高校档案馆危机管理和应急机制研究

文/沧州交通学院 郭亚楠

研究档案馆危机管理和应急机制，需明确其重要性与必要性，结合档案馆的管理模式、管理过程，分析其中可能存在的危险因素，制订完善的危机管理措施、应急处理机制，确保实现对各项风险因素的提前预防、提前干预，并在后续的管理过程中强化安全管理培训，提升档案馆管理人员的专业素养，使其具备应对各项危机事件的能力与心态，进而配合领导小组高效处理危机事件，保护档案馆安全。

一、档案馆危机管理

（一）档案馆危机潜伏期的常态化管理。档案馆危机在出现前都会出现各种先兆反应，为保证档案馆危机管理的可行性、有效性，有必要结合档案馆当前发展趋势，分析潜在危机，以此来提前做出应对策略。就目前来说，档案馆危机主要分为以下两种类型：人为危机、非人为危机，在管理时须注重以下要点：1.针对人为危机，须从两方面入手：（1）提前判定档案馆危机是人为操作失误还是窃取行为，抑或是档案管理系统缺陷，并针对可能造成的损失对危机进行定级，若是发生多项风险，应按照“轻重缓急”的原则来加以处理，避免风险愈演愈烈，遵循预设流程，有序处理。（2）加强人员风险管理培训。当前阶段，很多高校在招收档案管理人员时，未设置具体的标准，导致招收的人员专业素质、职业水平参差不齐，很难承担对应的危机管理任务。针对该种情况，可从以下多个方面入手来加以处理：其一，提升入行门槛。在招收档案馆管理人员时，除了考核其专业知识、技能的掌握程度外，还需考虑其在档案馆危机管理方面的意识与知识储备，并作为对其考核评价的重要指标。以此逐步提升整个档案馆管理团队的危机意识，使其在面临相关问题时，能够以正确的方式来加以处理，最大程度挽回损失；其二，加强风险管理培训，可结合各项案例来阐明各项危机事故造成的后果，并结合党建活动、预案预演活动等形式来逐步提升人为危机意识，促使其倾注更多的时间与精力来提升本身的专业水平，并自觉与档案馆的发展规律保持一致，加强对档案馆各项重点工作与设施的了解，从而能够更好地应对档案馆发展过程中的诸多危机事件。2.针对非人为危机，需做好评估工作，寻找危机根源，对档案馆实际环境、网络环境加以监测，尤其是档案馆所用的管理平台，应执行24h不间断网络监管，预测可能出现的危机问题，并对其加以评估，结合评估结果来制订针对性的处理措施；完善防火墙建设、漏洞填补以及预防黑客攻击，需档案馆管理人员定期对所用的软件系统加以测评，确保其安全性能，并灵活应用各种杀毒软件，避免病毒渗入。

（二）危机发生期应急管理。高校档案馆中储存的档案涉及范围极广，且很多档案涉及高校发展的机密信息，若是不能保障其安全性，会给档案馆带来难以挽回的损失，在危机已经发生时，应采取以下方式来对其加以管理：1.第一时间了解危机类型、危机严重程度、覆盖范围、人员伤亡、档案损坏程度与数量等，在把握整体情况的基础上选定应急处理预案，并结合实际情况来进行预案的调整与优化，使其与当前的实际情况相契合，起到对整个危机管理事件处理流程的指导与规范作用。2.采用针对性的应急处理方法，比如如何正确地疏散人群、如何展开人员营救、如何确定危险源、对可能引发的后续伤害进行预估，以此将档案馆的损失降至最低水平。3.在应急领导小组的组织下，确定各级管理人员的责任，以责任来分配对应的管理任务，比如有的负责现场管理、有的负责统筹组织、有的负责学生情绪安抚等，各司其职，有条不紊地应对危机事件。

（三）危机恢复期后续管理。在解除危机后，档案恢复是最为重要的任务，其直接关系到档案馆能否恢复到以往的经营状态，主要涉及以下管理工作：1.评估档案馆损失、制订档案修复方案、评估危机处理概况。在确定基本损失后，需报于高校管理部门，寻求其资金、技术帮助，使其可分配更多的资金资源用于档案馆修复与重建。在技术人员的配合下，重新建设更加稳固的网络防护体系，并总结经验，纳入档案馆应急管理数据库，其后再出现相似类型的问题时，可直接提取方案来加以解决；评估危机处理概况的目的是对各层级管理人员进行定责或者奖励，针对表现优异的管理人员，应给予奖励；因个人原因造成危机事件或者在危机事件中处理不当进一步加大档案馆损失的人员，应对其追责；若是涉嫌故意损害档案馆设备、数据或者是泄漏重要信息，应追究其法律责任。2.构建智能化档案备份机制。引入计算机网络技术、云计算、大数据技术等，构建智能化档案备份机制，自动分析各个阶段档案库中的重要、核心数据，自动备份，只有档案馆馆长具备查看、管理权限，以此来保障档案馆重要信息的安全。

二、档案馆应急机制

制订档案馆应急机制，应考虑高校档案馆的当前现状，可从以下方面加以把握：

（一）搭建档案馆安全现状评估体系。搭建档案馆安全现状评估体系，主要是对档案馆当前的运行状态加以评估，以此对危险因素加以识别，评价各项危险因素的危害程度，提出可行的解决措施，主要包括以下内容：1.确定评价内容。档案馆安全评价涉及档案馆的馆藏资源、网络安全防护、管道系统、建筑物结构、安全防护与其他配套设施、安全管理制度等，主要评价的是其是否满足当前的档案馆安全规范标准。安全评价内容涉及：（1）有害、危险因素辨识；（2）引入科学合理、切实可行的安全评价方法来对各项有害、危险因素加以评估；（3）针对各项事故隐患，按照量化的安全状态参数值，进行整改优先度排序；（4）提出安全建议、制订安全对策。此外，亦可根据高校档案馆的实际情况来完善与优化安全评价内容，提升评估效果。2.制订评价工作程序。评价工作程序关系到具体的评估结果，需关注以下要点：（1）明确档案馆安全现状评价范围、厘清安全评价思路；（2）整体化分析整个档案馆管理流程，辨识其中各种有害因素、危险的分布情况，结合评价对象的具体特征，制订针对性的安全评价方法；（3）科学分析、安全评价。结合现场勘察、相关资料查询以及与档案馆各级人员的交流，对各项安全评价对象展开分析，对其中可能存在的有害因素、危险加以评价；（4）确定评价结论，制订安全现状评估报告。

（二）制订应急预案。制订危机应急预案，保证档案管理有章可循，在制订应急预案时，应遵循“预防为主、档案为重、应急联动”的工作原则，针对档案馆中的突发性事故，如档案电脑系统崩溃、档案泄密、档案被盗、档案丢失，以及自然灾害如地震、水灾等，应从以下多个方面入手：1.加强组织领导。由高校管理层、档案馆管理人员组成应急领导小组，组织高校安全人员、消防人员、信息化管理人员、教务管理人员等各个方面的人员，组成抢险救灾工作队。应急领导小组负责部署整体的应急处理工作，包括部署与检查档案馆安全情况、宣布启动应急状态、调配各种应急资源、按照固定的程序来展开应急抢险工作。2.把握工作重点。档案馆应急处理重点事务区域包括：档案库房、档案办公室、档案馆电脑与其他配搭设备。确定抢救顺序：文书档案（先永久、后定期）、会计档案、技术档案、声像档案、电子文件档案、实物档案、档案目录与检索工具。3.应急预案。针对不同的灾害应采取针对性的处理对策：（1）火情。在出现火情时，若是自动化报警装置失灵，应一键启动警报装置，组织人员灭火与疏散，切断电源，及时向应急领导小组汇报情况；在抢险救火的同时，打电话报警，阐明档案馆具体情况，疏散附近的学生与教职工，联系门卫、安保人员迎接消防救援部门，在校内清理出快速救援通道；若条件允许，应组织专业人员抢救搬运档案资料；（2）水情。在档案馆出现进水情况后，第一时间通知领导小组，关闭水闸，启用设备、工具排水；组织查找水源，堵塞漏洞；转移档案到安全区域；在遭遇强降雨时，检查档案馆库房有无渗漏问题，若是出现渗漏，应及时修补、维护；（3）档案被盗、泄密。保护案发现场，汇报给领导小组；指派专人到公安机关报案，并提供失窃档案的数量、类型、大概时间等；查明原因、明确责任、持续跟进。（4）主机崩溃。通知监控中心技术人员，及时抢救档案数据；联系档案软件维保人员及时维修更新，恢复软件、导入数据。

（三）制订档案馆安全管理制度。制度是保障档案馆应急机制稳步落实的必要措施，可结合《档案法实施办法》《档案法》与相关法律法规，分析高校档案馆当前的安全管理现状，制订安全管理制度。主要涉及以下内容：1.档案馆馆长对档案馆的整体安全负责，为第一责任人，负责组织、协调档案馆各个方面、各个阶段的安全管理工作；2.高校任何部门、个人都有保护档案馆安全的义务，不得作出损坏、破坏档案的行为；3.档案馆各级管理人员应相互协调、各司其职，做好内部安全工作，包括防泄密、防高温与低温、防电磁辐射、防有害气体、防尘、防光、防霉潮、防虫、防腐蚀、防盗、防水、防火等各项措施；4.档案馆接收的文物、实物、资料、文件等，在接收、存档、管理时应妥善保管，且在工作日志中详细记录过程，避免遗失、损坏；5.工作人员在利用信息化手段来管理电子档案时，必须具备相应的权限，并得到授权批准，否则依法追究责任；6.涉密档案库房要求双人双锁，钥匙、密码由不同管理人员保管，进出档案库房不得低于两人，并登记；在接触珍贵、易损坏档案时，要求佩戴专业手套、口罩；7.定期组织安全检查工作，发现异常情况时第一时间汇报，并采取应急处理机制；8.进出档案馆的人员，必须遵守各项安全管理制度，严禁吸烟、携带易燃易爆物品、危险品，严禁毁坏档案馆设备设施等；9.安全管理工作作为档案馆工作人员的重要年终考核指标，针对在档案馆安全管理工作中做出突出贡献的人员，应给予奖励；反之，造成安全事故的，应给予批评教育或者处分。

（四）档案馆信息化安全管理机制。大多数档案馆已经逐步完善信息化建设，需建设信息化安全管理机制对其加以保障，涉及以下要点：1.档案信息数据库用于各项档案信息的开发、利用、管理，档案馆应确立专一管理人员，并需签订保密协议；2.档案信息化存储、加工设备严禁连接互联网，并需装置杀毒软件、防火墙；3.严禁档案馆管理人员私自转移、外接、泄漏档案数据信息；4.未经档案馆馆长许可，严禁随意删除、更改档案业务数据；5.档案信息管理人员每周制作数据备份（二套）并异地存放，确保系统发生故障时能够快速恢复，备份数据严禁更改；6档案数据需定期、准确、真实、完整地转移储备在不可更改介质上，后续再集中处理、异地保存，以避免其丢失；7.档案信息化管理系统，应定期检查其安全性能，弥补其安全漏洞，避免数据信息损失、泄漏；所用档案管理软件应及时更新，确保其安全使用性能。

三、结语

综上，文章就档案馆危机管理和应急机制进行了论述与分析，强调了其对高校发展的重要意义，建议高校管理层给予足够的重视，通过大数据分析、现场勘察等手段来了解档案馆当前的安全管理现状，从而针对性地制订应急处理预案，在危机事件出现时，直接提取预案来加以解决，提高解决效率。此外，还应关注各项危机的处理过程，总结经验与教训，保证在后续的档案馆管理过程中不再发生类似问题。