基于信息安全条件下的人力资源档案数字化管理

马英辉 孙军芳 马进财

摘要：随着信息化时代的到来，数字化管理已经成为各行各业发展的必然趋势。在人力资源领域，数字化管理可以提高档案处理效率，减轻人工的劳动强度，与传统手写档案相比，数字档案不易损坏、易于维护和查询。尽管数字化管理的优势众多，但其信息安全问题不可忽视。

关键词：信息安全；人力资源；数字化管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20232753

一、人力资源档案数字化管理概述

人力资源档案数字化管理是将传统的纸质档案转换为数字形式，利用电子设备和信息技术进行管理的一种方式。数字化管理可以提高档案的安全性，并节省物理空间，便于使用者查阅和管理，对于企业信息化建设至关重要。数字化管理通过将档案信息存储在服务器甚至云端中，让使用者在多个访问点都能够随时查询和共享，减少了传统纸笔记录的繁琐流程，提升工作效率。当前，政府部门和企业已经越来越注重数字化管理，对大量的传统档案数字化处理并制定了相关的管理规定和标准。随着信息化和互联网技术的不断发展，人力资源数字化管理已经成为一种必然趋势，充满挑战和机遇，需要各个层面通力合作来推进实施。

二、人力资源档案数字化管理的优势

（一）可以加强安全保障，防止数据泄露

人力资源档案数字化管理的优势之一是可以加强安全保障，有效防止数据泄露。与传统纸质档案相比，数字化管理可以设置访问权限，实现精密化的管理。而对于机密性较高的档案和信息，数字化存储也可以加密处理，进一步保障数据安全。另外，在数字化管理中，通过相关技术手段快速响应和处理突发事件，并对员工操作行为进行实时监控，均有利于提高企业信息安全能力。

（二）可以提高数据存储和查询效率

传统的人力资源档案管理模式以手工方式为基础，这种方式效率低、成本高、难以控制错误率。员工档案数字化管理可以实现快速存储、查询及按需调取数据，避免在卷宗、文件柜中寻找目标文档的麻烦，在提高办公效率的同时降低人力成本。此外，数字化管理还可以通过建立各种指标计算体系，对员工档案信息数据分析和挖掘，从中发现关键问题，进一步优化人力资源管理水平。

（三）可以降低成本，提高市场竞争力

数字化管理的原则之一是去除无效信息，做到及时处理、即时通信、减少冗余。在数字化管理中，选择更低成本的硬件和软件设备进行数据处理和识别，这对于企业无疑是一种劣势转优势的策略。通过数字技术实现的人力资源档案数字化管理，不仅解决了传统手工保存档案容易丢失以及贵重资料支出大等问题，还能为企业带来经济效益。同时，有效控制员工离职和流失率、加强培养潜在继任者、提升员工专业

能力。

三、信息安全条件下人力资源档案数字化管理中存在的问题

（一）档案数量巨大，数字化处理速度缓慢

企业对人力资源档案的管理也逐步向数字化转型。虽然数字化处理可以提高档案管理的效率和便捷性，但是在信息安全条件下，数字化管理也会面临一系列问题。其中，一个主要问题就是档案数字化处理的效率较低。首先，档案数字化处理所需要的设备、系统和软件等投入成本较高，硬件和软件需要维护和更新，增加了资金投入和技术人员的负担。其次，在数字化处理过程中，需要进行大量的数据录入、扫描和分类等操作，这些操作耗费人力物力，且容易产生错误和疏漏，降低数字化处理的效率。此外，由于传统档案管理方式与数字化管理方式的差异性，需要花费更多的时间和精力进行调整和适应。另外，数字化档案处理所需的技术水平较高，目前工作人员可能存在技能不足或者缺乏相关知识的情况。因此，数据录入、扫描、归档等工作可能会拖延很长时间，进一步降低数字化处理的效率。

（二）网络技术带来的信息安全隐患

随着信息技术的不断发展，网络系统已成为企业人力资源管理的重要工具，同时带来了网络攻击和数据泄露等风险。因而，在数字化管理过程中网络技术的安全性至关重要。首先，网络技术带来的常见的问题是数据泄露。即使是加密和备份，企业数据还可能被专业黑客窃取或者员工故意泄露。这些信息包括个人信息、财务报表以及其他敏感信息等。其次，网络技术带来的另一个问题是恶意软件的入侵。常见的恶意软件如病毒、木马、蠕虫等，会删掉数据以及篡改企业重要信息。此外，未能及时更新操作系统也是易感染病毒的重要诱因之一。最后，网络技术承载的通信环节中存在着风险。比如虚拟专用网络（VPN）或公共WiFi进出口等通信环节，企业数据都可能被恶意用户窃取、篡改和监视。

（三）人为疏漏造成的不安全因素

由于人工操作的失误，可能会给人力资源档案数字化管理带来一些不安全的因素。首先，人为疏漏可能导致敏感数据泄露。例如，在传输或存储数据时，如果员工没有遵循安全规定或使用指定设备，会不慎泄露机密数据，给企业信息安全带来了严重的威胁。其次，人为疏漏导致数据的误删除或拷贝。在数字化管理中，有时会错误地删除或复制数据，导致数据的不可找回或意外大量复制，占用存储空间，增加了管理成本。此外，员工的密码管理是一个不容忽视的问题。员工经常使用简单的密码或与其他个人信息相关的密码，这使得账号可能被黑客攻击。同时，员工在电脑上保存密码文件，导致密码的泄露风险较高。最后，员工的意识和行为习惯也是影响数字化管理的不安全因素。员工需要接受相应的培训，了解数字化管理流程的安全要求和规定，如果员工缺乏安全意识或行为习惯不良，会给数字化管理带来安全风险。

（四）档案合规性与完整性难以保障

数字化管理涉及大量人员和机构之间的交互，还牵扯到不同部门、岗位所需的数据种类与使用目的的差异化，因此难以保障数据的合规性和完整性。

首先，档案合规性方面的难点主要表现为数据使用权的约束。在数字化管理时，如果相关管理规范或者法规没有给出明确的定义，各级管理层会按自己的理解操作，导致数据使用权限的混乱，加上一些不当操作，极有可能出现档案内容被篡改、丢失或泄露等问题。此外，也存在着数据安全和监管问题，一旦发生数据泄露或滥用的情况，不仅会影响企业的声誉，可能还会引起法律纠纷。

其次，在档案完整性方面，数字化管理往往伴随着数据传输和存储异地操作，这使得档案无法被实体记录保障。通常，不同地域的管理员拥有不同的访问权限，假若数据披露和管理无法得到很好的保障，那么档案记录必然会失去完整性。

最后，数据存储介质的寿命也是需要考虑的方面，在数字档案长期保存与更新过程中，磁盘损伤、文件丢失、格式变化等因素都可能影响信息的完整性，势必耗费更多时间和人力成本予以修复。

四、信息安全条件下人力资源档案数字化管理的有效路径

（一）加强员工教育培训

在信息安全条件下，人力资源档案数字化管理中存在着种种的难题，其中一个重要问题是数字化处理效率低，这可以通过加强员工教育培训解决。

首先，针对员工操作不熟练的情况，企业通过开展专门的员工培训活动，加强员工对档案数字化管理理念和技能的培养，提升员工的操作技能水平。还可以结合实际情况建立操作手册和规范等，并定期对员工进行操作流程和技能的培训、考核和评估，以确保员工掌握正确的操作流程和技能。

其次，企业采用智能化软件优化数字化处理效率。将数字化处理纳入企业信息系统中，利用先进的数字化技术和流程，全面自动化和优化整个数字化处理过程，从而大幅提升数字化处理效率。此外，使用一些成熟自然语言处理技术等辅助软件减少数据的复制粘贴以及格式转换等重复性任务，提高数字化处理速度。

最后，为了让员工能够更好地理解数字化管理的重要性，企业通过开展相关主题宣讲、利用内部咨询平台发布信息安全知识等方式加强员工对信息安全问题的认知，并针对不同部门或职位制定培训计划，确保员工具备一定的安全意识。同时，还需建立健全奖励与惩罚机制，以促进员工对于数字化管理技能的学习和掌握，最终提高数字化处理效率。

（二）建立规范操作流程

建立规范的操作流程是保障人力资源档案数字化管理安全的重要措施。

首先，在数字化处理过程中，应该制定明确的操作流程和标准，明确各环节的职责和权限，并严格执行。例如，要求不同部门只能查看自己部门所涉及的资料，不能超越权限操作档案资料，以防止信息泄露。同时设立相关的审批、复核等流程，确保档案更新工作的正常开展，提高数据管理的规范性。

其次，对于数字化管理系统的使用和维护，需要进行专门的培训，使员工了解每个功能模块的使用方法、注意事项等，并建立健全使用手册。

再次，为了防止信息泄露和误操作，还需要对数字化处理设立严格的权限设置，不同级别的用户分配不同的操作权限。同时，建立操作日志，记录所有对档案数据的修改、添加、删除等操作情况，以便后期追溯和审核。

最后，对于数字化档案数据备份和存储，也需要采用规范化的操作流程。对于每次备份，要认真检查，并确保备份和主体数据的完整性。同时建立定期巡检和风险评估机制，及时发现存在的潜在问题并予以解决。

（三）采取数据安全防护措施

采取数据安全防护措施是保障人力资源档案数字化管理安全的重要措施。

首先，对于档案数字化的整个过程，需要加强网络安全措施和信息安全体系建设，并建立完善的网络安全管理制度和应急预案等。通过加密技术、网络隔离技术、访问控制技术等手段，确保档案电子数据在传输、存储和使用过程中的安全性。

其次，要根据不同的操作场景、职责义务和安全级别设置多种操作认证方式，确保各类用户只能操作其可被访问的数据，并设立数据库审计机制，监测是否出现违规操作行为。

再次，对于重要的档案数字化资料，实行备份、容灾等措施，确保数据不会因为硬件故障或自然灾害造成的数据丢失和不可恢复性损坏。

最后，对于存储档案数字化数据的媒介设备，也需要加强防护措施。例如，使用数据加密技术、设立访问权限以及配置严格的审计机制等，以确保数据媒介不被非法复制、窃取或损坏等。

（四）优化档案更新流程

在信息安全条件下，人力资源档案数字化管理需要采取一系列措施确保档案的完整性和安全性。

首先，建立严格的档案更新规程。明确档案更新的流程、权限以及责任。设置专门的档案管理员，对整个更新流程实时监管和记录，并设定审批机制，确保只有经过授权的人员才能访问和修改数字档案。

其次，要建立档案更新申请和审批制度。所有更新需由员工提交书面申请，并加盖单位公章，申请内容应提供详细的信息，包括需要更新的数据内容、原始档案来源、档案更新的原因等，由档案管理员审核后再提交上级领导审批，只有符合规范的更新才能被批准。

最后，建立更新异常检测机制。通过技术手段，对新增、修改、删除操作监测和分析，及时发现和防止不正常的更新行为。同时，及时备份数字档案，以便发生意外损失时能够快速恢复数据。

五、结语

综上所述，人力资源档案数字化管理面临着一系列的挑战和困难。在数字化管理的过程中，只有保证数据的安全性、完整性和合规性，才能让企业在竞争激烈的市场中获得更多的优势。为此，需要采取一系列的措施，比如加强员工教育、规范操作流程、采取数据安全防护措施及优化档案更新流程等，这些措施将为数字化管理带来更高的效率和更好的效果，同时为企业的稳健发展提供了可靠保障。在数字化时代，人力资源档案数字化管理已经成为企业不可或缺的一部分。但是，仅数字化还远远不够，必须以信息安全为前提，从多个方面对数字化管理进行全面升级。通过利用新技术、推动改革创新，以及不断增强安全意识等方法，人力资源档案数字化管理将持续进步，为企业发展提供更加有力的支持。

参考文献：

[1]马爱萍.数字化环境下事业单位人力资源档案管理策略[J].活力，2023（06）：101-103.

[2]邵静.现代人力资源视角下企业人事档案数字化管理探究[J].商讯，2023（01）：183-186.

[3]许铭洋.关于加强人事档案利用促进人力资源开发的思考[J].办公室业务，2022（16）：157-158+164.

[4]王瑾.企业档案数字化建设的实践探索[J].办公室业务，2022（15）：190-192.

[5]何惠云.现代人力资源视角下的企业人事档案数字化管理策略[J].黑龙江档案，2021（05）：166-167.

[6]冯瑜.档案数字化建设常见问题与措施分析[J].黑龙江档案，2021（04）：276-277.

作者简介：马英辉（1996），男，青海省海东市人，本科，助理工程师，研究方向为数据运营。