新时期人事档案信息化建设与档案管理浅议

□赵云云

人事档案是专门档案的一种，记录和反映个人经历、学识水平、德才表现，以个人为单位，按照既定规则和方法进行整理和统一保管，是党和国家机关、社会组织在人事管理实践中不可或缺的历史记录。单位档案管理现代化水平与其档案信息化程度相关，因此优化单位的人事档案管理工作十分关键。在新时期、新形势下，结合人事档案管理特点，利用计算机、缩微、复印、传真、摄影等技术，加强单位人事档案信息化建设，实现档案从纸质文件生成、制发、归档到调阅查询管理的全过程控制，进行信息化管理，是档案事业发展及人事档案管理的必然趋势和要求。

1.人事档案管理现状和不足

1.1 管理方式相对落后

单位的人事档案管理工作依旧采用传统管理方式，主要依靠人工劳动，管理方法单一，统计时依赖手工录入，更新速度缓慢，工作效率极低。部分单位人事岗位人员变动频繁，使得人事信息管理缺乏连贯性，人员信息在交接过程中易出现疏漏。随着时代发展，传统的管理方式已无法适应新时代档案管理要求，需要组织建设档案信息化管理。

1.2 人事档案存储短板

传统的人事档案大多以纸质存储为主，单一的存储方式对纸质档案依赖较强，在出现突发情况后，将面临档案无可查证或者档案部分丢失的可能。需建立专门的档案室并配备专业人员进行管理，以应对其庞大的空间。

1.3 人事档案管理队伍欠缺

人事档案管理队伍建设是进行档案信息化建设的基础。大多单位人事档案管理人员，通常以不断摸索的方式学习档案管理规定要求，对档案建设缺乏全面认识，对档案信息化建设的认识较为模糊。

2.人事档案信息化建设的重要意义

2.1 提升人事档案服务能力

《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，在数字化和智能化的时代背景下，档案管理也需要跟上时代的步伐。因此，规划鼓励并支持各单位推进传统载体档案数字化和信息化建设。档案信息化是档案管理发展的必然选择，人事档案信息化建设是提升档案现代化服务能力的重要抓手，是档案现代化管理的发展趋势，是提高档案信息资源服务效率的重要手段。

2.2 提高人事档案管理工作效率

通过进行档案信息化建设，借助信息化技术对以往传统的人事档案纸笔记录模式进行有效改变，完成人事档案信息的记录、转移、保存、使用等一系列工作，实现人事档案数字化管理，较于传统人事档案管理手段，能够更加便捷高效地开展档案的录入、查询和更新工作，实现便捷查找和动态管理，可极大地简化管理人员的档案管理工作，实现高效办公。

2.3 提升人事档案信息安全程度

人事档案管理工作中，纸质档案因受到材质的局限性，面临着档案保存的天然性风险，同时，纸质档案在经过多次转递、翻阅后亦存在一定程度的磨损问题，从而影响到档案完整性。实现人事档案信息化管理，既保障档案完整性，又减少污损破坏和工作量。此外，合理地借用信息化存储工具、磁盘存储技术及通用技术，通过信息保密工作的相关设置，实现人事档案数据材料的转递、迁移和共享工作，有利于提升档案信息材料有效使用率并减少传递过程存在的风险，提升档案信息化安全。

3.人事档案信息化建设建议

3.1 树立档案信息化管理意识

档案信息化在某种意义上为“信息化观念”，单位领导要进一步提高政治站位和工作站位，树立人事档案信息化管理理念，高度重视人事档案信息化建设，切实把档案管理工作与信息化深度融合，引领人事档案信息化建设工作开展。强化档案工作人员的信息化管理素养，提高其思想重视程度，全力保障信息化工作顺畅实施。只有正确认识到人事档案信息化管理工作的意义和重要性，才能自觉地在人事档案信息化建设的工作中不断尝试创新、寻求突破。

3.2 提升档案信息化建设水平

加强档案信息化建设，选用适合单位人事档案管理的软件，并制定相关规章制度，规范档案管理。完善档案管理工作职责，改革档案信息化管理体制。单位要配备计算机、扫描仪、专用设备等硬件设备并购置相关软件，将纸质人事档案资料按照相关规定整理输入，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，既保留纸质档案，又转化为数字化档案，加快档案信息的数字化速度。在保证档案信息安全性的前提下，进行密级的划分和身份验证，并设置访问授权、用户安全级别、密码等功能，以便针对不同身份使用者，提供相应信息查询权限。

3.3 提高档案管理员综合素质

加强队伍建设,提高业务素质，一方面要配足专业档案管理人员,保证人员相对稳定；另一方面要注重档案管理人员队伍培训，进行相应业务知识学习，使其深入了解档案管理规定和要求，迅速积累业务经验，熟练掌握相关技能，提高人员能力和素养。□