基于Excel VBA的年终绩效核算系统开发

杨妙玲

摘要：年终绩效核算是单位进行阶段性总结的重要手段，是年终分配的重要依据，是制定未来工作规划的重要参考。不同体量的单位在年终绩效核算的数据量、数据类别、参与人数等方面有较大差异，对核算工具也提出了不同的要求。以高校二级学院为例，分析了学院绩效核算的特点，对比了不同核算工具，讨论了基于Excel VBA开发的系统在小体量单位年终核算工作中的应用。

关键词：Excel VBA；绩效核算；高校绩效

一、前言

近些年来，随着国民经济的不断增长，国家对高等教育的投入也随之增加。如何配置有限的资源使其发挥最大的社会效益，成为相关主管部门亟须解决的问题。深化高校科技评价改革，对于大力提升高校创新能力、推动高等教育综合改革、实现创新驱动发展具有十分重要的意义[1]。学院作为高校的有机组成部分，对其绩效进行客观评价是十分必要的。

年终绩效是对个人和单位一年工作量的核算，可以直观地反映出每个人工作的体量和差异，有助于单位和个人对过去一年的工作进行阶段性分析评估，从而对将来的工作制定合理的规划。每个单位基于性质、规模和体量等各方面的差异，对于核算工具的选择各有不同[2]。

二、高校二级学院年终绩效核算的特点

（一）单位规模较小

相较于人员以千或万计的大型单位，高校二级学院的体量相对较小，一般为几十到一百多人。这样的体量若使用Oracle或SQL等大型数据库进行数据处理未免有点“杀鸡用牛刀”的意味。然而，相较于人数少，可以逐个进行核算的微型企业，学院的绩效核算仍然具备了一定工作量，且具有自己的特点，使用小型核算系统可以提高工作效率，同时降低出错率[3]。

（二）核算名目多样

学院绩效的核算名目多样，主要包括人才培养、科学研究、社会服务和获奖四个门类。前三个门类对应高校的三大职能，其中人才培养主要是指课堂授课、课程建设等；科学研究包括项目、经费、论文、专著、知识产权等；社会服务包括举办学术报告、提交咨询报告、知识成果转化等。获奖属于对标志性成果的一种奖励性绩效，包括科研成果获奖、教学成果获奖、指导学生竞赛获奖等。每个门类基于其成果的类别和级别的不同，会细分不同的条目，对应不同的绩点。

（三）核算落点统一化

2015年5月，财政部发布的《中央部门预算绩效目标管理办法》指出：“绩效目标要能清晰反映预算资金的预期产出和效果，并以相应的绩效指标予以细化、量化描述。”由此可见，为达成“绩效目标要能清晰反映”必须“予以细化、量化描述”，但将高校绩效目标指标“予以细化、量化描述”是比较困难的。而不能量化就不能比较，不能比较就无法绩效管理[4]。

学院绩效的核算名目多样，不是单一的工作量或工作时间可以统一概括的，难以进行直接的比较与核算。年终绩效核算的主要作用就是基于一定的规则，对于各类成果和工作，根据其投入的时间、成果的类别和级别等性质给出对应的绩点，构建统一的量化评价体系。这样就可以对不同性质的工作采用统一的量化单位，使同一个人不同类别的工作量可以进行统一汇总，使不同人员的工作量可以进行比较和排序。

（四）数据收集层级化

教师是绩效产生的主体，是教学、科研和社会服务绩效的创造者，相应的学院设立不同的办公室为教学科研各项工作提供配套服务，学校设置不同部门对各项工作进行统一管理。因而高校工作呈现的是学校主管部门、学院主管部门和教师的三级结构。其绩效数据的来源也呈现层级化的特点。其中，学院主管部门起着承上启下的作用，一方面接收来自校级主管部门统一核算的数据，并将其分配到各个教师；另一方面接收教师的个人数据，包括数据补充和修改，某一项成果的绩效分配等。作为核算中心，学院各主管部门不仅要对各项绩效数据进行全面收集，同时要进行核定、分级、分配、统计等各项工作。

三、核算工具的比较

根据学院绩效数据的特点，年终绩效核算工作门类多，数据来源不单一，需要频繁地对单条数据进行修改核定或增加新的数据。目前可选择的核算工具主要包括三类，即通用核算软件、定制核算软件和人工核算。

（一）通用核算软件

市面上提供了许多通用的免费绩效软件，但大部分都是面向普通企业的日常工作，统计类别和维度都较为单一，且需要员工进行日常上报，这与学院统计数据来源与统计数据的方式都不适配。

（二）定制核算软件

定制核算软件是找专业的软件公司，根据单位的需要进行软件量身定制。其优点是可以根据单位的需要设定门类和计算方式，易于实现快速计算和存储。但也存在不可忽视的缺点。第一，成本较高；第二，系统一旦完成，数据结构固定，难以实现灵活的调整；第三，对单条数据进行频繁的修改和拆解，操作起来较为繁琐；第四，其呈现数据的方式大多为单表单，难以实现多表单数据之间的快速切换。

（三）利用Excel进行人工核算

利用Excel进行数据处理是大部分小型单位的选择，其优点显而易见。首先，Excel作为日常办公软件无需投入额外成本；其次，一个Excel可以同时存储多个表单，实现多个表单的储存、展示和快速切换，在浏览数据时不需要进行额外的操作。但是利用Excel进行人工核算工作效率较低，且容易出错。

四、采用基于Excel VBA的核算系统的优势

VBA全称Visual Basic for Applicaiton，是基于Visual Basic for windows发展而来的，提供了面向对象的程序方法和完整的程序设计语言，易于学习掌握，用户可以非常容易地将日常工作转化为VBA代码，实现工作自动化[5]。采用基于Excel VBA开发的核算系统相当于基于Excel进行软件定制，充分利用了Excel强大的功能，且与单位的需要更为适配，使用也更为灵活。

（一）开发成本低

Excel软件作为一种强大的数据处理软件，几乎是每个单位的必备软件，电脑上均有安装。Excel提供了VBA开发的集成环境，无需购买安装其他的编程软件，对操作系统性能也没有更高的要求，无需投入任何额外的成本，人人均可基于Excel VBA进行二次开发。

此外，Excel VBA与曾风靡全球的Visual Basic语言语法一致，简单易学，上手快，开发周期短，无需专业的程序员，掌握一定编程基础的办公人员也可轻易上手。并且办公人员同时作为系统的开发和使用人员，可以更深刻地理解用户需求，从而实现用户需求与功能实现的高度统一。

（二）使用更为方便

基于Excel VBA的二次开发，本质上是将对于Excel的大量人工操作进行自动化，其信息处理速度快、准确性高，对于常态类、重复性、数据量较多的工作，可以大大提高工作效率。基于VBA二次开发的系统，应用往往非常简单，通常展示为一个命令按钮，被一个Excel文件随身携带，无需另外安装，大量自动操作的命令集成在该按钮的点击命令中，用户只需点击按钮即可实现一系列的自动化操作，实现数据功能一体化。同时，Excel作为Office办公软件家族中的一员，其表格可以直接粘贴到Word或Powerpoint等常用软件中，也可与腾讯文档等在线数据收集工具实现直接对接，为日常工作带来巨大便利。

（三）系统灵活易于修改和升级

大多数的定制系统主要包括系统界面与数据库两部分，一个主外面向客户，一个主内面向数据，客户通过系统界面与数据库实现交互，以实现数据的输入、调用、修改和展示。其数据库的每个表单的数据结构是固定的，哪怕轻微的调整都需要更改底层代码。而基于Excel VBA的二次开发，Excel同时作为数据库和展示，所见即所得，而集成的功能往往只对某一列特定的关键数据进行操作，只要保证不修改关键的数据列，可以对表格的其他数据列进行随意增加、删除和修改，数据呈现更为灵活。同时若有新的功能需要实现，只需要增加一个按钮，将需要的命令输入即可，不用担心改变系统的整体逻辑。

（四）数据呈现更为直观

基于Excel VBA的系统完整地保留了Excel轻便灵活的特点，数据呈现和使用更为直观灵活。首先，对于同一个表单的数据，可以随意添加或删除非关键数据列，可以直接添加或删除数据行，可以隐藏不需要显示的数据列，保留了Excel的全部功能，又不会对系统的使用造成影响。其次，无需查询切换等额外操作，就可以通过点击轻松实现多个数据表单间的切换。

五、系统实现逻辑

（一）绩效核算系统的数据结构

制度的拟定是工作的基石，首先学院必须出台相应的制度，规定所有用于计算年终绩效的数据类别，每一个类别的层级、量级所对应的绩点，将不同评价体系的成果和工作量进行归一化处理。这是绩效核算工作的基础和起点。首先，列出所有需要用于计算的表单，确定每一个表单的数据结构。学院绩效核算主要包括人才培养、科研成果、社会服务以及奖励四类，每一类又分别有相应的子类，每个子类基于性质的不同制定不同的规则，最终实现将具体的每一条数据对应一个可以用于计算的绩点，再进行汇总计算。汇总表单设计如表1所示。

其中，每一个具体的门类都对应一个表单，用于展示数据明细，每一个门类表单的序号与汇总表的列一一对应，方便程序开发与数据查找。

每一个具体的表单前四列设定为关键信息数据列，展示个人信息和对应绩点，用于最终的数据统计，不可随意移动或删除，其余数据列可根据每类信息的特点随意添加描述信息，例如，论文表单数据结构如表2，根据需要还可以添加第一单位、第一作者、通讯作者、是否国际合作论文、是否奖励期刊等信息，只要不改变前四列关键数据列，其余信息可视需要随意增减。

（二）绩效核算工作流程

绩效核算规则拟定后，核算工作主要包括三个步骤：数据收集、汇总计算和汇总核查，具体工作流程如图1所示。

数据收集是至关重要的环节，只有正确的数据才可能完成正确的核算。学院的核算数据有两个渠道，自上而下来自学校主管部门以及自下而上来自教师上报。学院各部门作为数据的枢纽，负责收集、整理、评级和分配绩点。首先，接收来自上级部门的信息，对信息进行处理和提炼后，根据系统拟定的数据表单和数据结构，填入Excel表格，再根据学院关于绩点的计算方法，给每一项成果或工作分配绩点。这项工作由于涉及许多个性化认定、绩点再分配等非标准化工作，利用系统进行统一化处理反而容易受到各种掣肘，由学院主管部门负责人进行人工核定是更为高效的办法。其次，可利用腾讯文档等在线表格分享数据，通过权限设定，不允许教师对已有数据进行随意更改，但是可以添加新的数据，或备注需要修改的信息或分配的绩点，用于对数据进行查漏补缺。再次，由学院各部门的负责人进行统一核定，收集完整正确的明细数据，再提交给学院汇总。最后，利用基于Excel VBA二次开发的系统进行汇总计算与数据核查。

六、系统的功能实现

基于Excel VBA系统研发的基本逻辑是利用代码将大量手动操作转化为自动化操作，大大提高了核算的速度，也可以避免人为的误操作造成的错误，提高工作效率和准确度。

（一）个人绩效计算

个人绩效计算是对汇总表进行横向计算，用以获得每个教师每个类别的绩点。以教师工号作为关键字，遍历每个计算门类对应的表单，获取该教师在每个门类的总绩点，填入对应位置。以下为获取某个教师某类绩点的代码实现：

'定义一个函数用于求得个人对应类别的绩点

Function getPerType（name As String， typeNum As Integer）

Dim calSheet As Worksheet '设定活动表格

Dim i As Integer          '遍历行号

Dim sum                   '汇总和

'设定初始值

Set calSheet = Worksheets（typeNum）

i = 2

sum = 0

'遍历表格，如满足条件则加上

Do While calSheet.Cells（i， 2） <> ""   '当姓名行不为空则继续

If calSheet.Cells（i， 2） = name Then sum = sum + calSheet.Cells（i， 3）.Value

i = i + 1

Loop

getPerType = sum

End Function

（二）类别绩效计算

类别绩效计算是对总表进行纵向计算，通过遍历每个计算门类对应的表单，获取该门类的总绩点。以下为获取某个门类绩点的代码实现：

'定义一个函数，获得每个类型的总和

Function getTypeSum（typeNum As Integer）

Dim i As Integer

Dim sum

Dim calSheet As Worksheet

Set calSheet = Worksheets（typeNum）

i = 2

sum = 0

Do While calSheet.Cells（i， 2） <> ""

sum = sum + calSheet.Cells（i， 3）

i = i + 1

Loop

calSheet.Cells（i， 3）.Value = sum

getTypeSum = sum

End Function

（三）汇总计算与核算

首先，对总表进行横向汇总，通过嵌套遍历，计算每个教师每个类别的绩点和个人总绩点，并填入总表中对应的单元格。

然后，对总表已有数据进行纵向汇总，得到每个门类的总绩点，再通过遍历每个门类对应的表单，获取该门类的总绩点，将两个数据进行对比，若数据一致则核查通过，若数据不一致则核算有误，通过改变对应单元格字体颜色及弹框等方式进行提示。

七、结语

学院这种小型单位的年终绩效核算工作体量小、门类多、数据结构多样，收集数据时需要多方协作与修改，选择基于Excel VBA开发的绩效核算系统是最优方案。一方面，该方案充分利用了被广泛使用的办公软件提供的功能和平台，投入少，周期短，操作简单，可以极大地节约开发成本；另一方面，该系统数据结构灵活，可根据需要进行修改与展示，且可与现今广泛使用的在线数据收集工具进行联动，使用便捷，在充分发挥系统运算功能的同时，又不会让系统的繁琐操作成为工作的掣肘。

参考文献

[1]乔联宝.基于联合DEA模型的“985”高校科研——教学综合效率评价[J].科研管理，2015，36（S1）：210－215．

[2]孙超，李珉，李娜，等.VBA在高校教学工作量计算中的应用[J].河北工程技术高等专科学校学报，2017（4）：27-31.

[3]杨洋.基于VBA的教学工作量及课时费核算系统设计——以天津职业大学为例[J].无线互联科技，2020，17（3）：80-81.

[4]乔春华．高校开展整体绩效评价的思考［J］．会计之友，2020（20）：73－77

[5]王建斌.Excel VBA在企业人力资源信息管理中的作为[J].现代企业，2021（11）：19-20.

作者单位：武汉大学资源与环境科学学院