跨国企业档案工作的难点与解决思路探讨

霍 玮

（洛钼集团办公室，上海 200080）

一、引言

近些年来，随着“走出去”战略和“一带一路”倡议的提出，我国企业纷纷出海，在能源、资源等方面的开采、冶炼、加工等领域投资、建设项目，境外资产规模不断扩大，形成众多跨国企业。这些跨国企业多是总部设在境内，在境外不同国家和地区分布着各类大大小小的开采、建设项目，形成了跨越多个国家与地区、多个大洲的经营管理模式。跨国企业在生产建设、经营管理过程中产生的档案，也分布于境内外不同的子公司和项目中，对企业档案体系的构建和档案管理工作的开展形成了很大的挑战。

二、跨国企业档案管理面临的现实难题

（一）政治环境因素

海外一些国家和地区的政治环境动荡，存在发生内乱或者战争的风险。这对于我国跨国企业的经营会造成巨大的影响，对于相应项目档案管理的规范和保管的安全都是很大的挑战。因此，所在国的政治环境安定与否直接关系着档案管理工作的实践，会引起档案管理制度、工作规范和工作流程的变化。此外，无论是来自所在国政治制度的影响，还是内乱、战争等不确定性活动对档案造成的物理破坏，也会给档案的安全存放带来巨大的挑战。

（二）法律环境因素

不同国家和地区发展水平不一，法律对于档案的管理会有不同的法律约定，相应的我国企业境外项目档案的管理会面临不同的约束和限制。这对于跨国企业境外档案的安全和相应信息的安全会带来一定的风险。相应境外项目的文件档案管理，很可能由于不同的法律限制引起各式风险和损失，例如不符合法律规定或外部法律事件的经营活动等，主要表现为外部合规风险、档案管辖冲突和合规风险。

（三）人员不稳定因素

跨国企业境外收购项目，项目团队很多人员是外国公民，他们的文件档案管理习惯与国内不同，再加上语言不同、沟通不畅，使得境外项目档案管理工作无法与境内总部的档案管理方式统一，给全集团档案的集中统一管理造成阻碍。有的项目通过境内外派人员进行管理，而派出人员的数量与岗位，也会受到当地签证办理及出入境时间等的限制。企业不得不在多重限制下派遣关键岗位人员，而档案管理员实际上很难作为关键人员被派出境，因此相关项目的档案管理工作往往只能由其他岗位人员兼任，他们缺乏基本的档案意识以及档案管理的专业知识，使得境外项目的档案管理水平较差。此外，外派人员需要回国（包括境内）休长假，项目档案管理工作不得不临时换人兼任，导致人员流动频繁，档案工作稳定性差，难以进行稳定的管理，也使境外项目的档案管理水平难以持续提高。

三、加强档案管理体系建设的思路

为了做好档案管理工作，提高全集团档案工作的科学性和规范性，跨国企业需要建立一套兼顾境内外档案管理需要的档案管理体系，从而实现对分布在不同国家地区的企业档案的有序、专业化管理，发挥档案保存的重要价值。

（一）组织管理体系

1.建立统一领导、分级管理的组织体系

建议跨国企业应在其总部设立海外业务档案管理中心，由集团一把手直管，档案工作应是“一把手”工程，全面提高集团对档案工作的重视程度，统一领导整个集团的档案事务。总部各部门均应设有兼职档案管理员，负责部门内部档案的管理工作。包括境内外项目公司在内的所属单位的行政部门或类似职能部门负责本单位档案的管理。在此基础上，集团建立总部统一领导、总部中心—总部部门—下属单位分级管理的档案工作组织体系，建立总部专职档案管理员-各职能部门兼职档案管理员-各境内外项目专兼职档案管理员的档案工作团队。

2.将档案工作纳入各级领导的工作计划

建议跨国企业总部应将档案工作纳入企业年度工作计划，领导总部档案管理中心做好全集团档案的工作规划和考核，总部各部门及下属公司负责人应为本单位档案工作的第一责任人，将档案工作纳入工作计划，配合总部档案管理中心做好本单位档案的收集、整理和保管、移交等工作。只有真正将档案工作纳入相关领导的工作计划，才能有助于档案工作的执行与持续。

3.做好监督考核工作

建议企业总部档案管理中心应在统一领导、分级管理的原则下做好各级档案管理的监督和考核工作，加大对下属单位及境外项目档案工作的监督指导力度，应在国家的宏观指导下，积极探索境外档案管理模式，建立或完善境外档案工作备案、统计、报告等制度，必要时应赴境外开展档案工作专项调研、指导、检查和督促整改，甚至直接参与境外档案管理工作[1]。随着企业海外业务的迅速扩张，海外机构的数量不断增加，管理层次和关系日趋复杂。档案工作的特殊性和海外业务的特殊性，要求国有企业总部的档案部门与海外业务管理部门进行协调配合，共同做好海外档案工作的业务监督、指导和检查工作。

（二）提升全员档案管理意识

档案意识的提升是整个集团培养重视档案工作氛围的良好引导，也是构建跨国企业档案管理工作体系的前提和基础。所以需要集团总部及下属各级单位内部开展相关宣介活动，提高对档案价值的认识和对档案管理重要性的认识，形成档案管理对全体员工负责的工作氛围，使员工在日常工作中注意档案的积累和保护，支持档案收集工作。随着经济全球化的推进，企业作为市场经济的活跃主体，在海外业务发展过程中不可避免地或多或少卷入各种经济纠纷和法律诉讼。档案记录着企业各项经营活动的依据、过程和结果，是企业遵纪守法、诚实经营的可追溯证明，是维护企业权益的最重要、最基本的法律证据。

（三）构建档案制度体系

1.基于境内外相关法律制定和完善企业档案管理制度

跨国企业业务实体分布于不同的国家和地区，档案管理制度的制定需要遵从当地的法律法规。境内档案管理制度的制定需要参考《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等相关法律法规。境外项目的档案管理制度应充分研究所在国和地区关于档案方面的法律规定，首先遵从所在国和地区的法律，再遵从我国法律，在“双重遵从”的原则下制定档案管理制度。各境外项目应结合所在国和地区及本单位的实际情况，根据本项目公司的实际经营管理情况和职责分工，按照境内总部档案管理工作的要求，制定和完善适合本项目公司的档案管理制度。

2.制定企业档案工作条例

首先，应该制定跨国企业集团层面的档案工作条例。内容应包括集团档案管理中心为全集团档案工作的最高领导部门，境内境外各下属单位应遵循集团总部档案管理中心的业务指导、绩效考核和监督检查。其次，条例应规定各级档案管理机构的工作职责、岗位设置、职责分工、运行机制；规定各级业务部门与档案管理部门的关系、兼职档案人员与专职档案人员的关系等[2]。应明确各级单位负责人对所属单位档案工作的监管职责，并纳入其年度工作计划和考核项目。

3.制定企业总部档案管理办法

在跨国企业集团档案工作条例的基础上，再制定企业总部档案工作办法。总部档案管理办法应按照国家及行业对企业档案管理的要求，并结合企业经营战略方向和业务开展情况进行制定。具体包括管理机构、管理人员职责、归档范围及保管期限、档案库房管理、档案信息化、档案利用、档案统计、考核奖惩等较为详细的内容，使得总部档案管理部门及业务部门可以据此开展档案工作，做到“有法可依”。同时，完善业务归口管理部门内部制度。

4.制定境内下属公司档案管理办法

跨国企业下属公司是在业务一线的单位，相应的业务类型和档案类别与总部存在差异。下属单位应在遵循集团管理要求、参照总部档案管理流程的基础上，结合自身业务特点制定各单位档案工作办法。下属单位的行政部门或类似职能的部门应负责本单位档案的集中统一管理工作，包括制度制定、归档范围及保管期限制定、档案的收集整理和利用，档案库房管理、信息化工作的开展等，落实细化与本单位相关的档案管理制度建设，按照统一的档案管理方式和流程开展档案业务工作。

5.制定境外项目档案管理办法

境外下属单位与境内下属单位不同，在遵循国内档案法律规范和集团档案管理条例的前提下，应首先遵循所在国和地区关于档案的管理法规。在“双重遵从”原则下，制定档案工作制度，开展档案管理工作。在不违反所在国和地区档案管理相关法律法规的前提下，按照总部统一的档案管理方式开展工作。应明确建设项目档案管理规范与整理细则，细化归档范围和保管期限表，建立验收评价考核机制，解决建设项目档案由谁管、如何管、如何评价的问题，提高制度可操作性与执行力[3]。

（四）加强档案信息化建设

1.企业总部档案信息化建设

建立集团级档案信息化管理平台，管理范围从档案起步、逐步扩展到文档一体化管理、知识管理、企业信息管理等大型档案信息管理。平台应体现分级管理原则，设置登录权限、严格密级管理，内置档案分类及档号规则，接入业务系统实现电子档案线上移交归档。利用专业扫描仪对纸质档案进行数字化扫描并上传至档案管理系统，建立条目及全文数据库，实现检索利用的目的。通过计算机本地、扫描仪、其他业务系统等不同来源的电子档案和纸质档案的数字化成果进行汇总、整理移交存档、审查并最终成为档案。

2.企业境外档案信息化建设

境外不同国家和地区的网络技术和软硬件技术水平存在差异，为与国内档案管理信息化平台对接，应尽量提升网络及软硬件设施设备，通过网络专线访问集团的档案管理平台，保障一个平台覆盖全集团不同国家和地区的项目。实现对境外档案的在线收集、整编、检索、统计、编研、利用等管理需求，在建立档案条目数据库的基础上，提高纸质档案数字化率，并逐步实现档案管理网络化服务，实现业务系统中重要文件资料的自动整理和归档，完成电子档案全流程线上管理。

（五）档案安全保管

跨国企业总部及各级下属单位，不论境内还是境外，都应设置专业的、安全独立的档案库房，按照档案库房硬件要求及自身条件设置相应设备。设置专门档案人员或兼职档案人员负责档案的日常管理，保证档案室及所存档案资料的安全。充分研究所在国及地区的政治和气候环境，做好档案灾备，对于重要的档案，要通过数字化和信息技术手段及时发回境内备份。此外也要注意项目所在国及地区对于档案携带出境的相关规定，某些国家对于地质类档案有严格的规定，不允许带出本国，这种情况要充分考虑，并采取相应措施，在不违反当地法律法规的前提下，尽可能保护集团的境外信息资产的安全。

（六）人才队伍建设

招聘档案管理的专业技术人才、建设专业的档案管理团队。定期开展业务培训，强化专职档案人员的专业知识和技能水平。同时要加强对下属单位兼职档案人员的业务培训，使其掌握档案管理的基本知识，并定期开展考核评比活动，强化下属单位的档案意识和管理水平。对于赴境外工作人员，应在出境前开展集中培训，提高其档案意识，要求其做好岗位变更及回国（包括境内）休假前的档案管理和交接归档工作。

四、关于海外新项目存量文件资料的抢救性归档

跨国企业在收购海外项目后，常常面临着这样的问题：收购前的项目原来一直由国外的人员按照国外的方式进行管理，而国外的档案管理方式基本上都是采用分散式管理方式，由各个部门或者相关业务人员保管，缺乏公司层面的档案资源视角。收购后，集团公司很难对原来的档案资料有整体的了解，因此需要对新收购项目的文件资料进行抢救性归档。

（一）存量文件收集

应向新项目各部门发出收集存量文件资料的通知，参照其他相似项目的范围进行收集。各部门应尽快汇总并移交各自业务范围内产生的存量文件资料，提交归档清单，中方档案团队应做好核对以及接收工作，收归各类文件资料，确保收集档案齐全完整。

（二）存量文件整理

参照集团及同类项目的分类和编号方法对新归档的大量文件资料进行整理、编号、编目、录入系统并扫描。使得存档的档案可以尽快纳入集团档案资源管理平台，使得集团公司能够对该项目的档案情况进行充分了解，促进对该项目文件资料的整体把控和后期档案的常态化管控。

（三）推广中方档案管理体系

新项目收购后应及时加强档案管理工作，设置专职或者兼职的档案管理员充分介入业务环节，及时接收档案，对该国外项目的档案管理工作进行推广，建立新项目的档案管理制度，为全集团档案工作的持续高效开展奠定基础。

五、结语

跨国企业的档案管理在体系建设、制度建设、信息化建设、人才建设等多个方面都面临挑战，要实现集团层面档案信息资源的充分运用，打造统一的档案信息资源管理平台，建设全世界范围内档案的完整齐全管理的机制，需要跨国企业档案管理团队一步步克服困难，理清思路，构建完善的、现代化的、科学合理的档案管理体系，为跨国企业档案的完整性、可用性打下坚实基础，为打造全集团一体化的档案信息共享平台创造良好的条件。