信息化技术助推职业院校管理工作优化升级路径探索

张淑红

摘要：为适应新形势，提高职业院校综合实力，为社会输送高素质人才，有必要进一步完善职业院校管理工作，进行全面提升，贯彻“工学一体化”理念。首先，归纳了信息化技术在应用中的优势，分析了职业院校管理工作的缺漏，并结合当前“服务型学生工作”的要求，提出将信息化技术与职业院校日常管理工作有效统合，借助科技优势推进学校管理工作优化升级的方略。

关键词：信息化技术；管理工作；职业院校管理；服务型学生工作模式

一、前言

在当前科技水平不断进步的态势下，社会生产力也随之产生了一次次跃升，高新技术在带动经济发展的同时，也催生了各个领域的变革，倒逼行业以及人才的转型升级。在这股惠及社会各个层面的革新力量推动下，职业院校也面临着提升自身综合实力的挑战。为了培养符合社会需求的高素质人才，使办学理念和模式顺应时代发展趋势，将信息化技术运用于职业院校的管理工作中，可以为职教领域跟随社会发展拓宽道路。

二、信息化技术的内涵与应用意义

（一）信息化技术的内涵

信息化技术指的是以计算机技术和通信技术为核心，利用数字技术、网络技术等各种信息技术手段，对信息进行采集、传输、存储、处理和应用的一种技术体系。它的应用涉及网络通信、软件开发、数据处理、多媒体制作、人工智能等众多领域。主要包括计算机技术，计算机硬件、软件和网络技术都是信息化技术的重要组成部分，这些技术的发展使得信息的处理和传递变得非常容易；通信技术，通信技术指各种电子设备之间的联网和交互方式，如电话、电视、无线电、卫星通讯等；数字技术，数字技术指将各种信息通过数字化的方式表示和存储，例如数字图像、数字音频等；网络技术，网络技术是信息化时代的核心技术，它可以将不同地点和不同场合的人、事、物、信息、资源连接起来，实现远程交流、协作和管理。信息化技术的定义可概括为：以现代高新技术（包括数字通信、互联网或局域网、数据库等）为基础，将研究、管理等对象的各方面要素进行收集后汇总至特定的数据库，据此，使用者可进行与社会生产生活相关的一系列活动（包括工作、决策、研究、学习等）[1]。信息化技术是生产力和生产工具向科技化、智能化、人性化转型的重要体现，也是社会全面发展的基础和要件。信息化技术能够充分发挥社会资源、人力资源的潜力，通过信息化技术实施生产活动，使社会运行、组织或个人的行为和决策趋向合理化的理想状态。

（二）信息化技术的应用意义

1.有助于提升整体效率

信息化技术的应用可以加速信息处理和传递的速度，提高工作效率，降低人力成本。

2.有助于扩展管理范围

信息化技术可以将工作、教育、管理等各种服务进行扩展和相应的综合，从而实现在一个平台上进行高效便捷的管理，极大地拓展了管理的范围。

3.促进管理工作的创新

信息化技术为人们提供了更多创新思维和实践的空间，可以推动科学技术的发展，创造更多商业价值和社会价值。通过运用信息化技术创新管理的手段与方式，使管理工作得到进一步优化。

三、信息化技术应用于职业院校管理工作中的优势

教育部印发的《关于深化职业教育教学改革 全面提高人才培养质量的若干意见》中明确指出，“要加强教学管理信息化建设，不断提高管理和服务水平”。同期，教育部还发布了《职业院校管理水平提升行动计划（2015-2018）》，其中提出了“信息化管理手段广泛应用”“管理信息化水平提升”等工作重点和目标。

国家层面的政策为职业院校管理工作明确了发展方向，同时，信息化技术也以其独具的优势，为职业院校管理工作产生正向的推进作用。

（一）以信息化技术提升职业院校综合实力

目前，社会发展进程的加快使人才素质的提高成为了新课题，职业院校综合实力的提升也面临着更多压力。信息化技术的应用在改善管理条件、提升管理效能、查补管理漏洞、总结管理经验等方面极为有益，不仅能将职业院校的管理工作推向更高的层次，在此基础上，为职业院校综合实力的跃升也提供了强有力的支撑和抓手，对于院校综合实力的发展大有裨益。

（二）以信息化技术规范职业院校管理体系

一套完善且行之有效的体系架构，对于职业院校管理工作的效率和质量提升都具有极为重要的作用。在职业院校的管理工作中，主要涉及对日常教学、教务以及人、财、物的管理。目前，信息化技术应用于职业院校日常管理工作中，最广泛的形式是“职业院校管理信息系统平台”，通过此平台，能够将纸质化、繁杂的日常管理工作升级为数字化、智能化的模式，便于监督，降低出错率，也让院校的管理工作公开、透明、民主，确立完善、规范的管理体系。

（三）以信息化技术加强职业院校智能管理

智能化管理是信息化技术应用于管理工作中的重要特点，也是管理工作发展的大势所趋。在传统管理工作中，囿于人力、物力等方面的限制，管理工作的局限性较强，无法达到管理的全面性、动态性。智能化的管理理念和模式，能让日常管理工作全方位升级，从教学授课、作业考试、实践培训，到课程编排、物资调配、考核评价等方面，信息化、智能化的管理手段都能提高职业院校的管理工作效能。

（四）以信息化技术明确职业院校文档规范

传统管理工作中，对于纸质文档的依赖性较深，这也导致了管理工作程序烦琐、出错率较高，写、读、算、存等环节都由人力完成，成果和效能取决于参与者能力的高低、态度的好坏、耗时的长短，并且难以形成统一的规范。而借助信息化技术手段，能够将职业院校管理中的文档工作无纸化、高效化、规范化，既能提升文档工作各个环节的效率，也方便保存和调阅，大大提高了管理工作水平。

（五）以信息化技术实现职业院校资源共享

在职业院校的日常工作中，积累的教学资源是利于院校发展的重要因素，如何对其进行有效管理，实现其研究和实践价值，是当前管理系统中的重要工作。信息化技术首先能实现在院校内的资源管理共享，打破时间和空间的限制，让教学资料得到有效利用，推动院校办学质量的进步；其次，借助信息化管理手段，还可实现本院校与其他院校的联动，建立互通的资源共享数字平台，达到教学资源合理管理、高效利用的目标。

四、职业院校管理工作现状

管理工作的效能高低很大程度上决定了职业院校办学质量的好坏，对于职业院校教学目标的达成起到了基础性的作用。在传统的职业院校管理工作中，依然存在以下短板。

（一）教学管理工作技术性不强

职业院校的日常教学工作主要包括：对教师授课的事前（制定教学计划、大纲、目标等）、事中（授课进度的把握、授课质量的检测等）、事后（授课评价、解疑答惑、测试模拟等）三个阶段的管理。在传统的教学管理工作中，技术手段使用度较低，很多环节仍然依靠手写、口述等形式，在降低管理工作效能的同时，也增加了很多纸质文件的保存、调阅、检查、管理的难度，不利于提升教学工作的水平。同时，由于大部分管理资料均为纸质材料，也造成一部分材料出现缺损、丢失的情况，导致在后期的管理工作中，由于缺少相关的资料信息等，造成管理效率降低，不利于校园管理质量的提升。

（二）综合管理工作不具备动态化

在职业院校的日常综合管理方面，主要包括对人、财、物的管理。从对“人”的管理工作分析，主要指对校内人员（领导层、教师、学生、后勤人员等）和校外人员（访客、家属、家长、业务来往人员等）的管理；从对“财”的管理工作分析，主要包括对院校所掌握的经济和财务的管理；从对“物”的管理工作分析，主要包括对院校所属的设施、设备、材料等物资的管理。此外，还包括对院校内的信息（档案、资料、非实体化资源等）管理。

在传统模式中，对人、财、物以及信息的管理，主要依靠校内配备相应岗位的工作人员执行，难以做到动态化、公开化，也不易建立常态化的监督体系。

（三）学生管理工作模式单一

在“以人为本”教育理念的推进下，学生在教育教学中占据着“主人翁”的角色，而随着时代发展，学生群体的个性化特征也越发明显。在传统的学生管理工作中，对于不同层级、不同背景的学生管理趋同，主要依据国家和校内相关制度，由对应的教务人员判断和执行，难以适应当前学生成长的变化，与科技加持下社会进步的频率脱节。此外，由于受到传统观念的影响，教育人员在对学生进行管理中，仍然沿用传统方式，对学生的评价也仅关注于成绩等方面，忽视了对学生的全面评估，对学生的管理较为单一，不利于学生素养的综合性全面发展。

（四）资源管理工作调配不灵活

资源的合理管理、科学配置、合理利用，是职业院校良好运行和健康发展的重要影响因素。在传统的管理工作中，对资源的管理可分为硬件资源（教室、设备、实验室、材料等）、人力资源（教师、学生、后勤人员等）、软件资源（课件资料、文本档案、数据库等）。对于资源的调配，在传统管理模式中仍以工作人员人力操作、手写登记、口头传达等方式为主，在实现全院校以及与他校统一系统、资源共享的过程中，存在认知上的壁垒和技术上的欠缺，造成了资源配置不合理的情况[2]。

五、服务型学生工作的内涵与意义

服务型学生工作是一种针对本科大学生的教育实践活动，旨在通过学生参与各种社会公益事业、志愿服务项目、文化创意活动等方式，培养学生的社会责任感、团队合作能力、领导才能、人际交往能力等综合素质。它不仅是学生自我修养和成长的重要途径，也是大学推进社会发展以及服务地方的重要手段。服务型学生工作可概括为：将“以人为本，服务育人”的理念，在日常教学、教育工作中充分实践，尊重学生，关注学生，改变固有的“支配与从属”非对等性立场，强调学生在教育中的主体地位[3]。社会发展带动文明的进步，在当前教育“以人为本”“核心素养”等理念的普及下，将服务的概念贯穿到管理工作的理念和实践中，是职业院校学生工作升级发展的体现。

（一）服务型学生工作的三个基本内涵

1.普及性：服务型学生工作应该针对广大学生，提供普惠性服务，让所有学生都能参与其中；

2.实践性：服务型学生工作应该具有明显的实践性，让学生通过参与行动，在实践中认知并解决问题；

3.公益性：服务型学生工作应该以公益为导向，为社会发展和解决社会问题做贡献。

（二）服务型学生工作的意义

1.采用服务型学生工作模式，有助于促进学生的成长与发展，学校能够更加关注学生的需求，为学生的发展与成长提供相应的帮助，促使学生在这个过程中不断提升自己，逐渐增强学生的社会责任感、团队协作能力、领导才能等综合素质。

2.采用服务型学生工作模式对于提升校园服务能力以及服务水平具有重要意义，学校在运用该模式时，可以不断完善自身的管理体系，更新管理观念，更关注学生的全面发展，提升学校的人才培养质量。

3.采用服务型学生工作模式，有助于培育学生的服务理念，让学生在享受服务的同时，意识到为他人服务的意义和价值，这对于树立学生正确的价值观、提升学生的社会责任感具有重要意义。

六、信息化技术助力职业院校日常管理的有效路径探索

综上所述，合理运用信息化技术手段推动职业院校管理，在实现日常工作目标的同时，有利于加强职业院校的体系化建设，提高其核心竞争力，并在教学实践中更好地践行服务型学生工作的理念。

（一）强化教学管理工作的技术性

基于信息化技术的教学管理工作模式，在教学工作的前期准备、中期执行、后期总结三个阶段，应加强信息化手段的应用程度，突破时间与空间，以及纸张、口述、模拟等传统形式的限制，升级为数字化、即时化、可视化、便捷化的管理模式，从根本上为职业院校的日常教学提质增效。

首先，学生管理、课程管理、考试管理等各种教务管理系统的建设是实现教学信息化管理的一种有效尝试。传统排课手段需要具体的教务老师统合大量繁杂信息，注意所有细节，考虑不同老师甚至学生的不同需求，耗费大量时间和精力。而信息化手段介入后，通过排课系统整合，老师、学生都能通过系统录入个性化的需求，教务只需要将整合好的需求按照一定权重匹配，简单、快捷，所见即所得，节省了大量人力物力。

其次，可以通过技术手段为具体教学备课赋能。为了将历届教师备课、上课、检测、教研、反思等教学活动的价值留存，可以利用教务平台设立教学资源库，对这些资料进行有意识的整理储备。原来英语教师们在备课时，资源没有较好地归类，寻找相关主题资源非常耗时。建设资源库后，就可以在学校资源库内按类别直接寻找主题资源，如服装、食品、节日、运动、天气等。教师可以在此找到很多相关的素材，极大地方便了教师备课。

（二）实现综合管理工作的动态化

职业院校综合管理工作中，由于对于人力的依赖导致管理难度较大，问题较多，耗时较长，也不具全局性、统一性、规范性。把信息化技术应用于院校综合管理工作中，可以体现在职业院校管理信息系统平台（以下简称平台）的落地使用上。在平台中，对于人、财、物、信息资料的管理情况一目了然，并且确保了管理活动信息的动态更新，具体环节落实到专人并可以追查，便于随时对可能出现的问题进行监督，合理调整，及时补充，确保了院校内秩序的稳定、各项工作的有序推进，更好地实现管理和服务的目标。以校图书馆藏书为例。整个图书馆的藏书加起来几十万册，学生、老师的借阅、送还如果全部由传统的人力处理，不但工作量极大，而且效率低下，非常容易出现错漏。同时，也无法完成对学校无形资产的准确把握，不论借阅者还是管理者都深受其害。数字化管理以后，不但我们可以清晰地了解具体有哪些藏书，可以通过系统方便快速地搜索图书定位地点，借阅状态，甚至可以引申同类书籍或类似书籍，对寻找资料的师生而言，效率大大提高。

（三）实现学生管理工作的个性化

在当前个性化、素质化教育形成主流的语境下，培育人才的目标不再局限于技能、成绩的体现，而是呈现出分层式、多元化的趋势。随着互联网和智能终端的普及，学生通过信息技术手段能够更方便地接收到海量的信息，也让其个性、认知、自我意识等方面更加丰富，这也给职业院校的学生管理以及服务型学生工作的实践带来了新的挑战。

在日常的学生管理工作中，首先应秉承服务型学生工作的理念，凸显学生的主导地位，改变“管理本位”的思维方式；运用信息化技术将学生进行分层式管理，管理方式不再“千人一面”；依据信息资料库随时关注学生的学业、心理、健康、课余活动等方面的发展情况，施行针对性、个性化、定制式的管理模式；动态更新信息资源库，保持管理者对于新政策、新规范、新要求的学习，及时进行调整或补充，以适应教学管理工作的目标，确保管理水平与社会需求保持一致。

互联网思维本身趋向于扁平化治理和服务型心态。利用网络技术使学生从在线选课、云端课程自主学习、在线测试考查知识掌握等新模式中激发其主观能动性，提高学生自我规划和自主学习能力，也是学生可以根据自己的实际情况制定符合自我价值和能力的学习计划，更好地完成学习任务。同时，线上平台痕迹时时留存的机理也方便了老师考查学生学习阶段、学业水平和学习态度，更好地与教学工作相配合。

（四）加强资源管理工作的灵活性

在长期的教学、教育工作中，职业院校积累了大量本校独有的资源，信息化技术的应用有利于资源科学管理、合理调配、灵活应用，避免造成对资源的过度使用、闲置浪费、丢失损坏。

在对人力资源、硬件资源、软件资源进行管理时，借助信息化技术，将资源的使用状态、预约排期、损毁情况等与信息数据库中的其他数据相结合，拟订最优化的管理方案。另外，在与他校建立资源共享机制时，也可利用互联网，通过信息化技术建立双向互通的数字平台，实现各方信息的管理和共享。

除以上几点外，职业院校还应加强对于信息化管理工作的重视程度，加大信息化建设在人力培训、扩充硬件、升级软件等方面的投入；提升管理人员对于信息化技术的实操能力，及时更新信息化管理知识，加大信息化管理技术培训力度。

七、结语

现代科技的飞跃式发展推进时代的演进，对社会生产力的提升、生活方式的改变、生活水平的提高都产生了深远的影响。处在时代飞速发展的情境中，职业院校面临着改革的挑战和压力。以更好适应新教育时代的需求为前提，以培育适合社会发展趋势的人才为目标，职业学院必须从日常工作的各方面进行理念和技术的双重升级，信息技术的应用与职业院校管理工作的提质具有必然性，符合理论意义和现实所需。然而，在应用信息技术提升管理效能的同时，也应认识到管理的核心仍然是“人”，要坚持贯彻“以人为本，服务育人”的服务型工作理念，在此基础上将信息化技术应用于职业学院日常管理工作中，加强管理工作体系建设，全面提升管理工作水平，主动应对时代变迁为职业教育领域带来的新挑战。

参考文献

[1]张旖珈.职业教育教学管理工作发展中信息化技术的运用[J].现代职业教育，2018（32）：78-78.

[2]洪灵.论信息化对职业教育教学管理工作的推动作用[J].现代交际，2017（23）：69-72.

[3]杨克非，张文君.服务型学生工作模式与学生工作队伍建设[J].中国科技信息，2005（01）：40-42.