信息化背景下高校教学秘书工作探究

王茵

摘要：在信息化时代的大背景下，飞速发展的信息技术为教学秘书工作带来了新的机遇，但也暴露了工作中存在的一些问题。本文通过探讨飞速发展的信息技术为教学秘书工作带来的新变化，以及工作中存在的几点问题，探寻信息化时代高校教学秘书工作提升路径。

关键词：教学秘书；积极影响；存在问题；提升路径

引言

随着我国高等教育事业的不断改革与发展，教务工作也不断进行着调整与优化，尤其是在信息化迅速发展的影响下，教务工作迎来了巨大改变。教学秘书作为教务工作的主要承担者，在享受信息技术为教务工作带来红利的同时，也遇到了诸多问题。教学秘书只有正视现状、主动作为，以信息技术为突破口，积极探索锐意进取，才能解决现有问题，推动教学秘书工作不断优化和完善。

1. 信息化背景下高校教学秘书工作的新变化

对于教学秘书而言，教务工作有难度、任务量大、烦琐耗时。然而在信息技术的引领下，改变了以往传统教务工作的窘况，为教学秘书的工作带来了显著的积极影响，工作效率大幅提升，既顺应了当代高校紧跟时代的发展理念，同时也满足了师生对于现代化信息技术的发展需求。

1.1 工作效率得到快速提升

在教务工作中，教学秘书工作内容覆盖面较为繁杂，涉及的人员与数量也较为广泛，在比较常规的工作中例如新生登记、落实教学任务、排课、选课等，经常要对学生、教师、课程等大量信息进行记录、归类、处理。若依靠传统的工作方法，工作难度之大不言而喻，而且其精确度与实效性也无法保障。然而通过信息技术的有效运用，极大地提升了教学秘书工作的准确性与时效性，节省了工作时间，简化了烦琐的工作步骤，促进了教学秘书工作效率的提升和教学资源的有效配置。

1.2 顺应高校信息化发展理念

高校的教务工作始终紧跟时代潮流，一直伴随着社会的改革、教育教学技术的改变而发展。当今社会，信息技术成为主流，信息技术发展得越深入，教务工作与之结合得就更为紧密。“随着互联网技术的发展，学校的教学管理模式越发需要往信息化的方向发展，如今，教学管理的过程管理、业务管理及质量管理等各个方面都在不同程度上应用了信息化的管理手段[1]。”得力于信息技术手段的运用，教学秘书的工作效率得到了大幅度提升，而教学秘书作为連接整个教学活动的重要所在，在高校教务管理工作中是非常重要的，其工作核心正是服务师生、服务教学，为学校教育教学提供基础性保障，而信息技术则为教学秘书精准高效地开展工作提供了技术支撑和执行保障，进而保障了学校的整体教学进程与质量。由此可见，信息技术与教务工作的结合使教学秘书工作顺应了时代潮流，更顺应了当代高校信息化发展理念。

1.3 满足师生现代化需求

近年来，随着信息技术的发展，以往许多耗时耗力的教务工作通过计算机、教务系统、通信软件等先进技术手段得以快速解决，例如教务系统的上线，解决了教学秘书排课、学生选课、教师教学任务调整等问题。教务系统的运用，不但极大地提高了教学秘书的工作效率，而且节约了师生们的宝贵时间。

尤其是2020年以来，新冠疫情给高校教学及教务工作带来很多影响，针对学生不能按时返校上课、考试、线下课经常暂停等情况，各高校依托互联网技术及各类教育教学平台，采用线上教学、线上考试、线上办公等方式开展教学。教学秘书则可以通过微信、QQ、腾讯会议、钉钉等通信技术软件协调安排工作，有效解决了新冠疫情下高校教务工作的难题，满足了师生现代化的需求。可以说“在教学层面上，通过信息技术的融合可以提高教学管理办法和教学计划的实施效率，提高教学管理工作模式的合理性和科学性。在师生层面上，通过互联网平台扩宽知识信息传播的途径，从而提高师生教学方面的主观能动性和创造性”[2]。

2. 信息化背景下高校教学秘书工作存在的问题

信息技术为高校教务管理工作带来了很多新变化，改变了教学秘书的工作环境，但也暴露了教学秘书工作中存在的几点问题。

2.1 队伍稳定性差，缺少专业技术人才

在高校教学工作中，教学秘书扮演着不可或缺的重要角色，主要的工作职责是服务教师与学生，根据学校教务处及其他处室的工作要求，统筹安排教学的各个环节，协调解决教师与学生之间的各项问题，确保教学工作能够顺利进行。然而在实际工作中，一方面受到编制、专业、高校扩招等诸多因素影响，很多教学秘书的岗位缺少专职人员，部分工作由专业教师兼职或学生干部代为处理，部分兼职人员没有进行过专业的技术培训，缺乏必要的网络技能，严重影响了工作效率；另一方面，即使有专职的教学秘书，但是由于长期以来教学秘书工作量大、任务烦琐以及信息化能力要求高等原因，导致部分教学秘书产生职业倦怠心理，甚至产生转岗、离职等想法，使得人才大量流失，严重影响了教学秘书队伍的稳定性，也影响了教学、教务工作的有序开展。

2.2 信息意识淡薄，技术水平有待提升

教学秘书是“协助高校各院部处理教学事务的相关管理及服务人员，其既是高校教学管理工作的参与者，又是高校教学管理工作的执行者，因此，作为连接和贯穿整个高校教学管理事务的桥梁与纽带，教务秘书在高校教学管理工作中具有不可忽视的作用”[3]。然而长期以来，教学秘书的工作庞杂烦琐，涉及教学环节的各个方面，一方面导致教学秘书在日常工作中容易出现疲于应对、缺乏激情、缺乏创新等问题，进而导致在工作中长期保持着传统的工作模式，没能在信息技术的大背景下紧跟时代步伐，信息观念薄弱，缺乏与时俱进的思想。另一方面，烦琐的工作使部分教学秘书没有时间和精力去提升自身的信息技术水平，在学会基础的网络技术后便停滞不前。而由于缺乏深入学习，部分教学秘书未能及时掌握前沿的先进技术，在新的系统平台运行后，无法适应新系统，严重影响了教务工作的效率。

2.3 信息系统更新慢，系统平台有待升级

信息技术手段在教务工作中的运用，极大地提升了教学秘书的工作效率，尤其是教务系统等专业系统平台的运行使用，简化了原本较为复杂或重复性的工作。然而新的系统或平台在投入运行一段时间后，新的技术问题也随之而来，例如系统功能固定化、系统更新慢、系统权限分级设置、软件公司维护不及时等，都会给信息系统的使用带来负面的影响，尤其是系统固化、更新慢的问题，教学秘书在系统使用中能够逐渐发现问题并归纳总结出更为优化的方案，但大部分的系统平台或软件均由软件公司开发，系统的更新优化与升级需要学校与软件公司长期的沟通与协调才能实现，导致信息系统更新周期较慢，制约了教学秘书工作的开展。

3. 信息化背景下高校教学秘书工作提升路径

信息技术在高校教务管理工作中的大规模运用，使教学秘书告别了传统教务工作的模式，迎来了新的工作环境。在信息化背景下，如何借助网络信息技术，提升教学秘书工作效率，尤为重要。

3.1 不断创新工作方法，适应教育管理信息化的要求

教育部发布的《关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》中提到，“教育管理信息化作为教育信息化的重要组成部分，是以信息系统、数据资源、基础设施为基本要素，利用信息技术转变管理理念、创新管理方式、提高管理效率，支撑教育决策、管理和服务，推进教育治理现代化的进程”[4]。可见随着信息技术和高校教务管理的深度发展与融合，在一定程度上改变了高校教务工作的运行模式，教学秘书作为开展教务工作的责任主体，必须面对信息技术飞速发展给教务工作带来的挑战，然而教学秘书群体在信息化背景下暴露出的诸多问题成为阻碍高校教育管理信息化的桎梏。因此，教学秘书在信息化的当下，需正视工作中的优势与短板，追根溯源，结合实际，培养创新能力和创新精神，不断创新工作方法，从而适应教育管理信息化的要求。

随着先进信息技术的深入发展，教学与教务工作的开展形式发生了诸多变化。例如教学可以通过线下或线上进行，也可以通过线上、线下相结合的方式进行，而教学秘书则有可能面对教师、学生、课堂在时间与地域上相分离的状态。有时教学秘书需要将线上的信息或资源转达给每个学生及教师，或者将线下的信息资源数字化、信息化后进行网络传达。这种情况下，传统的工作模式必然无法完成，这就要求教学秘书要有较强的探索创新精神，能够及时转变思维，创新工作方法，才能适应教育管理信息化的要求。

一方面，伴随着信息技术的发展，教务工作中经常使用的通信软件、办公平台、信息系统也会不断地更新升级，这就要求教学秘书不能满足于现状，必须在工作中不断学习、探索研究系统、平台的新功能、新技术，并且能够整合各种办公软件，系统、综合地开展工作；另一方面，在熟练应用各类信息系统、平台的基础上，教书秘书还应根据工作实际不断探索，要敢于突破现有技术，探寻更加优化、便捷的工作方法和路径，并将其反馈运用到工作中，促使教务系统和其他系统互联互通，实现数据实时共享。

3.2 提升信息处理能力，运用大数据思维开展工作

依赖信息技术的快速发展，教务工作中的常规工作以及各类信息的上传下达等都可以通过教务系统或其他软件平台来完成。这就要求教学秘书具备较强的信息处理能力，熟练运用现代信息技术，并能够整合相关信息，综合运用各类系统平台，用先进的信息技术打破因时间、空间分离给教务工作带来的诸多限制。然而在此基础上，必然产生大量的教学及教务工作数据，这些数据是高校教务工作发展与改革的关键要素，其中包含着海量重要信息，這些信息尤为重要。这就要求各高校必须运用大数据思维开展教务工作，而教学秘书的工作也需要从传统的处理烦琐而又重复的工作向熟练应用电脑技能处理系统信息、科学统筹安排教务工作转型。

一方面，在学校建设层面，应不断推进数据的开放与共享，制定数据共享制度，构建数据共享平台，规范数据共享流程。基于大数据信息分析结果，不但可以全面掌握学校师生的情况，便于动态调整教与学的内容与形式，还可以为教务工作提供精准的数据支撑。另一方面，由于数据和资源的开放与共享，教学秘书能够更为高效、精准地处理各类信息，而教学秘书同样也是数据信息最直接的使用管理人，因此教学秘书应更为关注数据的综合分析与应用，以便于能够从中发现教务工作的问题或缺陷，为完善教务工作提出改进建议。

3.3 迎接信息化挑战，推动教学秘书专业化建设

信息技术手段的运用提高了教学秘书的工作效率，为教务工作带来了一定的发展机遇，然而也给教务工作带来了新的挑战。尽管信息技术与教务管理已深入融合，然而部分高校在教学秘书技能培训、工作管理等方面并没有跟上信息化的脚步，依然沿袭传统的工作模式和管理方法，例如教师临时停串课和教室临时使用申请等还需教学秘书报送纸质版材料，这就在一定程度上影响了教学秘书的工作效率，使教学秘书的工作陷于被动中。

不管是对工作模式的挑战还是对工作方法的挑战，归根结底都是对教学秘书的挑战。在高校教学过程中，特别是在信息技术与高校发展深度结合的背景下，教务管理工作贯穿始终，辅助支撑着教学工作的顺利开展，教学秘书虽然承担着最基础的教务管理工作，然而却又是学校与师生之间重要的沟通桥梁，在教学过程中发挥着重大作用。因此，学校应高度重视教学秘书的重要作用，加速推动教学秘书专业化建设，努力构建一支本领过硬、专业性强的教学秘书队伍。这也决定了教学秘书必须与时俱进，能够及时转变工作思路和理念，运用网络技术和大数据信息开展工作，促进信息技术与教务工作的进一步结合，真正成为教务工作改革与发展的参与人和推动者。

结语

快速发展的信息技术提高了教学秘书的工作效率，使其能够顺应高校信息化发展理念，满足师生现代化需求，但也绝不能忽视随之而来的各类问题。教学秘书是高校教务工作中最重要的组成部分之一，因而教学秘书队伍的稳定性、信息技术的专业性尤为重要。只有从思想意识上转变教学秘书的观念，不断提升网络信息技能，持续推进专业化建设，才能培养出适应信息化发展要求的教学秘书，进而提升高校教务管理能力，保障教务管理工作的顺利开展。

参考文献：

[1]韩芳，张强，王龙.“互联网+教学管理”视角下教学秘书能力提升路径研究[J].轻工科技，2020，36（7）：186-187.

[2]华芝誉.“互联网+”时代下高校教学秘书管理工作创新研究[J].大众标准化，2021，（17）：175-177.

[3]张瑞芳.教务秘书在高校教学管理工作中面临的困境与对策[J].文化创新比较研究，2019，3（26）：146-147.

[4]教育部关于加强新时代教育管理信息化工作的通知[EB/OL].[2021-03-15].http：//www.moe.gov.cn/srcsite/A16/s3342/202103/t20210322_521669.html.

作者简介：王茵，硕士研究生，研究实习员，研究方向：教学管理。