大数据时代背景下Excel在会计与财务中的应用分析

郭贤贤

关键词：大数据；Excel;会计与财务

1引言

大数据作为数据集合，主要是指在一定范围内使用对应的软件工具进行捕捉以及处理。在多种服务模式下使用其能够在数据更新时确保流程更加优化，整体情况更加优良。2014年3月，大数据首次写入相关部门工作报告，大数据开始成为热点。近年来，随着国家加快推进数字化产业的发展，我国正逐步从数据大国向数据强国迈进，2021年教育部印发的《职业教育专业目录（2021年）》对财务会计类相关专业目录进行了调整，大数据引发了教育大变革，大数据与会计的结合也引起了财会人员对专业技能的积极思考[1]。

大数据处理主要是选择专业化的处理工具，如Python，PBI等大数据分析工具，当前在专业化的处理工具中，采用Excel进行分析，一般不采用G或T进行衡量。但是，对于大多数普通的财会人员来说，一方面，这些专业的数据分析工具显得过于专业，与Excel相比，短时间内学习并应用难度较大：另一方面，如果仅仅是完成一些简单的数据分析，在数据规模适量的情况下，Excel就是财务实务中企业财会人员的优秀助手，特别是在会计核算及财务管理的决策、分析、预算、预测、控制等方面，可以实现图、文、表的完美结合。

结合Excel丰富的计算、分析工具以及灵活多样的表达方式，不仅有助于财会人员高效、准确地从事财务管理工作，而且可以为企业财务分析、决策提供依据，进而提高企业经济效益。具体来说Excel在会计与财务的应用中具有以下功能及优势[2]。

2Excel的功能及优势

Excel作为Office系列办公软件之一，其功能全面、操作简单易学、运算快速准确，具有丰富的电子表格处理功能以及强大的数据统计分析功能、丰富的数据处理函数功能、丰富的制作图表功能等。

2.1电子表格处理

Excel的一个显著特点是以工作表的形式管理所有数据和信息，以表格的形式管理数据，使其处理和管理更加直观、方便和易懂。对于常规财务事务，如添加或删除行、列或表以及配置单元格格式，可以从Excel“开始”选项卡轻松完成Excel表格的处理。

2.2数据统计分析

除了简化各种表格的处理，Excel还具有强大的统计和数据分析功能，这些功能在通用电子表格软件中是不可用的。例如，可以对表格中的數据进行分类和计数，包括财务、时间、数学和三角函数、统计、搜索和链接、数据库、文本等。它提供数百种内置功能（包括逻辑和信息功能），以满足跨多个领域的数据处理和分析需求。Excel的数据统计分析能力可以将复杂的数据通过简单独特的可视化方式进行展示[3]。

2.3图表处理

图表是显示数据处理结果的最佳方式，以使其更清晰、更易于理解。使用图表细化曲面数据的许多特征。财务数据分析将数据集成到文本、照片和电子表格中，并为业务发展决策提供数据分析和战略预测，以支持业务发展。例如，图表显示了数据的最大值和最小值、相互关系和趋势，使数据更具动态性、趣味性、吸引力、可理解性和可测量性，并帮助我们分析和比较数据。

如上文所述，Excel具有全面而广泛的数据处理功能、绘图功能，能够自动生成统计表和具备强大的自动访问功能，几乎可以处理各种数据，而且操作简单方便，运算快速准确，极大地提高了会计工作效率。

3Excel在会计与财务中的具体应用

财务管理是现代企业管理中的一项重要经济管理活动，能够为企业发展提供有用的决策信息，提高企业经济效益。在Excel软件中可以完成“证、账、表”的填制、财务分析等项目。下文主要从会计与财务中的四项常见业务来分析Excel的具体实际应用。

3.1Excel在会计凭证中的应用

会计凭证的正确填制与审核，是会计核算工作的开始，也是反映和监督经济活动不可或缺的重要环节。而在利用Excel完成会计核算工作时，首先要建立会计科目表，采用Excel中“记录单”的方式大大有利于会计科目的录入、修改、删除以及查询。其次，可以根据实际工作需要，设计会计凭证表表头项目，其中年、月、日、摘要、科目编码等项目，均可以对单元格设置数据有效性，对其进行内容上和数量上的限制，极大地提高数据录入的正确性和效率性。最后，将IF（）函数、ISNA（）函数和VLOOKUP（）函数结合使用，使会计科目根据科目编码自动显示，大大节约了财务人员填制凭证时间，提高工作效率[4]。

3.2Excel在会计账簿中的应用

会计账簿的设置和登记，是连接会计凭证和会计报表的重要纽带，是编制报表和会计分析的重要依据，全面、系统、连续地登记会计账簿，对于加强经济管理具有非常重要意义。会计账簿分类标准不同，有很多不同分类，而不同种类账簿格式的设置均可以利用Excel轻松完成。首先，经过比较发现，日记账与明细账最基本的账页格式均设有“借方”“贷方”“余额”三栏，因此在利用Excel设置明细账时，可以利用日记账的数据，根据总账科目和明细科目的不同，通过“数据——高级筛选”，筛选出各种明细分类账。其次，在引用日记账数据的基础上，应用数据透视表的功能，快速汇总大量数据，建立总账、科目汇总表等，并可以随着数据源数据的更新进行自动更新。最后，在整个会计账簿登记过程中，始终以“有借必有贷，借贷必相等”作为记账规则。为了避免出现由于工作疏忽造成“借贷不平衡”的情况，可以利用IF（）和SUM（）函数的结合，实现会计核算中“借贷不平衡”的自动提示。

3.3Excel在会计报表中的应用

会计报表是会计核算的最终成果，也是会计工作的总结，是企业加强和改善管理的重要依据，这里主要介绍资产负债表、利润表以及现金流量表。首先，财务人员可以根据企业的实际情况，利用Excel的基础功能轻松设计出相应的会计报表格式。其次，利用Excel的公式设置、函数等功能进行报表间数据的直接或间接引用，完成会计报表各个项目的填制，与传统手工填制会计报表相比，其省去了财务人员大量的计算工作，与财务软件相比，其中的公式设定具有可操作性，即可以自行更改公式，以达到相应的目的。最后，Excel的图表功能强大，可以根据报表中的相关数据自动生成不同形式的报告图表，使不懂财务信息的使用者一目了然，通过对比图表更容易发现相应的问题。

3.4Excel在财务分析中的应用

财务分析是指在财务报表基础上，对财务报表提供的数据进行系统和深入的分析，而利用Excel提供的各种功能来辅助财务分析决策，可以快速、准确地完成财务分析工作。财务分析指标有很多，以“偿债能力指标——流动比率”为例，如根据A公司近三年资产负债表相关资料（表1），进行财务指标分析，计算流动比率。

操作步骤：首先，将A公司三年的流动资产合计数，即B12：D12单元格区域，复制粘贴到表2中B3：D3单元格区域，同理，复制粘贴流动负债的合计数。其次，在B5单元格输入“=B3/B4”，可以计算出2018年的流动比率，通过Excel快速填充的方式，向右拖动公式填充C5，D5单元格。最后，可以快速、准确地计算出A公司2018. 2019，2020年年末的流动比率分别为1.82，1.48和1.42，如表2所列。

在此计算结果基础上，还可以利用Excel的图表处理功能，将2018，2019．2020三个年份的不同流动比率进行展示，本例采用柱形图来进行分析（图1）。

通过图1流动比率趋势图，可以更加直观地看出2018～2020年三年流动比率呈现逐年下降趋势，说明A公司的短期偿债能力在不断减弱。但通过进一步分析，三年来，流动资产虽然不断增加，但其增加速度小于流动负债增加的速度，最后导致流动比率不断下降。结合资产负债表数据可以看出，流动负债的快速增加，究其原因是应付账款大量增加，一方面是由于公司经营业务的大量增加，另一方面体现出本公司信誉也在不断提升，因此综合考虑，流动比率的下降，并不意味着A公司偿债能力的减弱。

4结束语

在大数据时代背景下，会计业务数据计算量越来越大，而且大部分会计工作都是对数据和表格进行处理，并要求数据处理快速、精确。凭借Excel独特的功能及优势，其在会计与财务工作中充当着不可或缺的实用工具，这不仅极大提高了财务人员的工作效率，也将为我们以后学习Python等专业的数据分析工具打下一定的基础。因此，作为财务人员，在日常的会计工作中，应积极学会应用Excel的一些技巧来分析和处理会计数据，提高财务管理水平，以及会计信息化应用能力，推动我国会计事业不断发展。