大数据技术在档案管理中的应用探讨

侯俊丽

摘 要：如今我国信息技术发展迅速，在不少的领域运用广泛。提升了我们的生产和工作效率，促进了社会经济的发展。大数据技术是信息技术的一种表现形式，其能够提升信息的使用效率，能够在海量的信息数据中充分筛选出需要的信息资源并加以运用，提升工作效率。将大数据技术融入到档案管理中，使档案工作升级转型，使档案管理工作不断朝着现代化和信息化的方向发展，该文就大数据技术在档案管理中的应用进行分析探讨，并提出一些卓有成效的措施。

关键词：大数据技术  信息技术  档案管理  策略探讨

中图分类号：G270         文献标识码：A

Discussion of the Application of Big Data Technology in Archives Management

HOU Junli

（Patriotic Health Service Center of Inner Mongolia Autonomous Region， Hohhot， Inner Mongolia Autonomous Region， 137400  China）

Abstract： Nowadays， China's information technology is developing rapidly and has been widely used in many fields， which improves our production and work efficiency and promotes the development of social economy. Big data technology is a form of information technology， which can improve the use efficiency of information， fully screen out the needed information resources in massive information data and use them， and improve work quality. Big data technology is integrated into archives management to promote the upgrading and transformation of archives work and make archives management continuously develop in the direction of modernization and informatization. This paper analyzes and discusses the application of big data technology in archives management and puts forward some effective measures.

Key Words： Big data technology; Information technology; Archives management; Strategy discussion

如今我國已经进入了社会主义新时代，我国的企业或事业单位都面临着新的发展机遇，在此背景下，企事业单位的档案管理工作也面临着新的挑战。此外以大数据技术为代表的新型信息技术已经逐渐地走向千家万户，丰富和便利了人们的学习和生活，传统的档案管理模式逐渐被淘汰，为了提升档案管理质量，使档案管理工作取得高质量发展，应当运用新技术、新思维和新方法对档案管理工作做出革新，使其不断适应实际需求，越来越规范，越来越能够为经济社会发展作出贡献。

1 大数据技术在档案管理工作中的重要意义

大数据技术，顾名思义就是使用发达的现代互联网技术，精准筛选和定位大量的资源信息，并加以吸收转化和利用。大数据技术在很多的行业都有广泛应用，提升了人们的交流能力。尤其在档案管理工作中具有重要的意义[1]。

1.1 能够提升档案管理的质量水平

档案管理工作从整体来看比较复杂，人力资源档案管理往往需要与大量的档案资源打交道，并使用一定的方式做好利用开发，做好整理和分类，在此进程中应当不断提高档案管理的质量，让档案管理工作能为整个单位的发展做出贡献。将大数据技术融入在档案管理中，不但能够克服过去档案管理工作的缺陷，还能促进档案管理的升级与转型，实现信息化飞跃，大数据技术能够对大量的档案资源信息做出整理与筛选，节约了人工成本，使档案管理的效率不断增强；另一方面大数据技术可以让档案工作准确率更高。在大数据技术下，档案资源能够合理有序地储存在对应的位置，方便人们使用和共享，传统的档案管理模式一般较为滞后，主要依赖人工模式，这样不但效率低下，而且错误率较高，此外在传统模式下档案资料比较混乱，使用大数据技术能将这些混乱的档案重新整理到一起，使其变得条理清晰。

1.2 能够加强企业或事业单位的信息化建设

大数据技术的深度应用越来越使企业和事业单位意识到信息化建设的重要性，因此企业和事业单位在档案管理中使用大数据技术，能够加强档案管理的信息化能力，让档案管理能够适应新型的信息化建设体系。首先在档案管理中以大数据技术为开端，能够使整个单位的信息化流程更加明确，能够促进单位的信息化发展质量，能够根据工作实际情况建立一套先进的信息化系统，不断提升内部的管理效率，促进企事业单位实现高速发展。

2 当前大数据技术在档案管理中的应用现状及出现的问题

2.1 顶层设计工作不足，管理层认识不够

一个企业或事业单位的档案管理工作要想得到较大的突破发展，需要做好顶层设计工作，需要管理层或领导层制定一个明确的发展计划并付诸实施，以带动整体工作的进展。但是当前依然面临着一些问题，主要体现在以下的几个方面：

（1）相关领导和管理层缺乏远见的思维和洞察力，不能意识到大数据技术的重要意义，不能有效引进先进的大数据技术和先进的大数据理念，导致工作质量具有一定的局限性。落后于其他的单位；（2）有的企事业单位不能对档案管理工作做出精准的定位，认为档案管理工作仅仅应当由档案管理部门来负责运转及管理，没有意识到档案管理工作是一项综合性和协调性强的管理工作，其需要多个部门来参与建设与管理，因此在这种背景下，档案管理工作就不能取得发展与突破，更不能与大数据技术相结合；（3）领导层与管理层缺少完备的档案管理计划，不能使用先进的理念和技术推动档案管理工作高效率落实，有的虽然制定了管理规划，但是不能与企事业单位具体的发展实际相结合，错失了许多的机遇[2]。

2.2 档案管理信息化能力比较低

如今大数据技术逐渐走向人们的视野，但是也应当看到在部分的企事业单位依然不能将其有效利用，依然不能熟练应用大数据技术使档案管理工作走向成熟，这样就会导致信息化程度较为低下。人力资源管理是一项综合性的管理工作，需要密切联系各个部门各个机构，其会产生大量的人事档案资料，包含人事考核、人事变动、人力资源规划等等，这些档案资料会随着企事业单位的运行而不断存在，如果依然沿用传统的档案管理模式，将会给实际工作带来较大的困难。因此要想使上述复杂的档案资料能够得到有效开发及利用，应当加快档案管理信息化的建设力度，使大数据技术能够参与到档案管理的全流程。

当前部分企事业单位的档案管理信息化能力低下主要体现在以下的几个方面：

（1）企事业单位信息化建设的意愿比较低，不能与时俱进，运用发展和辩证的眼光去看待问题，认为大数据技术会对内部其他管理工作造成影响；（2）信息化建设效果不显著，有的企事业单位虽然能够重视大数据和信息化的应用，但是信息化建设的思路是错误的，信息化建设的目标不精准，与实际发展不相符。不能使用好各种资源和信息技术，无法按照档案现状构建完备的信息化档案管理平台；（3）缺少与大数据技术等有关的先进的信息化设备，不能及时购买或引进。在使用资金购买时，工作质量比较低，无法第一时间落实下去。尤其在调配资金和审批等流程中，存在着一定的形式主义，走的流程较多，不能及时运用充足的资金购买先进的设备。综上可以看出，长此以往，企事业单位内部的档案管流就不能得到长足有效的发展，人力资源管理工作的质量也会降低[3]。

2.3 专业化档案管理人才较为稀缺

在人力资源档案管理建设的进程中，要有专门的档案人才管理，人才是档案工作得到优化的前提和保障，人才也是提升档案管理的质量，但是如今不少的企事业单位没有完备的人才，集中体现在以下的几个方面：

（1）人才引进没有加强考核，直接致使内部人才队伍素质低下，无法适应当前信息背景下档案管理的需要；（2）档案管理部门岗位设置不明确，职责权限不明确，使档案人员对业务不熟悉，耽误了工作；（3）内部档案人员结构比例不合理，有的档案人员年纪较大，不熟悉信息化技术和信息化管理模式，依然沿用传统的工作模式来工作。

2.4 档案管理模式需要完善

人力资源管理部门的档案管理工作比较复杂，产生的海量的档案信息资料需要分类有序整理，并将其储存和归档，因此需要结合大数据技术的特点，运用先进的工作方法和工作经验去建立一套完善的档案管理模式。当前的档案管理模式较为落后，主要体现在以下的几个方面：

（1）在传统的档案管理模式中，不少的档案管理工作者往往只重视后的档案归档工作，不能及时加强对前期资料档案的管理，无法及时运营，致使前期的工作出现失误时不能有效解决，事前控制力度不够，这样就会对整体的档案工作造成影响，使档案工作不能与大数据信息技术密切配合；（2）缺少有效的档案管理體系，在大数据背景下，企业的档案管理体系要持续完善，应当构建完备的档案管理体系。当前企事业单位的档案管理思维比较滞后，不能及时引进先进的档案管理理念来提升内部档案工作的发展[4]。

3 在大数据背景下提升档案工作质量的发展策略

3.1 加强顶层设计，加大重视力度

企事业单位的领导层应当加强顶层设计，加大重视力度，不断地加强统筹兼顾，运用先进的策略来促使档案工作取得高质量发展。可以从以下的几个角度来加强：

（1）应当加强洞察力，提升远见，相关领导层应当意识到大数据技术的重要价值，能够及时引进先进的管理思想和管理技术，不断学习和借鉴其他企业或单位的优势经验，并将其与自身的工作相结合，形成自身独具特色的大数据技术档案管理理念；（2）应当精准定位档案管理工作的职能和作用，精准定位档案工作的界限及范围，精准定位档案工作需要哪些部门来参与，需要哪些部门做什么工作。明确上述各个要点后，应当紧紧围绕档案管理部门，提升工作能力，使其他各个部门加强协调配合，在大数据技术的指导下，共同完成档案管理工作的建设与管理，不断提升人力资源档案管理的发展，为内部创造一个良好的发展环境[5]。

3.2 建立完善的档案管理体系

对于各个档案机构和档案部门内部来说，应当建立一套完善的档案管理体系，使档案工作适应自身发展，适应时代的发展。首先应当建立一套完善的档案管理制度。制度是提升档案管理能力的前提，一个良好的档案管理制度能够为档案工作提供保障，制度应当切实可行，尊重档案工作的发展规律，能够结合本单位的实际情况，为实际档案工作运营提供理论支撑，当实际档案工作出现问题时，能够用制度来约束和规范，用制度来解决，制度应当能包含整个档案工作全过程，包括档案资源开发和利用、档案资源的整理和归档、档案资源的共享等等，制度也应当成为全体档案人员共同遵守的规范；其次相关单位的领导者也应当根据本单位的真实情况，构建一套完备的档案管理发展目标和发展规划，档案管理目标是单位在短期或长期内实现的一个发展前景，能够激励全体档案人员积极工作，共同朝着目标迈進，在制定目标时不能脱离实际，应当结合实际工作能力来制定，在制定完目标后还应当制定一套详细的规划，在制定档案管理规划时应当从多个方向和多个角度来考虑，应当密切联系实际，加强统筹规划，层层分解任务，使得档案部门的每一位在岗人员都能够明确自身的职责，都能够有序完成工作岗位上的任务，各个部门应当加强合作，加强对接，提升工作效率，从而使规划逐步变为现实，不断实现档案管理的整体目标。

3.3 提升档案管理的信息化建设水平

如今我国已经进入了信息化时代，在大数据背景下，档案建设也进入了一个新的发展阶段，档案管理信息化能够使档案工作更加便捷，能够提升档案管理的能力和管理质量，能够解决传统的档案管理不能解决的问题，尤其能够提升一些党政部门的行政效率，促进我国经济社会的发展，因此应当不断地提升档案信息化的建设水平。可以从以下几个方面来加强工作：

（1）各个档案部门应当按照自己的实际工作，及时分类整理资源档案，构建完备的档案资源储存的标准体系，并运用先进的信息技术方法及时存储信息化档案信息，并构建一个优良的信息数据存储，为档案信息化管理打下基础；（2）在内部构建完善的信息技术平台，让档案工作能够依据这个信息化平台来运转，使档案部门同其他部门加强交流和合作，对一些重点的档案信息要第一时间共享，让各个部门不但能够自由工作，又能互相衔接，不断提升档案工作的质量；建立一套完备的信息系统，工作人员使用信息系统加强工作质量，建立双向通信窗口；（3）应引进高效的信息化档案管理设备，档案管理部门应当认识到信息技术的巨大优势，坚持用网络技术来开展档案管理，促进各项工作取得较快发展。信息化设备在存储、利用档案的过程中发挥着巨大的作用，应当将重要的视频资源、音频资源等存储在电子档案中，并运用先进的信息技术进行管理；各级档案部门还应使用完备的信息管理系统，发挥信息技术优势，收集整理档案信息，规范信息数据库，并建立索引，便于能及时查找到对应的信息档案。与此同时，每一个单位和部门应当根据自己的工作实际，建立档案管理平台的过程APP和过程标准，使信息平台实现高效运转[6]。

3.4 提升档案管理人才的专业技能和综合素质

在现代档案工作建设的进程中，档案管理人才发挥着重要的作用。档案人才一般位于工作一线，是工作执行人，因此应当不断提高档案人员的能力，提升其技术质量。首先，档案部门理论联系实际，给档案部门设置权限明确的岗位，每一个环节和每一个流程应当如何开展都应当明确指出，例如通常的档案管理工作都具备以下几个流程：档案资源的利用及开发、档案资源的归档整理、档案资源的共享等等，应当按照档案管理的规划，让岗位人员可以有效完成工作；其次应培训档案管理人员，不断提高其职业能力，使其掌握工作所必备的技能，一些企业和单位部门可以运用自身的优势，聘请一些知名的专家学者来讲学，通过集体培训的方式使档案人员加强学习，尤其使其能够掌握信息化档案管理技术，使档案人员能够运用信息技术的方法来开展工作，还应当引入先进的管理理念，在互联网信息技术时代，档案工作的管理理念也发生了根本性的变革，应当与时俱进，将先进的管理思维运用其中，还应当加强档案人员实践环节的培训，使其能够及时熟悉档案工作的正确操作流程；最后还应当注重加强档案人员的职业道德，档案工作不仅需要法律制度来约束，还应当提升档案人员自身的道德修养，使他们拥有职业道德感，自觉地维护档案安全，自觉对做好保密工作。

3.5 加强档案管理的法制化

我国是一个法治国家，中国特色社会主义法制制度是我国的主要制度之一，无论什么行业都应当健全法制建设，运当从法律的角度来解决各种问题。应当进一步完善档案工作的法律建设，夯实法制基础，提升档案治理的效率，使其能够适应我国的现代化建设；主要从以下几个方面来开展：

（1）应当加大档案法制的教育和宣传力度，使得档案人员能够知法尊法，能够运用法律思想来做好档案管理工作，在内部形成一股优良的氛围，使得每一位档案人员都具备良好的法律意识，为档案工作营造一个良好的法律环境，例如可以开展档案宣传进学校、进机关单位、进社区、进企业等，使每一个人都具备一定的档案意识和法律意识；（2）应当健全并完善档案责任制，不断履行档案监督责任，改善责任清单制度，严加防范档案工作的安全底线，能够依据正确的法律法规来处理违法的档案案件，使其起到警示和教育作用。

4  结语

如今我国已经进入信息化时代，档案工作的重要性也逐渐被凸显了出来。在新时代，大数据技术的综合运用给档案管理工作提供了发展便利，企事业单位应当善于抓住机遇，应当不断提升认知能力，加强统筹规划，注重运用先进的管理思想和管理策略来提升档案工作的效率及质量，不断提升档案工作的质量。本文首先阐述了大数据技术在档案管理工作中的重要意义，其次指出了当前大数据技术在档案管理中的应用现状及出现的问题，最后提出了在大数据背景下提升档案工作质量的发展策略，具有一定的借鉴意义。

参考文献

[1] 冯霞.大数据信息技术在档案管理中的运用探究[J].青春岁月，2021（5）：470-471.

[2] 凌瑞英.大数据技术下服务导向型档案利用管理策略[J].兰台世界，2019（6）：109-111.

[3] 蒋珍.以大数据技术引进为基础的档案管理信息化转型探讨[J].城建档案，2021（2）：23-24.

[4] 魏东奎.大数据技术在档案管理中的应用[J].科技风，2020（16）：98，100.

[5] 孟思涵.大数据时代数字金融档案建设与应用研究[J].兰台内外，2021（3）：33-34.

[6] 于奎彬.大数据环境下电子商务档案管理研究[D].保定：河北大学，2018.