新型研发单位RPA财务智能审单机器人信息化模式探究

符杰

广州国家实验室

在新型举国体制下的科研领域，国家出台了《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》，其中“(二十)支持新型研发机构实行预算+负面清单的管理模式”，强调科研放管服，但是同时又要强化科研项目经费监督检查。在经费报销审核方面，对目前的财务人员提出了更高的挑战。

当今世界处于科技角力关口，部分新型研发单位在如火如荼开展建设，其具有资源投入大，工作进程快，产出要求高的特点。面临事多人少、场地和资产管理分散、财务资产管理效率和效益需要同步提升等现实困难，并需兼顾“经费包干制+负面清单”、科研财务助理岗位化管理等科研经费管理体制机制创新。所以，财务智能化的建设，是强化对各类新型单位多方资源统筹管理的重要手段。

基于以上背景，本文从粤港澳大湾区“新型科研单位”这一新生科技力量，深刻认识粤港澳大湾区科技创新生态环境优势，实地调研新型科研机构体制机制创新实践，找准体制机制创新工作和科研产业发展工作中的痛点难点，阐述如何搭建RPA财务报销智能审单机器人信息化平台，开展业财融合一体化的探究。

一、新型研发单位报销审核信息化发展现状

目前，部分新型研发单位已经实现了财务报销信息化，并且通过互联网实现了远程报销、审批等功能。然而，目前单位财务报销信息化现状仍然存在一些问题。

（一）审核经验不一，数据标准化程度不高

当前，由于各单位在国家制度框架下，根据自身行业特点拟出管理办法，总结出经费使用审核经验。由于研发单位存在与各行各业中，特别是新型研发机构，在国家对科研放管服的情况下，各类创新更加五花八门，导致了审核无法形成统一标准，形成信息孤岛。虽然新型研发单位在财务报销方面存在一定的标准化，但不同部门、不同单位之间的财务数据标准仍然存在差异，导致数据无法互相兼容，信息共享困难。

（二）部分单位人员观念老化，不求改变，难以接受新生事物

孙憬棍、王虹宇、常思宇认为，行政新型研发单位由于传统管理理念根深蒂固，使得财务信息化建设浮于表面，不能将建设信息化财务管理工作有效落实。

（三）业财融合空喊口号，信息化起步晚、落实慢，效率低下，审批时间长

传统的财务报销方式需要人工操作，流程繁琐，效率低下。尤其是在一些大型新型研发单位中，更加不便。由于各家单位的财务人员信息化能力水平的高低不一，造就了财务报销智能化开发的桎梏。同时，财务报销需要经过多个部门的审批，审批时间较长，特别是在一些大型新型研发单位中，更加繁琐。刘轩宇提出，由于新型研发单位的业财融合建设刚刚起步，尚有很多建设难点亟待解决，如业财融合观念落后、业务流程不够畅通、预算管理流于形式和业财融合信息化建设落后等，对业财融合的建设效率和质量造成不利影响。

（四）安全性差

由于新型研发单位涉及到的财务数据较多，因此财务报销系统安全风险较高。部分新型研发单位的财务报销系统存在安全漏洞，容易受到黑客攻击，导致财务数据泄露。

二、建立RPA财务智能审单机器人系统

为了适应市场的变化，促进单位数字化建设，建立RPA财务智能审单机器人系统，可代替人工完成高重复、标准化、规则明确、大批量的日常事务操作，把人工从日常重复性的工作中释放出来。该项目建立实施后，预计可以减少60%-70%能够标准化的工作量，减少成本，提高效率，确保事务的精准执行，让财务人员投入到一些未能标准化判断的报销审核事项中。

（一）确定RPA财务智能审单机器人目标和总体方案

明确机器人采用OCR技术，识别纸质审核单据中内容，采用RPA技术完成费用报销系统自动操作，以实现提单环节的自动化、生成报销单、检查报销合规性，突破报销审核难点的目标。同时，总体方案以提升报销人的报销体验，减少被打回反复修改的时间浪费，在正式提交审批前，机器人能对提交的附件及报销单信息进行抓取、加工以及根据嵌入的审核规则进行初审，并实时反馈给报销人及时修改。

（二）数据采集与标准化

机器人使用OCR技术，从单位的财务系统或其他相关数据源中获取报销数据，包括报销申请、报销单、发票等；对采集到的数据，RPA财务智能审单机器人进行清洗和标准化，包括去除重复数据、缺失值填充等。OCR在识别文字的同时还包括实现下面一些功能：

1.能处理不同的图像格式，不同的存储格式，不同的压缩方式的图像。

2.对于不同的文档，根据不同的噪声的定义可以方便对图像进行噪声去除。

3.大多数的一般用户，在对报销等附件拍照时，都无法进行标准化，导致在不同程度上出现了倾斜，OCR正好具备对倾斜图片进行校正。

4.对图片识别内容进行分段落，分行等版面分析。

（三）设立UiBot（UiBot机器人流程自动化）规则引擎与用户界面

机器人的核心逻辑需要使用规则引擎来建立，以支持自动化地应用审核规则和规则库。规则引擎可以包括简单的规则，如根据报销金额和发票金额审核报销，也可以包括复杂的规则，如根据报销类型和报销额度审核报销；同时，机器人需创立一个用户界面，以便用户可以输入报销申请和查询审批状态。用户界面可以是网站、API或者命令行工具等，机器人通过模拟人类进行处理。

UiBot（机器人流程自动化）。是通过机器人软件来学习和替代人类在电脑端的操作，按指定规则自动执行各类任务的执行。相比传统解决方案，例如核心系统更换、升级，RPA解决方案部署灵活快速，能在极短的时间内带来显著的效益。UiBot产品由下面四个部分组成：

1.Creator(创造者)。主要用来设计制作“软件机器人”的具体流程，把当前使用人工操作的流程转换成可以自动运行的流程机器人，当然也可以运行或者调试这些流程机器人。Creator(创造者)支持可视化开发视图和源代码开发视图，可视化视图是通过拖拉组件完成流程开发，源代码视图是通过调用封装好的功能方法进行开发，在可视化开发视图和源代码视图之间可以实时随意切换。同时还可以通过录制模式直接生成对应业务创建的脚本。

2.Worker(劳动者)。该环节是流程机器人的运行载体，当流程机器人开发完成后，可以使用Worker端来运行流程机器人，包括人机交互和无人值守两种模式。

3.Commander(指挥官)。它可以对流程机器人、Worker、Creator进行集中控制，统一任务调度和分发流程、设定启动条件、设置执行顺序等来实现无人值守机器人效果。

4.Mage（魔法师）。负责为开发者提供各类AI能力，进而协助开发者将企业的非结构化数据转变成结构化数据，可以直接在Creator上调用Mage的AI能力。Ui-Bot Mage的主要特点有：

（1）内置OCR、NLP等多种适合RPA机器人的AI，数据分析模块能看到自己的AI能力的调用情况，来辅助续费、调用量分析等相关的决策。

（2）提供预训练的模型，无需AI经验，开箱即用。一是使用通用文字识别功能可以直接识别图片中的文字信息，识别的文字信息能以全内容、行、段等方式获取；二是适用的场景主要有检测出图片中的文本并识别，各种类型文档的电子化等，印刷体识别准确率可达99%；三是文字通用识别分为标准版、高速版、经济版和高精版；四是用于检测图片中的表格，识别表格中的行与列，以及单元格中的文本内容并分类获取，主要用于识别包含表格的文档，如合同、账单等；五是支持有框线表格、无框线表格、含合并单元格的表格，可准确识别单元格内的汉字、字母、数字、小数点等；六是表格通用识别分为高速版、经济版和高精版。

（3）与Creator无缝衔接，通过拖拽即可让机器人具备AI能力。

（4）适用于财务报销、合同处理、银行开户等多种业务场景。可以识别包括增值税专用发票在内的20余种（分别为增值税专用发票、机动车销售统一发票、货物运输业增值税专用发票、增值税电子普通发票、增值税普通发票（卷票）、增值税电子普通发票（通行费）、二手车销售统一发票、通用机打发票、通用定额发票、旅客运输普票、公路客运发票、船运客票、出租车发票、停车费发票、过路过桥费发票、汽车通行费、医疗费收据、教育费收据、行程单、火车票、增值税销货清单、商户小票。）在内的数十个核心字段；支持至少20+种卡证的识别。分别为银行卡、名片、身份证、社保卡、驾驶证、行驶证、户口本、护照、房产证、营业执照、组织机构代码证、结婚证、不动产证、车辆合格证、开户许可证等。

（四）建立和完善数据库

机器人需要一个数据库来存储报销数据和审核规则。可以使用关系型数据库、文档型数据库或者NoSQL数据库，储存报销的发票、财物单据，可以进一步链接国家税务局进行票据验真和查重等。

（五）部署和测试

将机器人部署到生产环境中，并进行测试，确保机器人能够正常工作，并且符合单位的安全和隐私要求。在不修改、不破坏原有单位的报销流程情况下，进行非侵入式开发，具有7*24小时无休、不依赖复杂开发、全程可控可被追索的优点。RPA财务智能审单机器人作为一项扩展能力引入，以外挂形式运行，增加报销自动问答环节，保障了原有系统的通畅性与互动性。

（六）审核规则持续优化与机器人训练

机器人需要不断进行优化和升级，以支持更高的准确性和效率，以及获取更好的用户体验。可以定期更新机器人的算法和数据库，也可以收集用户反馈和意见来指导机器人的改进，结合财务审单人员的审核规则补充，完成持续完善的过程。

三、保障RPA财务智能审单机器人顺利实施的对策

（一）加强单位财务信息化与智能化应用的财力支持

新型研发机构是粤港澳大湾区扶持重点，是新型举国体制的产物，对信息化建设能够给予强大的财政力量支持。黄俊婕强调，财务信息化与智能化建设需要购置数据服务器、软件、计算机等软硬件设备的资金支持。需要投入财务工作者以及相关人员相关的业务培训费和宣传费用。

（二）选择合适的技术和供应商

随着人工智能技术飞速发展，结合现代化市场，比较关键的是如何选择适合单位需求的RPA技术和可靠的供应商，评估供应商的经验、技术能力和客户支持服务，确保能够提供稳定可靠的解决方案。充分借助供应商的现代化人工智能技术，打下信息化开发基础。

（三）进行充分的准备工作，提炼经费支出审核框架，提高审核规则的标准化

在推进会计高质量发展和改革中，在新型研发单位的经费使用和财务报销方面，有的单位存在几十种报销种类，几百种审核规则，成千上万的海量单据，人工的有限精力使其在极具强度的审核工作中无法保证准确度和时刻高效。在实施之前，进行充分的准备工作，包括数据清洗、流程优化和系统集成等。确保数据的准确性和完整性，并优化相关流程，以便与RPA财务智能审单机器人的集成，从而建立与开发一种能够自动处理财务报销流程的机器人系统，总结出审核规则，减少人工操作和提高效率，通过自动化处理报销流程，降低错误和延误，是各家单位最迫切解决方法。

（四）建立明确的沟通渠道，建立数据信息安全屏障

与相关部门和人员建立明确的沟通渠道，包括IT部门、财务部门和审计部门等。及时沟通和协调，解决实施过程中的问题和障碍。完全遵循安全规范，清晰描述系统的网络拓扑架构、通信方式、内部权限管理及安全审计管理。对关键操作（如配置信息修改、参数修改、用户权限调整、机器人任务调度执行等）具备日志记录功能；具备详细的可读性高的用户操作日志的记录和查询展现功能。对系统内部资源（流水号、计数器、序号、连接池）、访问资源（数据库表、文件、端口、队列、共享内存）等指标进行监控，支持监控数据发往管理平台实现集中展示。

呼和浩特金域医学检验所有限公司王欣认为，在日常工作中，利用信息共享技术手段对各部门工作情况、业务绩效等进行评估，可以为业务部门统一管理工作的开展提供技术手段支持。

（五）人机合一，以审带练，提供培训和支持

为相关人员提供必要的培训和支持，使其能够熟练操作和管理RPA财务智能审单机器人。同时，建立相应的支持机制，及时解决使用过程中的问题和困惑。让机器人成为人工的培养对象，逐渐提高RPA机器人的智能度。

（六）建立项目监测和评估机制

在实施后，进行监测和评估RPA财务智能审单机器人的效果和效益。根据评估结果，及时调整和改进相关流程和操作，以提高机器人的性能和价值。

四、结语

综上所述，经费支出报销贯穿于每个单位之中，虽然其审核规则具有同一性，但现有的审核系统往往是固有格式或单个企业或行业的固定模式，无法形成破局。RPA财务智能审单机器人项目研究与开发达成后，可以嵌入推广至各行各业的财务共享中心，且支持自由定制，从而更好的解决审单的业务规则复杂、单量大、报销人“两头跑”等效率低下的痛点，并能够实现大批量、“大军团”的审单作战模式。另外，它能突破行业壁垒，自带强大的“广谱”功能性，能为不同行业所用。