现代企业行政管理新体系的有效构建

姬效超

（商丘职业技术学院，河南 商丘 476000）

0 引言

近年来，我国对外开放的脚步逐渐加快，企业规模不断扩大，企业数量快速增长，并且越来越多的外企进入中国市场，促使市场竞争愈发激烈。改革开放以来，我国社会经济取得极大的发展，人民的生活水平得到极大的提高，企业的发展模式得到极大的更新。我国企业在学习外国生产技术的同时，也在不断借鉴国外的管理经验。随着我国企业立足国内走向全球，面对不同文化、不同政策、不同市场的差异，必须建立符合自身发展需求的管理体系，以管理促发展，以管理促升级。在企业管理中，企业行政管理工作是要点，行政管理工作发挥纽带作用。由于社会环境发生了较快变化，所以企业行政管理需要适应这种变化，使企业行政管理体系能够适应企业的发展需求。

1 新时代下企业行政管理现状

1.1 管理理念普遍落后

我国企业数量虽多，但企业的规模普遍较小，大型国有企业的数量较少，因此容纳就业的主要是中小型民营企业。大企业发展空间大、规模体量大，因此其管理模式较为稳定，往往采取的是党建思维融合国外的先进管理模式，形成一整套成熟的管理方案。中小型民营企业市场竞争压力大、发展空间小、规模体量小，这类企业往往存在管理理念落后的问题，通常会选择压缩人力成本的方式降低企业的成本，以此增加企业的经济利益。这种方式下，企业往往不具备长远发展的基础，人员更新较快、福利制度不完善、工作强度较大，而人员的频繁流动又影响企业的稳定发展。中小型民营企业管理理念的落后主要体现在两个方面，首先是不重视行政管理体系，这类企业的行政管理体系存在两种现象，一种现象是所有的组织结构均围绕行政管理体系，另一种现象是所有的组织结构均脱离行政管理体系，完全忽视了行政管理体系的纽带作用；其次是不重视人员工作的积极性的激发，在人才管理方面只强调人员技能的发挥，没有充分调动人员的积极性和主观能动性，造成企业发展受限问题。

1.2 管理思维落后

通常，管理理念与管理思维是密切相关的，管理理念落后，管理思维也很难与时代发展相适应。中小企业管理理念、管理思维落后具体体现在3个方面：一是将企业行政管理等同于企业管理，这种思维方式下，企业的行政管理能力得不到有效提升，同时企业管理的能力也难以提升。事实上，企业行政管理是企业管理的一部分，企业行政管理作为企业管理的基础，起到基础性作用，如果将企业行政管理等同于企业管理，就会出现企业管理水平落后的问题。二是将企业行政管理等同于行政管理，很多企业管理人员简单地将企业行政管理理解为行政管理，这种管理思维是十分普遍的，尤其是一些家族式的民营企业中，企业的实际负责人实施的便是行政管理，以政府管理模式为参考，融合家族管理模式，开展企业行政管理。这种模式下，企业的各项制度、所有的决策均取决于企业的实际负责人，企业实际负责人获取的信息便是企业发展的信息资源，企业实际负责人做的决策便是企业实际发展的方向，基于这种管理思维，企业往往不具备科学决策的能力，这类企业的可持续发展能力几乎是不存在的［1］。三是将企业行政管理等同于会议管理，一些企业的规模不大，但是各类会议却很多，这种现象的产生与企业行政管理的思维有着很大关系，当企业负责人把企业行政管理与会议管理挂钩后，企业行政管理的主要形式便是会议管理，通过频繁的会议来实现对企业日常经营活动的管理，这种方式具有一定的效率，但很多情况下，频繁的会议反而影响了企业正常的经营活动，对企业发展产生了消极的影响。

1.3 企业管理手段落后

企业管理手段是体现企业管理水平的关键内容，管理手段在一定程度上反映了企业的管理理念和管理思维。当前，企业管理手段落后体现在3个方面：一是管理手段的直接性问题。企业规模越大，企业的结构越复杂，管理手段也同样复杂；反之，企业的规模越小，企业的结构越简单，管理手段相对较为单一，管理手段必须根据企业的规模进行构建，才能实现对企业的有效管理。如果管理手段过于直接，忽略了企业的规模，则容易造成管理上的混乱，例如100人以上的企业开展管理时，企业的实际负责人要通过组织结构关系实现战略的递延，而100人以下的企业进行管理时，企业的实际负责人则可以通过直接管理的方式实现战略的推进。当100人以上的企业实行直接管理时，很容易打乱组织结构权责关系，使组织关系结构难以运作，造成企业管理上的混乱，企业行政管理手段同样如此。二是管理手段的主次性问题。企业行政管理中，有主次结构的划分，管理人员要分得清哪些是主要结构，哪些是次要结构，避免出现过于关注次要结构而忽视主要结构的问题，很多企业负责人在日常行政管理中，会过于关注卫生管理的问题，这使得行政管理工作普遍偏重卫生管理［2］。事实上，企业行政管理中，预算管理作为衡量企业行政管理效率的关键指标，只有抓好预算管理，才能抓住管理的核心，将行政管理的内容联系起来，如果过于强调次要结构方面的管理，主次结构关系就会产生混乱，进而影响整个管理结构的稳定性。三是企业行政管理的形式化问题。企业行政管理并非是虚无的、空洞的，很多企业负责人认为，企业的重要任务是生产，主要目标是利润，主要管理是财务，将行政管理设定为一种简单的组织形式，这种情况下很容易产生形式化问题。形式化问题一旦产生，企业的管理结构会被打乱，缺乏纽带关系，造成企业各部门各自为政，企业的管理效率将大幅下降，最终影响企业的生产水平和利益水平。

2 现代企业行政管理问题的解决措施

2.1 优化管理理念，明确工作职责

构建先进的组织体系，重点在于明确工作职责。在企业管理体系中，有不同的管理岗位和工作分工，只有明确岗位职责和分工细则，才能有效提升企业的行政管理效率。明确工作职责，要做到每个岗位有职责，每个职责有明细，要从公司运作的角度，正确梳理岗位职责，前期要明确岗位与职责之间的关联，不能盲目增加某个岗位的职责，也不能无故减少某个岗位的职责。岗位职责的内容要与人员的福利待遇挂钩，高薪岗位的岗位职责要多于低薪岗位，重要性也要大于低薪岗位，合理的岗位职责是体现企业管理水平的重要形式，因此明确岗位职责时，要经过细致的研究并形成有效文件，并且文件一旦下发，如果有更改，则需要企业行政委员会进行商讨决定。

2.2 强化管理思维，确定协调机制

在日常的行政管理中，企业的各个职能部门会产生较多的纠纷，因此制定协调机制十分必要。协调机制是发挥行政管理作用的关键。制定协调机制时，要充分认识到协调机制在行政管理中的价值，为协调机制的确认、下发和实施打下良好的基础［3］。协调机制的重点在协调部门的权限，通常来说，协调部门主要是行政委员会的负责人，在企业中需要协调的内容多样，行政委员会的负责人很难全部协调，因此需要在职能部门增加协调职责。职能部门的实际负责人要做好自己部门的协调工作，而部门与部门之间产生的纠纷，则需要行政委员会的负责人进行协调。这种协调机制可以有效提升协调工作的实际效果。

2.3 优化管理手段，做好人员培训

每个企业都有独特的品牌文化、组织结构和企业战略。市场经济下，企业人员的流动性较大，当新的人员加入企业后，要做好人员的培训，人员的培训直接关系到人员融入企业的时间和质量，也关系到新进人员参与工作的积极性，因此做好人员培训是十分重要的［4］。人员的培训离不开良好的培训机制，培训机制在企业行政管理中属于独立的机制，很多企业将培训工作交给人力资源部组织，没有设置相应的培训岗位，这使得企业的培训工作长期处于落后状态。提升企业的人员培训质量，必然要配备相应的培训资源，其中培训负责人、培训计划、培训环境必不可少。企业要招聘本行业有丰富经验的培训负责人，由培训负责人完全负责培训工作，保证人员培训工作的效果。

3 现代企业行政管理新体系的有效构建路径

3.1 加快预算编制体系的建设

行政费用管理是行政管理的核心内容，行政费用管理质量直接体现了行政管理的能力，做好行政费用管理的第一步便是预算编制。在预算编制阶段，要加强预算内容的梳理，建立完整的模板，供预算编制使用，预算编制工作要做好两个要点的控制。首先是预算内容的控制，预算内容都基于超预算情况进行设定，这使得预算编制脱离了预算控制的目标，预算内容过多或过少的情况十分普遍，预算内容过多增加了预算执行的难度，预算内容过少又会影响企业的正常运作。合理的预算编制要有合理的预算内容，预算内容则要根据企业实际运营、战略发展、过往经验进行修正，既要满足企业实际运营的需求，也要适应企业的战略发展需求［5］。其次是预算编制金额的控制，预算的金额过大或者过小的问题在企业行政费用管理中十分常见，预算金额的失衡与缺乏市场调研有着直接的关系。要做好预算金额的控制，必须展开市场调研，对市场价格进行摸底，结合线下和线上的价格资源进行计算，了解价格的变化趋势和政策因素，确定合理的价格区间。同时，要加强预算金额的审核，行政费用的预算金额要经过行政委员会负责人的审核。

3.2 加强费用支出的监管

完成行政费用预算后编制后，企业要将费用预算进行公示。在企业经营活动中，行政费用的支出要严格按照预算编制执行，在不超过预算的情况下，做好费用支出的控制。预算执行要使用专业的信息化系统，在采购行政所需的物品时，信息化系统会自动将预算金额与实际采购金额进行对比，如果超出预算金额，采购的物品将不被通过，应用信息化系统进行预算执行，能够有效提升预算执行的效率，省去了大量的人力成本。在预算执行阶段，要结合绩效指标系统进行预算的控制，为各部门制定行政费用绩效指标，超出行政费用预算，所在部门的负责人要弥补超出部分，而低于行政费用预算，差额部分可以以奖金的形式发给所在部门费用平衡的情况下，所在部门负责人要按照一定比例将绩效奖金纳入次年的预算总额。有效的预算执行模式可以起到提升企业员工工作积极性的作用。

3.3 提高费用分析的效率

费用分析工作是企业行政管理工作的重要内容，企业在进行战略决策的过程中，费用分析发挥了重要的作用。费用分析阶段，要按照每月、每季度、每半年、每年的时间段做好费用分析计划，每个周期的费用分析都要突出3个要点：一是费用的支出情况，费用支出的情况要反馈在费用分析会上，供行政委员会参考；二是费用支出的控制情况，费用支出的控制情况是费用分析的核心内容，反映的是企业财务管理状况，在费用分析会上，财务人员最终表达的实际内容便是费用的控制情况；三是费用的执行计划，费用的执行计划是未来一段周期内相关部门的采购计划。

4 结束语

企业行政管理是企业长远发展的基础和前提。企业管理存在问题，企业的发展就会产生很大的问题，这是市场经济的主要规律。企业管理具有复杂性、系统性和动态性，企业管理机制的建设是长久的、持续的、变化的。提升企业管理水平，要立足于市场环境，加快更新脚步，调整管理思维，不断适应企业的发展需求，这是企业管理的基本方向，也是企业行政管理新体系建设的基本思路。