初创型科研院所的会计信息化建设

彭梅

“十四五”期间，在科技创新的新发展格局下，大批聚焦于成果转化、应用基础研究的新型科研院所应运而生。在当今数字化转型的背景下，各个企业，尤其是初创型单位，都面临着新的挑战和新的机遇，以往传统的财务管理理念已无法满足信息化时代的高要求。新型科研机构唯有顺应信息化时代的发展趋势，方能提升科研机构的会计核算水平和财务决策效率。文章以N研究院为例，就初创型科研院所会计信息化建设存在的问题进行研究，结合初创型科研单位的特点，提出科学合理的应对策略，为其他科研机构会计信息化建设提供参考。

一、前言

《会计信息化发展规划（2021—2025年）》中强调：随着数字经济和数字社会发展，业务创新发展和新技术创新迭代不断提出新的业财融合需求，在新时代会计数字化转型的新形势下，充分运用各类信息技术，探索形成服务价值创造的会计数据要素，有效发挥会计数据在经济资源配置和单位内部管理中的作用，加快推动单位会计管理工作数字化转型。这一规划为会计行业的信息化、数字化发展转型指明了清晰的方向。在“十四五”规划的指引下，准确把握全球信息化脉搏和趋势，贯彻落实国家有关信息化、数字化、智能化发展战略部署，积极探索企业会计信息化的新路径。

（一）初创型科研院所的特点

组织体系方面，初创型科研院所采用市场化运作模式，实行自主经营、自负盈亏。在国有资本的支持下开展商业运营模式，极具组织激励效应，激发团队成员的潜能，赋予初创型企业足够的灵活度和强劲的生命力。

企业文化方面，变革和不确定性是这个时代赋予初创型科研院所最好的礼物。初创型科研院所更具创新精神，在科技前沿方向抢先布局，快速抓住市场机遇，创新试错并及时复盘，对不确定性和挑战更具包容性，及时调整组织体制适应时代发展。

公司目标方面，初创型科研院所从设立初期就致力于破解科技与经济“两张皮”难题，坚持产学研一体化，打造“科学研究－科技成果产业化－高新技术企业孵化”的科技创新链条，提高科技成果转化率，助力初创型科研院所的可持续发展。

（二）会计信息化的内涵

会计信息化是大数据时代下的发展趋势，是会计与信息技术的结合，以会计信息为管理信息资源，利用信息技术建立数据共享共融平台，集成销售、采购、合同、财务、人力资源等模块，实现决策科学化、管理精细化、办公无纸化等目标。会计信息化建设是企业顺应新时代信息发展趋势的必要举措，是企业管理信息化的重要组成部分，有助于企业的高效经营决策。

二、N研究院简介及其在会计信息化建设中存在问题

（一）N研究院简介

N研究院是2020年新成立的科研事业单位，是某集团公司和市政府深入贯彻落实创新驱动发展战略和长三角区域一体化战略、加快新一代网络信息技术创新而设立的重要载体。瞄准重大战略需求与前沿技术发展方向，以建设一流研究院为目标，聚焦智能物联网领域感知、存储、计算等关键共性技术、关键产品和系统的研究开发，重点布局感存算一体化、类脑计算、车路协同、智能博弈与认知以及机器人等核心技术方向，引领支撑科技产业发展。

（二）N研究院会计信息化建设存在的问题

1.N研究院初创阶段缺乏有效的顶层设计

科研院所的信息化建设工作是以科研项目管理为核心，集财务、采购、合同、人力等为一体的复杂工程，需要运用系统性、整体性思维进行资源、信息、基数的整合。但N研究院成立初期，领导班子对会计信息化建设的目标不明确，缺少主责部门和专业人员，未对信息化建设进行统筹规划，不能有效整合各业务模块资源，导致业务环节被人为分割、數据信息分散割据、工作流程不顺畅，形成了各业务之间分离的“孤岛式”信息环境。

2.财务核算系统与业务系统分离

集团公司层面对会计信息化建设的重视程度不够，在成立N研究院初期大力推行会计核算系统，仅能满足传统的会计核算需求，未充分考虑与业务系统的融合，在浪潮核算系统已经上线的前提下，另行开发财务报销系统便不可避免地形成了业务系统与财务系统分离的情形，对业财一体化的发展带来了不小的挑战。由于不同系统之间的标准不统一，财务信息与业务信息存在脱节现象，财务人员往往处于被动接收业务信息的状态，致使财务处理滞后，财务信息的可靠性和及时性大打折扣，不利于支持管理层的经营决策。

3.财务信息的基础数据碎片化，整合存在困难

N研究院在初创阶段，财务报销工作处于纯手工状态，单据的审批、数据的计算完全依赖于人工审核，可能存在计算错误或审核失误的问题，致使财务的基础数据零散且准确度不高，存在会计信息失真的风险；人力资源信息、资产数据、库房数据等均由人工通过Excel等软件编制统计，数据无法互通，增加了基础数据输入输出的重复工作量，也无法及时跟踪资产的进销存状态，不便于资产的实物管理和数据信息的集成管理。

4.信息传输过程中存在泄密风险

会计信息化在提高财务工作效率的同时，也带来了数据泄密的风险。N研究院设立初期的定位是承接国家重点科研方向的项目，在申请一级保密资质的过程中，对信息系统的安全性提出了新的要求，把保密要求提到了新的高度，这无疑对信息化设备及网络安全带来了极大的挑战，在科研项目的承接和研发过程中涉及大量的保密信息，一旦泄露，可能会对研究院的运行甚至是国家发展造成不利影响。

三、N研究院会计信息化建设的应对策略

（一）全面梳理N研究院的业务环节，优化会计信息化流程

以财务数据需求为核心，对关键业务流程和相关单据进行优化，在OA办公系统中建立财务管理系统，将财务管理模块与采购、资产、合同、科研项目管理等流程进行整合，绘制如图1所示的会计信息化流程图，加强业务与财务的融合，业务活动生成财务价值，财务参与业务的过程管控，实现业财一体化，打通各业务之间的信息传输渠道，提升财务数据的质量、价值和可用性。通过将项目管理与财务模块的结合，在报销时选择相应的研发项目字段，同时关联项目的预算数据，则可自动在核算时将费用归集到具体的研发项目，并可进一步生成研发项目经费预算执行情况数据，强化研究院的预算管控效力。严格管控资金预算、追求资金效益最大化对处于初创阶段的N研究院来说，无疑是保障N研究院可持续发展的最佳驱动力。此外，在N研究院会计信息化建设中，建立了“采购－合同－报销”一体化的采购业务流程，利用采购订单编号、合同编号等作为唯一标识，与财务报销单相关联，支持采购业务全信息联查，有效加强合同的全周期管理，降低研究院经营的合规风险。（见图1）

（二）将内部控制嵌入到关键业务流程，确保内控的有效执行

系统分析各业务流程中的关键控制环节，梳理各环节风险点和控制措施，推行“制度化管理、流程化运行”，将制度流程化，通过设置关键节点的审批权限，从源头上实现合规审批，保证财务原始单据的流程完整、规范。对有特殊费用标准限制的业务，将费用标准规则配置到各业务环节中，实现系统自动审核，避免超标准报销的违规情况。充分利用信息技术进行数据的多源集成，实时跟踪内部控制的运行情况。科研项目作为N研究院的核心业务，严格管控科研项目的经费支出情况是研究院的首要目标，通过OA办公系统打通财务模块和项目管理模块，将项目经费预算数据集成到财务报销单据上，实时呈现项目经费的支出情况，并在报表模块汇总形成科研项目的预算执行情况表，强化预算的过程管理。

（三）统一基础档案信息的入口，打破各业务系统的壁垒

通过建立统一的数据标准，实现各业务系统中会计数据的互通和共享，提升会计数据共享水平，提升会计数据治理效力。基础档案信息关系到会计基础数据的可比性和可扩展性，统一基础档案信息的输入入口，则可以从根本上解决数据一致性问题。在OA办公系统中，所有人员的基本信息统一由人力资源部在人力模块中新增和维护，供应商档案资料和物料信息则统一由采购部门在采购管理模块进行维护，固定资产的信息则通过OA办公系统生成固定资产台账，利用数据接口配置打通核算系统和OA办公系统，将固定资产信息同步至财务核算系统中，避免人工重复输入的工作量，也大大提高了数据的准确性和有效性，保证折旧数据的可靠性。

（四）推行科研财务助理制度，提升科研项目管理水平

N研究院成立初期，院内员工来自不同行业，对科研院所的管理认知不统一，各实验室员工都致力于科研项目论证和试验的工作中，为解决实验室与财务部门对于财务报销、预算等方面的信息不对稱问题，研究院大力推行科研财务助理制度，在各实验室中按项目配备一名专业的科研财务助理，在预算编制、费用报销等方面为科研人员提供专业化服务；同时，在会计信息化过程中，定期对科研财务助理进行系统培训，加强科研财务人员对信息化系统的了解和使用，有效减少审批单据退回等不必要的返工情况，提高报销效率，也强化科研财务助理对预算刚性约束的认识，保障预算执行。

（五）搭建独立的内外网络系统，实现完全的物理隔离

为充分满足一级保密资质申请要求，N研究院从系统设计上采取了物理隔离手段，分别搭建内外网络系统，内网主要运行OA办公系统，无法访问互联网，确保内网数据的安全和稳定，外网则可连接互联网，定期将外网数据导入到内网中，在内网上更新汇总所有数据，实现数据的统一性和完整性。同时，搭配OA移动客户端，打造便捷式、一体化的协同办公平台，实现智慧办公，提高办公效率。

结语：

随着大数据、人工智能等新技术创新迭代速度加快，经济社会数字化转型的全面开启，数字化应用场景对会计信息化实务和理论提出了新挑战，也提供了新机遇。在会计信息化十四五发展的关键时期，初创型科研院所应抓住会计信息化的机遇，大力推动会计信息化进程，利用信息化手段将零散数据转变为标准化、结构化数据，形成数据资产，发挥会计数据的价值创造功能，进而实现会计工作数字化转型，最大程度激发初创型科研院所的灵活性和创造性，增强科研院所的核心竞争力，助力国家科研创新驱动发展，为实现科技强国谱写新篇章。