电子会计档案管理试点与实践

张莲花

近年来，数字经济规模扩大、发展速度加快，电子发票作为数字经济的支撑，能够推动电子商务、电子供应链行业的发展，有利于节约人力物力、降低企业成本，助力国家数字经济发展。自2013年首张电子发票开出以来，电子发票的应用范围不断扩大，被广泛应用在收费公路、海关等领域。国家档案局、财政部、商务部、国家税务总局紧密合作，大力推进电子会计档案管理，积极开展示范试点工作，并出台了一系列相关规划、规范及指南，不断研究电子发票电子化管理，解决电子发票全流程问题，政策供给充分。

从2016年1月1日，财政部、国家档案局联合发布《会计档案管理办法》（第79号令）开始，2019-2021年，国家档案局、财政部、商务部、国家税务总局等机构，陆续出台各项文件和政策，明确提出对电子档案建设的要求，尤其是2020年6月20日，中华人民共和国第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议通过了《中华人民共和国档案法》修订，其中第三十七条对电子档案的法律地位进行了明确。另外，2021年3月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于进一步深化税收征管改革的意见》，明确提出，要大力推进会计核算和财务管理信息化，通过电子发票与财政支付、金融支付和各类单位财务核算系统、电子档案管理信息系统的衔接，加快推进电子发票无纸化报销、入账、归档、存储。

电子会计档案的发展机遇

企业业务发展需要 第一，传统手工操作方式不可持续发展，管理程序有增无减。公司日常报销工作中不断增长的电子发票给财务管理工作带来新的挑战。为了避免重复入账，财务人员还需要通过登记辅助台账的方式查重，整个过程耗费大量的时间和精力，人员成本有增无减。

第二，违背电子发票管理的初衷。公司电子发票入账流程比纸质发票流程更长，程序更加烦琐，没有达到简化会计工作流程的效果，也失去电子发票节能环保的意义，违背了国家推行电子发票管理工作的初衷，不利于长久可持续发展。

第三，电子发票“验证”困难，存在虚假发票和重复入账的风险。在报销时，需要对电子发票进行验真、验重工作。不仅需要人为到国税网站进行查询验真，还需要汇总统一台账手工排重。

第四，电子发票存储分散，存在电子发票遗失和信息泄露的安全隐患。公司目前电子发票原件保存主要在报销系统的附件管理模块中，存储方式与其他附件使用同一存储介质和空间，没有独立的电子会计档案管理系统。

第五，现有系统查阅效率低，不能满足日常高效利用需要。随着审计、巡视、巡查工作的深入开展，相关会计电子资料的查询频率不断提高，由于电子发票保存未能实现数据化存储，电子发票查阅需要到报销系统中的报销单据附件中进行查找，查询效率低。

档案工作本身的发展需要 试点单位于2010年之前就开始档案信息化建设，单位档案部门的硬件设施及基础工作做得非常扎实，在集团及同行业都有较高的知名度，公司实施部署了综合档案管理系统，实现了试点单位的档案信息化管理，随着公司信息化的不断推进及电子会计档案入账归档管理的要求，原有的档案管理模式已无法满足现有单位的实际需求，以及国家档案局对企业数字档案室建设的要求。

试点目标

开展增值稅电子发票电子化报销入账试点工作，过程符合《企业会计信息化工作规范》（财会

〔2013〕20号）有关要求。

开展增值税电子发票电子化归档试点，档案部门或档案人员从会计核算部门或会计核算系统接收电子发票，过程符合《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）、《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号），归档存储格式符合要求，归档过程中电子发票真实性、完整性、可用性、安全性有保障。优化现有ERP财务系统、全面预算系统（结算模块），开发建设电子会计档案管理系统，制定相关管理规范，实现电子发票采集、报销、入账和归档全生命周期的闭环管理。

关键解决方案

基础设施建设方案 第一，服务器配置。核心业务服务器作为基本的处理单元，同时部署业务层、服务层。分布式部署多个服务，如发票验真服务、OCR识别服务、档案管理服务、后台管理服务、网关服务、认证授权服务。数据库服务器用来提供数据库服务，以及数据缓存服务。部署第三方智能检索引擎，为档案系统提供智能检索服务。用于电子会计档案管理系统的电子文件存储服务。程序发布前UAT测试服务器，接口联调测试服务器、功能演示培训服务器。

第二，档案电子化设备。档案电子化的设备包括终端设备、扫描仪等，必须对其进行全面的安全监控和输出管理，能够有效防止电子会计档案泄密，实现档案电子化设备有效控制，合理调度、安全管控、事后审计等。本次在中心档案室增配5台扫描仪。

系统建设方案 首先，总体设计架构。一是通过功能优化，完善操作流程。开发票夹功能，通过票夹管理电子发票相关附件和单据，规范电子发票的存储，同时进行电子发票的验真、验重、版式验真，确保电子发票的采集管理更符合实际操作流程。二是减少手工工序，提升工作效率。通过调用国家税务总局相关接口，实现电子发票和纸质发票影像的线上自动验真；通过票夹管理，实现系统自动验重，避免电子发票重复入账的风险；通过智能识别，将发票信息自动带入报销单，极大地提高填单及审核工作效率。三是全过程封闭管理，确保归档电子发票的真实性。通过使用集团ERP财务核算系统、全面预算系统和电子会计档案管理系统，可以对会计资料从采集、整理、管理到利用进行全过程信息化管控，实现了电子发票报销、入账和归档工作的全过程封闭管理，规避了人为因素导致归档的电子发票失真、修改和删除的风险。

其次，技术架构设计。系统采用成熟的技术架构，提供纯浏览器模式，使用VUE作为展现层，后端使用Java做基础服务层，提供数据库、资源、权限等基础能力，业务层和服务层通过HTTP接口作为交互方式。这样的体系结构参考了大型互联网系统的技术架构优点，底层薄而通用。前端用轻量级的VUE开发便于调整，后端可补充如连接池、事务管理、分布式等高端特性。第三方产品如对于OCR、文件转换服务、报表等服务，可以通过基础服务层进行整合，作为服务提供给业务层使用。

最后，业务流程设计。以报销单举例整体的公司电子发票电子化报销、入账、归档的业务流程，先在票夹进行发票采集、存储、验证、生效的工作。在全面预算系统进行报销时关联电子发票，审批通过生成财务凭证，财务凭证自动完成过账后进入归档管理，在归档管理中完成最终的检查整备，传送到档案中间库中，通过定时请求进行四性检测，再通过定时请求生成资料采集，之后在档案系统进行档案整理（立卷、移交），档案人员进行档案接收后，可以对档案进行入库、利用的功能。

详细建设方案 一是电子发票归集方案。为达到电子发票归集的目标，增加票夹管理，将票夹管理与全面预算结算模块、集团ERP财务核算系统进行集成，通过票夹实现发票的上传、识别、验真和版式验真功能，通过验证后发票进入发票池进行验重，验证通过的发票才能进行报销。二是电子发票报销方案。在电子发票归集的基础上，通过全面预算结算模块与票夹模块对接，选择需要报销的发票，依据报销规则自动填写报销单的金额、费用项等字段，并为审批人提供影像及发票数据展示支持，实现电子发票报销管理全流程可视化。三是电子发票入账方案。全面预算系统与集团ERP财务核算系统通过接口实现无缝对接，审批后的报销单自动生成会计凭证，完成入账操作，并建立凭证号与电子发票版式文件及相关附件的对应关系，为电子发票归档建立数据连接。四是电子发票归档方案。电子发票的报销、入账均由财务部相关业务系统完成。入账完毕后，相关人员将报销单、电子发票、其他影像资料、会计凭证等封装打包传送至电子会计档案系统，进入整编库，经与纸质档案核对后，通过电子会计档案系统进行整理、组卷、移交和归档。

安全保密方案 一是安全管理方案。服务器部署之前，安装杀毒软件，并对操作系统进行扫描，开启防病毒功能，针对有必要的业务系统开启防火墙功能，隔离相同逻辑区域或者相同子网无交互信息的服务器。系统上线前对业务系统进行漏洞扫描，如发现威胁和风险，则要在整改结束后，方可上线。针对不同逻辑区域或者不同子网的服务器通过虚拟化防火墙对IP和服务端口进行限制，确保只能访问到档案系统对外开放的服务。每年对档案系统进行等保检查，并且根据检查的结果，全方位的对档案系统进行安全防护。二是网络管理方案。网络主干路全部采用的冗余链路（主主和主备相结合的方式），重要的数据交换区域和安全防护区域采用热备的方式进行连接。网络出口采用联通和电信双链路接入，确保网络的可用性。所有连接通过VPN进行访问，确保数据传输的安全有效性。

实践价值

完成了系统优化和电子会计档案系统开发建设 ERP财务核算系统完成了总账、应付、应收子模块新增上传附件功能，并与票夹管理模块进行无缝集成。全面预算系统完成了结算模块优化附件管理功能，与票夹管理模块进行无缝集成。票夹管理模块完成了对票夹管理模块的开发，实现对电子发票的采集、验证、存储进行统一管理。电子会计档案管理系统：完成了电子会计档案管理系统的开发建设，实现了电子发票和电子文件在线整理、采集、组卷、移交、归档、利用。

实现了电子发票电子化报销、入账、归档全过程管理 系统建设完成后，在公司总部、运销公司和供应公司三家单位上线试运行，形成2022年1-3月共计三个月的电子会计数据，共归档会计凭证4874份、会计凭证附件13739张、电子发票47张。系统运行平稳，安全有效。

建立并完善了会计档案管理相关规范和制度 根据国家档案局、财政部有关会计档案管理制度、规范，结合公司内部管理要求，编制了《会计档案元数据规范》《会计档案接口规范》《四性检测方案》《电子会计档案系统运行维护与安全管理制度》《档案管理系统应急管理办法》等，进一步加强了公司档案管理工作，使公司电子会计档案管理工作逐步走向规范化、信息化的轨道。

推动试点公司数字化转型的步伐 本次电子发票电子化报销、入賬、归档全过程试点工作是数字技术赋能传统业务管理的典型应用。通过开发票夹管理模块，实现电子发票OCR智能识别采集、国家税务总局接口验真、电子发票PDF和OFD原件智能版式验真、发票池验重及存储功能；通过优化全面预算结算模块、集团ERP会计核算系统功能，完成了电子发票的报销、入账、生成记账凭证；建设电子会计档案管理系统，实现了电子发票采集、报销、入账和归档全生命周期的闭环管理。同时推进了ERP系统相关模块的优化完善，充分发挥了信息部门支撑服务作用。