现代教育背景下教学档案管理规范化策略研究

王欣茹， 张建新， 孔祥会， 朱 雷＊

（河南师范大学水产学院， 水产动物疾病控制河南省工程实验室， 河南新乡 453007）

教学档案是指学校在各项教学活动中直接形成的、具有保存和研究价值的文件材料，它包括但不限于纸质、电子、实体以及声像载体等材料。 教学档案按照类别可以分为学生管理类、教师管理类、专业与课程类、教学管理类、教材建设类以及其它综合性档案。 其中， 学生管理类档案主要包括学生的基本信息、学籍信息、绩点和奖惩记录等；教师管理类档案主要包括教师基本信息、所授课程、教学评价、教学荣誉等；专业与课程类档案主要包含专业规划、专业设置、专业评估、培养方案、教学计划、教学大纲和教学日历等；教学管理类档案包括课程表、听课记录、教学实习、专业实践、教学检查等；教材建设类包括教材建设规划、教材目录；综合性档案主要包括各项规章制度、教辅人员职责、教学项目、教学奖项、教学质量监控等[1]。 教学档案真实记录和反映了教学实践、研究和管理活动的过程和成果，可为日常教学管理、改革和建设等工作提供参考经验和历史凭证。 此外，教学档案也是高校应对上级检查的重要材料，因此高校教学档案是具有重要保存价值的资料。 完备的教学档案能够直接体现学校的教学发展情况，也能帮助相关人员了解学校的办学历史和预测未来的发展前景[1-2]。

然而，伴随着教学改革程度的加深、主管部门缺乏重视和档案管理人员缺乏专业素养等原因， 很多高校的档案管理出现种种问题， 如管理规章制度不够完善、档案丢失损毁、信息化建设水平低和教学档案检索困难等。 这些问题导致教学档案数据质量存疑、数据难以分析利用、安全风险高等，并进一步导致教学档案无法反映教学发展的真实情况， 难以为教学改革提供有效支撑。 因此，规范教学档案管理，建立“归属明晰、运转协调、门类齐全、结构合理、管理科学、服务高效”的档案资源管理新模式，实现档案资源集约化、业务建设标准化、管理工作高效和规范化的目标具有重要意义。

1 教学档案管理的现状分析

1.1 理论研究现状

根据《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校教学文件材料归档范围》（87）（016）等文件，教学档案必须做到“三纳人”、“四同步”，教学档案归档主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业工作和教材等。 高校档案具有两个明显特征：（1）高校教学管理工作都是按照学年、学期进行，所以教学档案时间界限明显，时间划分特殊；（2）材料形式多样，种类繁多，包括试卷、题库、录音、影像、论文等。 按惯例，一部分教学档案由专门业务部门管理； 其余部分由院系档案员、教务员保管[1-2]。

1.2 实践探索现状

在人类思维和科学技术的双重进步下， 高校的档案管理工作也在与时俱进， 并不断朝着信息化和复合型的方向快速发展[3]。 据统计，全国范围内已经开设“档案学”专业的本科高校已有约33家，其中不乏南京大学、中国人民大学、武汉大学和四川大学等985高校，这些高校培养的学生为国家机关、企事业单位的档案信息服务和管理工作做出重大贡献。 然而， 以往的档案管理策略和技能已经不能满足现阶段的工作要求， 如今的档案管理和工作人员不仅需要熟悉档案管理的每一环节流程， 还需能使用计算机和网络技术高效处理和利用不同类型的档案[3]。目前，高校的档案管理工作普遍存在以下问题。

1.2.1 主管部门缺乏重视

为提升学校核心竞争力，学科和科研发展无疑时高校的重点工作，因此，很多高校忽视了教学档案的管理和服务工作。 基于此，高校很少会设置专业的机构、配备专业的人员和软硬件设施去服务档案管理工作。此外，受这种环境影响，很多档案管理人员对档案管理工作缺乏重视，工作的时候缺乏责任心，进一步导致档案管理工作达不到应有的标准和要求。

1.2.2 管理规章制度不够完善

目前， 仍有一部分高校没有建立完善的档案管理、监督制度，档案管理工作缺乏统的一标准和有效的监督。 即使有些高校制定了相对完善的档案管理规章制度，但由于主管部门不够重视，达到的管理效果远低于预期。 如一些教学单位由于管理制度不够完善，也没有标准的查阅机制，档案材料在入库时没有及时进行整理，导致档案丢失和损毁，造成不可挽回的损失。

1.2.3 档案管理人员普遍缺乏专业素养

教学档案的管理工作非常繁琐复杂， 档案管理人员的知识、 素质背景与档案管理工作的成效息息相关。然而，大多数高校的档案管理或工作人员是非专业出身， 不了解或不熟悉档案管理的基本原则和方法，甚至难以应付档案管理的基本工作，高效利用档案信息亦成为空谈。另外，也有很多高校的档案管理人员是由其它岗位人员，如教务员兼任，并且时常更换， 造成档案管理工作没有良好的延续和形成统一的标准。

1.2.4 信息化建设水平低

随着信息化时代的到来， 各项工作对材料的电子化需求逐渐增加， 传统的档案管理方法已经远远无法满足时代的需求[3-5]。目前，高校档案管理信息化建设水平低主要体现在两个方面， 其一是没有将网络、计算机等技术和设备应用到档案管理中，不能对档案形成良好的保存； 其二是管理人员浅显的认为信息化建设就是将档案进行简单的电子化存档，并没有系统的整理和归纳， 更达不到深度分析和利用的目的。

2 教学档案规范化管理的建设目标

高校应认真贯彻执行《普通高等学校档案管理办法》等文件精神，努力挖掘在档案管理方面的人力、物力资源。 招聘或培训档案管理人员，学习先进的档案管理方法；健全档案管理机制，对档案进行系统管理，明确归档内容、归档时间和范围；加强软硬件设施建设水平，提高教学档案信息化建设程度，建设档案管理分析系统。最终，建立“归属明晰、运转协调、门类齐全、结构合理、管理科学、服务高效”的档案资源管理新模式，实现档案资源集约化、业务建设标准化、管理工作规范化的目标。

3 教学档案规范化管理建设举措

3.1 提升管理人员专业素养

高校档案管理人员是档案管理的直接执行者，要想提高教学档案的管理质量， 最重要的就是提高相关人员的素质， 为档案管理工作提供坚实保障[6]。首先，学校需要构建档案管理体系，改变管理人员对档案管理工作的认识， 了解档案管理在高校管理工作中的重要性，端正自身的工作态度。 其次，应提升档案管理人员的政治素养、职业道德，定期举办政治强化培训，让其形成正确的政治观念，有效提升自身的政治素养。 再者，鼓励档案管理人员提升自身的综合素质和业务水平，丰富员工的专业知识和技能。 学校可以配套专项经费， 每年资助校级和院级档案管理人员和教务员赴专业培训机构进行学习， 使其了解最先进的档案管理办法和制度， 针对性的提高教学档案管理人员的专业知识和业务水平。 最后，学校也可以招聘档案管理相关专业的毕业生来学校工作，提升档案管理和工作人员的整体水平。

3.2 健全管理制度

教学档案管理是高校教学管理的重要构成，因此， 高校或教学单位应结合自身特色和实际情况制定规章制度，将教学档案的管理工作纳入教学计划、教学管理制度和有关人员的职责范畴[7]。 首先，从学校层面建立教学档案管理指导性文件， 由分管教学的副校长任组长，建立《教学档案管理制度》。 其次，制定完善的教学档案管理目标， 同时明确相关人员的职责范畴，建立强烈的责任心。 再者，建立《档案管理责任制度》， 让一线教师承担应有的档案收集、整理任务， 将材料上交给学院档案管理人员进行分类处理，并选择性的交由学校管理人员进行统一管理、存档。最后，指派监管人员定期对教学档案管理质量进行检查，发现问题及时予以解决，让教学档案管理有章可循，进而促进档案管理工作的发展。

3.3 提高信息化水平

档案管理信息化、 数字化和网络化是目前档案管理工作发展的必然趋势， 不仅能够帮助高校更好地梳理教学档案信息， 还可以提升管理水平和利用效率[8-9]。档案信息化建设是一个系统的过程，高校或教学单位应根据自身特色建立教学档案管理系统。

一方面，应有针对性的提升档案管理硬件设施，为教学档案管理提供充足的保障， 推动教学档案电子化保存，尽快实现纸质材料电子化、纸质电子同步化。推进档案材料如试卷、教学计划和大纲等的电子化，这样不仅可以提高工作效率，还可以减轻体力劳动。 例如，一线教师普遍反应传统的考试、阅卷方式弊端较多，如阅卷组织难、试卷登分难、复核存档难。一些高校已将考试、阅卷进行电子化，并带来诸多便利：（1）网上阅卷、智能识别，客观题无需评阅，扫描结束即生成成绩，准确率高；（2）操作简单、提高效率；（3）阅卷过程方便追溯、成绩复核便捷；（4）实现多级权限管理、方便监管；（5）简化成绩登记，直接导入教务系统，减少工作量和出错率。

另一方面，学校应同步升级相关的软件设施，将档案管理系统与办公自动化系统进行有效结合，实现档案信息管理的共享和高效利用。 加强档案管理人员对档案管理信息化建设的重视，以岗前培训、继续教育和讲座等形式对档案管理人员进行培训，提高档案管理人员的信息软件使用能力、 信息处理能力，促进学校档案管理信息化建设的发展。高校还可以通过构建校院级数据平台等方式实现电子档案系统化归纳、管理。 在构建校院级数据平台时，可采用学期、学年等教学、学制年度进行归档，各阶段既界限分明，又紧密衔接，具有完整循环的周期。 平台可以分为管理端、教师端、学生端，对接教务系统数据。管理端、教师端、学生端可协同上传、更新材料。每年按照教学进程， 将材料上传到系统中， 体现发展进程。 学校的教务人员和其他相关科教管理人员可以充分利用档案材料，实现对学生培养过程、教师成长情况、学校教学情况、培养方案、教材建设等方面的精准、快速分析。 比如，我们可以分析新旧培养方案的人才培养过程及结果的差异、 分析学生们对课程思政内容的接受情况、分析教师入职后的发展情况、分析学校近年来教学发展的亮点和瓶颈等。

4 总结和展望

4.1 档案管理工作应得到重视

教学档案真实且详尽地记录着学校教学文化、教学改革和全体师生学习生活等各个方面的发展历程，对高校未来发展有着十分重要的意义和价值[10]。 因此，做好教学档案工作，是新时期教育改革和发展的需要，高校应重视教学档案的管理，在结合自身发展的基础上，掌握教学档案的特点，完善其管理制度，以弥补实际工作上的不足。同时，加大信息化建设投入，创新工作方式， 共同推动教学档案工作快速化发展[11]。 学校教务处、学生处和档案馆等相关部门应相互配合，重视教学研究、教学管理的相关工作，通过不同渠道如设立教改项目、拨付资金等鼓励相关老师集思广益共同推进学校档案管理的规范化和信息化。

4.2 校内各院系应积极参与

校内各院系应积极响应档案管理工作， 尤其是对教学档案的信息化建设和高效利用。 学院需明确档案管理条例，设置专门的档案存放场所，配备专人管理。各类档案文件的分类标准、保管期限以及归档范围都要进行详细的划分与说明。

4.3 未来发展趋势

教学档案管理是一项专门的管理业务， 但在实际的操作过程常出现管理制度建设滞后、 制度不够科学化，再加上档案管理人员专业素质落后，这直接导致档案的编排和分类混乱、档案遗忘等不良后果，给今后的查阅工作及教学评估带来极大不便。 随着社会信息化建设的不断推进，信息化、数字化和网络化是档案管理工作发展的必然趋势， 未来将有更多高校重视档案管理工作，也将会投入更多的人力、物力和财力去构建科学的档案管理模式。 “归属明晰、运转协调、门类齐全、结构合理、管理科学、服务高效”的档案资源管理新模式也将会促进高校的教育、教学发展，为教学改革提供强有力支撑。