高职院校财务内部控制体系构建探索与研究——以X职业技术学院为例

朱治锋

引言

在经济体制不断改革的同时，产业结构也在发生着显著的变化，在产业转型升级的大背景之下，各个产业对于创新型高素质人才的需求也在不断增加，为了解决人才与产业之间的矛盾，国家开始通过出台政策的方式推动高等职业教育的发展。2020年9月，教育部联合其他九个部门共同发布《职业教育提质培优行动计划（2020- 2023年）》，给职业教育的发展提供了良好的政策环境和政策依据，并指明了具体的发展方向。

随着高职院校的不断发展，政府“放管服”的进一步深入，高职院校管理自主权进一步扩大，单位内部财务控制制度流于形式，监督防范意识不强，岗位设置不合理，监督检查不深入等问题开始逐步显现出来。建立健全财务内部控制体制机制，提高财务风险防范意识，提升学校治理水平和治理能力已经成为摆在学校高质量发展面前一个不容回避的问题。

一、X职业技术学院财务内部控制现状

（一）X职业技术学院基本情况

X职业技术学院于2014年1月由X市政府批准成立。学院现设10个管理机构：办公室（工会）、组织人事部（纪检室）、统战部（宣传部）、教务部、招生就业部、学生工作部（团委）、财务部、保卫部、科研管理部、后勤管理部，7个主要的教育部门，具体包括：机电工程系、信息工程系、创新学院、旅游商贸系以及生态工程系等，4个教学辅助机构：图书传媒信息中心、质量监控与评估中心、继续教育与培训中心、校企合作部。

学校为正县级公益二类事业单位，主要职责是：承担高等职业教育工作；承担职业教育教学和科学研究工作；承接继续教育和培训工作；承担实习实训基地的管理、协调工作；承担实习实训基地的社会化服务工作。学校党委下设机关、教育系、旅游商贸系、信息工程系、机电工程系、生态工程系和公共教学部7个党支部。

（二）X职业技术学院内部控制现状

1.预算业务内部控制现状。X职业技术学院通过制定《 X职业技术学院预算管理办法》来规范财务预算工作。学校严格遵循“两上两下”的财务预算编制程序，按照“量入为出、突出重点、统筹兼顾”的原则，同时结合年度中心工作任务，编制校级预算方案。财务部门会以季度为周期，对预算情况的执行信息进行上报，对预算情况进行调整、保证财务预算信息的可控性。但是，学校未对各部门年度预算编制的科学性、预算执行的偏离度实行考核制度。

2.收支业务内部控制现状。X职业技术学院是差额拨款事业单位，属于市级预算单位，收入主要包括财政补助收入、事业收入以及经营收入。学费、住宿费作为事业收入的主要来源，纳入财政专户管理，对外承接社会培训形成的经营收入学校自主支配。

政府部门除了通过政策推动职业教育的发展以外，还会通过财政拨款的方式助力职业院校的发展。学校财务部在接受属地财政部门财政拨款之后，会根据学校的实际情况对经费进行合理安排，而这也是学校的主要收入来源之一。经营收入主要是学校对外承接各类社会培训取得的收入，包括培训费、住宿费、伙食费等。

学校的主要支出项目分为基本支出和项目支出两个部分。基本支出是指学校在运转过程中需要的一系列费用，项目支出是指为了完成某一个特殊工作或者特殊任务所需要支付的阶段性费用。 X职业技术学院通过制定一系列财务制度办法，形成了完善的财务管理体系，对学校在运营过程中产生的支出项目进行综合管理，保证经费能够充分落到实处，提升学校的经费利用效率，避免资源的浪费。

3.采购内部控制现状。X职业技术学院采购的项目标准和方式是按照《XX省集中采购目录和分散采购限额标准》执行。学校采购项目是指使用纳入学校预算管理资金有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托等。货物是指各种形态和各类的物品，包括教学科研设备、实训设备、图书、软件、教学用品、办公用品、军训用品、学生公寓用品、食堂物资用品、园林绿化用品、水电维修材料等。工程是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、修缮、绿化、拆除等工程建设项目的施工等。服务是指除货物和工程以外的其他采购对象，如物业、保安、保洁、绿化养护、软件开发、法律咨询、印刷等。采购项目兼有货物、工程或服务两种以上的采购对象，按采购对象所占资金比例最高者确认其归属。X职业技术学院制定了政府采购管理办法，政府采购及招标工作由后勤管理部负责，各部门、系、中心需要采购物品的，由各单位提出采购申请，属于集中采购的，由后勤管理部委托政府采购代理机构进行采购，属于分散采购的，由后勤管理部自行组织招投标。

4.货币资金内部控制现状。X职业技术学院作为事业单位，实行国库集中支付制度、公务卡结算制度、政府集中采购制度，基本上没有现金收支业务。货币资金财务内部控制主要包括财政票据、税务发票的使用，银行存款、现金的清查以及财务印鉴的管理。X职业技术学院由出纳负责保管单位法人印鉴，会计负责保管行政事业单位往来票据、税务发票，财务部长负责保管财务专用章。

5.固定资产内部控制现状。X职业技术学院对固定资产的管理采取二级管理模式，财务部设总资产管理员岗位，各部门、系、中心设二级资产管理员岗位，学校采用国子软件固定资产管理平台对固定资产进行管理，将条形码技术融入在内，给每一个具体的固定资产配置一个独一无二的条形码，将固定资产与信息数据充分结合，从而通过信息系统对相关内容进行综合管理。归属于各部门、系、中心使用的固定资产，由各部门、系、中心二级资产管理员进行管理。固定资产在日常使用和管理过程中，有的教学机构存在闲置的固定资产，但财务部对教学部门实际使用的资产情况不是很了解，不能及时在各教学部门之间调配，致使部分固定资产不能充分利用，造成不必要的闲置。

二、X职业技术学院内部控制存在的问题及分析

（一）预算业务内部控制

财务预算具体包括收入预算和支出预算两个部分，财务预算编制需要遵循“量入为出，收支平衡”的基本原则，财务管理者需要结合前一个年度的收入情况和支出情况做出合理评估，结合相关因素对学校的年度支出和收入进行合理安排。X职业技术学院在预算编制过程中，由于业务部门对全年规划不详细、预测不科学、编制不重视导致上报的预算方案不精细、随意性大，不够科学严谨。同时，财务部也存在对预算执行不够重视，对预算执行进度、预算执行偏差度把控不力，导致预算的刚性约束作用不能很好的发挥，预算的严肃性不能很好的体现。单位预算管理机制仍然存在一定的可提升空间，对超额支出的情况缺乏相应的处罚机制，这样一来，学校的预算评级机制很难落到实处。

（二）收支业务内部控制

X职业技术学院只有相关财务制度，没有内部控制制度，加之财务部受编制所限，财务临聘人员较多，人员流动性较强，业务能力有所欠缺，会计基础工作不到位，对财务收支业务把控不强，会计监督作用发挥不够充分。在实际工作中，相关费用标准、用途等审核不严，致使部分经费收支没有按照相关财务制度规定的标准和口径执行，导致预算偏离度较大。

（三）采购业务内部控制

X职业技术学院针对采购流程的控制力度相对有限，虽然通过成立采购领导小组，完善采购组织程序，明确采购各岗位职责，确保采购活动的合理合法，但是在实际工作中还是存在一些问题：一是学校采购计划不够严谨，缺乏科学论证，采购预算编制比较粗糙，没有详细设定单位采购物资的技术参数，导致采购的物资规格型号、配备标准等与实际需要不是很匹配，造成资金和物资的浪费。二是对采购验收环节不够重视，加之缺乏相关专家，导致一些设备在验收环节不能及时发现问题，付款结算后在使用过程中出现问题。

（四）货币资金业务控制

X职业技术学院财务管理制度中明确规定不相容岗位相互分离，但在特殊时期，诸如新生报到收缴费用、开具票据等环节，工作量大，财务人员不足，就会出现不能按岗安排人员，会计、出纳混岗，窗口岗位人员随机调整，收费岗位不能严格执行不相容职位相互分离的要求，对资金管理安全带来一定隐患。限于财务人员数量不足及个人业务能力，财务轮岗制度尤其是出纳岗位的轮岗落实不到位。

（五）固定资产业务控制

X职业技术学院制定了《X职业技术学院固定资产管理办法》，但在实际工作中，由于岗位设置、人员配备等多种因素影响，不能按资产管理办法要求落实固定资产盘点制度，不能做到每年对资产进行实地盘点，不能确保资产的账实完全相符。财务部门与其他业务部门沟通不畅，致使固定资产漏记，出现账实不符现象。与此同时，单位的固定资产责任人登记存在不明确的问题，导致后续的责任落实，无法精准落实到位。固定资产使用者一旦出现变动，单位的具体登记信息也无法随时更改，针对固定资产的管理缺乏应有的动态性。

三、X职业技术学院内部控制的改进措施

（一）构建学校层面内部控制体系框架

1.完善学校内部控制制度。X职业技术学院虽然制定了相关财务管理制度，但都是从会计核算和财务管理角度进行的规范，突出的是会计确认、计量、记录等会计核算基础职能。财务内部控制制度是对学校教育教学全过程的所有经济活动，包括经费预算、财务收支、物资采购、资产管理等各环节，通过明确关键经济风险点，制定经济活动流程图，细化各岗位职责，进而将财务内部控制制度落到实处。学校应该全面制定内部控制相关制度并形成体系，涵盖单位内部各个部门及岗位的每项经济业务，做到对潜在经济风险进行有效的控制。

2.健全学校内部控制组织机构。对于一个单位而言，监督机构，决策机构以及执行机构三者之间需要建立密切的关联性，内部控制需要以三方共同关切为基础。X职业技术学院成立于2014年，建校时间短，内部机构不健全，内部控制组织机构缺失，没有内部审计部门，纪检监察部门与其他部门合署办公，没有建立内部控制机构。这就要求学校首要任务是成立内部控制领导小组，健全内审机构，充实纪检监察力量，完善内部控制组织机构。

3.绘制学校内部控制流程图。X职业技术学院要进一步梳理各部门、系、中心岗位工作流程，对工作人员的具体职责进行充分明确，找到经济活动可能引发风险的各种因素，匹配适用具体的应对举措，将整个财务内部控制流程绘制成流程图，促使学校全体教职工按流程办事，规避各类经济风险。

（二）规范学校业务层面内部控制业务活动

1.规范学校预算业务内部控制。通过建立健全科学完善的预算业务管理体系，将财务部门定位为编制机构、业务部门负责执行业务，通过明确岗位职责的方式，实现各部门之间的联动性管理。财务部作为预算编制的归口管理部门，应深入各部门、系、中心开展实地调研工作，增强预算编制的科学性、合理性、可执行性，提高预算分析控制能力，在月度末、季度末以及半年度、年度等时间节点，对预算的执行情况展开综合分析，解决执行过程中存在的一系列问题，进一步提升财务预算的刚性约束作用。

2.规范学校收支业务内部控制。修订完善财务收支业务流程，加大财务制度相关规定及会计核算流程在教职工中的宣传力度，使广大教职工形成“人人了解财务制度，人人清楚财务流程”的局面。同时，不断加强财务人员业务能力提升培训，增强财务人员会计核算和财务管理的能力。进一步细化财务岗位分工，形成不相容岗位相互分离、相互制衡的岗位约束机制，确保财务内部控制制度落到实处。

3.规范学校采购业务内部控制。X职业技术学院在建立政府采购制度的过程中，需要保证采购流程的完整性和采购过程的科学性，通过设置专门岗位的方式，对采购物品进行验收，由验收人员出具验收报告，对科技含量较高的设备和固定资产而言，应该聘请专门的技术人员进行验收和评估。如果单位需要自行采购设备，则需要定期进行上报，单位内部应该明确规定，任何部门和主体不能以个人名义进行采购，采购获得的固定资产以及相关财产都需要及时进行验收和管理，对相关信息和手续进行整合，并将其进行保存，保证后续管理的过程中能够有据可依。

4.规范学校货币资金业务内部控制。X职业技术学院要严格执行财务管理制度规定，落实不相容岗位相互分离的工作要求，杜绝一人保管收付款项所需的全部财务印鉴的现象。定期对财务人员进行轮岗，不具备轮岗条件的，可对重点关键财务岗位进行部分轮岗，同时落实定期检查制度。堵塞资金管理漏洞，保证财务资金安全。

5.规范学校固定资产业务内部控制。X职业技术学院应严格执行固定资产管理相关制度办法，对资产购置、配备、盘点、处置等环节进行重点关注，切实做到账账相符、账实相符、账证相符。(1)严格落实固定资产盘点制度。X职业技术学院财务部应当按照要求每年与相关部门一同对学院的固定资产进行盘点，并及时对盘盈、盘亏情况进行分析，按照资产盘点制度进行财务账目及实物处理。（2）明确固定资产使用人。X职业技术学院应当明确所有固定资产的具体使用人，责任到人，确保每台（件）固定资产都有专人负责，专人保管。如果在使用过程中，固定资产的使用者发生了明显变动，登记信息也应该在第一时间进行更改，通过动态管理的方式来保证管理效率，避免责任无法落实到人的情况。（3）建立校内固定资产调剂制度。X职业技术学院应当加强对资产动态管理，建立校内固定资产调剂制度，使全校范围内的固定资产动起来、活起来，充分发挥存量资产的使用效益，提升固定资产增值保值能力。

结语

总之，财务内部控制体系的构建对高职院校来说任重而道远，为促进高职院校高质量发展，必须加强内部管理，建立健全内部控制制度,以防范经济业务风险为目标,以财务内部控制体系构建为抓手,不断提高教育教学水平，持续提升学校治理水平和治理能力，推进高等职业教育事业健康发展。