“后云时代”财务人员实现合规管理与价值创造的探讨

陈淑娟

（中交一公局集团有限公司，福建 厦门 361021）

引言

随着“后财务云时代”的到来，人工智能、云计算等新技术得到广泛应用，且在国际、国内社会经济转型、数字化转型的新形势下，市场竞争日趋激烈，对企业持续优化发展提出了更高的要求和站位。而作为企业运营发展过程中举足轻重的一环，合同管理既是贯穿企业生产经营各个环节的经济管理行为，也是一种法律行为。实践证明：一旦合同合规管理在某个环节出现漏洞，就会给企业和个人带来巨大的损失。

一、研究背景

中交财务共享中心自成立以来，旨在打造财务人员由算到管的转型，财务云时代的到来也带来了新的变化，赋予财务人员合同合规管理职能，对财务人员的能力提出了更高的要求。根据财务共享中心财务云试运行阶段的现状为例，从合同合规审查环节出发，揭示目前合同合规管理可能存在的现状问题：事前合同签订不合规；事中合同履行不合规；事后合同不适当履行时，违约责任及问责相关机制缺陷等三个方面。由此三方面展开具体论述，浅析问题原因并提出解决措施和合理化建议，进而体现财务人员在企业合同合规管理过程中的价值。

二、合同合规管理存在的现状问题

（一）事前：合同形式、内容不合规。

合同形式、内容的合规审核是一种主要针对合同文本、合同关键条款是否合规、合理而进行审核的事前风险防范措施。根据财务共享中心合同合规审核环节收集整理的问题清单，存在的合同形式、内容不合规主要有：

情景一：A公司与某电网有限责任公司签订的供电合同，合同内容存在空白项，且落款处合同签订日期未填写。

情景二：B公司与某人力资源有限公司签订的劳务派遣协议，合同未约定乙方需开具的发票类型及税率。

情景三：C公司与衡水某贸易有限公司签订零星材料采购合同，合同总价8万元，签订其他类合同，未按照公司物资管理制度签订物资采购合同。

情景四：D公司与某人力资源有限公司签订的劳务派遣协议，乙方签字人非法定代表人，且未提供授权委托书。

1.结合以上的情景案例，合同形式、内容不合规的问题主要有：（1）合同签字、盖章不完整、未加盖骑缝章或未注明签订日期；（2）未按照公司合同范本要求，合同关键条款不合理、不合规；合同内容存在空白项；（3）未按照公司相关合同制度管理要求，签订符合业务实质类型的合同；（4）合同签字人存在代理瑕疵。

2.针对统计的问题分析，可能给企业带来的风险有：（1）合同形式瑕疵可能导致合同无效、合同效力待定风险，还可能导致合同纠纷和法律诉讼风险；（2）合同内容瑕疵可能存在被篡改的风险和相关税务风险；（3）合同类型瑕疵可能存在业务核算不准确，导致审计风险。

（二）事中：合同履行不合规。

合同履行管理是指依据公司审批后的签订版合同，对合同执行环节的合规性进行审核和监督。在这个前后衔接的关键环节中，相关业务人员要做到有效地规避合同执行过程中可能产生的各种风险，合同履行不合规主要有：

情景一：A公司与湖南某人力资源服务有限公司签订的劳务派遣协议，合同约定执行期限至2021年12月31日，该合同已超期仍在执行。

情景二：B公司与兰州某交通工程有限责任公司签订技术服务合同，合同中约定结算中逐期扣除5%质量保证金，执行中未每期扣除。

情景三：C公司为一般纳税人选择一般计税方式，与商城县某物业管理有限公司签订服务合同，合同约定乙方应提供6%税率的增值税专用发票,实际开具增值税普通发票。

情景四：D公司与某人力资源服务有限公司签订劳务派遣协议，合同总额82万，累计已执行结算108万，超合同总额。

1.结合以上的情景案例，合同履行不合规的问题主要有：（1）合同有效期限已到期仍继续执行；（2）未执行合同条款，对于应收应扣保证金未收未扣、合同约定收取专用发票实际未收取；（3）合同实际执行金额、数量超合同总金额、约定数量。

2.针对统计的问题分析，可能给企业带来的风险有：（1）合同工期延长、合同金额、标的增减未及时签订补充协议，可能会造成企业合同履行期间合法权益无法受到保护，甚至产生法律纠纷；（2）未按合同规定收取相应类型的发票，可能导致企业进项税额流失风险和相关税务风险；（3）未按合同约定应扣未扣保证金，可能存在缺陷责任期的质保风险，增加缺陷索赔程序及成本；（4）合同执行过程中未关注对方的经营状况变化，对方丧失履约能力，导致合同中止，增加企业自身的经营风险。

（三）事后：违约责任及问责机制缺陷。

案例：厦门某公司与湖南康灏鑫建筑工程有限公司（以下简称“湖南公司”）签订的工程分包合同发生的民生纠纷一案中，湖南公司上诉请求厦门某公司剔除已支付的工程款、借款及项目部提供的火工品、主材扣款外，还应支付工程款640万元；请求本案发生的全部上诉费用由被上诉人厦门某公司承担。

本案中厦门某公司与湖南公司签订工程专业分包合同，合同暂定总价662万元，最终已实际完成的结算金额为准。湖南公司签订合同后进场施工，由于多方原因，湖南公司完成部分工程后中途退场，退场后多次向厦门某公司催讨工程款，厦门某公司也出具《承诺书》：剔除已支付的工程款、借款及项目部提供的火工品、主材扣款外，保证负责计量金额工程款640万元，用于支付黎某书工程款320万元及民工、机械和材料等欠款320万元。但后双方对于此份《承诺书》的有效性存在争议。本案查明：湖南公司法定代表人为黎某淼，系黎某书儿子，黎某书与黎某林借用湖南公司资质合伙承揽涉案工程。

最终法院认为，该工程分包合同依照当时施行的《最高人民法院关于审理建设工程施工合同纠纷案件适用法律问题的解释》（法释〔2004〕 14 号）第一条：“建设工程施工合同具有下列情形之一的，应当根据合同法第五十二条第（五）项的规定，认定无效：（一）承包人未取得建筑施工企业资质或者超越资质等级的；（二）没有资质的实际施工人借用有资质的建筑施工企业名义的；（三）建设工程必须进行招标而未招标或者中标无效的。”之规定，属无效协议；且该《承诺书》系厦门某公司就支付湖南公司工程款作出的承诺，是双方的真实意思表示，不违反法律行政法规的效力性强制性规定，属有效协议。厦门某公司应按《承诺书》的承诺向湖南公司支付相应的工程款。

法院最终判决：厦门某公司扣除已支付的工程款后还应支付湖南公司316万元，并从湖南公司起诉之日2021 年7 月9 日起按起诉时一年期贷款市场报价利率计付逾期付款资金占用利息至工程款付清之日止。厦门某公司承担案件受理费32000元。

通过案例分析可以看出，厦门某公司未严格审查合同乙方的资质条件，且在湖南公司中途退场的违约行为发生后缺乏相应的违约责任和问责机制，从而产生了极大的法律风险和诉讼风险，使企业承担大额的案件受理费及法律诉讼费。

针对上述存在的问题，我们展开分析，归纳以下三点原因：

首先，管理层对于合同管理工作不够重视，简单地认为是只要完成公司的线上审核流程即可，对于线下合同文本负责签字后，存在未填写签订日期、容易忽视税务事项信息或者在合同管理部门用印盖章不完整时未起到监督作用，缺乏相关的管理制度和手段。

其次，合同管理部门业务素质不达标、缺乏基本功，忽视动态管理，未严格执行集团公司的合同管理制度，在合同的订立、执行、变更或者解除、终止过程中，未能做到全方位跟踪、监督、管控。例如，对上、下游单位合同变更部分未及时洽谈、谈判，敲定合同具体事项，签订正式合同协议书。

最后，“后财务云时代”下赋予财务人员合同合规职能，但是大部分财务工作者对此认知还比较匮乏，认为合同应该是合同管理部门的事情，或者应该是管理层需要考虑的问题，财务人员在这个过程中起不到什么作用，对于报送到财务部门归档的合同，只是负责签收，不太关注合同内容。其实这是一种错误的想法，当今财务人员的职能已经不再是简单的会计记账、审核，而是上升到财务管理和价值创造层面，合同审核对于财务来说也是一项核心工作，通过合同看业务实质，避免财务风险，助力经营管理，达到成本管控，最终实现公司效益增长。

三、拟解决措施和建议

事实上，对合同法律风险的掌握，一个企业的核心才能并非是其诉讼才能，而应当是合同的管理才能。企业可制定“以人员为中心、以制度为准绳、以合同为依据、以问题为导向”的治理模式，具体如下：

（一）以人员为中心：提高合同管理人员及财务人员素质。

加强合同管理部门以及合同管理人员的培训应是公司合同管理的首要任务，可打造合同管理部门内训师队伍，开发合法合规内容等高质量课程，增强对合同管理人员及财务人员的培训，为此提高全员的合同治理意识。

（二）以制度为准绳：建立合理、有效的合同治理模式。

首先，建立健全合同管理制度，例如合同归档管理制度、合同分类专项管理制度、合同审查制度等，严格执行合同管理制度，使合同管理规范化、制度化；其次，明确合同业务部门、合同审查部门、合同批准部门及合同归档部门和承办人的职责；最后，财务人员进行业务初审时，严格以制度为标尺，做到合同形式内容审核、合同履行过程监督、制定问题清单并定期督促复查的全过程把控，守好合同治理的最后一道防线。

（三）以合同为依据：把好合同调查、审查和履行监督环节。

财务人员应参与合同管理。首先在合同谈判与签订阶段，重点领域在合同的起草、审查、会签等；严格审查合同当事人的主体资格、资信情况和履约能力，健全公司“不良资质单位”资源库；在完全了解合同背景的基础上，提出专业化、合理化的财务意见与建议，确保合同关键性条款齐全、准确，规避审计及税务等风险；确保文字表述确切无误，为业务核算合规性提供依据。在合同的履行阶段，财务参与合同管理重点领域在合同的执行与监督、合同的变更、争议解决等。在合同事务管理阶段，财务参与合同管理重点领域在合同统计和备案管理、合同档案管理。

（四）以问题为导向：坚持问题导向，倒逼合同管理规范化。

发现问题、研究问题、解决问题是推动合同管理工作的重要动力。共享中心自成立以来便设置专岗咨询人员，旨在对问题的解答与记录。公司可结合日常咨询事项制定问题清单，建立问题库，从常见问题为导向对合同管理人员加强培训，提升业务能力，同时强化财务审核，从而倒逼合同管理规范化。

总论

合同管理依法合规运行是规范国有企业正常经营的强有力保障，为进一步深化合同管理工作，严把“事前、事中、事后”三道关：

一是事前防控，健全风险预警和防范机制。规范公司协作单位招标管理，提高经营管控能力，降低经营管理风险，重源头管理，因此要坚持以制度为纲，严格执行《合同管理制度》等办法，优化审批流程，建立健全合同风险防范机制。通过“业财”一体化，从财务专业角度提出明确、具体的审批意见，执行公司法务法律审查，多重把关，将风险管控关口前移，维护公司合法权益，防范合同签订法律风险。

二是事中把控，加强财务审核，强化合同动态管理。财务人员应强化审核，制定问题清单、协助梳理合同履行风险问题，定期督促整改复查。公司通过常态化动态监测，对合同履行情况进行全程跟踪，定期记录项目执行情况，各部门密切配合以减少项目合同中期争议产生，以联动机制保障合同目的实现。

三是事后控制，树立合同管理最后屏障。健全合同管理应急预案，财务人员配合合同管理部门多角度梳理合同主要风险点，多层次制定应对措施，一旦发生合同纠纷，第一时间启动应急机制，合法、高效地解决问题，减少公司的经济损失，做到事后不被动，筑牢合同履行最后一道防线。

因此，利用“云时代”搭建全覆盖合同合规管理体系，将财务人员由算到管的角色转变，更好带动合同管理由规范化走向精细化，降低公司运营风险，维护国有企业合法权益。