档案管理数字化转型的路径初探

张晓晨

数字化转型为档案管理工作打开了新的思路，使得档案管理工作处于一种全新的环境中，档案管理方式和档案管理理念也随之发生显著变化。在当前社会的发展过程中，档案管理涉及的工作内容更加繁杂。因此传统模式下的档案管理理念以及档案管理模式已经无法满足日益增长的档案管理需求。积极开展档案管理数字化转型工作，已经成为各行各业健康发展的重要举措。

一、档案管理数字化转型的意义

（一）提高档案管理工作效率

档案管理数字化转型，能够在很大程度上促进信息检索、远程利用、异地传输、复制更改等工作的高效开展。在过去很长一段时间内，企业都需要花费大量的人力、物力开展繁杂的档案管理工作。在数字化档案模式下，档案管理人员可以通过对计算机的合理运用，完成各项档案资料的收集、存放以及整理工作，并利用计算机对档案信息进行随时调阅。除此之外，档案管理数字化也会让资料整合工作变得更加轻松。在这种情况下，档案不仅仅是一堆资料，同时也是公司决策的重要依据。同时，随着云计算以及大数据等在档案管理工作中的普遍应用，档案数字化管理已经能够实时掌握档案资料的实际数量和实际利用情况，使得所有档案资料都能够在较短的时间被追踪到，这在很大程度上提高了档案管理工作的精准性，对档案管理工作的高效进行大有裨益[1]。

（二）有利于原文件的保存备份

对于传统模式下的档案管理工作而言，档案备份具有较强的复杂性，并且档案原件和档案备份在保存方面均存在着较大的难度。近年来，档案管理工作一直处于不断完善之中，很多企事业单位也开始意识到档案管理工作的重要性。以档案备份为例，如果采用传统的档案管理方式，那么档案管理人员需要完成原文件查找和原文件复印等诸多工作，这在很大程度上增加了档案管理人员的工作强度和工作压力。此外，原文件在经过反复复印之后，表面会出现不同程度的磨损，这对原文件的保管工作造成了非常不利的影响，并且原文件本身的安全性也无法得到保障。而档案管理数字化转型只需要在计算机的帮助下，对原文件进行全面扫描，就能够完成原文件的备份和保管工作，因此全面落实档案管理数字化转型是十分有必要的。

（三）促进资源共建共享

随着信息技术的快速发展，信息技术已经在档案管理工作中得到了非常广泛的应用，并取得了十分不错的应用效果。在档案管理数字化转型的过程中，传统的档案管理模式和信息检索方式被淘汰，档案管理的通用性和共享性得到了大幅度的提升。在计算机技术、云平台、物联网以及互联网等技术的加持下，数字化档案资料基本可以实现无墙界应用，所有的档案文件都能够以电子信息的形式，在互联网中进行无障碍传播[2]。在这种情况下，工作人员不需要专门跑到档案室，仅仅依靠互联网就可以实现档案信息的异地调阅，档案利用率获得明显提升，实现了真正意义上的资源共享。

（四）优化内部管理的科学性

档案管理工作是企业开展内部管理的基础，对企业的发展有着非常深远的影响，就当前企业的发展现状来看，企业对广大职工的日常管理以及领导层对企业的战略发展部署，都需要依托文件来开展[3]。档案管理数字化转型，是当代企业健康发展的重要举措，能够将各项档案资料进行分门别类和精准调取，切实提高档案资料的实际利用率，全面优化企业内部管理的科学性，进一步促进企业的高速运转。

（五）顺应时代发展需求

近年来，大数据、互联网以及人工智能等新兴技术均呈现出迅猛的发展趋势，因此人类社会正在逐步进入数字时代。在数字时代，数字化是一种不可逆转的发展趋势，这对传统档案管理模式造成了巨大的冲击。如果档案管理模式不能紧紧跟随时代发展的步伐，那么很有可能就会被这个时代淘汰。针对这种情况，企业必须积极开展档案管理数字化转型工作，主动引入数字化技术，使得档案管理工作能够真正做到与时俱进。

二、档案管理数字化转型的路径

（一）提高档案管理人员的专业素养

数字化档案管理模式与传统档案管理模式在工作模式和工作方法上存在着较为显著的差距。对于数字化档案管理模式而言，它需要将纸质档案全部转化为电子档案，同时这些电子档案需要进行多种形式的备份，并保存在不同的电子设备中。对于传统档案管理模式而言，它仅仅需要对纸质档案进行记录保存即可[4]。由此可见，档案管理数字化转型对档案管理人员的要求更高。在这种情况下，企业必须全面提高档案管理人员的专业素养，从而为档案管理数字化转型工作的高效开展奠定坚实的基础。首先，企业应为现有档案管理人员提供良好的培训平台和进修机会，引导他们了解档案管理工作的发展趋势，学习档案管理先进的工作理念和工作方式，切实提高现有档案管理人员的计算机操作水平，有效丰富他们的专业知识储备，使其快速成长为专业素质过硬的综合性人才。其次，企业应积极引入数字化方面的专业人才，并根据档案管理数字化转型的内在需求，设计科学合理的招聘流程和招聘标准，在招聘环节全面考察应聘者的专业水平和综合素养，从而为档案管理工作灌注新的生机和活力。最后，企业应建立完善的激励体系，对进步快、表现优异的档案管理人员进行精神表扬和物质鼓勵，从而在档案人员内部形成一种积极向上的竞争氛围，使得档案管理人员能够主动学习专业知识和专业技能，积极参与到档案管理数字化建设工作中。

（二）制定完善的档案数字化管理制度

为了有效促进档案管理数字化转型工作的高效开展，企业必须明确数字化档案管理模式和传统档案管理模式之间的区别，然后以此为基础制定符合数字化转型需求的制度体系。该制度体系应包含档案信息管理规范制度、档案信息安全保密制度、档案查阅制度、机房管理制度等多方面内容，使得档案管理人员在档案管理数字化转型工作中能够做到有章可循，全面提高档案资料收集、整理、归档以及应用的规范性。除此之外，档案资料安全是档案管理数字化转型面临的一个严峻问题，在档案管理数字化转型的过程中，企业档案资料都以数据的形式储存于数据库中，一旦数据库遭遇安全问题，那么就会导致大量档案资料出现丢失或者损毁。因此企业必须树立良好的安全防范意识，切实提高日常操作的规范性，不断强化与专业互联网安全企业之间的合作，通过防火墙、计算机安全软件等多种手段，切实防止病毒、木马以及黑客入侵对档案资料安全性造成的不良影响。

（三）合理应用信息技术和信息设备

在一个企业的发展过程中，档案涉及的内容非常广泛。在传统的档案管理工作模式中，仅仅是对档案内容进行有效分类，就需要花费档案管理人员很多时间。与此同时，由于档案管理人员理解能力的不同，档案分类工作往往会出现一些分歧，导致档案管理的工作质量和工作效率出现大幅度下降，显著增加档案信息检索的难度。在当前社会的发展过程中，档案管理数字化转型工作正在有序开展。企业在开展档案管理工作的过程中，应合理应用当前先进的数字化技术，有效消除档案管理人员在档案分类方面存在的分歧，切实解决档案检索不明确的内在问题。在此过程中，档案管理部门应对物联网、区块链、人工智能等先进技术有一个清晰明确的认识，以此为基础有效突破传统档案管理模式的局限性，进一步促进档案管理工作的数字化发展。以数字化档案维护为例，档案管理部门可以通过对物联网技术的合理运用，为档案信息的安全性提供强有力的保障，同时在人工智能技术的加持下，完成对档案信息的智能化管理[5]。除此之外，档案管理数字化转型需要完善的软件设施和硬件设施作为支撑，因此企业应不断加大在软件设施和硬件设施方面的资金投入，从而切实保障软件设施和硬件设施的先进性，为档案资料入库后一系列工作的高效开展奠定坚实的基础。

（四）强化档案管理数字化标准建设

档案管理数字化转型涉及的工作环节十分丰富，在各种因素的影响下，不可避免地会出现一些疏漏。针对这种情况，企业在开展档案管理数字化转型的具体实践中，应根据实际情况和具体需求，聘请档案管理方面的专家教师，与企业内部档案管理人员共同组成专业团队，制定科学合理的档案管理数字化转型计划，详细列出档案管理数字化转型的工作原则、工作任务和工作内容，有效防止对个别问题的疏漏。在建设信息管理软件的过程中，企业应对安全问题给予足够的重视，针对当前档案管理工作中存在的安全问题，提出行之有效的解决措施，严格遵守当前行业标准规定，构建完善的档案管理数字化系统。

（五）有效推动档案资源共享

档案管理数字化转型的根本目的是为了企业的健康发展，但是如果档案管理工作存在明显的“孤岛效应”，那么档案资料的实际利用率就会大大降低，从而违背档案管理数字化转型的初衷。针对这种情况，企业必须对档案目标建设与数据库建设中存在的问题进行深入分析，全面落实特色数据库的规划建设工作，切实满足档案管理数字化对信息数据的内在要求。对于企业内部而言，各个部门之间的工作具有较强的独立性，甚至存在各自为政的现象。如果企业不能对档案资源进行协调安排，那么各个部门之间很容易出现矛盾冲突，从而严重阻碍档案管理数字化转型工作。因此企业必须不断完善档案资源的综合利用水平，构建能够覆盖企业各个部门的档案管理模式，有效推动档案资源的共建共享，切实打破档案管理工作中的“孤岛效应”。

（六）创设稳定的工作环境

档案管理数字化转型不仅要满足企业发展的内在需求，同时还要创设稳定的工作环境。在档案管理数字化转型的过程中，档案管理工作会向着更高效、更稳定的方向不断发展。但是整个过程必须保证工作环境的稳定性，不然档案管理数字化转型就会面临巨大的风险，甚至出现档案资料泄漏的严峻问题，严重影响企业的可持续发展。因此企业必须创设稳定的工作环境，积极开展安全网络构建工作。对于网络安全管理工作而言，它其实主要涉及两个层面的问题，分別是基本的网络控制和管理系统安全。积极开展防火墙、路由器、网关、服务器等设备的管理工作，能够对网络病毒起到良好的防范作用，因此企业根据档案管理数字化转型安全问题现状，制定科学的杀毒控制目标，就能够构建一个相对安全的档案管理环境[6]。如果在档案管理的过程中出现安全风险，那么企业应对入侵检测系统进行立即启动，或者通过自动化防御控制模式，对安全风险进行有效规避，切实降低安全风险对档案管理工作造成的不良影响。除此之外，企业还应关注服务器的运行环境，营造适宜的基础条件，构建科学合理的数据系统，保证系统中存在的漏洞能够被及时发现和快速处理，进一步促进档案管理的数字化发展。

（七）构建完善的数字档案馆

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出，推进机关、团体、企事业单位和其他组织建设与业务系统相互衔接的电子档案管理信息系统[7]。在开展档案管理数字化转型的过程中，构建功能完善的数字档案馆，能够达到事半功倍的转型效果。首先，企业应通过对现代科学技术的合理运用，全面收集企业运行过程中的各项档案资料，并完成对档案资料的整理保存工作，通过档案信息服务和共享利用一体化系统，实现企业档案资料的数字化建设。其次，企业应对数字化档案检索、数字化档案录入、数字化档案传输以及数字化档案下载等行为进行有效规范，全面落实数字化档案信息安全保密和权限设定等工作。

（八）优化档案管理服务能力

在市场经济主导的社会环境下，企业必须形成良好的档案管理服务意识，全面优化档案管理服务能力。在传统档案管理模式中，档案部门是企业管理机构的一部分，整体的服务意识相对较差。随着市场经济的不断发展，企业档案管理部门开始逐步意识到档案服务的重要性。在开展档案管理数字化建设的工作实践中，企业必须以服务用户为基本出发点，在此基础上确定档案管理的工作方向。首先，企业应完成被动服务到主动服务的重大转变，结合企业的发展需求对档案资料进行合理公布，然后通过对云计算、大数据等的合理运用，实现档案资料的精准推送以及用户的精确检索。其次，企业可以构建完善的档案管理平台，由用户根据自己的需求自主登录，在相关界面上进行关于档案资料的基本操作，使得用户能够在便捷的条件下完成自身档案管理，有效降低档案管理人员的工作强度[8]。

三、结语

就目前的社会发展形势来看，档案管理数字化转型工作是不可避免的。在开展档案管理数字化转型的工作实践中，企业应明确档案管理数字化转型的实际价值，提高档案管理人员的专业素养，制定完善的档案数字化管理制度，合理应用信息技术和信息设备，强化档案管理数字化标准建设，有效推动档案资源共享，创设稳定的工作环境，构建完善的数字档案馆，优化档案管理服务能力，从而为档案管理数字化转型工作提供良好的推动力。

参考文献：

[1]徐小琴，林东，张文.新时代高校学生档案管理数字化转型问题探析[J].老区建设，2022（15）：76-80.

[2]付伟.机关事业单位干部人事档案管理数字化转型关键思路分析[J].文化产业，2022（21）：13-15.

[3]吴艺慧.基于档案管理数字化转型的策略分析[J].中小企业管理与科技，2022（14）：63-65.

[4]焦洁.企业档案管理工作数字化转型路径研究[J].城建档案，2021（12）：107-108.

[5]李珏.国有企业档案管理数字化转型策略研究[J].陕西档案，2021（06）：44-45.

[6]高珂佳.档案管理的数字化转型策略研究[J].网信军民融合，2021（10）：38-41.

[7]安妮鸽.档案管理数字化转型的路径探究[J].兰台内外，2021（29）：1-3.

[8]杨晓文.高职院校档案管理数字化转型升级路径研究[J].江西电力职业技术学院学报，2021，34（01）：49-50.

作者单位：中共洛阳市委党校