基于业财融合的费用报销流程优化探析

张羽西

（安诚保险销售有限公司，重庆 400000）

引 言

企业的费用报销流程优化能够有效降低财务管理过程中的潜在风险，应进一步加强企业成本控制，提高资金回收率，为财务管理的发展奠定良好基础，从而提高企业在市场中的核心竞争力。另外，财务共享模式下的成本控制系统有助于企业利用信息技术，改善财务管理和提高会计的财务管理职能。虽然大多数电子发票仍以传统方式打印和回收，但是这是发展的大势所趋，也是减少纸质票据和实现费用自动化报销的一个重要先决条件。

一、业财融合的价值

（一）提高审核效率

业财融合可以避免企业在发展过程中出现财务孤立，从而缩短经营到财务的闭环周期。与此同时，企业运用信息技术来实现业财融合以加强信息的传播，从而降低通信成本。企业通过业财融合，可以实现流程自动化，以提高审核效率。

（二）缩短报销周期

企业可以使用智能终端进行数据采集，还可以通过云处理在财务分享服务平台上进行初步的收集。另外，财务共享平台的OCR光学字符识别技术也可以用于数据采集、图像预处理完成图像的呈现和分类，并从数据中提取关键信息。企业通过财务共享平台的OCR光学字符识别技术将图像转换为基本信息，以实现凭证的自动生成及其他业务信息的储存，从而提高数据交换效率，缩短报销周期。

（三）防控财税风险

一方面，由于财务和业务一体化的影响，财务工作将更直接地与商业活动联系起来，深入业务前端，在了解信息的同时，要对信息进行验证，以确保信息的准确性，同时为企业提供财务支持，防范税务风险，这样才能为企业提供明确的财务支持，进一步加强风险管控。另一方面，在业财融合的过程中使用的各种新技术，如自动验证技术，可以减少工作人员在工作中出现错误，进而降低财务风险，以确保业务和财务的一致性。

二、业财融合费用报销的重要性

财务共享服务是促进财务管理体系效率提高的重要依据，它是企业资金流动的重要组成部分，所以企业可以通过优化业务流程，提高管理效率。企业在发展的过程中，需要不断降低生产成本和完善财务共享模式。

工作人员采用“财务共享”模式进行费用报销，可以有效减少企业在经营过程中的潜在风险，进而强化资金控制，为财务人员整合信息进行决策，还可以提高企业在市场中的核心竞争力。具体表现在以下几个方面：首先，报销标准化不仅是财务工作的重要基石，也是财务工作的重要组成部分，这对企业有序发展具有积极意义；其次，费用报销加强财政资源，促进企业的业务和管理有序发展。通过对管理系统的优化，可以有效地解决企业的经营问题，并且可以制定以后的发展目标。目前，很多的企业采用财务共享服务模式。通过大数据发现，财务共享模式能够使这些大型企业降低投资成本、提高员工的工作效率并加强企业的财务控制。而且，各种研究表明，越来越多的企业均制定了财务部门费用报销的标准流程，所以标准化已经成为企业财务部门未来的发展趋势之一。

随着新技术的快速发展，市场竞争加剧给企业带来新的商机，这对企业的战略发展和定位提出了新的挑战。传统的财务工作主要集中在财务控制、报销等主要环节。因此，企业的财务信息必须尽可能真实地反映企业的经营业绩。此外，企业建立财务平台，不仅符合企业发展的实际要求，也是完善管理制度、提高管理效率的重要保证。近年来，对业财融合理论与实践的研究表明，必须解决企业在发展过程中的实际问题，才能提高和优化企业绩效。

三、费用报销流程存在的问题

费用报销是指员工要为自己所负责的工程支出和收入开列清单，并将发票报销的清单提交给相关的财务人员。企业运营期间发生的各项支出包括开办费、设备减值、技术开发费、网络通信费、维修费、差旅费、商业娱乐费、广告费等。因此，企业要建立相应的监督制度，由财务人员制订各部门资金开支计划，然后定期监察和分析各部门的开支情况并评估各部门的资金管理。

（一）费用报销制度及流程执行标准不统一

费用报销制度是企业经营的一个重要环节，所以费用报销是企业治理的核心内容。一般企业的做法是根据实际情况制定相应的制度和管理方法，对流程、权限、标准进行统一和规范。由于每个人对特定业务的判断不同，不同审批人的实施标准和口径不同，对制度的理解也不同，因此会产生不同的效果，从而造成不同的部门对管理要求和标准不尽相同，不能满足每个员工的需求。

（二）费用报销监管缺乏业务模块支撑，形成信息孤岛

企业在发展的过程中除了投资大、没有针对性，还会在市场竞争中发生难以预料的问题，而且财务人员缺少完整的数据，降低了财务人员工作的效率。由于财务人员在只有单一的票据的情况下，很难对业务的真实性、完整性进行判断，同时也很难对同一业务中的多次报销进行审查，所以单凭人工统计各种报销票据，不仅费时费力，而且精确度和效率都不高。

（三）票据重复性、合法性难辨，存在税务风险

随着电子发票的推广，更多的企业开始采用电子发票。财务人员在工作过程中为了有效避免重复开票的风险，必须创建电子发票台账进行管理，这需要很多的时间与精力，因此一些企业拒绝使用电子发票。此外，财务人员在工作过程中必须检查每张发票，甚至反复检查几次，以确保发票的真实性。尽管如此，退回的发票仍可能存在潜在风险，应重新检查以避免给企业造成不必要的损失，这会给财务人员的工作造成很大的麻烦。

（四）存货管理流程烦琐

在存货管理过程中，财务人员要根据资金支出情况填写单据，作为采购和销售的衔接流程，存货管理的业务信息比较烦琐，出库单据中的信息是数据的支撑和基础，对财务共享平台的及时性、共享性的要求更高。由于企业无法对财务共享平台的采购单或销售单自动存储和处理，大多数企业仅使用财务人员手动注册。因此，在实践中，单据重复处理的概率通常很高，从而降低了财务信息的准确性和及时性。

（五）费用报销流程问题较多

在报销过程中，虽然企业实行了财务信息化，或者进行简单的财务共享，但是会不可避免地出现一些问题。比如：不同的报销类型、审核体系不够严谨；审批形式太传统；财务处理流程太慢；财务支持能力不够；业务人员在需要报销的时候，要填写报销单据，但是业务人员缺乏专业的财务知识，有时候会出现各种各样的错误，因此需要与财务人员进行多次沟通，但由于部门之间沟通的方式单一，耽误了报销的效率；领导出差也很容易延误审批，且各部门的管理者不同，对待同一业务的考虑视角不同，这使得业务部门和财务部门可能会耽搁相应的协调时间，不利于提升业务的整体效率。

现代信息处理手段对费用报销非常重要。传统的纸质单据必须人工完成，因此传统的工作方法已经无法适应现代企业的财务管理。例如，当一家企业有大量的退款时，必须收集退款的凭证，但是收集、整理纸质材料需要很长时间，而且效率低下，需要更多的员工进行查找。

（六）预算控制力度不够

企业在进行年度预算时，应当对费用进行初步审查。但是，企业的预算不足，在工作中缺乏早期监控，预算编制方法缺乏科学依据。而且，各部门制订的计划大多是员工和管理者对未来事件的主观预测，缺乏调查和详细的数据支持。由于管理人员的主观预测和分析在项目的未来规划和预算中起主导作用，只有少数部门根据历史数据进行统计并科学地制订计划。另一种情况是，企业没有严格的报销制度，工作人员滥用正式发票，并使用以前的发票来补偿现在的金额。因此，企业在预算的审核和授权方面是有缺陷的，所以需要相关工作人员对大量账目进行彻底审核。

四、业财融合的费用报销流程优化建议

随着市场经济的发展，一些规模庞大、交易量大、分支机构众多的大型集团企业迫切需要将经营核算与财务相结合。根据调查发现，从目前我国建立的财务共享中心的实际运作来看，基本的财务工作依然占用了财务人员大量的时间和精力，而且财务与业务部门的关系也比较松散，导致企业在会计信息和财务数据的采集与报告中存在着严重的不完全性和滞后性，让企业的决策效率受到了很大的影响。

业财融合是指通过优化业务过程，有效地加强业务与财务之间的互联，注重会计信息的挖掘与分析，既可以很好地服务于企业的业务拓展与运行，还可以为企业的决策提供支撑。从价值的角度来看，财务工作不再是会计人员的工作重心，而会计人员主要是作为战略顾问的角色，让企业的领导能够对业务活动进行准确的计算，并将计算结果反馈给业务人员，这样既能确保员工工作的科学性，又能为企业决策提供支持。

（一）业务审批与费用报销一体化

企业需要引入软件公司的系统，包括财务系统、OA系统、管理系统等。此外，不同企业有不同的管理方法，不同部门对主要财务指标也有不同的关注。企业不同部门的管理者也需要财务部门提供不同的财务报告来做出决策。例如，销售经理必须了解不同销售区域相关销售的情况。另外，业务端、费用报销和付款是一个全流程闭环，无须多次申请和审批，这样不仅可以减少企业的申请数量，而且有助于提升企业在市场上的经济地位。

（二）采用信息化技术自动审核匹配

基于业财融合优化成本报销流程，采用OCR发票检测、自动预算等最新信息技术，相关人员通过OCR发票自动识别技术识别发票信息，然后生成发票数据并将其自动与税务计算系统匹配，以评估发票的有效性和一致性。同时，将企业预算控制数据纳入费用报销体系，使整个财务控制流程由自动预算直到业务结束能够顺利完成。此外，企业使用大数据技术来发现业务问题，目的是最优化地解决问题。目前，大多数企业已经完成了分销体系的建设，很多企业建立财务共享平台将先进业务与后台资金进行紧密结合，以避免企业资本运营风险和财务风险。

（三）会计记账自动化

在构建兼容性强的财务共享管理平台时，企业可以提前与软件供应商协商，并进行对接。因此，企业要想实现这一功能，必须在原有信息系统的基础上加强信息服务的开发，结合资金报销、内容转移等新技术，进一步增加与原有系统模块的链接，还可以帮助员工快速查找报销的数据。

（四）实施财务预测

企业将传统财务共享平台进行整合，将单一的核算结果作为综合平台的主要部分，然后对数据进行会计整合、企业治理，实施集中化和标准化管理，相关的工作人员要实施财务预测，保持和加强财务部的控制和分析的专业能力。企业将财务部的工作重点放在数据全面分析和预测上，通过在业务前端建立财务资源，将融资与业务活动相结合。

企业可以在平台上实施数据交换，从而达到资源的有效利用，还可以建立数据库连接，通过数据库共享解决跨部门的问题。另外，相关的工作人员整合财务共享平台发布的信息，可以把不重要的信息转换为有用的数据，还可以根据实际情况建立符合企业具体情况的制度。例如，领导者对员工负责的业务进行责任划分，以明确各部门职责，付款必须在程序开始前进行审查和批准；负责人应确保发票完整一致，坚决拒绝不合理的单据。

（五）费用控制体系的建立

费用控制体系的建立促进了费用报销制度的改革。电子发票可以保证发票的真实性和电子发票处理、记账、支付的正确性，不仅可以有效避免员工用非标准的规则来掩盖发票的问题，同时也能避免档案管理员在存档过程中大量使用纸质发票，而且减少企业在人力方面的投入。此外，财务人员必须提供必要的基本信息并保证信息的正确性，这对于验证和分析数据至关重要，这些信息是作为数据库进行整合和处理的重要依据，并给管理者的决策提供重要的保障。企业一旦充分了解和收集信息，财务人员将会更加积极地开展工作，对企业经营有更多的了解和全面的控制，并提高企业在市场上的经济地位。企业的整个费用报销的速度越来越快，可以有效提高资金的回转速度，提高工作人员的工作效率。

结 语

综上所述，在实施财务共享过程中，工作人员要充分利用信息技术和管理手段，不断完善内部控制体系，建立财务共享服务模式，协助企业实现内部管理目标和整体经营目标。一方面，企业外部环境的快速变化，使得企业不得不适应时代的变化，因此业财融合是企业进行变革的必然选择，也是提高企业在市场经济地位的必由之路。另一方面，随着财务共享的整合，工作人员应将企业的业务和财务共享服务联系起来，为了更好地实现业务和财务的融合，企业必须改变传统的管理方法，要接受新的思想观念。企业要以市场为导向，充分利用各种信息技术，不断完善信息数据，为企业提供财务数据和重要决策。