制造企业存货采购与销售业务内部控制探讨

黄晓鸟

存货是制造企业重要的实物资产，其中包含存货的采购、仓储、生产、再次仓储以及销售五个环节。加强制造企业存货采购与销售业务内部控制能够进一步降低企业的经营成本，提升企业的经济效益，为制造企业拓展更多利润空间。作为制造企业经营发展的重要环节，其内部控制的效果能够在一定程度上决定采购以及销售的结果，改善企业的内部经营状况，并大幅度降低制造企业的经营风险。现如今制造企业在存货采购以及销售业务中还存在一些问题，导致企业的内部控制力度不足，需要制造企业提高重视程度来提高产品影响力与经济效益。

一、制造企业存货采购与销售业务内部控制重要性

存货采购是制造企业生产的起点，存货采购需要制造企业的采购部门、仓储部门、生产部门、销售部门以及财务部门等经营生产部门通力合作，形成合力完成存货采购。存货采购的内部控制在制造企业生产经营过程中尤为重要，其重要性主要体现在企业盈利能力以及资金占用两个方面。

从企业盈利能力来看，当前制造企业采购成本，采购批次运输方式以及成本、采购的数量等等都会直接影响到企业的产品成本费用。从而对企业所拥有的利润空间、盈利能力以及具备的市场核心竞争能力造成直接的影响，决定着企业利润的高低。从资金占用角度来看，制造企业在生产经营过程中存货作为重要实物资产金额较大，在大部分制造企业中，存货通常占据企业总资产的三分之一甚至更高。因此存货采购的内部控制能够对企业造成巨大的影响，在一定程度上决定着企业资金链的安全。如果制造企业没有按照市场需求以及自身实际情况，盲目大量采购和生产，没有制定完善的销售计划、采购计划和生产计划，就会导致存货大量积压。如果这些积压的存货没有得到及时的销售，就会导致资金无法及时回笼，货物的仓储和管理费用将会一直消耗着企业的资金，进一步增大企业的资金使用成本，降低企业的盈利能力，甚至会导致企业发生资金链断裂的情况，使企业出现破产的危险。

销售业务内部控制是制造企业内部控制的重要组成部分，销售业务的好坏直接和企业的经济效益挂钩，因此企业需要规范销售业务的行为，落实各部门员工的责任义务，才能有效提升企业的经济效益。销售业务内部控制的目的是为了加强经济管理，最初销售业务的内控还停留在企业资金的保护以及为会计信息的真实性提供保障等等。随着市场经济的发展，制造企业的规模越来越大，销售业务内部控制方面更加规范和完善。如今制造企业可以利用内部控制实现财产资金的安全，并为财务报表以及相关财务信息数据的真实性和完整性提供保障，促进制造企业的可持续发展。

二、制造企业存货采购与销售业务内部控制存在的问题

（一）原材料存货采购与生产销售不匹配

部分制造企业制定的采购计划和对市场的实际需求偏离较大，导致其存货的采购量与生产销售不匹配。材料采购量过少则无法满足正常的生产需求，无法及时向客户交货，而采购量过多怎么会导致材料积压，生产过剩，仓储保管成本以及资金占用成本、人力成本等过高。一方面，部分制造企业的预算编制形同虚设，其实际编制方案与企业发展战略目标不相符，偏离了企业的实际发展情况。采购计划的准确性得不到保障，出现采购量过多或过少等问题。另一方面，部分企业缺少有效的预算调整机制。如今我国市场经济体制改革不断深化，市场环境变化迅猛，部分制造企业没有及时捕捉相关信息来调整自己的预算编制，导致生产计划与采购计划和生产销售不匹配，无法满足实际的销售需求。

（二）企业存货管理内部控制制度有待完善

部分制造企业在采购环节中没有与不相容岗位相分离，部分岗位虽然分离，但相关人员仍然可以串通，某些不相容岗位由同一人担任，影响到了供应商的选择。岗位工作人员思想意识建设不足，出现操控采购价格从中获取好处费的现象，从而导致企业的生产成本提高，产品质量下降。例如供应商在调研和决定选用权时由一人承担，然而其未就供应商的经营能力、资产负债情况以及产品质量、企业信用等进行综合评价，未能选择质优价廉并且拥有良好诚信和供货保障的供应商。导致材料采购过程中出现价格过高，质量过低的情况，使采购成本增加，企业利润空间下降。除此之外，企业内部缺少良好的存货采购内部管控机制，虽然大部分制造企业都会每月定期召开生产经营会议，但会议内容缺少变化，各部门之间未能建立有效的沟通交流渠道，没有结合市场实际需求和变化来调整预算编制和采购计划，导致存货采购与销售业务受到不利影响。

（三）存货采购环节管控力度不强

首先，在签订采购合同的过程中，部分制造企业其实际采购价格与采购订单申请有较大的差距。一般情况下往往是申请采购价格远远低于实际采购价格，导致采购成本大大增加，企业利润下降。

其次，在验收原材料存货入库时，相关工作人员并没有按照严格要求和规定检查包装是否完好以及产品质量是否符合企业生产需求，同时对原材料的数量也没有进行科学检验，也没有及时将不合格的物料申请退货或更换。这就导致大量不合格的物料进入生产线，制造企业产品生产质量大大下降，信誉和利润空间降低，为日后的销售业务埋下了巨大的隐患。

除此之外，部分制造企业未能及时处理采购需求订单，而是将采购订单集中在一起进行采购。还有部分工作人员为了减轻自己的工作量，人为地一次性增加采购量，从而导致材料库存大大增加，人工成本、资金占用成本等也随之增加，企业利润空间进一步下降。

（四）存货采购决策容易受到管理层任期影响

很多制造企业的采购决策并不是由市场实际需求和变化而决定的，而是由任期的管理层所决定的。而部分企业管理层为了短期的业绩评价，常常会制定出不切实际的生产、采购、销售计划。虽然短期内能够获取大量利益，但不利于企业的长远发展，给企业带来了巨大的风险隐患。若是企业经营管理层不按照市场实际需求来制定采购销售计划，就会导致存货大大增加，仓储成本和人力成本也大大增加，产品存放时间过长，容易出现跌价或者损坏的风险，给企业造成巨大的经济损失。

（五）采购预算计划不准确

制造企业在采购原材料过程中，需要物流部门提出需求计划，在相关领导审核批准之后传递至采购部门。在这之后，采购人员结合当时的库存情况对采购计划进行进一步调整，最终形成完整的采购计划。但从提出需求到最后采购执行的过程周期偏长，而在这一过程中极容易出现市场原材料价格发生变化或者客户需求发生改变等等。而制造企业内部销售部门、计划部门、物流部门、仓储部门和生产部门之间信息沟通不及时，没有建立高效信息传递机制。从而导致采购预算计划和实际企业需求不相符，进一步导致企业生产销售不符合要求，出现产品积压或无法满足客户需求的情况。

（六）客户信息开发存在问题

制造企业在生产经营过程中由于对客户信息调查了解不到位，缺少对客户信息资料的掌握，导致销售环节没有采用符合客户需求的销售政策和结算方式，影响到了企业的经济利润，使企业经营风险发生概率大大增加，坏账现象频发。

（七）采购业务稽查制度缺失

很多制造企业内部审计部门仅仅对已经暴露的采购舞弊事件进行专项审计和追责，未能结合当前企业实际情况以及业务的合规性、合理性等等开展日常稽查工作，缺少完善的业务稽查制度，不利于采购销售业务的正常运行。

三、制造企业存货采购与销售业务内部控制加强路径

（一）建立科学决策机制

首先，企业需要加强预算管理。在每年的最后一个季度开始编制下一年度的预算，结合市场动态情况和需求，完善预算编制计划，建立科学决策机制。为了进一步降低企业积压的存货，减少仓储管理费用和人力成本，企业需要在编制预算计划的过程中，按照以销定产的思路结合当时市场实际情况进行销售预测，并根据当前原材料价格变动的趋势来决定采购多少原材料储备。例如，制造企业的原材料是钢材的情况下可以对第二年钢材的价格进行判断，如果判断钢材价格会上涨，则企业可以结合实际经济情况适当囤积一些钢材。

其次，在每月定期召开的联动会议中，企业需要组织采购部门、生产部门、销售部门、财务部门和仓储部门联动开展会议。在特殊情况下也可随时召开，在多部门共同商讨下，结合当前市场经济环境共同商讨，避免因为个人因素出现采购量不准确的情况。

（二）完善存货采购内部控制制度

制造企业在采购原材料的过程中，需要组织供应商考察供应商的询价和确定、签订以及采购合同、编制采购计划申请与审批采购业务、确定供应商、验收等各个不相容岗位工作共同进行，从而完善存货采购内部控制制度。在采购和验收以及出入库过程中，需要相关工作人员做好记录，严格按照规定要求执行货款的支付审批。制造企业需要避免由同一岗位或者同一部门来办理完成采购与付款业务的全过程，减少损公肥私的情况出现。

（三）完善采购报账以及付款结算流程

一方面，制造企业需要完善采购报账管理制度。采购部门需要按照规定要求发起采购报账流程，在明确具体报账要求的基础上进行采购报账以及付款结算。采购部门在采购过程中需要提交供应商的送货单、验收单、入库单和发票等原始附件。针对已经入库的原材料采购，需要在规定时间内完成报账。财务部门需要结合规定要求进行采购报账的审核以及监督，及时进行采购报账结算，避免长期未报账出现供应商纠纷。

另一方面，制造企业可以借助ERP系统来规范采购报账付款流程。ERP系统可以代替人工，进行繁琐的报账工作，有效降低人工成本，提高工作效率，减少工作失误的出现。ERP系统的应用能够解决企业库存积压以及物料短缺的存货管理问题，让企业明确产品制造类型、产品制造所需原材料零部件、现有原材料以及零部件、还需要准备哪些原材料和零部件。ERP系统能够帮助制造企业在运营过程中解决出现的信息流问题，避免企业内部出现信息孤岛的现象。在ERP系统应用的基础上，员工工作将更加科学有序，不必再忙于应对各种意外情况。各个部门相互推卸责任的情况也会大大减少，有效提升工作效率和企业的生产效率，降低了生产成本费用，为企业拓展更多的利润空间，最终形成企业内部生产销售良性循环。

（四）加强人员培训提高人才质量

应对市场经济环境的变化，制造企业需要加强人员培训，增强工作人员的岗位责任感和专业能力，提升其综合素质。首先，工作人员需要对供应商品质体系状况进行综合评价，从供应商的产能、设备、质量、技术和品质等多方面进行综合评估。同时工作人员还需要充分了解当前市场实际情况，基于企业利益角度开展存货采购计划。工作人员应该加强思想意识建设，能够充分抵挡各种诱惑，经得住利益考验，避免受到供应商为了争取更好的价格而采取不正当竞争手段的影响。

（五）科学编制采购计划

制造企业需要建立标准化采购计划表单，提高信息采集和分析效率，保证信息数据的准确性。采购计划的科学编制需要企业从产品材料耗用量、采购周期、实际库存、经济批量等多种信息进行综合编制，并定期检查和更新采购计划表单，完善采购计划。除此之外，制造企业还应该结合不同原材料的类别以及相应的采购金额来设定不同的审批权限，例如针对主材料的采购申请，企业可以适当简化内部审批流程，财务经理以及部门经理审批之后即可进行采购。针对其他低值易耗物料，则需要企业结合实际申请数量以及相应金额来制定审批权限，对采购进行科学合理的控制。

（六）加强客户信息开发

在市场经济体制改革背景下，制造企业的可持续发展和市场的经济形势具有紧密的联系，因此企业需要时刻注意市场的变化，结合市场动态变化确定定价机制和信用方式。企业在开展销售业务的过程中，其销售对象就是客户，作为企业重要的合作伙伴，企业需要提高对客户群体的重视程度，紧抓客户的实际需求，调整自己的销售策略。制造企业可以充分利用现代信息化管理技术，完善客户信用档案建设模式，丰富每一个客户的信用档案，加强客户信息的开发。

（七）健全绩效考核与内部稽核制度

制造企业需要健全绩效考核体系，针对采购人员进行综合考核。从供应商的选择与管理、采购价格的下降率、采购数量的控制、采购合同的管理、物料交货期以及采购物料质量的合格率等多个方面进行考核评价，并将这些工作内容和采购人员自身的绩效挂钩，提升采购人员的工作积极性，端正他们的工作态度，提高企业的经济效益。

除此之外，企业还需要明确内部审计部门的职责，建立常态化审计重点项目专门审计的工作机制，对原材料采购的内部控制进行严格稽核。制造企业日常审计工作主要包含采购计划合理性、审批流程的规范性、不兼容职务分离的落实情况、采购价格的合理性等等。而专项审计工作则主要针对大额采购合同、重点供应商的审计、损失的呆滞库存等等。审计部门需要针对重大项目进行有效的审计稽核，出具全面的审计报告，明确内控责任，改善当前内部审计状况。

结束语

综上所述，制造企业如今面临着巨大的发展压力，要想拓展更多利润空间，占据更多市场份额，企业需要加强存货采购与销售业务的内部控制力度，完善内控机制，从多角度开展内控工作，为企业的可持续发展提供有力保障。