档案文献编纂中的收集与选材探究

裴煜

一、引言

林云陔，出生于1881年，广东信宜人，早年加入同盟会，后由孙中山选派赴美，获美国纽约圣乔治大学硕士学位。在时局动荡，市长频繁更换的19世纪二三十年代，林云陔三度担任广州市市长，累计任期超过四年，是这一时期履职时间最长的市政府“负责人”。1923年2月8日林云陔首次出任广州市市长，同年2月26日卸任。1927年5月20日至1931年6月8日再任广州市市政委员长（市长），期间曾因张黄之乱短暂去职，正是这次相对持续、稳定的任职为林云陔实现其施政理念創造了条件，一系列新的市政建设思想得以传播、现代城市规划得以萌芽、各类建设项目得以展开，广州成为开风气之先、全国闻名的“模范市”。

林云陔的市政建设理念早在主政广州之前便有迹可循，1919年，时任《建设》杂志主编的林云陔在第一卷发表文章称“人民既有执业以谋生，尤须有休养与娱乐以养生。夫养生之道不一，各视其性所近为断。以通例言之，运动以求健康，演剧以励人心，音乐以和性情，图书馆以供诵读，园林以供玩赏，社交以增感情，皆足以供休养与娱乐也”[1]，足见他将发展公共文化事业、改善人民生活条件作为重要的市政建设使命。作为开明的留美归国知识分子，亲身游历、目睹了美国各大都市景况，林云陔受到了欧美等发达国家城市建设理论和实践的影响。在他亲自草拟的《广州市施政计划书》中，认为“最新之城市设计，以‘田园城市为最优良”，反映出其对埃比尼泽·霍德华等人提出的“田园城市”理论的认同与褒扬。在同为留美回国的工务局局长程天固的鼎力配合下，《广州工务之实施计划》《确定广州全市马路线意见书》等借鉴发达国家城市建设经验而又充分融入本土特色的、具有开创意义的重要规划性文件逐步制定，对广州的城市发展空间布局和功能规划产生了深刻影响。其在任期内开辟东山模范住宅区，筹建中山图书馆、修复镇海楼并设立市里博物院、兴建市府合署大楼、架设海珠桥，既是其施政理念的落地，也为广州留下了许多“会说话的”历史建筑。

林云陔档案文献选编是民国时期广州市历任市长档案文献选编（以下简称历任市长选编）的组成部分。整体选编的目的在于通过梳理、甄选历任市长任职期间形成的有关重大历史事件、重要市政措施、重要机构设置的档案，以及其他反映当时社会、政治、经济、文化等各方面情况的档案文献，为认识民国时期的广州、读懂广州城市发展历史，提供真实的档案支撑。以历任市长相关档案串联起广州近代化进程的诸多尝试、逐步蜕变，唤起并刻写属于广州的城市记忆。

二、收集

档案文献收集，或称档案文献查找，是指根据编纂题目的要求和选材大纲的范围，在比较全面、深入掌握档案文献状况的基础上，将能反映编纂题目的相关档案文献信息查询、搜集到一起，以供进一步挑选的工作[2]。收集工作是具体编纂工作环节的开端，是为档案文献编纂寻找原料的过程[3]，收集到的档案文献是否广泛、丰富、齐全，在很大程度上决定了最终编纂成果的质量优劣。

（一）收集原则

“广征博采”是指导收集工作最根本的原则，换言之即是要做到全面查找、宁多勿漏。本次林云陔相关档案文献的收集阶段，也把“最大限度将有价值的档案文献集中起来”作为主要目标。全面查找要求围绕主题在各个文化机构的馆藏中加以检索搜集，就林云陔档案文献选编而言，选材大纲明确收集内容为其任广州市市长（市政委员长）期间形成的有重要价值的档案文献，因此，广州市档案馆的馆藏成为查找的重点。在馆藏中，市政府及其所属机关形成的档案是值得关注的“富矿区”，同时市政公报、民国日报等馆藏资料也是不可忽视的“开发区”，尤其是市政公报，作为民国时期政府信息公开发布的重要渠道，完整系统地刊载了许多具有重要意义的市政府训令、指令、布告等，能够有效弥补部分事实缺乏档案原件呈现的缺憾。

（二）收集策略

档案文献收集策略是指围绕主题将相关有价值的档案文献从资源库中经过初步筛选汇集起来的具体方法。收集策略回答三个问题：用什么收集、在哪里收集、怎样收集。策略应当适应主题特点和资源组织方式，并在收集过程中根据效果动态调整。

首先要明确收集线索。有的放矢的查找离不开明确的关键词、主题词，它们通常来自选材大纲的可操作化。选材大纲是收集工作的依据，但具有概括性和抽象性，在开始收集时，需要对选材大纲的要求进行可操作化处理，将抽象概念转化为具体概念，形成收集线索。例如，选材大纲要求选入林云陔任市长期间反映重要机构设置、重要政策措施、重要市政建设的档案，通过调查研究，可以将以上概念逐一分解细化，重要机构设置可具体化为成立社会局、城市设计委员会、购料委员会、恢复公用局等，重要政策措施可具体化为更新全市自动电话、设置省港长途电话等，重要市政建设可具体化为续建市立第二医院、筹建中山图书馆、修葺镇海楼设立市立博物院、动工兴建海珠桥等。调查研究的途径由浅入深，包括查阅工具书如《民国人物辞典》《广州百科全书》等了解人物生平，查找学术论文掌握人物的主要成就和历史评价，查找该人物撰写的文章、回忆录，理解其思想主张和自我评价等。

其次要明确收集范围。从空间上而言，根据全宗档案与编纂主题的相关性高低可将全宗分为直接全宗和间接全宗。林云陔相关档案分布在市政府及所属机关等不同全宗，市政府全宗是市长履职形成档案的主要归属，可视为直接全宗，工务局等各机关的全宗则为间接全宗。直接全宗和间接全宗共同构成查找的空间范围。有经验的档案编撰者进一步提出“先查与编研课题关系密切，相关档案密集度高的，价值和质量也较高的全宗，再查散在的零星文献”的查找顺序[4]。从时间上而言，编纂选题的时间断限构成查找的时间范围。林云陔档案选编查找的时间范围则主要集中在其三段任期内。

正式收集时，在广州市档案馆数字档案平台中，选择民国档案资源库市政府全宗，以“林云陔”为关键词，结合时间范围1923、1927至1931，在题名、关键词、责任者字段进行综合检索可以得到数千条档案信息。由于检索结果数量巨大，编者采取逐条浏览档案目录的方式，排除明显无关或价值较低的档案，并根据宁多勿漏的原则尽可能全面选取反映林云陔在任成就的档案。再以同样方式在各机关的全宗中检索，补充收集相关零散档案。通过“广撒网”式的普遍搜集，大部分有价值档案被纳入备用范围。为避免遗漏重要档案，还需要进行有针对性的重点收集。分别以前期分解得到的具体关键词为收集线索进行搜集，如以“城市设计委员会”为关键词查找有关该委员会设立的档案。

完成初步收集后，还需补充收集以进一步丰富原材料库。补充收集的前提是对初筛档案，尤其是其中的重要档案进行深入阅读，利用档案之间的有机联系进一步扩大搜索范围，获得新的有价值档案。重要档案通常能够提供新的搜集线索，如林云陔拟定的《广州市施政计划书》作为其掌理广州市政两年之后的总结兼计划性文件，对两年来的政府工作成就进行了回顾和梳理，同时为之后一段时期的工作确定了重点方向和实施计划，这篇市长视角的自述，提纲挈领地展现了林云陔的建设思路，为把握收集重点和方向提供了指引。

三、选材

选材即材料筛选，是对收集到的档案进行鉴别、分析、比较、选择，剔除无关、虚假、重复、相形见绌或价值不高的材料，留选可靠、精粹的材料的过程[5]。一方面，选材是档案文献编纂过程中的关键环节，在很大程度上决定编研成果的质量；另一方面选材数量、要求则也受到预先确定的编研成果形式的影响。影印出版的选编相对转录出版的选编而言，相同幅面承载的文字信息更少，因此对选用材料数量的限制更加严格，只能选用相对少量、精粹的档案反映编纂主题。为了呈现相关档案文献的原貌、原迹，拉近读者与档案的距离，历任市长档案选编选取影印出版形式，从而要求选材精简、具有代表性。

（一）选材原则

善择慎取是选材工作的基本原则。与广征博采的收集原则相对应，档案材料的运用并不是以多为上，而要善于鉴别、审慎比较、則善而从[6]。就内容而言，“善”是指具有代表性、典型性，能够具体、集中反映编纂主题下的某一历史事实，就形式而言，“善”要求“善本”，具备一定的清晰度和完整性。选材之所以要求具备代表性和典型性，是由档案文献的庞杂性和编纂出版物篇幅的有限性之间的矛盾决定的。具有典型性的材料来源于一般，又集中体现和代表一般，材料的典型性越强，就越能大范围、高质量地代表所要反映的事物，从而能用相对少的材料说明相对多的问题[7]。另一方面，档案文献信息要得到充分利用与共享，前提是要能够识别档案文献所承载的信息，因此文献的清晰度和完整性是必不可少的判断指标[8]。为此，编纂者需要仔细辨别备选档案的内容价值及形式优劣，做到去粗存精。

（二）选材策略

层层筛选具有代表性的历史事实、事件、活动及其形成的有代表性的档案。代表性是相对概念，从人物类的档案选编来说，历史人物的形象是被他主导或参与的众多历史事实、事件、活动所勾勒出来的，其中有一些事实、事件、活动更为重要，更能够代表其观点、立场、成就，与此同时，某一历史事实在发生发展过程中形成了一定数量的档案材料，其中有一些材料更具有说明力、更能反映该事实的基本面貌。因此要使选编整体具有代表性，则需层层筛选有代表性的历史事实以及反映历史事实的有代表性的档案材料。以林云陔档案材料选编为例，林云陔任广州市长期间开展了许多市政建设，如修复镇海楼、筹建中山图书馆、建造中山纪念堂及纪念碑、海珠桥、市府合署大楼等，这些至今仍在市民社会生活中发挥重要作用、为当地人民耳熟能详的重点建设项目应该在选编中突出体现。同时，还需从每个项目中选择少数具有代表性的材料，可以是一组在项目提出建设、通过市行政会议表决、开工建设、建成使用等节点形成的材料，优选其中能够代表林云陔个人关切、态度或留有其批语等手迹的档案。

注重材料的信息密度。信息载量过低的材料不足以支撑还原事件和活动，从而影响选编整体的详实程度。编者在选材中发现，训令作为一种重要的传达行政机关指令的文种，其所记载的内容具有权威性、确定性，是官方意志的集中体现，尤其是关于重要事件、活动的训令有标志性的意义，但是通常训令的内容较为简短，信息密度低，如果仅选用一篇训令，则无法较好反映事件的过程及面貌，此时则需要补充相关的呈文、提议书等，便于呈现该事件的来龙去脉和更丰富的细节。如林云陔提出建设模范住宅区，可以追溯到《划定广州市模范住宅区案饬工务局遵照办理的令》这份档案，但是关于模范住宅区的具体内容、规范却无从体现，因而还需要补充信息密度更高，能够说明模范住宅区内涵的档案——《广州市设计委员会提交筹建模范住宅区修正草案请广州市政厅备案的呈》，以便读者了解模范住宅区的实质内容。

在比较中选择合适的版本。对于既有市政公报又有原始档案的材料，优先选择档案原件，因为原件能够展示更多背景信息，更具现场感、真实感。优先选择文件正本，由于历史原因，部分档案在发文机关全宗中只有底稿，缺少正本，此时可以在收文机关的全宗中搜索该档案的正本，只有在无法找到正本的情况下才使用签发稿。对于归档有历次修改稿的提议书等档案，不同稿本之间存在细微区别，应当仔细鉴别，选择最终通过议决的版本。此外，基于选材的清晰性、完整性原则，对于涂改严重或页面残破不堪影响识读的稿本，应当继续搜寻是否有更加整洁、完好的可替代档案。

参考文献：

[1] 林云陔.市政与二十世纪之国家，建设[J].

[2] 解晓丽.浅谈档案文献编纂的查找环节[J].文科爱好者：教育教学版，2013（5）：2.

[3] 毕瑾耀，陈建.浅谈档案文献资料的收集技巧和方法[J].山东档案，2014（3）：3.

[4] [5]黄存勋.档案编研中的选题、搜集与选材[J].机电兵船档案，2006（6）.

[6] 任延国.浅论档案文献编纂工作中的选材[J].金田，2012（5）.

[7] 丁永奎，曹喜琛.档案史料编纂学概要，M.北京：档案出版社，1982.44-45.

[8] 陈维.档案文献编纂选材的清晰度与完整性探讨[J].兰台世界，2021（11）：3.

作者单位：广州市档案发展中心（广州市音像资料馆）