提高工程档案质量和管理水平的思路探析

□李 朝

档案具有存史、资政、育人的重要作用。2021 年，习近平总书记对档案工作作出重要批示，要求把蕴含党的初心使命的红色档案保管好、利用好，把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好，更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众。水利工程项目在实施过程中，自然会产生大量的文件资料，按照相关规定，对此进行整理留存，即可形成工程档案。工程档案涉及的信息对整个项目能否顺利实施具有重要作用。高质量、完整的工程档案能够为日后建设提供参考，同时也能回溯工程项目建设过程，为运行中的各类问题寻找根源。可见，工程档案整体情况直接影响着工程项目的顺利建设和后续运行。分析当前各类工程项目档案管理实际情况可知，收集、汇总、分类、储存、运用等各个环节是个有机整体，不论哪个环节出问题，都将直接影响档案资料的完整性。因此，必须从实际出发，系统提升工程档案质量及管理水平，促使工程项目建设更加规范化、制度化。

1.工程档案的内容及作用

工程档案，主要指的是从工程项目提出、立项开始，直到审批、设计、施工，再到竣工的整个过程中形成的各类工程资料，其中包括声像、电子、文字、图表、实物等各类记录形式。工程档案主要有以下3 方面作用。

1.1 工程建设过程的“记录者”

现如今，社会与经济发展势头强劲，促使我国高度重视基础设施建设。工程项目档案作为工程项目建设过程的“记录者”，通过“能收尽收、应收尽收”的方式，提供可靠数据供工程建设参考，保证工程项目在维修、扩建等环节顺利实施。特别是影音档案，能够全天候、全方位地完整记录工程项目建设过程。

1.2 工程建设质量的“晴雨表”

工程档案的质量主要取决于资料的完整性、真实性、准确性。从工程开始直到竣工，都需要进行资料归档和管理，以提高科学化管理水平，更好地保证工程质量，进而为整个工程施工提供较全面、真实的依据和凭证。

1.3 工程建设发展的“数据库”

工程档案记录的工程项目建设各个环节的信息，可以辅助各项工作的开展，提升管控水平，进而提高各类资源利用率，这对工程项目单位效益提升具有重要作用。提升工程档案科学化管理水平，能够促使施工流程和各项管理工作规范化、有序化，对促进工程的长远发展具有重要意义。

2.工程档案管理现状

我国高度重视制度规范化建设，各地区、各单位在保证工程档案管理的制度化、规范化、标准化方面，相继颁发了一些有关工程档案的管理性文件。这些文件明确了各方主体的工作要求和职责，提出必须做好工程项目档案工作的监督、检查、指导与考核各个环节的工作，确保工程建设项目档案资料及内容的完整性、准确性、安全性。在此过程中应当科学合理利用有效控制手段，提高档案部门执法效能，逐步实现工程档案管理的程序化、规范化、标准化。但在具体实践过程中，还存在项目负责人对档案不重视、档案员“单打独斗”、凑数造假、形式单一等问题，需要下力气予以解决。

3.提高工程档案质量的实践对策

3.1 积极宣传工程档案的作用

工程参建人员是工程档案形成的主要参与者，只有保证人员思想认知到位，认识到工程档案对推进工程项目顺利建设的重要性，才能保证工程档案管理工作落到实处。因此，档案管理部门应当加大宣传力度，促使工程项目各岗位人员正确认识，逐步提高其对档案资料收集、整理等环节的重视程度，强化工作责任心。对此，在工程建设初期，需要进一步明确项目负责人的职责、权限，促使其充分了解并掌握档案管理工作内容，从工程材料的收集、整理、归档等细节入手，将其纳入到人员岗位职责中，确保在建项目档案工作能够始终与项目建设进度同步，项目负责人必须重视对工程档案资料重要性的宣传，将档案工作贯穿整个项目全过程，通过事前、事中、事后、验收全生命周期的管理，切实保证档案管理工作有效性、科学性。

3.2 建立健全档案管理制度机制

为保证工程档案管理工作落到实处，需要建立健全档案管理制度机制，确保各项工作能够有序开展。工程项目在提出立项阶段就应当建立健全项目前、中、后期资料管理标准，这一过程要求相关人员必须遵守档案法律法规，同时还要明晰各参建单位的责任。在此基础上，针对工程档案的要求、程序、细则等环节，必须加大力度严格管控备案、报送过程，主要目的就是确保工程档案整体管理质量。当然，为促使档案管理制度机制能够切实得到执行，在项目实施过程中档案主管部门应当进行有效、系统的监督，借助有关规定，如档案验收办法、管理规定等，构建出完善全面的监督机制，切实保证工程项目档案的准确性、有效性、可靠性。

3.3 强化过程参与，实现同步管理

工程档案管理人员必须全过程地参与到工程项目中，这就需要从工程建设项目的提出和筹划开始，直到竣工，整个过程必须保证制度建设完善，注重对工程项目的全过程控制。相关工作人员应当积极学习档案法律法规，严格遵照档案相关管理要求，开展各个环节档案资料的收集、汇总、整理、分类等工作。与此同时，必须进行严格审查、审核，确保工程档案资料完整、统一、规范。在工程竣工验收阶段，建设单位与档案管理人员需要一同参与，保证项目竣工验收与档案资料验收同步，促使工程立项开工、施工过程、完工验收能够与竣工资料的收集、形成、验收环节相统一，从根本上保证工程档案资料质量。

3.4 积极引入新技术，创新管理

全面提升工程档案资料管理水平，需要积极利用计算机技术、信息技术等优势，构建出信息化、数字化档案管理模式。在具体实践中，档案管理人员只有树立正确的信息化管理思想、掌握信息化管理方法，才能逐步构建相应的管理模式，依托网络，借助计算机建立健全工程电子文件类的资料，进而逐步实现标准化、信息化。分析工程档案形成整个过程，不难发现，从立项到竣工验收，当中涉及的档案资料及内容都是由不同单位产生，因此，为了保证各个单位、部门、人员能够良好沟通，工程档案管理部门应当有计划地搭建数字化网络平台，为各方提供网络共享空间。这种管理模式不仅可以提高管理效率，而且也能够减少劳动成本持续输出。档案管理人员可以借助信息化平台，发挥出档案管理信息系统的作用，高效利用档案资源管理数据库，对工程档案进行动态化管理，从而保证档案信息服务的高效性。

3.5 注重人才培训，提高综合能力

档案管理工作人员的整体素质与能力会直接影响档案管理工作的质量，因此，档案管理部门必须加强人员培训，对专业档案管理人员开展专题知识培训，确保工作人员在掌握档案业务内容的基础上，也清楚工程技术方面的档案管理知识。此外，为进一步提升档案管理信息化水平，工程档案管理人员应当具备一定的计算机信息管理能力，能够及时掌握新型管理技术，从而促使档案管理工作科学化、规范化。

总之，通过对提高工程档案质量及管理水平的思路探析，我们不难发现，为实现工程档案科学化管理，保证档案的作用与价值得以发挥，档案管理人员必须高度重视“全程管理”理念的树立，从工程项目建设各个环节入手，将管理视角延伸到档案工作各个阶段，逐步落实工程档案管理目标，以高质量档案支撑高质量工程，以档案的持久价值促进工程的良性发展。□