云时代背景下高校档案数字化管理及其应用分析

［摘 要］云时代高校數字化档案管理就是使用现代数字技术对档案加以开发、管理。随着数字化技术的不断发展，高校档案管理发生了很大的变化，从实体管理转变为数字化管理，并成了高校档案管理工作的新趋势。本文从云时代背景下高校档案数字化管理的优势入手，对存在的问题进行了分析，并提出有效管理及其应用的措施。

［关键词］云时代；高校档案；数字化；管理；应用

［中图分类号］G27文献标志码：A

［作者简介］田梦，女，湖北宜昌人，三峡电力职业学院，馆员，硕士，研究方向：高校档案管理。

在云时代背景下，高校档案管理工作的重要性逐渐显现出来，数字化管理成了主流趋势。怎样顺应时代发展需求优化档案管理工作的模式、实现智能化档案管理与利用、加快高校的改革发展，是高校教育教学改革工作中需要重点考虑的问题。

1 云时代背景下高校档案数字化管理优势

第一，实现海量存储。高校档案管理工作涵盖各个方面的信息，在存储时要耗费很多的空间，如果使用传统的档案管理手段，管理效果并不理想，还会增加不必要的投入。而在云时代背景下，云存储手段的应用让数字档案备受关注，其能够直接将有关信息传输到网络，不必用到光盘等一些设施，只需经过电脑终端就可以实现既定目标。云存储具备海量信息存储功能，能够让数字档案存储功能得到全面体现，其本身的扩容能力能够适应目前数字档案不断增长的存储需求［1］。

第二，资源的高度共享。数字化档案管理是利用云存储技术来实现的，避免档案资源重复问题的出现；且网络技术具备开放性特征，使得数字档案信息的共享性得到全面体现，档案资源的利用不再局限于以往频繁翻阅、查找、搜索档案信息，而是建立更为高效的档案网络平台，利用电脑、手机等终端就能够对有关资源进行利用，从而达到资源共享的目的［2］。

第三，云端存储，防止损坏。在平常的档案管理工作中，要对档案是否受潮、受虫蛀等进行全面的检查，对存储环境有一定的要求。同时，为防止档案被泄漏，要安排专人来管理。而使用了云端存储后，就不必担心档案会受环境的影响，确保了档案的存储质量［3］。

第四，优化人员配置，节省资金。在传统的档案管理工作中，配备专业人员对文件加以梳理、归档，需要花费一定的时间和精力，投入比较多，效率也不是很高。但如果将纸质档案文件传输到计算机云端，计算机就可以通过云计算对文件加以分类管理，只需要几个人就能够完成档案传输任务，能够节省人力成本，获取更多的经济效益，以达到优化人员配置、节省资金的效果［4］。

第五，提高档案服务水平。借助云存储平台，能够对档案资源加以优化管理，还可以适应用户多样化的需求。在科学使用该平台时，高效的检索手段与便捷的操作功能等能够对数据信息进行高效筛选，从而确保信息检索的效率。

2 云时代档案数字化管理的原则

近年来，以“云大物移智”为代表的新一波数字技术浪潮席卷各行各业。“云大物移智”其实不是单指一项信息技术，而是指云计算、大数据、物联网、移动互联网、人工智能这五项技术。

云计算：对资源的有效管理，主要是计算资源、网络资源、存储资源三个方面。将以上三种资源通过信息技术实现虚拟化，形成资源池，实现不限时间和空间进行按需分配的效果；对应用软件进行弹性管理（即云化软件部署），将通用的应用软件（如数据库、运行环境）封装好、标准化，需要的时候调取自动部署即可。

大数据：或称海量数据、巨量数据，指的是需要新的处理模式才能具有更强的决策力、洞察力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。对海量数据整合分析之后，增强决策能力。

物联网：指通过信息传感设备，按约定的协议将任何物品与互联网相连接进行信息交换和通信，以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理的网络。通过信息传感设备，实现物和物、人和物、人和人之间的互联互通。

移动互联网：将移动通信与互联网结合到一起，即通过手机、平板等移动设备代替计算机上网，满足用户所需（看新闻、打游戏、购物等）。

人工智能：具备感知、理解、行为和学习能力的信息技术系统，使机器像人一样理解、分析、决策，并根据经验学习。由多种技术组成，这些技术使电脑能够理解世界（如计算机成像、声音处理、传感器处理、生物特征识别），分析和理解收集到的信息（如自然语言处理、知识阐释），做出知情决策或提出行动建议（如推理引擎、专家系统），并汲取经验教训（包括机器学习）等。

作为五种相异又相连的IT技术，掌握它们中的任何一个，都相当于掌握了开启人类未来的钥匙。在数字化时代高校档案工作的根本目的是实现档案管理的数字化，面对机遇与挑战并存的局面，高校应牢牢抓住数字化浪潮发展的历史契机，提升档案管理质量和效率。在档案数字化管理工作中要坚持如下原则。

第一，坚持科学性原则。在高校档案管理中，要坚持科学性原则。将档案加以科学分类管理，尤其是针对利用率高的档案要首先做好数字化管理，以提升服务水平。第二，坚持可行性原则。高校档案数字化工作会受到各种因素的影响，如财政预算、人员配置等。所以，档案数字化要从本校实际情况着手，要坚持可行性原则，以保证高校的档案管理工作能够有效进行。第三，坚持安全性原则。随着科技的不断发展进步，网络环境的安全问题也显现出来。要实现高校档案管理数字化还要对安全问题给予足够的重视，强化对数字档案的保护，以免出现档案泄露等问题。与此同时，高校还要强化对电子档案系统的防护，以免档案系统遭受破坏，造成一定程度的损失。第四，坚持用户至上原则。档案建设、整理、存储等各项工作都是为用户服务的，所以要实现档案管理的数字化也要坚持用户至上原则，要依据用户的需求，科学地进行档案管理。同时，要有效调动档案管理者工作的兴趣和自觉性，让他们的知识结构、业务能力满足高校档案信息化建设要求，这样更利于档案数字化的建设、管理。

3 云时代背景下档案数字化管理面臨的问题

目前高校档案数字化建设水平并不是很高，档案利用手段也比较单一。虽然数字档案资源为档案管理提供了更加便捷的管理手段，但是因技术利用不到位、认识存在不足等问题，档案数字化管理还是面临着一些困境，具体如下。

3.1 管理体系不完善

高校档案资源的价值往往会被忽视，档案管理部门体系不完善，档案信息管理制度不健全，特别是档案信息人员在交接工作时，极易发生信息数据漏洞，让档案面临丢失和损坏的风险。在档案管理过程中，当前的信息化管理力度相对较低，未能将档案信息化管理的关键作用发挥出来，在一定程度上影响了档案管理的全面性和科学性。

3.2 标准规范建设滞后

在平时的管理工作中，高校缺少统一规范、标准，云计算虽然比较便捷，但是作为新技术，在利用时还是存在一些问题。云计算在实际应用时，是将网络中的内容进行开发，对数据加以整合、存储后使其满足用户需求，各个环节都是密切联系起来的。云计算的概念划分是很特殊的，这让其能够依靠的规范较少，缺少相应的监督部门，使得其在档案信息管理中面临一定的安全隐患。

3.3 信息安全管理意识相对淡薄

随着云计算技术在档案管理工作中的运用越来越普遍，个体对信息保护的关注度也更高。尤其是档案数据库中的数据都是持续增长的，这也增加了信息泄露的风险。一些从事档案管理的管理人员，并非是专门的计算机专业人员，即使具备一定的档案信息录入技能，也可能存在对档案资料的网络安全管理意识与能力不足的问题，从而降低了档案信息的安全性和可靠性。

3.4 人才培养不及时

此外，在高校档案数字化建设中还面临着人才不足的问题。现在很多高校的档案管理人员更为熟悉传统的档案管理工作流程。而传统的档案管理工作对人员的技术要求不高。数字化档案管理是基于信息化基础上的，对管理人员的技术要求比较高，而已有的档案管理人员的技术水平无法满足数字化档案的管理要求。档案管理人员需要及时了解档案信息化管理相关政策，为建设高素质、复合型管理人才队伍提供重要的保障。

4 云时代背景下高校档案数字化管理及其应用

4.1 更新档案管理思想，构建专业技术体系

在云时代下高校要提升对档案数字化的重视程度，从传统档案管理思想的束缚中走出来，加快档案数字化建设步伐，做好云技术的推广，为档案数字化建设提供强有力的支持。有关机构与管理者要对目前的档案数字化现状加以全面分析，制定高校数字档案管理目标，依据目标实施管理，保证档案信息资源的完整性，提升档案信息资源的利用效率。同时，档案管理者还要全面意识到档案数字化的重要性，加快数字化档案信息技术的普及，有需要的情况下可以由第三方提供技术支持，确保档案管理的科学性。此外，还要构建专业技术体系。档案数字化管理要做好统一规划，对档案管理工作现状有一个全面的认识，设定档案数字化建设规范，确定工作重点，构建系统的档案管理技术体系。比如，要及时引入现代化档案管理技术手段，并构建完善的档案信息传输机制。档案管理信息化还存在着融入不及时、技术配合度不高等方面的问题，有关部门要做好对档案数字化的引导，加快档案管理系统、公共信息系统的高效融合，优化档案数字化管理技术体系，最大限度地提升档案信息化水平。

4.2 实现数字化采集

在云时代，需要有效利用档案数字化管理模式。对于云端存储档案文件来说，可使用档案资料转换手段，将已有的文字信息以数字形式呈现出来，让其能够在电脑系统存储，该目标的实现必然需要数字化信息的采集。在实际采集时，要有效利用数字化设备，如果档案信息中包含纸质文件或者照片等，可用扫描仪将文字信息以数字化信息的方式存储下来。

4.3 实现数字化处理

在云时代使用科学的手段实现有关操作，可以让档案信息管理工作的效果更为明显。数字化采集是一项基础工作，这项操作完成后，就要加以科学处理，即数字化处理阶段。在该阶段，要对数字化信息加以科学的分析、判断，其根本目的是让用户能够更快速地检索、获取所需的目标资源，以提升工作效率。在数字化处理时，要对数据加以科学管理，做好统一编码，并规范有关标准，根据档案情况，进行编目。通常来说，档案都是依据各种指标进行科学排列的，像时间与来源等，通过对有关信息的准确编码达到更为理想的检索效果。

4.4 建立在线数据库

为了适应档案数字化管理要求，高校需要积极建立更为系统的在线数据库，这是云时代的必然要求，必须引起足够的重视。在线数据库的建立是必然趋势，是时代的要求，其对数字化档案管理目标的实现发挥着很重要的作用。在线数据库的构建能够实现资源的有效共享，实现资源需求目标。为了更快地获取所需资源，实现更为科学的检索，要对档案实行科学化管理，进行合理分类操作，建立系统的在线数据库。档案资源种类很多，包含视频、音频等，各种资源在构建书库时，要具备特殊的依据，以满足各用户的需求。数据库的建立要严格依据现实条件一一落实，不能盲目照搬，要将自身特色融入其中。

4.5 建立档案保护标准体系，保证数字档案系统的安全可靠性

高校应基于新修订的《中华人民共和国档案法》对高校档案数字化管理工作加以规范并落实。高校档案网络管理系统服务器是由院校网络信息中心集中管理的，有专人来管理维护，定期检测，数字档案资源库必须做好备份，实现异地保管，特别是涉密档案数据。档案管理者要提升自身的保密意识，加强对档案保护前沿技术的学习，不断地优化自身的工作方法和技术手段，确保档案管理的安全性。

4.6 优化档案管理队伍

档案工作人员要更新自身的工作思维观念，从传统档案管理手段的束缚中走出来。档案数字化并非单纯从“线下”到“线上”资源的查询应用，而是对档案业务的优化整合，实现档案工作的数据化。在云时代，档案管理者除了对相关档案资源做简单接收、保存等工作外，还要具备一定的专业知识、文化素养，可以有效借助现代化的人工智能、数字档案系统实施档案管理，提高档案管理效率。除此之外，高校档案管理任务多，工作量也很大，需要档案管理者不断地提升自身的专业素养及创新能力，以满足高校档案数字化管理的需求，更好地落实高效档案数字化管理工作，这是高校档案管理工作的职责所在。

5 结语

习近平总书记曾指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”在数字化转型的大背景下，档案管理人员要积极顺应当前时代的变化与发展需求，转变档案管理理念，深度挖掘档案资料的价值，从而使档案管理工作更加高效，推动档案管理工作的可持续发展。

参考文献

［1］张颖. 云时代背景下高校档案数字化管理及其应用［J］. 吉林农业科技学院学报，2022，31（4）：63-65.

［2］李春强. 智慧校园建设背景下高校档案管理数字化的路径［J］. 兰台内外，2022（18）：47-49.

［3］龙芊良. 信息时代高校历史档案数字化程式探析——以北京大学档案馆为例［J］. 山西档案，2020（4）：41-48.

［4］姜东艳. 共享视域下机关档案数字化管理策略研究［J］. 兰台世界，2022（5）：113-115.