探究内部协同管理系统为企业运营带来的效益

郭婷婷

（兖矿能源（鄂尔多斯）有限公司，内蒙古 鄂尔多斯 017010）

科技的发展让企业也随之上升了一个新高度，现代信息化时代的到来让经济不断的繁荣，对于企业来说，既是机遇也是挑战，企业拥有了更大的发展空间，互联网也给企业带来更多的信息，但随信息数量增多，企业不能再使用传统的方式处理大量的信息，因为这不仅需要很多的劳动资源，还没办法把握信息数据的准确性。企业传统的文件传递不能满足于企业快速发展的脚步，大量的文件如果要通过层层把关和传阅，会造成企业内部环节的瘫痪，阻碍企业自身发展，给企业经济带来一定的影响。内部协同管理系统可以帮助企业解决这一大难题，现阶段每一个企业都会在运营时用到管理系统，减少了传统复杂流程的低效率，企业员工通过系统实现企业文件共享，不仅提高了员工的工作效率，也使企业整体的效率也随之提升。现代企业会根据自身条件为自己量身定制专用管理系统软件，根据对企业每一部门的需求和特点进行调研，先进行框架设计，再根据每一框架详细设计，然后进行开发和系统测试，让系统贴合企业每一部门或环节，增强系统稳定性与安全性，让企业在实际运营中，感受到系统带来的方便。

从企业角度来看，企业根据统一的管理系统，让企业实现线上办公的统一平台，实现高效办公、高效管理、统一流程和明确权责。员工通过这个系统能够更好地规范自己，提高自身的工作效率，在工作上实现高效管理，每一位员工在完成工作时传到管理平台，有助于员工之间的工作协作，也有利于管理干部时刻掌握工作的进度，提高工作进度和完成度，减少工作之间出现反复拖沓的情况，管理系统上也可以实现异地办公，员工可以在异地实现统一管理，在平台上可以发布和保留信息，实现资源共享，企业实现有效的信息整合，在企业内部实现统一管理。

在企业发展中，企业制度和企业文化是非常重要的，在企业制度的颁布和执行上也能够实现统一，企业在管理系统平台上，颁布企业制度和通告，在线上让每一位员工熟知，每一位员工可以将自己的信息和工作知识、经验等给传达企业线上平台，员工可以随时关注企业的发展和学习企业的文化。企业协同管理系统改变了传统的纸质企业办公模式，利用线上的信息共享平台，可以实现多人办公，对于某一员工的工作内容进行线上编辑和讨论，还可以对公司的某一文件进行共享、审批、传阅、归档等，缩短工作时间，减少无用的工作流程，提高员工整体工作效率，减少纸张浪费，间接保护环境。

传统的文件往往需要一式多份，需要员工之间来回奔波去交流，完成后还需要员工向上级不断汇报，如有需要改动的，员工又要重新返回来传达给其他员工，不仅费时费力，还影响工作进度。在系统平台上，上级可以通过网络编辑文件，发布到平台，员工可以同时收到自己的工作内容，通过平台员工实现无纸化办公，节省了传统办公所浪费的纸张，这种模式是企业时代发展的必经之路，也是企业经济发展速度提升的必然选择，满足了企业在现代化发展的要求，企业实现协同管理办公是企业现代化的标志。协同管理系统在企业发挥的作用不仅仅是实现无纸化办公，还能够搭建关于企业共享的知识平台，将企业员工共同积累的经验和技术知识进行整理和存档，让员工参考和学习，间接运用到自己的工作中，从而提高办公效率，不知不觉中员工的个人能力也得到了提升和发展，让员工充分展现自身的价值，提高企业的响应能力，加强企业员工之间的协作能力，方便企业管理和领导。

一、关于内部协同管理系统介绍

OA办公系统是办公自动化的简称，利用先进的网络技术，开发的企业内部自动化管理系统，他根据企业自身特点，制定企业内部平台，为方便有效地管理企业，实现企业高效合作，有效管理企业员工。随着现代化的发展，有关于OA办公系统的软件已经成长为不需要大量的行政人员做基础的文件传递工作，甚至不需要人工整理道勤，电子打卡可以直接上传到平台，平台通过数据直接分析出企业员工的考勤率，通过OA办公系统，企业各种办公活动都可以借助系统完成，直接提高企业整体的办公效率和质量，间接促进企业发展，提高企业经济效益。

OA办公通过企业自身的管理需求实现企业自动化办公，使员工得到系统的管理，减少无用办公。员工登录系统时需要通过个人认证，管理自己的通讯录，可以安排自己的日程，写自己的工作内容，有助于企业统一管理员工，让企业领导看得到每一位员工每天的工作成果，根据员工的工作能力决定工作的职位和薪资，提高了员工之间的竞争力，有助于提高员工自身的工作能力，系统可以将员工分类管理，员工有不同部门或不同工作任务时，可以通过当下的情况建立工作组，有助于工作组组长统一发布公告和任务，也方便员工随时查看文件和工作进度，还可以通过系统召开线上的小型会议。

随着时代的快速发展，企业信息化建设速度加快，OA办公使企业提高竞争力，实现现代化管理办公，员工可以通过OA办公系统居家上班，在家里完成工作内容，企业也不会因为无法开展工作面临停滞的状况，企业领导通过办公系统在平台上发布工作内容及工作安排，员工通过系统得到自己的工作内容，每天根据线下上班的要求在线上实现打卡上班，下班时间递交自己的工作成果，企业也可以随时掌握每个员工的工作动态，方便企业管理，提高企业生存发展的能力，使企业能够正常运行和发展，员工也可以不受地点和环境的约束，通过系统实现自己的价值，保障自己的生活。

二、企业内部协同管理效能内涵

协同管理在现代化企业管理中的作用随着时代发展越来越大，协同管理是企业现代化发展的必然要求，企业要想不断发展壮大，提高经济效益，必须使企业各阶层管理者协同管理企业，提升企业管理效能，使企业稳步发展。管理效能是以企业发展为战略目标，通过工作之间的合作和协调实现管理者的目的，管理效能最能反映一个企业的综合管理能力，能够衡量企业管理者的效率和质量，保证管理达到企业预期效果。

企业不同阶层的管理者之间是相互独立的，但又是相互合作的。不能根据一个阶层的管理和效益决定一个企业的发展，要看企业各阶层管理之间的合作，企业各阶层之间相互影响，每一环节都是不可缺少的。高层管理者的管理效能影响着下一阶层的管理者，高级阶层下达的任务和目标，要通过中级阶层合理地分布和开展，实现企业经济效益，所以每一环节都是环环相扣，无法分割，不能根据单一环节决定企业的发展，在企业内部协同管理系统中，企业能够高效发挥内部协同作用，层层发布通知，实现企业员工在线完成工作任务，实现在线领导。

不同的工作部门可以减少企业线下交流，改为线上完成，减少了企业部门之间繁杂的流程，提高工作效率，不同部门之间通过系统实现共同办公，提高企业的管理效能，提高企业竞争力，企业内部也能够通过办公系统锻炼优秀的企业团队，整体提升企业经济效益，实现共同发展。内部协同管理系统还可以整体观察企业内部组织结构，在企业运营时通过系统发现其中存在的问题，避免各层职责划分不明确、减少各层对各项负责人不明确的情况，让各层管理者都能够明确观察到每项任务的成员和标准，增强管理效能，提高管理手段。企业内部协同管理也将员工的工作内容透明化、公开化，在员工的人事任命和绩效管理中也能够做到公平公正，提高员工的积极性，实现公平管理。

三、内部管理系统在企业中的具体应用

（一）提高企业整体运营效率

企业可以利用协同管理系统获取收益，提高企业办公效率，企业员工按照系统平台上发布的流程完成工作，企业领导通过平台进行统一审批，在审批完后还可以填写审批建议，协同管理系统将其工作流程规范化，有利于管理员工，使员工有效完成工作任务，员工通过审批后，可以将完成的工作转入系统共享文件中，有利于企业在完成一年的工作后，进行年度总结，建立年度工作表，系统的审批流程是公开的，领导下达任务后也能够通过后台看到员工是否全部已读，也可以将重要工作置顶，合理地安排工作顺序，让员工有序地完成任务，减少因为避重就轻造成的工作失误。

（二）企业经济效益提升

企业通过系统提升工作审批流程速度，公告发出后，企业员工可以设置自身工作任务所需要的时间，时间到达后，领导在系统上可以收到提醒，表示工作在指定时间内完成，提醒领导进行审批，系统使工作能够层层把关，使工作流程变得严谨有序，那一环节出现问题都能够一目了然，直接找到问题所在，减少了工作中出现的失误，企业领导还可以进行业务催办，员工收到业务催办时，会出现置顶消息，和颜色提醒，让员工有效完成工作，减少因员工延缓造成的工作内容拖沓，有效提升企业经济效益。

（三）提高企业办公效率

在系统内部，企业领导合理安排好工作进度，按时间段安排给员工工作内容，阶段性地完成工作，提高工作效率，按照规定的工作流程，提升业务审批效率，可以将不同方案进行线上比对，企业领导能够直观地看到方案的优劣，整合工作资源，进行电子化审批，合理分配工作任务，减少企业人力资源的消耗，通知下达后，系统自动将员工的工作内容排序分类，根据工作所完成的时间进行排序，员工可以合理地安排工作时间和工作内容，提高企业办公效率，员工还可以通过系统平台进行沟通，有助于工作的完善，出现问题也能够及时地找到责任人并解决。

（四）跨企业协同管理

企业与企业之间也可以通过连接，实现工作跨企业办理，增强企业之间的合作，促进企业与企业之间的有效沟通，不同企业的员工可以通过平台论坛有效沟通，上传和共享文件，加强企业之间的协作，这适用于不同企业的协作，也适用于总企业和子企业之间协作，有利于工作的协同管理，企业之间共同协作，有助于企业实现双赢，共同提高经济效益。

四、内部管理系统为企业经营带来的效益

（一）门户网站的建立

企业通过内部协同管理平台建立自己的网站，具有专属的门户首页，内容上实现企业的文化和企业的通知公告。在网站上可以查到很多信息，系统可以根据用户的搜索提供索引功能，使运用网站想要了解信息的人方便快速找到子网页，企业可以将部门都设置一个子网页，让各部门管理自己的网站信息，统一归纳到企业总网站上，可以让员工根据自身所在部门，快速查找和了解相关信息，各部门可以通过网站上传文件等，使部门内部方便查阅，企业总网站还可以根据总结部门网站数据，建立数据表，使各部门的工作效率明显地展示出来，以便于加强企业各部门之间的管理，提高企业各部门员工的积极性，提升他们的工作效率，增强企业部门之间的联系，为企业获得经济收益。

（二）企业内部信息库的建立

企业可以通过内部系统建立自己的信息库，将企业各部门上传的文件进行分类，将文档建立目录，企业员工可以通过搜索关键词，找到自己所需的资料，便于企业员工进行查阅和学习。企业建立内部信息库的同时可以通过系统设置只有内部网络和设备可以进入信息库，保证了企业文件的安全，而且在查看加密文件时，不能够复制和拷贝，保护了企业的信息，以免对手企业窃取信息和文件，相对于纸质传统的模式来说，企业内部管理系统能够很好地保护企业内部文件。

（三）共享网络和共享文件

企业员工可以通过共享网络和共享文件共同完成一件工作内容，大大提升了工作效率，减少了不必要的工作流程，员工可以同时打开某一文件进行编辑，企业领导还可以随时监控工作的进度和流程，在后台能够直接观察到每一个员工的编辑内容，将一份工作同时完成，减少工作时间，减少不必要的工作流程，员工可以通过共享协同其他员工共同完成。通过共享文件完成同一文件。

（四）企业文件加密

企业可以在电子文件中加入独一无二的电子签章，让文件保持有效性，保护文件的安全性，保护企业知识产权，维护企业利益，电子签章需要通过密钥才能使用，使企业文件通过领导层层把关，才能允许文件盖上企业电子签章，维护企业利益，增强企业的安全性。机密文档在授权终端上始终以加密形式保存，文档打开时自动解密，保存时自动加密，不影响用户使用习惯。加密文档即使流传到外部，无法打开及使用。加密文档的使用过程中，用户不能通过复制粘贴，截屏，打印（包括虚拟打印）等方式窃取加密文档中的内容。免费支持各种应用，不论是办公文档，设计图纸，开发代码或是它们的压缩包文件等，都能进行加密保护。支持自定义安全密钥，能自由选择加密算法，安全性尽在用户掌握。将设计图纸、开发代码、财务信息、客户资料等重要的电子文档在完全不改变用户的习惯下进行自动加密，即使这些文档被非法带离企业也无法解密和应用。授予客户、合作伙伴等外界对象加密文档外发查看器，限制其在指定客户端上打开文档，规定使用加密文档的打开时间、打开次数等。可以在手机、平板等移动终端正常查看办公类加密文档，满足企业的移动办公需要。根据企业不同的部门，如市场部、技术部等创建不同的安全区域，并把各部门的文档放入对应的安全区域中，实现文档的部门隔离。对于需要出差的同事，给予有限的离线授权，允许外出继续使用加密文档，文档仍能保持加密状态，只能在被授权的计算机上使用。

（五）规范工作流程

企业可以根据系统制定工作模块，根据工作模块自动生成数据对比，统计企业工作数据，将待办事件进行整体分析，系统还可以将待办事件进行分类，例如按时间、难易程度用性急表示，每一个待办事件后面附有事件责任人，直接搜索责任人就能完整地表现出这个员工所完成的工作内容列表，根据工作完成度制定工作报表，根据报表进行直观的分析，有利于管理者进行决策，让员工得到正常的劳务报酬，根据员工能力分析员工的职位，提高员工的积极性，系统可以将员工的数据整合从多角度分析员工能力。企业财务也同理，可以根据报表分析企业收入和支出，直观地看到企业的财务数据情况，让企业领导能够根据数据和报表做出正确决策准确了解企业所处的阶段。

（六）系统安全性和加密模式

企业内部管理系统可以基于成熟的驱动层兼应用层加密技术，更具有智能缓冲技术，让系统保持稳定的同时兼具性能与安全。系统可以满足强制加密、智能加密、只读加密、只解密不加密等多种加密模式，满足企业的多种应用场景需求。通过权限控制、对外交互、离线办公等功能，全面覆盖企业内部各种常见应用场景。

系统还可以将ALL IN ONE一体化的管理模式介入，管理员只需在终端上安装一个客户端，通过一个控制台实现信息防泄露等全部终端管控。系统可以使用备用服务器、网络故障应急机制和明文备份服务器，从容应对主服务器无法连接、断网、断电等各种状况，保证企业员工在突发情况下还能够正常工作。

系统可以结合审计、管控、敏感内容识别一起组成三维智能信息防泄露整体解决方案，四种强力技术，帮助企业达到一流的信息防泄露效果。系统还可以根据企业需要制定信息防泄露解决方案，通过审计、管控和加密三重保护企业的信息资产，使得企业实现“事前防御—事中控制—事后审计”的完整的信息防泄露流程，帮助企业构建起完善的信息安全防护体系。文档加密系统，采用高强度加密算法对Office、CAD、Photoshop等各类常见电子文档实现加密，完全不影响企业员工的原有使用习惯，同时矩阵式的文档保密授权机制及完备的外发和离线授权机制，在各种状况下保证文档安全。

企业中的移动存储设备作为日常的信息交换载体几乎在所有规模的各类组织中被广泛应用，然而超强的便捷性也为企业管理者带来高泄密风险的困扰，在鱼（便捷性）与熊掌（安全性）之间难以取舍。

移动存储管理解决方案可以对各种移动存储设备进行集中管理，帮助企业规范设备使用，遏制外来病毒入侵，防止内部重要信息泄露。全面管理企业内部流转、应用服务器存取、文档外发、离线办公四大文档应用场景，无论何时何地，加密文档都能得到高强度保护。禁止USB移动存储、蓝牙、光盘刻录及任何新设备，有效防止外部设备随意接入盗取重要资料而导致泄密，使内部移动存储在部门以外的非授信环境中无法使用，防止因U盘丢失导致内部机密泄露。将移动存储设备制成加密盘，只能在装有企业特有的客户端的计算机上才能使用。控制对移动存储设备的读写，限制财务部、设计部、开发部的重要文档通过U盘非法转移随意流传到其他部门。限制首次接入的移动存储设备自动播放，防止因U盘泛滥带来的病毒扩散至企业内网。详细记录移动存储设备接入网内插拔使用等相关情况以方便审计。与文档操作功能相结合，记录包括在移动存储设备上的所有文档操作信息，并在违规操作发生时自动备份文档并详尽审计还原事件，防止企业文件丢失。

五、结束语

现代化企业通过内部管理系统提高管理效能，增强企业竞争力，为企业的良好发展奠定了基础，有利于企业管理者更好地组织企业员工，完善企业制度，加强企业协调能力，简化办公流程，提高企业员工凝聚力，增强员工积极性，让企业不断发展，完成企业目标，实现企业可持续发展化道路。