数字化时代高校智慧财务服务平台建设研究——以H高校为例

李秀花

(广东培正学院，广东 广州 510830)

一、引言

在信息化和大数据时代下，大数据、人工智能、云计算等信息技术迅速发展，信息技术与传统行业深度融合，对各个行业产生了巨大的影响。随着大智移云物区的快速发展，各高校应积极应用数字信息化提高工作效率。随着信息化建设的推进，高校财务逐渐形成业财融合一体化，将财务与资产、设备、科研、收费、采购、后勤、合同等经济事项办理工作流程打通，实现跨部门业务与财务深度融合，形成“一站式”业务办理模式，打造信息流、业务流、数据流“三流合一”，提升高校业务支撑能力、工作效率和便利化程度[1]。高校信息化建设虽然极大地提高了效率，实现了财务和业务的深度融合，但是从各高校的信息化建设过程来看，还是存在诸多问题和难点。因此数字化时代下如何实现高校智慧财务服务平台建设是各高校非常重视和关切的问题。本文结合工作实践，以H高校作为案例，分析高校信息化建设的现状及存在的问题，做好信息化建设规划并提出解决方案。

二、高校智慧财务服务平台建设现状及问题分析

目前各高校纷纷开展财务信息化建设，加强财务工作与业务工作的深度融合，提高了财务工作效率。但是高校在信息化建设过程中还是存在诸如管理系统不兼容、复核工作量大、报账审核程序复杂等各种问题。以下以H高校为例，分析其在信息化建设中主要存在的问题。

(一)财务部门及其他管理部门的管理系统相互独立

根据高校财务信息化的建设目标，高校财务应该和资产、设备、科研、收费、采购、后勤、合同等业务工作打通，将财务工作和业务工作深度融合，形成“一站式”业务办理模式，实现信息流、业务流、数据流“三流合一”，从而不断提升高校业务支撑能力，提高工作效率和便利化程度[2]。但是在信息化建设过程中，不少高校还是存在各个管理部门系统不兼容、信息不共享等问题。

以H高校为例，财务处本部门拥有用友U8系统(总账、薪资)、收费系统、PC端网上报销系统、电子发票小软件等数据库，但其数据相互独立，信息不能实现共享；与其他部门管理系统更是存在信息独立现象，相互不交集，各自管各自的，中间有大量重复数据的录入。这些现象阻碍了高校信息化建设整体水平的提升。例如学校合同管理，学校采购部门、基建部门有各自管理系统，学校办公室有OA合同审批流程，财务处收支管理难，无电子台账，无法做收付款筹划及进行收款预警，支付复核工作量大。由于合同数目随着业务量的增大而增多，合同进度的控制基本靠Excel管理，很难满足发展需要，想全局或全程了解合同情况存在很大障碍；缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，从而影响资金运作效能。难以及时、全面、准确地采集和统计数据，数据搜集汇总工作需要耗费大量时间，影响决策时间和效率。

(二)发票管理难，验票、查重、假发票复核工作量大

根据高校财务信息化的建设目标，高校财务工作应提高智能化、信息化水平。部门高校是在原有财务工作的基础上开始信息化建设的，缺乏统一的、整体的规划，往往是零星地采购一些数据库和软件模块，从而造成财务工作流程不流畅，有些财务工作还停留在人工审核阶段，反而拖累了工作效率。

以H高校为例，财务部门是在用友U8系统的基础上，增加了收费系统、PC端网上报销系统、电子发票小软件等数据库，但是这些数据库数据相互独立，信息不能实现共享，从而并没有形成“一站式”业务办理模式。另外，在政府实行电子发票以来，财务部门为避免发票重复报销问题，先是录入Excel登记进行查重，工作量比较大。由于发票量大，不能一一对其真假进行查验，从2020年起可以通过《防范电子发票重复报销软件》归集发票平台查重，但验真假发票也需要手动操作，需花费人力、物力在发票查验上。

(三)报销审核费精力，财务记账烦琐

各个高校都在加强财务信息化建设，以实现线上无纸化报销目标[3]。但在实际财务工作中，由于各个高校只是在原有工作模式的基础上引入线上报销模块，但还是需要线下纸质发票等报销凭证，电子版发票也需要打印出来，并且还需要在线下找相关领导审批，从而使得财务报销工作更加烦琐，不仅没有提高工作效率，反而招致很多老师怨声载道。

以H高校为例，财务处在原来用友U8系统的基础上增加了线上报销模块，但是目前费用报销只支持PC端线上审批，老师们在报销的时候还是需要准备纸质版报销凭证，并在线下找各级领导审批，无法进行移动审批。H高校的费用无法多项目核算，预算编制比较复杂，线下审批流程比较繁杂。另外，银行支付通过各银行网银支付或者是POS支付，手工输入工作量大，易出错，网银资金难追塑。财务记账烦琐沉重，大量的重复工作，费用统计缺乏多维度统计，手工报表滞后不及时。

三、高校智慧财务服务平台建设规划

针对高校信息化建设过程中存在的问题，本文提出以下建设规划。

(一)建设业财一体化的平台目标

各个高校在信息化建设之前，首先需要明确建设业财一体化的平台目标[4]。一般来讲，高校建设业财一体化平台主要实现以下目标:一是战略支撑，增强高校分支机构复制能力，有助于快速扩张，更快建立新业务；二是通过财务数据的挖掘分析，支持战略决策和优化；三是成本控制，合理管控成本费用，优化企业资源配置，减少财务运营成本，提高人均效能；四是风险管控，资金集中管理有利于加强对资金流动性风险的管控；五是业务合规性风险管控，增强制度及规范的有效执行；六是提供统一、标准、规范、高效的财务交易处理，财务数据统一管理，业务数据可溯源，业务动态及时反映。

(二)建设智慧财务系统的价值提升

各个高校在信息化建设过程中，都会通过建设智慧财务系统以达到价值提升的目的。一般来讲，高校建设智慧财务系统可以实现以下价值提升:一是可以产生经济效益，释放劳动力、降低人工成本；二是实现管理效益，纵向穿透力更强、实现多层级组织业务透明化管理横向协同能力加强，通过平台实现跨职能业务管控与协调，提高业务效率；三是可以获得决策支持，领导层决策、各项制度有系统支撑能得到更好的实施落地；四是业务运营更加透明、数据有源可追、有数据可查，报表具备穿透力；五是进行变革驱动，财务核算职能将被系统完全取代，部分管理职能也将由系统完成，更多的时间将投入经营分析、决策支持，战略规划与落地。

(三)多维度业务支持与管控

各个高校在信息化建设过程中，还需要高校多维度的业务支持和管控，主要包括以下几个方面:一是以多核算体系、多账簿、多准则为基础进行多维度预算管控、费用标准管控和业务合规管控等，从而实现高校财务制度流程化融合，业务数据、报表、台账横向拉通，进而可以实时提取数据。二是在财务系统中融合智能RPA技术和AI人工智能等，通过财务机器人扫描凭证、填制记账凭证、自动登记账簿、编制财务报表，另外还可以利用智能RPA技术编写代码完成一些程序化的财务工作。三是财务系统和基建、采购、科研等其他业务部门系统对接，实现数据对接和信息共享。

四、高校智慧财务服务平台建设解决方案

本文以H高校为例，结合信息化建设规划及H高校特点提出高校智慧财务服务平台的解决方案。

(一)全面集成化拉通内部应用系统

高校在信息化建设过程中，需要实现各部门数据对接和信息共享。首先，校内各部门的管理系统打通对接，通过数据中心共享实现数据统一，让信息化数据互联互通，无缝对接，充分体现数据便捷性和实用性，用友U8系统跟移动化应用平台实现对接，除了原有的总账、报销和薪资管理系统，继续优化结构把预算管理、费用报销、合同管理、报表分析类的归到移动化应用平台，通过抓取不同年度的数据来做横向的比较或者纵向的比较，打造出智慧财务服务平台。

其次，用友U8系统对接银企联/U8网上银行，实现单据驱动在线付款。这样在每年9月份开学时，学生可以通过网上汇款或者转账缴纳学费。财务人员可以在线上审核，也可以导出数据汇总、核对学生缴费数据。

最后，用友U8系统可以对接学校OA和学校微信公众号。比如合同平台，通过对接OA，抓取合同审批的基础信息及附件，创建合同档案、合同台账，财务人员再去补充一些合同的标的，合同的收付款计划，完善整个合同台账信息，创建合同管理。另外，用友U8系统还可以对接百望服务平台，实现发票在线识别和审核，这大大提高了工作效率。

(二)智能化应用促进业财税一体化

高校在信息化建设过程中，可以利用信息技术促进业财税一体化。首先，在高校报销业务中，其可以在百望服务平台上进行电子发票识别和验证，即使是纸质发票也可以拍照上传进行验票。另外，百望服务平台跟税务系统能够进行对接识别，支持手机拍照、微信支付宝电子票夹导入，发票能识别真伪，出现假票、重复报销将无法提交。这样可以大大减少人工进行验票的工作，提高报销工作效率。

其次，高校还可以在原来用友U8系统的基础上增加智能财务服务平台，利用人工智能和大数据等信息技术解决高校各项财务工作，实现预算管理、资金管理、会计核算、薪酬计算、合同管理等工作向数智化转型，这大大提高了财务工作效率。

最后，用友U8系统还可以接入智慧校园，实现财务数据共享。高校财务处、人事处、教务处、科研处等部门可以各自开放端口，进行数据的收集和整理，实现数据的一站式服务，业务部门可以根据需要筛选相关信息，实现数据的实时查看、实时共享和实时更新，确保数据的及时性和准确性。

(三)通过智慧财务服务平台嵌入规则和管理制度优化工作流程

高校财务处在原有用友U8的基础上对接智慧财务服务平台，通过手机的移动应用及审批集成到企业微信，实现手机填报相应的报销单据，审核相应的单据，从而优化工作流程，实现企业财务核算的数智化[5]。高校利用智慧财务服务平台，实现合同资金的筹划，电子合档台账及档案管理，实现收款、付款计划预警，规范合同支付申请流程，还可以按部门项目等不同的维度进行预算编制，通过移动审批并记录多次修正数据，预算调整支持移动审批。申请人在移动端查询单据状态，可进行催办等操作。审批人可以直接在智慧财务共享平台查看预算占用情况，进行超预算审批管理。智慧财务服务平台支持图形报表直观的报表展示，也支持数据穿透，联查到单据明细，直接报销单就生成相应的凭证，大量地减少工作量，实现电子化核算整个业务闭环。同时智慧财务服务平台可以打破原来线下审核方式，实现线上报账和审核，大大简化报销流程，让财务报销和审核更轻松。

(四)报销审批后一键支付

在电子化的环境下，高校通过购买数字化费控管理软件，可以让发票、报销、审批、支付、记账、档案全程数字化管控和一站式报销费控闭环。各部门的电子发票通过扫描可以形成报销单，从而实现教职员工能够随时随地报销；在审批环节，通过智能审批助手进行智能审核；审批成功后可以对接网银实现一键付款。

另外，通过银企联实现通过一个key就对接到不同银行驱动在线付款，通过业务直接进行支付。打通收费系统，主要是获取学生银行信息，在收取费用的时候可以直接看出哪个学生对应哪个账号，直接勾选就可以。报销审批到出纳后可一键支付，可进行单据联查，回单下载支付对账。

(五)费用映射会计科目，一键生成记账凭证，实时自定义报表取数

在人工智能不断发展的今天，高校财务管理的信息化和一体化必将成为高校科学决策和管理的重要手段。高校业财一体化平台，将协助学校以财务管理为中心，以预算为主线，实现财务管理的信息化、事前化和自动化，由原来的人控向信息化控制转变，用业财融合的理念重构财务业务管理流程，有效整合高校信息，多方位多角度减少财务人员工作量，建设涵盖人、财、物的全方位管理与服务工作平台，不断提高高校的管理水平和综合竞争力。智能化应用让工作变得更轻松，智能OCR替代部分人眼的功能，比人眼更准确、更高效、更经济，IPA＆RPA替代部分人手的功能，模仿人类自动在信息系统中的操作流程，AI替代部分人脑的功能，判断信息的内涵，将经验与专业技能软件化。

五、结语

本文主要研究高校财务信息化建设，并以H高校为例，首先分析高校在建设财务信息化过程中主要存在财务部门及其他管理部门的管理系统相互独立；发票管理难，验票、查重、假发票复核工作量大；报销审核费精力，财务记账烦琐等问题。其次针对高校信息化建设过程中存在的问题，提出明确建设业财一体化的平台目标、建设智慧财务系统的价值提升和多维度业务支持与管控等建设规划。最后从全面集成化拉通内部应用系统；智能化应用促进业财税一体化；通过智慧财务服务平台嵌入规则和管理制度优化工作流程；报销审批后一键支付；费用映射会计科目，一键生成记账凭证，实时自定义报表取数等方面提出高校智慧财务服务平台的解决方案。