水利行业事业单位人事档案管理问题及对策研究

顾沁扬，王学敏

(水利部水利水电规划设计总院，北京 100120)

0 前言

十八大召开以来，随着全面从严治党开展实施，人事档案审核作为有效手段之一，在全国范围内全面开展。2018年中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》并发出通知，要求各地区各部门认真遵照执行。根据《关于开展干部人事档案专项审核“回头看”和“全覆盖”工作的通知》(人事公[2019]36号)的有关要求以及水利部对相关工作的部署，笔者所在水利行业某事业单位于2021—2022年组织开展人事档案专项审核全覆盖工作。

人事档案专项审核以“三龄两历一身份”为审核重点，梳理职工个人人事档案存在的问题。专审本身是对人事档案的一次体检，但也在审核过程中暴露出档案管理上存在的问题。笔者认为，虽然专项审核过程中遇到的问题繁多，归纳后仍可发现一定共性，并能够通过实施管理措施得到一定程度上的解决。通过分析问题产生原因、从人事档案管理角度提出解决方案，以此提高人事档案工作效率、加强人事档案管理水平，也是笔者撰写此文的出发点和落脚点。

1 人事档案管理的重要意义

人事档案包括履历类、考核鉴定类等共十类材料。这是记录干部职工成长的重要载体，反映其各个时期的学习工作表现，是快速判断干部德、能、勤、绩、廉各指标的基础材料之一，通过人事档案能够对干部职工给出较为公正全面的评价。在事业单位人事档案实际工作中，人事档案是职工待遇核定、干部职务提拔、专家人选推荐、人物传记编撰等有关工作开展的重要依据，做好人事档案管理工作，能有效提高单位人事档案材料质量，提升人事档案管理水平，为进一步开展人事信息数据采集、进行干部考评、提拔干部、维护职工权益等工作，有非常重要的现实意义。

2 人事档案专审实践中出现的问题及原因分析—以水利部某直属事业单位为例

2.1 信息缺失，材料完整性不足

以笔者所在单位为例，水利事业单位职工档案内材料不全是最为常见的问题。少则缺少某一份材料，多则缺少某一时期材料。造成这一问题的原因，经过总结大致如下：

(1)个人早期档案未成册且无规范的档案目录

学生时期档案以散材料形式存放于个人档案袋内为主，且无目录清单，通常三四年即更换档案管理场所，变动较为频繁。在材料归集、流转过程中，容易造成档案材料的缺失。同时个人入团入党等发展管理通常不以班级为单位，所以这段时期内以党团材料缺失最为多见。

(2)个人经历丰富，单位人事管理制度不一致

水利事业单位职工具有学习、工作经历丰富的特点，有些有企、事业工作经历，或存在辞职或在职进一步读研读博的的经历。而在人事档案专项审核前，单位与单位之间的管理制度、归档要求不统一，造成档案材料信息不连续。比如，企事业单位的工作存续时间内，企业单位入档材料不要求工资单进入档案，无法通过此项材料判断职工当时的在职在岗情况，从而无法判断是否存在间断工龄等。

(3)档案使用过程中，产生自然损耗

因人事档案材料以纸版材料为主，所以早期材料翻阅使用时产生自然损耗。水利事业单位职工中，资历老，工龄长的职工占比较大，在其人事档案中，容易出现如纸张缺角掉页，因墨汁淡化导致辨认不出的手写字迹等情况，又因年代久远，或经办人无法联络或所在机构变革、停止经营，材料信息无从考证，从而造成信息缺失。

2.2 关键信息记载前后不一致

在笔者参与的专审中，水利事业单位职工人事档案中，出现关键信息记载前后不一致的原因大致可归集为以下三个方面：一是因早期使用农历日期记录出生日期，而到单位学校后被要求使用阳历日期填写，系阴阳历日期混用导致出现出生日期填写前后不一致；二是参加工作时间因个人到单位或部门与人事部门报到时间不同，从而不同部门对参加工作时间认定不同，导致填写的参加工作时间前后不一致；三是个人记不清入党时间或误将正式党员批准时间填写为入党时间，导致入党时间填写不一致。

2.3 档案信息与组织掌握信息不一致

水利事业单位职工档案信息与组织掌握信息不一致，集中表现为两种情况：一是后续学历的取得信息，二是获奖信息。笔者认为，此类问题的出现，一方面是因人事档案的保密性及仍以纸版为主等特点，导致人事档案材料更新较慢，远不及使用电子系统信息更新信息速度。另一方面是获奖申报渠道多样，有些未通过人事部门申报或者取得后不能及时反馈至人事部门，导致材料入档工作滞后，从而产生与组织掌握信息不一致的情况。

2.4 其他问题

除上述审核出的问题外，在档案审核中还存在一些实际操作上的问题，这些问题产生最直接的后果就是影响了专项审核的工作进度。比如催缴材料时有职工存在消极情绪，或提供大量无效材料以期影响认定结果，或不认同专项审核认定结果等等。笔者认为，产生这些问题，主要有两方面原因，一是有关人事档案的宣传很少，尤其是人事档案专审以前，职工个人不关注人事档案、不了解人事档案的作用和重要性，且短期内难以消化接受人事档案的宣传信息。二是部分工作人员对政策学习研究不深入不全面，对于遇到的实际问题，需要二次学习研究，进而影响职工对于人事档案专审的政策理解，导致影响专项审核工作进程。

3 解决策略

为解决在水利事业单位人事档案专项审核中暴露出来的管理问题，笔者针对以上分析，提出如下解决策略：

3.1 建立健全的档案管理制度，优化档案管理流程

首先，应形成档案借阅管理规范，建立档案借阅台账，保证了已有档案使用渠道正确，查档人员身份符合规范要求。通过建立档案借阅台账，确保使用者目的用途明晰，档案去向有迹可查，为已有档案材料使用的安全性和规范性提供有力保障；其次，建立完整的档案管理制度。保证档案的报送、审核、收藏、利用等各环节环环相扣，实现全过程把控，全流程管理。使档案工作有规可从，有章可考。第三，把好入口关、做好收口工作，实现人事档案动态管理。入口关，即是人事档案或散材料从收到第一时间进行审核，做好查缺补漏的交接工作，将入档材料及时存放在档案存放处。做好收口工作，即是将人事管理工作中的绩效改革、职称评聘、奖励申报、人才培训培养等工作项目都以材料入档为最终节点，将档案工作与人事各项工作动态连接起来。将人事档案管理工作视为人事各项工作的一项重要环节，为日后查阅使用档案提供坚实基础。

3.2 提升人事档案专管人员素质，重视培养后备力量

结合笔者在专审工作中的观察，水利行业事业单位的档案专管人员普遍具有有以下特点：人员数量少、非科班出身、身兼多职，甚至在人事档案专审中，不少单位出现新兵上阵的情况。因此加强专审人员人才队伍建设是首要解决方案。受事业单位编制限制，人事档案管理人才队伍的素质提高不能一味寄希望于人才引进，而是应主要依靠人才培养环节。

(1)保证专管人员岗前学习。岗前学习首要保证专管人员对政策理论学懂弄通。人事档案管理中，对细节要求很高，常常“牵一发而动全身”，专审结论受各个环节影响而改变。对政策理解到位，是保证审核结论符合实际的基础。其次，是对实践过程中审核思路的学习。以人事档案审查为例，遇到某一问题，面对一本厚厚册的人事档案，从哪一类材料入手，接下来与哪一份资料核对，能够快速有效的解决问题，都是要在不断地实际操作中积累的经验。对审核经验加以总结学习，形成经验思路，才能快速上手解决各类问题。

(2)重视上岗后持续的专业培训。专业培训不仅需要聘请权威机构，还应请资深骨干作为专家答疑解惑。一方面保证了政策解读官方权威，另一方面保证实操过程中解决方案贴近实际。

(3)鼓励同业人员交流学习。“三人行必有我师”，同业人员的交流有助于深入消化新的政策理论知识，有助于提供不同的解决问题思路，有助于不断深刻理解政策内涵。

(4)提前储备档案管理人才后备力量。可以有效提升专管人员素质，壮大人事档案人才队伍。从而解决人档案管理人才力量薄弱的问题。

3.3 推进人事档案电子化进程

目前，笔者所在水利行业事业单位已经依据档案专审的结果，建立了人事信息电子台账，并实施人事信息台账的动态管理。这大大缩减了查阅档案内信息的时间、人力成本，也变相保护了人事档案的存放完整性及使用安全性。但是，人事信息台账的信息主要依靠人工录入、储存，很难保证台账信息准确性长期有效。因此，进一步推进人事档案电子化进程势在必行。实现人事档案全数字化扫描；开通管理、个人两个账号，分别进行散材料上传和审核归集工作；将数字化档案与人事信息电子台账进行对接，抓取有用信息等等。依照自身实际需求，实现人事档案电子化功能，推进人事档案电子化进程任重道远。

3.4 人事档案审查常态化，做好职工教育宣传工作

在人事档案专项审核实践中，完善好一册档案除了要做好自身工作，还需要花费大量的时间用于对职工解释政策及提出解决方案上。为保障人事档案管理工作有效高效展开，需要将人事档案审查渗透入人事工作的每一个日常环节，将人事档案的政策解释工作深入平时。2022年人事档案专项审核结束以来，该事业单位将人事档案审查融入于招聘背调、入职培训、核定工资、干部提拔、职称评定、干部调离等工作各个环节，将人事档案管理工作做在平时，从各工作环节重视人事档案的管理、宣传工作，要求职工、管理职工同时及时解答职工提出的问题。通过这些尝试，不仅让工作人员绷紧人事档案管理的弦，也让职工本人在日常工作培训中熟悉人事档案管理的要求，充分激发了主观能动性。人事档案管理工作有效开展，取得了很好的工作效果。

4 结语

从人事档案专项审核工作中可以看出，人事档案管理是一项长期工作，短期成效并不显著。从人员协作角度来看，需要具体经办人的默默付出，人事部门其他同事的通力协作，广大职工的积极配合，以及有关领导的重视关心，才能做好人事档案管理工作。从人事部门管理角度来看，要注意培养人事档案管理人员的专业素养，培育人事档案管理的新生力量，营造健康积极的工作氛围，调动各方人员的积极性和主动性，制定相关管理制度杜绝人事档案乱象，从而形成人事档案管理工作合力，持续推动人事管理工作有序进行。做好人事档案管理工作，利在当代，功在千秋。