河北省档案馆（河北省地方志编纂委员会办公室）2022年度档案利用数据分析

赵宇辰

2022年，省档案馆（省方志办）持续提升业务基础，推进科技创新，拓展跨馆利用网络，充分利用线上、线下各类平台，不断升级查档方式，切实为群众办好实事，社会公众的满意度不断增强。为了解省馆办本年度利用情况，把握近几年利用需求走向，总结利用数据规律，更好地提供档案利用服务，现对2022年度档案利用基本情况和各项数据进行分析，具体情况如下：

一、档案利用基本情况

其中，接待人次包括窗口接待、电话咨询、档案邮寄、电子利用、跨馆利用、线上接待、来信来函的全部人次，实际利用人次统计以实际调卷人次为准，有效服务人次指查到所需材料的人次，统计以实际摘抄复印和拍摄人次为准。

二、档案利用数据分析

（一）2022年度数据分析

2022年，利用室共接待2921人次，摘抄891页，复印5452页，盖章829个，调卷3876卷，1402件，拍摄10页，电话咨询1020人次，来函来信查询2人次，电子利用413人次，档案邮寄20人次。线上接待利用41人次。实际利用（有调卷行为的）1099人次，占总接待人次的37.62%，有效服务（有摘抄复印或拍摄行为的）866人次，占总接待人次的29.65%，电话咨询1020人次，占总接待人次的34.92%。

由数据可见，2022年的接待人次有轻微减少，实际利用人次、有效服务人次都比2021年有所增长，但实际利用人次的占比和有效服务人次的占比变化不大。2022年接待总人次的降低，主要由于2022年疫情反复出现，导致查档人数有所减少。2022年实际利用人次及有效服务人次占总接待人次比例不高，分析原因和2021年度利用数据统计分析中所谈原因大致相同，主要有以下几点：1.查阅线索不清晰，导致利用者需要反复多次查询才能得到所需档案。2.因馆藏限制或移交单位归档不全导致利用者无功而返。3.因权限不足导致我馆无权提供或利用者无权调取。4.利用者对档案馆职能不清，向我们提出了学历认证、职业资格证换证等超出我馆业务范围的要求。

（二）历年利用数据对比分析

1.查阅用途

我馆档案查阅的用途主要分为工作参考、民生需求、文化需求和其他四大类。

文化需求具体包括编史修志、建馆办展、视频拍摄、学术研究、撰写回忆录等。2022年文化需求871人次，占比29.82%。文化需求类中占比较高的主要为学术研究、编史修志、建馆办展。其中，学术研究573人次，占文化需求类的65.8%，编史修志95人次，占文化需求类的10.9%，建馆办展105人次，占文化需求类的12.1%。

民生需求具体包括办理退休、学历认证、补充核实档案、落实待遇、土地确权、民事诉讼、房产过户等。2022年民生需求1301人次，占比44.54%，办理退休和补充核实档案连续三年位列民生类需求前两位。2022年办理退休528人次，占民生需求类的40.58%，补充核实档案376人次，占民生需求类的28.9%。

工作参考具体包括土地纠纷、办案取证、案件诉讼、规范文件、查找依据、审计对账、资产划转等。2022年工作参考683人次，占比23.38%。

2022年工作参考、民生需求和文化需求人次占比对比2021年变化不大，值得一提的是，民生需求连续三年位于查阅用途主导地位，接近半数利用需求均为民生类，档案服务民生的作用愈发凸显。在日常工作和生活中，无论是干部任免、接续工龄、缴纳社保还是遗产继承、房产公证、落实待遇都需要完善相关档案，在个人档案不完备的情况下，到档案馆查找补充档案成为多数人的首选。

2.查阅主体

2022年，省馆共计接待2921人次，其中单位利用者1314人次，占比44.98%，个人利用者（含学生364人次）1607人次，占比55.02%。对比2021年、2020年各项数据可知，一是2020-2022连续三年个人利用者始终占有较高比例，再次印证了档案服务民生的重要作用。二是学生查档人数继续走高，分析原因在于学生在学术研究时更倾向于寻找第一手资料，而档案是最真实、最可靠、最宝贵的第一手资料。档案的文化传承作用也在日益凸显。

3.查阅途径

除现场利用、电子利用、电话咨询、招生底册邮寄服务等查阅途径外，2022年我们继续推进馆藏档案异地跨馆利用工作，并开通了线上查档服务。

一是不断拓展跨省域馆际共享网络。除京津冀省级档案馆可以异地跨馆查询民生类档案以外，2022年7月，我们与上海浦东新区档案馆签订了跨馆利用协议，协议签订后，省馆可以利用上海域内除上海市档案馆以外16个县、区档案馆的民生类档案。2022年10月，我们启动了与重庆市档案馆合作事宜，推进两馆在2023年达成合作。

二是推进省域内馆际共享向纵深发展。在2021年全省175个综合档案馆签订跨馆利用协议的基础上，探索建立省市县乡村五级档案馆之间异地跨馆互通联查利用机制。2022年，根据各市县档案馆跨馆查询利用工作进展情况，确定了邯郸市档案馆、唐山市档案馆、张家口市档案馆、正定县档案馆、沽源县档案馆为试点，开始实施民生类档案跨馆利用试点工作。最终，正定县档案馆与正定镇政府、新安镇政府、诸福屯街道办事处签订协议；沽源县档案馆与小厂镇、窑沟台村、丰源店乡、扇子沟村、和白土窑乡、东一棵村签订跨馆利用协议；唐山市丰南区与岔河镇、丰南镇签订了跨馆利用协议，可用于指导今后全面建立全省范围内五级档案馆互通联查。

三是正式上线全国利用服务平台。2022年河北省档案馆作为全国利用服务平台首批接入单位，自2022年7月份起开通了线上利用通道，全国各地的利用者通过国家档案局官网可在线上对我馆的馆藏提出利用申请，工作人员在线服务，极大方便了利用者。自线上服务平台开通以来，截至2022年底，河北省档案馆共接待线上利用41人次。

三、优化措施及建议

一是继续加强查档常识宣传。通过官网、公众号、微视频等多种方式，做好我馆查档常识普及，尤其要做好对跨省域及省内民生类档案跨馆利用平台的宣传，充分发挥跨馆利用的优越性。

二是不断推进馆藏档案数字化。档案数字化，一方面是对原始纸质档案的最佳保护，另一方面可以极大提高利用效率。由于我馆馆藏丰富，檔案全部完成数字化必将是一场“持久战”。在现阶段，根据利用需求，可以考虑有针对性地对利用需求数量较大、较为迫切的内容优先进行数字化，如劳动模范先进优秀表彰类（主要用于落实待遇）、干部职工复退军人调动分配安置介绍信类（主要用于办理退休接续工龄及社保等）、人事厅职改办对各类专业职务任职资格的通知类（主要用于办理各种技术职称换证补证等）、劳动厅关于企业职工离退休及工伤认定伤残鉴定审批表类（主要用于落实待遇）以及部分清代和民国档案（主要用于撰写论文）。

三是持续拓展民生类档案跨馆利用网络。一方面继续寻求与省外各档案馆的合作机会，另一方面，在未来的工作中，我们可以探索借助全省各级国家综合档案馆馆长联席会等进一步打通跨省际共享的通道，以点带面，将省内各市、县、区档案馆纳入到跨省际共享网络中来，提高全省档案系统的跨馆利用活跃度。

四是探索为有办展需求的利用者提供仿真复制服务。随着党史活动教育的开展，各单位建史馆办展览的需求逐日提高，简单的复印已经不能满足利用单位的需求，可以探索与相关技术部门合作，为有需求的利用者提供仿真复制服务。

作者单位：河北省档案馆（河北省地方志编纂委员会办公室）