建筑设计公司业财一体化管理系统研究——以J设计院为例

武文宗

（江苏省建工设计研究院有限公司，江苏 南京 21005）

一、研究目的及内容

本文在现有资料的基础上，借鉴国内外企业业财一体化管理系统的先进经验，探讨了通过完善财务信息管理系统，对于建筑设计项目做到全过程监管，真正实现项目的科学监管，加强建筑设计公司对项目的监督和管理，同时提出改进的措施和建议。

本文以J设计院为例，通过分析其现有信息管理系统，发现目前项目管理存在的主要问题以及形成的原因，从原有电子签章的信息化构建到业财一体化融合构建，通过系统化的数据流转、信息互通、流程管理，实现数据融合、业务融合、管理融合，促进前后端数据流、业务流、信息流的流转效率提升，提升后端对前端的支撑和响应能力，以应对复杂的业务变化。

二、J设计院信息管理系统现状分析

随着经营范围的延伸，J设计院原来仅涉及的设计业务，已经逐步往前延伸至项目咨询、往后延伸至项目施工以及行业内全过程管理的推广，传统项目管理系统已无法满足现有业务的需求。现阶段，传统项目管理系统存在以下三个方面问题：一是业务部门与财务部门缺乏关联性；二是项目系统和财务系统不同，数据不互通，产生系统之间的信息孤岛问题；三是信息不同步导致决策不及时。所以，迫切需要业财一体化的管理系统的建立。

目前，J设计院使用的是三纲电子签章平台。由于工程设计企业是典型的技术、知识密集型企业，设计产品是各专业技术人员运用多学科、多专业的知识与技能，利用各类设计输入资料，通过自己的经验水平形成的智力劳动结晶。这一输入产出特性使设计、校审、管理等角色需要对图纸签章盖章时，使用插入签名图片的方式安全性难以保证，签名图片一旦被复制就会满天飞，不利于责任终身制的落实。对此，J设计院亟需建立健全信息管理系统。通过电子签章系统与协同设计平台的集成，可实现在协同设计平台上直接点击签章，实现图纸加盖电子印章和电子签名，使得图纸环节的流转及时顺畅，资源共享充分圆满，告别扯皮推诿。对需要归档的终版电子文件进行电子签章归档。实现知识资源管理系统与电子签章平台的集成后，只需打开文件，自动验证归档章，即可确认该文件归档信息，可以有效保护多年积累的宝贵图纸资料，改善档案管理的规范化程度，提高图档资料的利用率等。

三、业财一体化信息管理系统的作用

一是促进财务管理内容更全面。无形资产确认、计量的困难，使传统核算型软件受到很大限制，管理者在进行财务决策时也很少考虑这些无形资产。除了财务系统外，还包括供应链管理、人力资源等系统，可以从各方面对这些无形资产进行分析、预测，丰富了财务管理的内容。

二是可以突出财务管理的整体性。业财一体化管理除了提供必要的财务报表外，还提供多种管理性报表和查询功能、财务模型和分析模块、财务管理信息等，为战略决策和业务操作等各层次的管理提供服务。对于大量规范业务的计量，可以在初始化中进行设置，自动生成相应的凭证，记录工作可以由系统自动完成，计算和报告中的大部分工作，也通过系统设置进行自动完成。业财一体化管理，保证会计信息的相关性、可靠性，以及财务管理所需信息的质量；系统的实时性又能保证会计信息的及时性。

三是促进财务管理与业务管理有机结合。在一个集成的环境下，当业务系统能够正常运行时，很容易驱动会计核算系统正常运行，但财务系统很难驱动业务系统。通过构建业财一体化信息管理系统，财务部门和业务部门可以加强联系，实现数据共享和交流，推动业财融合的实现。

四是有利于细化成本核算对象。细化成本核算对象，按编码核算成本，实现同一项目负责人内部物资转移，使成本费用控制高度集中。此外，还可以实时监控采购物资的实际采购价格，及时了解公司各项大宗原材料等市场信息，促进采购成本降低，保证公司成本和利润的核算更加真实、科学、准确。

五是有利于完善企业资金管理模式。资金管理的两个重要功能：自动实时生成现金流量表，利用内部银行结构对企业的资金使用情况进行量化考核。以此进行资金的合理分配与运用。通过构建业财一体化信息管理系统，有助于企业管理者对资金的来源及流向有更清晰的认识，有利于提升企业资金管理水平。

四、建筑设计公司构建业财一体化管理系统的路径

第一，主动打破信息孤岛，全面搭建系统平台。构建业财一体化管理系统的关键是要打破系统之间的信息孤岛和做出系统调整，这是建筑设计公司面临的重大挑战，公司对系统的需求也从早期的功能实现为主逐步转向更深入的全过程管理及分析决策支持，以满足市场的新要求、新机遇。

J设计院通过三纲系统不仅搭建项目管理、生产管理等各类业务系统，也进一步搭建业务收入、人力成本、资产管理等构造业财一体化系统。这种方式不仅信息传递速度快，还打通了各个模块之间的数据流，在这个业财一体化平台中提供了通用的数据引擎，同时可以和第三方的财务系统进行对接，有助于解决公司内部数据不连贯、不统一、不及时的问题，让管理者实时可以关注当前业务、财务的动态，为决策提供科学的数据支撑。

第二，充分发挥业财一体化的价值。业财一体化下的项目管理系统，可以通过匹配实际业务需求，统一搭建围绕业财一体的项目管理模块，打通项目进度、合同、工时及成本管理之间的数据流，形成实时的数据看板，为业务提供决策支撑和经营分析。

项目业财一体化的价值可以总结为管理的三板斧，分别是开源、节流和决策。通俗地讲，就是通过该系统可以直观地看出哪些项目赚钱，哪些项目的投入可以省钱，然后来帮助管理者做出科学的管理决策，以提高企业的利润率。

开源。通过拓展的项目以及对整个项目的信息流进行分析汇总，包括项目类型、合作对象、收入支出、人工等等多维度的数据的整合和处理，管理者可以实时得出项目的价值及利润，从而快速验证这个项目实际产生的效益。通过实时的利润分析，相当于为持续向前冲的业务部门加了一个仪表盘，可以让业务管理者在决策的时候可借助更多的数据支持，以决定业务方向是继续往前冲还是及时刹车，降低试错成本。

节流。结合项目进度查看当前的预算结余，例如，当某一个项目的预算支出已经超过80%，而项目进度仅仅只有50%，这时管理者就需要思考如何来合理分配和利用剩余的预算额度。在进行成本管控时，管理者往往也会遗漏一个要点，即人工成本的投入，通过项目管理的项目人员分配，可以统计出项目总体的人工投入成本，多维度地记录项目成本。最终，通过多维度核算项目的收入、进度、工时投入及费用支出，可以计算出项目的投入产出比，更好地分析整个项目的成本情况。

决策。在业财一体化系统下，整个业务分析就如同一个全身的核磁共振，细化到每个业务神经元，直观地展示各个业务脉络的问题，帮助管理者迅速诊断，让管理者可以更好地在节流方面进行决策，明晰到底是砍人员、砍项目、还是砍预算。在业务决策方面，也提供了更加全面的数据维度，例如，更加全面地分析高价值客户、主要收入来源区域、最优投入产出比的团队或个人以及历史的收入/利润增长情况，这些都可以通过报表的形式一览无余。提供全方位的决策支撑保障。基于这一套业财一体化模式，所有的数据都是实时流动的，有助于保证决策的高效性及时性。