就显得非常粗糙，很难客观全面评价办公室工作效果。

（四）信息技术应用不足

当前我国已经全面进入了信息化时代，信息技术直接改变了企业办公室工作的整体格局。在灵活使用信息技术以后，办公室工作效率可以得到显著提升，同时也能够有效避免出现人为失误。但目前很多企业在办公室工作中虽然引入了信息技术，但整体层次较低，比如OA办公协同系统等。这也导致企业办公室工作很难发挥信息技术的价值，应该在后续发展中积极进行创新拓展。

（五）缺乏动态监督管理

办公室工作内容比较繁琐，给工作监督带来较大困难。目前我国很多企业对于办公室工作的监督管理流于形式，导致办公室工作很难得到有效控制，总是在出现问题以后才能够介入处理，容易给企业带来较大损失。比如办公室工作人员需要做好文秘、资料存档、会议记录等多种工作，公司平时很少监督人员完成这些工作，总是在需要使用到资料的时候才发现问题，给公司正常业务开展带来了阻碍。再比如说，办公室较多工作都需要得到领导的审批，但目前关于审批环节的监督不到位，导致部分工作在没有得到审批的情况下进行，更容易出现问题。

三、企业办公室工作精细化管理的有效策略

企业办公室工作精细化管理具有较为显著的战略价值，但是目前较多企业在推动办公室工作精细化转变的过程中，都遭遇了较多困境。这也要求企业可以结合自身实际情况，积极探索办公室工作存在的欠缺，从多个角度做好精细化管理的创新拓展。

（一）积极更新办公室工作理念

企业办公室工作在精细化管理过程中，需要积极更新办公室工作理念，转变办公室工作的整体面貌。一方面，企业高层领导应该充分认识到办公室工作的战略价值，将其上升到战略管理的层面上。在新形势背景下，办公室工作不仅仅可以起到辅助作用，还能够给企业提供战略决策支持。在平时，企业可以召开关于办公室工作的高层会议，转变高层领导对办公室工作的认识，完善顶层设计，给办公室工作创新铺平道路。另一方面，企业还要做好精细化管理理念的宣传教育，提高每一个办公室工作人员对精细化管理理念的认知水平。在这个过程中，企业可以科学规划办公室工作的目标，结合不同岗位细化办公室工作任务，提高各环节管理的规范性。这样，精细化管理就可以深入到高层领导与办公室人员等群体中，改变办公室工作的整体格局。

（二）细化办公室内部岗位职责

企业办公室工作在推行精细化管理的时候，也要细化各个岗位的职责，可以显著提高办公室人员参与工作的积极性，避免他们在出现问题的时候相互推诿。这也要求企业可以针对不同办公室工作内容展开深入分析，明确各个岗位的工作内容，并依托于此明确不同岗位的职责边界。在这个过程中，企业应该关注不同岗位的交叉工作内容，实现岗位职责的细化。在具体操作层面，企业可以结合办公室工作岗位要求和内容，制定完善的岗位责任书，使得员工参与工作的过程中可以直观明确自身的权限与职责，使得每一项工作都有据可依。与此同时，企业也要做好办公室工作人员的调研工作，让他们谈一谈自己在参与工作过程中，对于岗位职责的感受，以及其他岗位有没有推卸责任等。通过这种方式，企业就可以站在办公室工作人员角度思考内部岗位职责分配的合理性，保证后续制定的岗位责任边界能够得到有效明确。在办公室工作出现问题以后，企业也要严格按照岗位职责追究相关人员责任，保证责任划分的精准性。

（三）构建科学合理的考核体系

目前企业办公室工作的绩效考核体系之所以难以发挥作用，主要是因为考核指标比较模糊。因此在后续时间里，企业可以通过宏观与微观相结合的方式，制定科学合理的考核指标体系。在宏观层面上，可以考察员工的工作态度、工作责任感等定性指标，主要从员工自身、员工同事、其他部门人员、领导等主体搜集。这类指标相对来说比较主观，可以在绩效考核中起到辅助作用。在微观层面上，主要为办公室工作岗位的定量指标，考察员工工作完成效果。由于办公室工作内容的复杂性，导致定量指标设计比较困难。因此企业可以科学拆解办公室工作岗位的具体环节，提高绩效考核指标的细化程度。这样，绩效考核指标就能够充分反映办公室工作成果，实现绩效激励的精细化转变。但办公室岗位的绩效考核工作比较繁冗，很有可能出现绩效考核指标不合理的情况。因此企业应该做好办公室岗位绩效考核的反馈沟通工作，了解每一次绩效考核工作的效果，同时还要积极接受办公室工作人员提出的绩效申诉，明确现阶段绩效考核体系存在的具体问题。这样，企业就可以使用PDCA循环工具，在长期发展中切实提高绩效考核体系的科学性，使其发挥更好的作用。

（四）推动办公室智慧工作创新

企业办公室工作精细化管理过程中，也要灵活使用现代智慧信息技术，打造智慧办公室。这也要求企业可以切实提高内部信息化建设水平，在完成基础信息化改造以后，引入大数据、云计算、人工智能、专家系统等模块，实现办公室工作的线上化转型。比如在会议管理方面，企业可以使用钉钉等线上平台召开视频会议，接着通过内部智慧信息平台自动导入会议信息，实现会议的智能化管理。再比如说，企业可以使用智慧秘书代替传统秘书的部分工作，将传统秘书从重复性工作中解放出来，实现办公室工作的细化分工。除此之外，办公室工作需要协调好不同部门，实现行政信息在多部门之间的流通。企业可以打通内部信息系统，将不同部门紧密联系在一起，避免出现信息孤岛的问题，提高内部信息的共享水平。比如目前一些施工企业开始使用“如流”智能办公平台，可以自动处理等多项行政工作，实现办公室工作的提质创新。

（五）建立动态监督管控模块

由于辦公室工作内容比较繁琐与复杂，针对所有工作展开监督管理工作是不现实的。因此后续可以进行办公室工作内容的分类，明确关键事项，并基于这些内容建立动态监督管理模块。在动态监督过程中，相关人员需要聚焦到关键事项的全流程环节中，明确任务分工与责任划分，并进行工作成果的评价，督促工作任务能够顺利完成。在动态监督管控模块中，还要增设应急协作，应对企业经营发展过程中出现的各类突发状况。这也要求企业可以针对所有可能发生的突发情况展开深入分析，充分发挥办公室工作的协作能力，协调好各方力量，快速进行应急处理。通过这些方式，可以较好提高办公室工作的规范性，避免发生重要失误，同时也可以在突发情况出现的时候进行应急管理，保证企业的稳定运作。

结语：

综合来看，精细化管理理念能够显著提高办公室工作的最终成效，增强企业的核心竞争力。因此对于企业来说，也应该明确新时代背景下办公室工作的战略价值，并积极更新工作理念。这也要求企业做好办公室工作与其他业务内容的对接，明确各个岗位的职责内容，保证每一个办公室工作人员都可以规范开展工作。与此同时，企业还要积极引入智慧信息技术，通过智能化模块替代传统办公室工作内容，打造新时代智慧办公室体系。这样，办公室工作精细化水平就能够显著提升，促进企业长远可持续发展。

（作者单位：湖南华升股份有限公司）