高校建筑档案管理系统的设计要点与管理技术

■王 慧

近年来，随着国家、省、市各级层面对教育事业的支持力度不断加大，高校基本建设和维修改造投入逐渐增加，而相应产生的校园建筑档案也应做好数字化管理、信息化建设和网络化规划。基于信息化建设要求和“互联网+”发展趋势，结合高校建筑档案管理实际，如何依托信息技术、利用信息化建设过程中的可借鉴经验设计智慧管理系统，如何实现资源共享、协同参与，更好发挥高校档案服务的作用等都是我们努力探索和解决的问题。面对新形势下社会和经济发展环境，高校作为科学研究和教育教学的前沿机构，在适应大数据、智慧化、区块链、物联网、云计算等方面具有独特优势。高校建筑档案管理系统是在档案管理基础上实现管理体制改革，逐步解决高校建筑档案管理信息化建设中的亟待改进的问题，是信息化社会给予档案和基建事业的新挑战和新契机。

一、高校建筑档案管理系统建设的必要性

高校建筑档案是高校档案管理的一项重要内容，它反映的是新建、改扩建和维修改造校园基础设施过程中形成为具有保存价值的文字、图表和声像资料，具有保存周期长、类目丰富且体量大、专业技术性强、历史延续性等特点。高校建筑档案的信息化、数字化和智能化建设不仅能提升档案和基建业务管理水平，且符合属地经济现代化、科技创新等多方面发展趋势。

（一）有助于规范校园既有建筑档案的保存与利用，提高便捷性和工作效率

高校档案馆存放着大量高校建立、发展过程中形成的建设工程原始材料，为高校的发展起到了功不可没的凭证作用。高校不同历史时期的总体规划和布局体现着学校发展历程，尤其是既有建筑中具有代表性意义的校园历史建筑，其建设档案更具有文物价值，承载着校园文化的延续。然而，即便在普遍使用档案系统进行管理的当下，高校建筑档案仍以手工管理为主，存在因建设年代久远而造成的建档标准和分类标准不一致、录入存档不系统、检索使用困难等现状，同时涉及校外参建单位、校内基建、档案、财务、招标采购、后勤、审计等多部门联动管理，一旦更换建设档案管理人员，建设详细情况就难以体现了。档案管理系统的建设可以有效解决高校既有建筑历史资料的采集、保存和利用，便于档案、工程及其他管理人员查询使用，提高工作效率。

（二）有助于规范校园在建工程档案的保存与利用，以资料推动工程建设

基建或维修改造工程的实施全过程都以工程资料的保存和报送为依据，从立项到开始进场施工再到竣工验收和交付使用，都离不开工程档案。校园基建和维修规模不断增加，日常管理及维修工程愈加频繁，档案管理难度也随之加大。已竣工验收并完成归档移交的工程档案在项目论证、后续维修改造、评价审计、巡视整改时都需要被反复调阅，因此，工程资料不仅要“存好”，更要“管好”“用好”。档案管理系统利用信息技术和数字平台，使在线检索、调阅和传输工程档案更加便利快捷，同时也能充分发挥档案价值，改变多套制收集的传统模式，增进管理员对建设全过程的了解，无法起到数据资源服务实际工作需要的作用。智慧管理系统依托工程档案收集管理，自动提醒推动各环节实施，全过程留存电子版，边建边存，边存边用，逐步建立建筑档案数据资源。

（三）有助于高校档案管理和工程管理创新发展，满足监督和决策管理要求

从创新发展上来讲，高校工程管理部门普遍存在对项目后期管理投入不积极，对保障工程资料管理有待进一步加强的问题，创新发展动力不足。档案管理系统利用互联网技术，创新管理方法有利于充分发挥数据信息的应有价值，对高校建筑既有数据进行调阅和分析统计，方便形成针对性报告。在实际应用中，高校建筑档案管理系统的建设可有效体现楼宇新建（扩建）和维修改造数据，提高校园整体规划设计修编和单体规划、楼宇拆建、装修改造、资产价值变动、校舍普查统计、公房分配和使用、基础设施紧急维修等相关工作效率，降低人力沟通成本，提升高校管理层科学决策水平。

（四）有助于优化校园建筑档案共享和传播方式，更好服务高校师生

系统的建设可实现校园建筑档案信息传播方式的优化，通过搭建校园建筑管理平台或联通学生事务管理平台，面向师生适时开放校园建筑规划项目概况、既有建筑维修改造、在建工程实施进度等信息，增进师生对校园建筑的了解，更好体察和回应师生需求。此外，档案系统的开发和利用还可面向高校建工相关专业师生辅助实习和研究，留存和共享师生关于校园建筑的优秀设计、摄影作品、著作文章等资料，推送校园历史建筑专门档案等，增强师生知校爱校荣誉感，以校园建筑文化促进校园文化建设发展。

二、档案信息化建设过程中的发展理念和有效经验

在以实现档案信息化、数字化和网络化为目标的当下，不仅要加快档案管理无纸化进程，还要在期间探索提高档案资源实际应用的有效性，在档案信息化建设的道路上已形成许多有益经验和技术手段值得借鉴。

（一）增强现代化理念，加强档案管理顶层设计

档案系统实施之初，先进行数据调研和需求分析，提前谋划和设计定制符合实际的信息模块和工作流程，增加人力物力支持，同时做好原始资料的选摘、采集录入和合理使用。

（二）运用新技术手段，提升工作效率

在档案管理系统中搭建校园数字化平台，利用物联网、数据集成、文档加工、远程管理、云计算、图纸微缩、建筑工程BIM等技术，实现档案数字化，不受时空限制，提升工作效率。

（三）注重信息共享，增强数据服务意识

档案管理部门牵头，多部门协同联动，按时限对口采集传送电子档案，搭建档案信息平台，实现档案资源共享共治，服务实际工作。档案信息的共享共治，还能加强学校纪检监察部门对工程项目的日常监督检查，降低廉政风险，同时为学校审批决策提供充分依据。

（四）设立试点项目，完善系统设计

以新建重点工程项目和代表性历史建筑档案作为试点，逐步将建筑电子化档案纳入系统，建设数据库。通过对试点项目进行网络安全和保密性实验，完善档案系统漏洞，确保信息安全。

（五）与时俱进

在建筑档案管理中融入EPC工程管理理念、绿色建筑设计理念和高校节能建筑监管理念等，随时根据国家和地方法律法规、行业规范的调整而调整，确保专业档案管理科学、规范。

三、高校建筑档案管理系统的设计要点

（一）强调建筑工程档案的凭证功能

定制工程资料类目通用性模板，将一般建设工程包括的立项文件、规划及施工许可、章程制度、项目合同、招投标文件、纪要记录、审核报告、财务档案、验收报告、资产移交手续等建筑档案，按项目进行管理，按项目前期阶段、实施阶段、竣工阶段及评价阶段立卷，根据历史档案现状和日常工作实际明确数据采集工作流程。所有采集到系统的建筑档案均为真实完整的电子档案，智能著录节省人工成本，纸质版原始档案按学校档案馆要求编制归档，通过开通信息链接端口设置统一可查卷内目录。

（二）强调建筑工程档案对项目进度的推动功能

在建工程立项后即可上新项目库，根据岗位职责，面向设计、施工、监理等参建单位和高校建设管理部门、档案管理部门开通数据上报端口，要求高校建设管理部门及时录入、上传项目前期文件、学校决策文件，在建项目各参建单位随时录入过程资料并由高校建设管理部门对接审核，做到随建随收，建完即达到归档条件。设定重要环节资料归档时限、自动提醒功能，设置工程建设记录可查、资料审核关卡，环环相扣。各参建单位按建设阶段通过设定好的工作流程采集和审核信息，建设部门管理人员实时掌握建设进度，控制成本和质量，项目流程全程可视，档案信息无遗漏。

（三）强调建筑工程档案资源共享功能

系统适配PC端和移动端，具备自动识别图像和文字、全文检索、综合查询和分类查询、借阅记录和审批、数据统计等功能。通过数据集成和后台权限管理，根据人员岗位职责设置采集和审核权限，根据部门职责，关联高校档案馆网络管理平台、办公系统和其他管理部门业务系统设置浏览和借阅权限，保证信息安全和资源共享。

（四）强调建筑工程档案的服务功能

利用信息系统和网络技术进行综合分析和数据推送，整合档案信息资源，实现统计便捷、数据实用的目标，比如查询楼宇、管道、设备的建设年代、建设手续、建筑规模、投资概算、使用单位，提供位置、使用功能、建设和维修记录等数据，通过统计分析，为校园规划提供可靠数据和决策依据，也可为实验室、消防安防、网络信息等专业工程建设改造提供信息资源，为公房管理、资产管理和学生事务管理提供信息服务。

四、建设高校建筑档案管理系统的管理技术

（一）高校既有建筑档案和在建建筑档案归口部门一般为基建处，应由基建处根据日常管理及建设需要提出需求并设立专门数据库

既有建筑档案管理重点在历史资料的电子化，达到文献便于整理、资料便于查询的目的，可根据实际情况调动相关专业师生及档案管理人员支持。在建建筑档案管理重点在充分体现管理系统的智能化，应由基建处与档案馆、设计、施工、监理等单位共同完善。

（二）在高校基建和维修管理方面加大资金、技术和人力投入，为工程项目先期建立数据库提供可靠的硬件、软件保障和人员保障

根据实际情况自主研发或委托软件公司定向具体负责系统建设和维护，确保系统兼容性强、响应速度快、易用性好。强化关于电子档案基础知识、计算机管理技术、数字通信技术方面的培训，及时跟进最新政策要求和技术标准，提升建筑工程档案管理队伍业务水平。

（三）高度重视高校建筑纸质档案数字化加工流程

明确建档立卷标准，根据文件扫描量配备相应的资料管理人员，通过智能识别和人工校验相结合的方式确保文件正确率，要求系统兼容多种常用文字格式和图像格式，原件录入质量控制科学、先进、有效。尤其在对招投标资料和设计及施工图纸进行采集和归档时，要特别注意电子版的版本审核。

（四）将建筑档案管理与工程建设业务管理有机结合，可借鉴PDCA（P计划、D设计、C执行、A检查）管理模式开展工程档案同步归档工作 ，以规范有序的信息流支撑业务流

引入“物流”的概念来组织各部门的协同工作以及控制项目实施过程的紧凑性，推动部门工作，同时监督、检查部门之间的工作情况 。对施工现场、设备材料、招标采购、咨询服务、工程监理、财务审批等方面进行监督控制，在系统中集成档案管理与工程质量和安全管理、内部控制、风险管理、资金管理等要素模块，将在建项目各独立系统进行链接，按建设阶段和管理范围设置使用权限，充分发挥档案价值，促进工程项目管理的规范化。

（五）高校主管档案和建设的职能部门应能在同一信息平台上进行无缝对接，共同管理，确保建设工程档案管理延续性

目前，大多数高校档案管理部门使用定制软件管理时，其管理内容是静态的二维的，影响了系统实用的方便性和快捷性，而档案价值是通过利用来体现的。高校建筑档案管理系统与学校档案管理部门或其他部门系统既是相互独立的，又是相互联系的，可采用编写程序，两系统间做接口；通过IBM的LEI设计接口；利用LOTUS Domino的自身特点同服务器作代理，开发基于JAVA的SERVLET实现与档案管理系统数据交换等方法实现。

（六）在系统构建过程中，必须遵循信息安全原则，建立安全标准

对外提供利用的，须经本单位负责人批准。一般高校信息中心对各职能部门网络信息进行集中管理和指导，建筑档案管理部门可根据实际情况设置网络安全阀门，根据档案的密级、内容和利用方式，设置不同的权限和审批办法，加强安全认证，不断更新加密技术。

任越在《再论我国档案信息化建设的三个问题》中指出当下我国档案信息化建设的核心是“档案资源存在方式的转化及其后续的资源整合处理” 。在保证信息安全的前提下，高校建筑档案管理系统强调档案管理和服务功能，创新适应时代发展需要的智能化管理机制，以实现档案的集约化管理和档案资源的有效利用，实现档案信息化建设目标。