地方高校科研档案管理与资源建设研究

王忆非

(吉林师范大学科研处,吉林四平,136000)

一、引言

2021年,中共中央办公厅和国务院办公厅发布的《“十四五”全国档案事业发展规划》指出,档案事业是国家战略之一,档案工作应纳入地区经济发展规划,在信息化建设基础上,做到档案资源覆盖面更广、内容更丰富、安全防线更强,并提升档案利用服务能力,实现档案科技理论和实践的新突破。[1］地方高校现已普遍利用信息化手段进行科研档案管理,但高校科研档案种类多样,内容复杂,涉及人员较广,档案完整性和真实性的监管难度大。地方高校普遍面临科研档案开发利用不足、管理团队建设薄弱等问题。地方高校需加强科研档案研究,合理规划自身优化和发展方案,提升档案管理水平,加强档案的资源建设,以适应科研事业快速发展的需要。因此,本研究关注地方高校科研档案管理与资源建设,理清重要性,剖析发展现状,进而为地方高校科研档案管理与资源建设提出发展策略。

二、重要性

(一)提升科研水平

2020年11月起施行的《科学技术研究档案管理规定》对科研单位建立健全科研档案管理规章制度做出了明确指导,指出应把科研档案工作纳入整体工作范畴,加强管理和监督。[2］地方高校的科研档案是对科研活动过程和结果的记录,是对科研人员和科研团队的科研经验的总结和累积,可被用于分析科研规律,是高校规划未来科研事业发展的重要依据。科研档案对评价地方高校和校内科研人员的科研能力具有重要的参考价值。科研档案资源建设纳入高校信息化建设将有助于简化科研人员的绩效考核、职称评聘、申报奖项等工作的流程;科研档案资源的客观性和真实性有助于高校建设诚信科研,营造良好的诚信科研氛围。因此,科研档案不仅是地方高校进行科研发展规划的依据,而且是高校科研人员提升科研素质的重要保障,对高校科研水平的提升具有重要意义。

(二)完善科研管理制度

1.完善科研评估制度

科研档案往往按照地方高校的科研管理制度进行分类和分级,其分类分级方法反映出高校为评估科研人员科研成果的学术价值、应用价值而设定的评估标准,直接影响着科研人员的科研创新积极性。随着科研工作的发展,科研成果的分类和评估标准也需适应形势,不断完善。开展科研档案管理与资源建设工作,一方面能够促使高校对自身科研成果再次进行合理归纳和梳理,对各类科研成果进行横向对比分析,发现以往分类分级方法中的不完善之处,增加新型科研成果的评估分类,增加社会服务的考量标准,从而提高科研管理质量;另一方面能够推动高校对科研成果作出更为细致的分类分级,平衡不同学科的科研奖励,有助于打破唯论文、唯奖项等专业技术评审限制,发挥更为多元化的科研示范作用,激发科研人员的创新能力,营造积极的学术氛围。

2.促进科研诚信建设

近年来,科学技术部公布了多起科研诚信调查处理结果,督促各单位加强科研诚信建设。地方高校愈发重视自身科研诚信体系建设,对科研人员的科研成果审核更加严谨,坚决查处、抵制和纠正学术不端行为。但地方高校普遍缺乏有效的学术不端监管惩戒机制,仍有可能出现科研成果信息造假等学术不端行为。科研档案的信息化建设,要求科研人员重新梳理自身科研成果,补充和完善各类科研成果信息。科研数据的补充和更新,帮助科研档案管理人员在归档过程中对各项科研成果进行审核查证,确保科研成果真实有效;监督科研人员在项目申报、职称评聘等过程中提供真实信息,为科研诚信建设提供信息和技术支持。

(三)促进交流合作

地方高校对外交流需要统筹科研成果,在充分调研本校的科研进展和科研水平后,确定交流合作方式。[3］因此,科研档案资源的信息化建设,为运用数据挖掘技术分析科研成果提供数据支持。信息化建设能够更好地归纳总结不同专题的科技档案,建立本单位科研人员专题数据库。[4］高校可通过筛选数据库内容,针对企业发展需求,形成有科研团队支撑的科研专题,推动校企深度合作。同时,科研档案的信息化建设有助于全程记录校企合作和人才培养环节,通过追踪并总结校企合作或其他合作的科研档案,为地方高校不断完善校企合作模式提供参考资料。科研档案资源的信息化建设也便于地方高校对外展示自身科研水平并宣传重大科研成果,有利于地方高校通过信息化平台推动档案外事实践创新和社会服务学术交流活动,形成对外合作交流的良性可持续性发展。

三、基本现状

(一)归档范围和分类方法待完善

目前,地方高校科研档案处于纸质档案和电子档案更新换代时期,电子档案延续了原有纸质档案的归档范围和内容。因为原有纸质档案在归档时受当时存储介质的限制,几乎未能记录科研项目中所开发的软件、视频、图表等科研成果,所以电子档案转录的相关资料和成果主要包括依托科研项目产出的论文、专著、专题报告等。由此可见,科研档案的信息化数字化是提升科研档案管理工作效率、提高科研档案多样性的技术手段。目前,高校多采用信息化平台推动科研档案管理,通过智慧数字校园将各类科研档案信息予以“云服务”。[5］科研档案信息化突破了原有纸质档案在存储类型上的限制,可更好地记录软件、音频、视频等不同类型的科研成果,进一步扩大了科研档案管理范围,丰富了档案资源建设内容。这也意味着基于传统科研档案设定的归档范围和分类方法不再完全适用。传统的归档范围和分类方法多按照项目、论文、知识产权等进行划分,对于依托项目成果或依托知识产权而产生的社会服务活动或技术服务等未设定明确的分类标准。此外,对同一项目在不同阶段的成果缺乏追踪和更新,导致部分科研成果内部缺乏连贯性,对科研总结和发展规划产生了一定阻碍。

在运用信息化平台重新整理和管理科研档案的过程中,许多地方高校未明确给出新的归档范围和分类方法,导致科研成果归档工作存在一定的随意性。一方面,科研人员在填报科研成果档案信息时可能漏报或错报,常见信息错误有科研项目参与人员排序错误、论文发表时间模糊等,影响了科研档案的真实性。另一方面,科研档案的审核管理人员需要处理的科研档案涉及的学科广泛,内容复杂,难以对所有科研档案进行有效监管,部分科研档案归档材料内容或信息错误未被发现。整体而言,科研档案信息化在初始归档阶段的工作不到位,会影响后续所有的数据运用。例如,科研人员在调取科研档案时难以快速准确地匹配到完整全面的信息,影响科研档案的使用效率。

(二)档案的开放和利用程度不高

地方高校具有支持地方经济发展、促进校企合作和承担社会服务的重要职能,科研档案的开放和利用是提升高校影响力、推动学术交流和服务地方发展的必然要求。[6］但从保护科研团队或个人的科研竞争力出发,由于科研项目的研究内容或产出技术成果属于科研团队或个人,地方高校对科研档案的开放审核十分严格,往往只有档案管理人员和产出科研成果相关人员具有查询和使用权限。[7］这种管理方式导致科研档案的开放和利用程度不高,限制了科研人员与社会或企业的沟通交流,在一定程度上阻碍了科研成果的推广和转化。从管理层级来看,地方高校的科研档案一般设置由校级和学院级构成的分级管理。其中,学院作为二级管理单位受到的管理范围限制更大,一般只能查阅到由本单位主导的科研成果的科研档案,不具备管理和开放利用交叉学科产生的合作交流成果等的权限,较难系统化地推进本单位与其他单位的科研合作。因此,高校科研档案的开放率和利用率还需进一步提升。

(三)信息安全管理机制需健全

科研档案的数字化建设提升了地方高校科研信息的交流效率和共享频率,地方高校的对外合作不断增强,彼此间的科研档案传输次数也有所增加。这对科研档案的信息安全工作提出了挑战。高校的科研档案不仅涉及科研人员的个人信息,而且包含了科学研究过程中重要的技术手段研究方法,若信息遭到入侵或泄露,将对科研人员和地方高校都带来严重的后果。因此,在国际网络环境日益复杂的形势下,地方高校必须重视信息安全管理工作,保护科技档案的信息安全。当前,部分地方高校在信息化建设过程中信息安全管理的整体规划不足,对信息审核、信息存储和信息开放过程缺乏有效监管。[8］科研档案数字化建设的快速发展对网络安全系统建设人员和专业网络安全维护人员的需求上升,地方高校可能还未来得及配备充足的相关工作人员,不能及时发现并解决信息平台在建设或运行过程中存在的安全漏洞。此外,部分地方高校的师生缺乏个人信息安全意识,对个人身份信息和认证信息的保护不够严密,极易造成安全漏洞。

(四)档案管理团队建设不足

档案管理的信息化建设要求高校加强档案管理人员的服务能力建设,以提高管理人员的业务能力和信息化管理水平。但当前地方高校专职档案管理团队普遍面临人数较少、平均年龄较大、专业性不足等困境。[9］部分地方高校虽然已经引入数字化平台对各类科研成果进行信息化管理,但忽视了档案管理人员的团队建设。具体表现为团队中缺乏信息技术、计算机科学与技术等专业性人才,大部分非专业人员对数字化平台的运用和开发不足,无法推进档案管理手段的创新研究,以至于科研档案管理工作重心长期停留在科研档案建设初期,管理工作侧重于档案的保管和调取,限制了科研档案资源的进一步开发和利用。

四、发展策略

(一)扩大科研档案内容治理范围

一方面,要扩大归档范围。首先,区域经济社会的发展要求地方高校提高社会服务能力,能够为区域发展和社会进步提供具有参考价值的决策意见报告、科技成果的应用和转化等。这些新型科研成果已经开始被纳入科研人员的评价指标。因此,科研档案包含的内容也应与时俱进,涵盖所有科研评价指标,增加科研人员社会服务活动、成果转化等。其次,将科研项目的各阶段材料和项目实施过程中的实验数据、实验方法等成果也纳入科研档案[10］,可进一步促进高校的科研档案更为全面系统化,更好地发挥科研档案的借鉴功能。最后,科研档案的信息化建设让图表、代码、图像、视频等电子化的科研成果可纳入科研档案,形成科研项目或科研成果全生命周期档案归档。[11］总之,科研档案应成为科研人员主持和参与科研活动的真实记载,在职称评聘、业绩考核和评优评奖中发挥支持作用,减轻高校科研人员填报科研成果信息的工作量,提高工作效率。

另一方面,要建成细致分类体系。科研档案一般按照单位或学科专业进行科研成果的分类,部分交叉学科通常只按照其中一门学科进行归类,部分分类结果与档案内容不完全匹配。因此,信息化的科研档案可以在归档时参考论文的关键词模式,增加科研档案的关键词属性,而不仅是按照学科、专业等大类划分。提供可检索或查阅的关键词,有助于精准划分不同类别的科研档案,打破传统科研档案按照专业学科或成果属性分类存放的局限性。科研档案管理人员可统计科研档案的关键词的搜索量,帮助分析科研工作的热点。

(二)完善科研档案开放和利用制度

一方面,完善档案开放和保密制度。2020年新修订的《中华人民共和国档案法》要求加强档案信息化建设的同时要采取措施保障档案信息安全。[12］随着云存储技术的发展,地方高校信息化建设需要加强网络安全和保密工作,系统部署科研档案的电子化管理工作,制定适应学校发展的科研档案开放和保密管理制度。在科研成果的产生、发布、存储和传播环节加强个人审查和单位审查,对科研成果中的数据内容进行资源保护。[13］为提高信息安全,应推进科研档案管理、查询、利用等流程的实名认证。对科研档案管理人员和使用人员要加强信息安全法规教育,提升高校师生的安全意识和保密意识。

另一方面,建设科研诚信体系。科研诚信体系建设与科研档案的资源建设相辅相成。高校科研档案有助于记录查询高校科研人员的科研成果,科研成果的归档过程也是对科研诚信的监督审核过程,是高校建立健全科研诚信体系的基础保障。科研诚信体系的建设,对科研人员在归档科研成果时具有约束和引导作用。地方高校要加强科研诚信建设和科研档案资源建设,必须进一步明确科研档案相关人员的职责范围和工作内容,健全科研档案和科研诚信管理办法。地方高校应通过完善科研学术评价体系、完善处理学术不端行为的规章制度并给予科研管理人员一定的监管权限等方式建立健全校内的科研诚信制度。[14］这有助于遏制不良的学术风气,营造良好的科研氛围,提高科研档案的真实性。

(三)规范科研档案的信息化建设

一方面,真实完整的科研档案是进行档案资源建设的基础。地方高校应推进科研档案归档的规范化建设,明确科研档案的提交人员、管理人员和查阅使用人员在归档时的具体职责和操作标准。首先,要求提交人员在提交科研档案时,必须保证对科研档案的真实性和完整性负责。其次,科研档案管理人员必须落实审核和监管职责,为科研人员提供统一的归档模板,及时处理不规范的科研档案,对于不完整的科研档案应尽快联系提交人员补充。最后,查询和使用科研档案的人员在查阅范围和使用范围上必须承诺遵守档案管理的规章制度,降低科研档案中涉密信息的泄漏风险,保证科研档案信息安全。

另一方面,科研档案的信息化建设是科研档案资源建设的必要途径。随着高校科研工作的多样化发展,科研档案的内容和类别也日益丰富。为满足科研档案的存储需求和科研档案资源推广使用的工作需求,高校必须加强科研档案的信息化建设,提高科研档案的电子化存储率,逐步减少原有的纸质档案,以提高科研档案管理的工作效率,允许教职工在授权范围内查阅和使用科研档案。科研档案的资源数据库应与高校统一的信息门户进行对接,使用统一认证的用户身份信息,为教职工查阅和使用科研档案提供便利。在对接过程中,应注意高校科研人员身份认证信息的保密性,同时加强不同权限的分级管理。

(四)提高专业化人才团队整体水平

一方面,提高档案管理人员团队的工作能力。档案管理团队是高校科研档案资源建设和利用的坚实支撑。科研档案管理工作的开展对科研档案管理人员提出了更高要求。科研档案管理人员应切实履行职责,提高服务意识,主动对高校师生科研归档进行指导,并加强档案信息监管,确保科研档案信息完整真实和安全,并努力提高科研档案的开放和利用率。具体的提高路径如下:引进包括档案学、计算机科学与技术、信息技术等多个相关专业的管理人才,根据实际发展需要优化科研档案管理团队的人员结构;制定科研档案管理制度,完善科研档案的监管责任体系,明确科研档案管理人员和科研档案使用人员的责任义务;制定科研档案管理人员考核制度,基于工作量、对外服务效益、功能开发等方面对管理人员进行综合性评价,以提高服务水平和管理质量为目标完善科研档案管理团队的激励制度;重视对档案管理人员的业务培训内容,增加档案信息安全法规培训内容,规范科研档案业务管理流程,提高管理人员的信息安全意识,提升档案管理团队整体素质。

另一方面,尽快组建网络安全专业人才团队。在大数据信息化时代,地方高校网络安全面临黑客攻击、病毒传播、人为操作失误、自身平台漏洞等诸多网络安全隐患。[15］地方高校应高度重视数字平台的信息安全管理,在保障科研档案信息化存储平台高效运行的前提下,增强科研档案资源信息的共享性和安全性。高校需要组建专业的网络安全人才团队,由专业网络安全人员分管高校科研档案信息平台的运行,定期清除高校网络的安全隐患,并在学期初对高校师生予以信息安全指导,提高高校师生网络安全意识,降低高校科研档案被泄露、修改或损毁的风险。

五、结语

随着高校信息化建设和数字平台建设的推进,地方高校的科研档案管理逐步信息化,资源建设逐步多样化。地方高校科研档案管理和资源建设的工作重心从传统的实体资料保存管理逐步转向开发利用科研档案,这是地方高校保护、推广自身科研成果的需要,更是促进自身科研发展的需要。在保护科研信息安全的前提下,地方高校应提升科研档案开放和利用程度,积极对外交流,扩大科研成果的影响范围,提升社会服务水平,助力国家和区域经济的发展。