档案馆院士档案收集工作探索

顾永林

两院院士是国家的财富、人民的骄傲、民族的光荣。他们在各自的领域内做出了突出贡献，推动了社会发展，是杰出人才的代表。作为档案行业从业人员来说，做好院士档案的收集工作，历来是重点工作。结合天津市档案馆近年来院士档案收集工作的实际情况，本文对院士档案收集的来源、范围等具体业务进行探讨。

一、院士档案收集对象

院士档案的收集对象非常明确，是指中国科学院、中国工程院两院院士。两者都是终身荣誉，待遇也一样。只不过中国科学院的院士侧重科学技术方面，偏重于“理科”，中国工程院的院士侧重工程科学技术，偏重于“工科”。至于人们习惯称呼的“中国社会科学院院士”，正确的说法是“中国社会科学院学部委员”，虽然其地位跟两院院士差不多，但是从实际情况来看，没有两院院士影响力大，并不属于院士档案收集的工作对象。另外，外籍院士一般也不在统计和收集范围之内。两院院士每两年增选一次，每年也会有院士去世，所以各地的院士数量会有变化，但总体比较稳定。2018年天津市两院院士有38名，现在略有增加。

天津市档案馆开展过两次成规模的院士档案收集活动。此项活动得到了大多数院士和相关单位的理解和支持，一部分院士因工作涉密等原因未能参与。第一次是在2011年前后，共收集到14名院士的档案资料1700余件，为9人录制口述档案近1200分钟。第二次始于2021年，补充收集了侯锋、张伯礼院士档案约600件，启动了于敏院士档案收集工作。

二、院士档案收集范围

为了全面、客观地反映院士的真实历史面貌，院士档案的收集范围要尽可能广泛，内容要尽可能丰富。院士在工作、学习、生活中产生的，能够反映其主要经历，对国家和社会具有参考价值的各类档案资料，都应该列入收集范围。

根据实际工作经验，院士档案大体上可以分为以下几类：反映院士概况的简历、生平传记、情况登记表等，这是名人档案的通用部分；反映院士成就的作品、著作、论文、获奖证书、宣传报道等，是院士档案的核心部分；院士申报工作及相关的材料，是院士档案的特色部分；反映院士社会活动和生活方面的档案资料，是院士档案的重要补充，可以选择性收集；反映院士自身特点的其他档案资料，因人而异，视情况收集。

从院士档案的载体来看，可以分为文字类、声像类、实物类等。根据每类档案的数量，又可以具体分为文件、手稿、图书、资料、报刊、照片、视频、日记、信件、贺卡、题词、证章、聘书、奖状、工艺品等若干小类。总体原则是多则细分，少则粗分。院士档案的收集应以原件为主，特殊情况下可以复制件形式进行： 一是现在尚在使用的代表人物身份的证件。二是人事档案中的部分材料只能用复印的方式收集。三是各有关档案室中已经归档案的材料[1]。

除了收集实体的档案资料，还可以采用民间访谈的形式，主动“创造”档案。著名人物的形成有一个发展过程，在成名之前往往不被社会所重视，该收集的东西无人收集。成名之后，因受时间、空间等多种因素的限制，想收又无物可收，这就必须到熟知情况的民间去访谈。通过专访、座谈来弥补充实内容[2]。比如，侯锋院士逝世之后，无法再对本人进行口述采访，我们就找到了他的同事、学生、家人等知情人士8人，以追忆侯锋院士为主题，录制口述历史视频9次，时长达800分钟，有力地补充了院士档案资源。这些口述历史视频，站在旁人的角度谈院士，更加客观公正，所刻画出来的院士形象更加立体和多元化。

三、院士档案收集来源

院士档案的所有者和保管者，相对比较固定，不外乎院士本人、家属、工作单位、档案馆、博物馆等相关机构和个人。根据实际情况，可以有针对性地开展收集工作。

理论上来说，院士本人是院士档案的最主要来源，但院士本人都比较忙，没有时间进行档案整理和归档，这些工作大多都交给了助手。以侯锋院士的搭档、原办公室主任高象昶为例，他既是许多事件的当事人，也参与了档案的形成过程，对于院士档案非常熟悉。随便拿起一份文件、一张照片，他都能说得头头是道。在他的大力支持下，院士档案的鉴定、整理等工作，就顺畅很多。

院士学习经历方面的档案，可以联系其就读过的学校。这些学校以院士校友为荣，有的还为院士建立了专门展室。比如2022年1月，在氢弹之父于敏院士逝世三周年之际，他就讀过的天津芦台镇第一小学，就建立了于敏纪念堂和于敏科学乐园。

院士工作、生活过的单位，是档案收集的重要来源。院士的工作成就、人事档案，大多存在于本单位的档案室或者办公室，取得院士工作单位或者退休单位的支持，非常重要。天津的院士多集中分布在天津大学、南开大学等高校和科研院所。这些单位有自己的档案馆和校史馆，收集院士档案也是其重点工作。如天津中医药大学，收集的人民英雄张伯礼院士档案资料，已达上万件，并准备在新校区建立专门展室。经过沟通，市档案馆仿真复制了一些有代表性的获奖证书进行收藏，并且保持联系做到信息共享。

科学技术协会有专门为院士服务的部门，同院士日常接触较多，可以为院士档案收集工作牵线搭桥。如果与科协合作一起开展院士档案收集工作，就会事半功倍。2010年中国科协牵头实施了“老科学家学术成长资料采集工程”，以学术成长经历为主线，重点面向年龄在80岁以上的两院院士开展口述采访和收集资料。这些珍贵的院士档案资源经过规范整理，最终移交中国科协资料中心。

关于院士生活方面的档案资料，家属最有发言权。家庭生活中重要的照片、视频等音像资料，可以生动地反映院士形象，应着重收集。如果院士已经去世，家属作为院士档案来源的重要性就会更加凸显。有的家属会自行收集院士档案并整理的井井有条，大大减轻档案收集人员的工作量。

其他渠道。院士是媒体重点关注的对象，所以经常有相关的宣传报道、纪录片等播出，平时留意这方面的信息，进行零散收集，也能积少成多。我们采用这种方式，收集到了于敏院士的一些报刊和视频资料。如果院士是人大代表、政协委员，在这些机关的档案室中会保存院士的提案、发言、照片等材料，可以作为院士社会活动档案的一部分。

四、新时期院士档案收集工作思路

经过近年来的院士档案收集实践，我们逐渐摸索出了一套院士档案收集新思路，概括为收集、宣传、开发相结合的道路。

首先要甄选精品院士档案。收集作为档案工作“收、管、存、用”的第一步，不能只考虑档案资源建设，而应该站在整个档案生命周期的角度开展收集工作。收集档案时除了考虑档案的历史价值，还要考虑档案的现实意义，尤其是近期用途以及开发利用方式。在侯锋院士档案收集工作中，面对成千上万的档案资料，如何进行鉴定和挑选，成为摆在我们面前的难题。经过调研，我们制订了详细的档案收集计划及开发方案，拟利用这些内容丰富、载体多样、数量巨大的档案资料编辑成图书或纪录片。在总体思路的指导下，我们精挑细选了价值高、用途广的档案资料收集进馆，并进行了整理和扫描，为后续开发利用打下坚实的基础。

其次，要广泛宣传。我们将院士档案收集工作和党建工作深度融合，配合宣传工作，取得了良好效果。2021年建党百年，天津市档案馆结合学党史活动，举行了侯锋院士事迹报告会暨人物档案捐赠仪式，邀请侯锋院士的博士生、天津市蔬菜产业技术体系创新团队首席专家杜胜利做报告。在侯锋院士逝世一周年之际，根据口述历史视频整理的文字版访谈录，以专题形式在学习强国平台发表，方便广大党员干部学习侯锋院士精神。天津日报记者以访谈录为基础，连夜编辑长达五千多字的纪念文章《永远的“黄瓜王”》，占用大幅版面发表。为了充分挖掘院士档案的价值，我们精选了部分档案，准备汇编成册，让原汁原味的档案去讲述院士故事，发挥更大的宣传教育作用。

最后，要及时追踪。院士档案收集是一项长期工作，不可能一蹴而就。工作人员应当同相关人保持联系，留意院士信息，关注相关动态，随时进行補充收集。遇到社会热点，及时进行宣传。2017年7月，著名化学家申泮文院士逝世后，我们利用以前收集的口述档案视频，整理成文章，以《一个问题的解决就是对真理的一次追求》为题，在《天津日报》发表，并被南开大学新闻网转载。如果院士在世的时候未能开展档案收集，在其逝世三年之内，社会关注度仍会比较高，其人物档案也会形成一个整理的高潮。做好院士档案收集工作，应当抓住这个黄金时段。

参考文献：

[1] 严永官.名人档案的建立及管理[J].山西档案，1996（3）

[2] 晓景.关于建立名人全宗的思考[J].档案管理，1993（4）

作者单位：天津市档案馆