财务共享服务模式下企业费用管控信息化系统研究

肖洁

天翼电信终端有限公司 北京 100073

为满足企业发展战略的要求，财务会计管理的重点也从传统的会计核算和报表编制更多地转向财务分析和风险控制方面。企业也不再一味地追求高收入的利润增长，而是更多地进行有效的成本费用控制，做到“开源节流”可持续发展。财务共享服务模式将总账管理、销售与应收管理、采购与应付管理等子系统有效结合，推进业财深度融合，特别是从应付管理中衍生出的费用报销也是近年来财务共享服务的热点。智能化的费用管理信息化系统能够最大程度发挥共享模式的潜力，优化财务流程、整合企业资源、增强企业内控，促进企业健康成长[1]。

一、财务共享服务模式下费用管控的必要性

企业费用报销由于其具有业务量大、业务标准化程度高等特点，适合采用财务共享服务模式实现高效处理，进行严格的费用管理控制，有利于合理规避财务风险，推动财务共享信息化建设。

(一)业财税一体化的必然要求

早期的企业集团管理按业务模块进行划分，各部门在各自职责范围内单独运行，财务管理工作脱离具体业务，仅限于简单的记账核算。这种财务与业务相分离的分散化管理模式，使财务部门不能及时准确地获得全面可靠的财务信息，影响财务分析决策的准确有效性，甚至影响企业的整体运行。

随着社会经济环境的变化以及科技信息化的发展，越来越多的企业意识到只有真正的业财融合才能为企业发展提供良性循环，提升企业的核心竞争力，促进企业实现战略发展目标和企业资源的最优化管理[2]。构建财务共享费控管理平台，将业务流程与财务流程有机融合，实现费用的事前审批、事中控制和事后分析管理，有助于提升企业整体管理质量和专业化水平，真正实现管业务、管财务、管税务的一体化管理。

(二)实现全面预算管理的重要环节

全面预算管理作为企业内部控制的一种重要方法，已经成为现代化企业不可或缺的重要管理模式。全面预算管理通过业财全覆盖的预算体系对企业的经营活动和财务结果进行全面预测和筹划，科学合理地配置资源，并对执行过程和结果进行有效的监督、反馈和评价，最终推动企业战略目标的实现。

费用管理控制体系作为全面预算管理中的重要一环，通过预算控制标准、差旅报销标准等，强化业务和财务管理层对于业务活动事项的审批控制，同时严格监控费用预算执行情况，确定合理有效的费用支出控制策略。在费用管控过程中充分发挥预算的考核、控制、管理和评价职能，进一步推动企业全面预算管理的实现。

(三)财务管理信息化的必然趋势

随着“大智移云”技术的迅猛发展，现代企业对财务信息数字化、智能化的需求日益提升，财务共享中心已经成为众多企业在财务管理改革与发展中的重要突破口[3]，企业积极利用各种先进的信息化技术和工具，促使财务处理不断向自动化、智能化、无纸化方向发展。

标准化、流程化的财务共享服务需要依靠强大的信息系统支撑，才能实现会计信息从采集、核算、支付到归档的全流程处理。费控系统正是依靠财务共享信息系统下的线上报销子系统等平台模式，实现企业费用的智能化管理。费控系统的有效应用不仅有利于提高企业费用管控的效率和质量，更为全面实现财务管理信息化提供了有力支撑。

二、财务共享服务模式下费用管控的难点及风险

在企业财务管理中，成本费用控制是企业优化资源配置提升市场竞争力的重要手段。在财务共享模式下的费用处理具有数量庞大、重复率高、金额小、单据格式不一致等特点，增加了管理难度和风险。

(一)费用预算执行难度大

在费用预算管控过程中，首先，很多费用缺乏事前额度计划和审批，导致相关预算编制缺乏合理的依据和基础，影响了预算控制的准确性和可行性；其次，预算执行随意性较大，预算变更现象过于频繁，大部分资金没有按照相关规定运行使用[4]，加之缺乏严格的费用预算执行授权审批机制，费用超标情况常有发生。而业务部门费用居高不下的同时并没有带来增量的客户，没有实现预期的收入，造成企业费用支出产生不必要的浪费；最后，费用归集统计滞后，导致预算执行情况不能及时反馈和沟通，预算差异得不到及时分析，预算评价难以发挥作用。

(二)费用报销审核效率低

在财务共享模式下，财务人员需要集中处理整个企业集团的费用报销单据，单据数量庞大且填写不规范等问题都加大了财务审核的难度和风险。从业务人员层面，经常出现报销单据填写不规范、发票不合规或丢失，报销金额超标准等问题，导致单据被驳回，延长了费用审批报销的周期；从财务人员层面，费用发生的真实合理性难以把握，各类原始单据的合法合规性审核以及发票的验证查重工作量大，各项费用制度标准的审核控制难度大，财务沟通成本高、核算记账时间长，大大降低了费用报销审核的效率。长此以往，就会导致企业内部管理工作无法按照流程和制度严格地执行，影响了企业工作开展的效果，也会导致企业的发展遇到重重的阻碍[5]。

(三)费用统计分析难度大

随着企业日益多元化的发展，产品线、销售人员和业务运营地域不断增强，业务复杂性不断上升，各专项费用开支需求日益增长，费用报表也日益增加。大量的费用数据不能实现电子化、系统化的集成，加之费用支出透明度低，业财数据相割裂等问题，使费用统计和分析都相对滞后，无法做到实时的数据反馈。企业管理层不能及时掌握成本费用的整体运行情况，不利于企业改善经营管理提高盈利能力，很可能使企业面临财务、市场及运营等方面的风险，最终影响整个企业发展战略的实现。

三、财务共享服务模式下智能费控系统的主要子系统

依托于财务共享服务理念的智能费用管理信息化系统，需要一整套信息子系统支撑来实现费用的全流程管理，这些子系统各具特点，以一定的方式相互连接，发挥自己的功能和价值见下图。

(一)商旅订购系统

商旅预订和规划是差旅费用发生的起点，是提升员工工作效率的一个重要方面。商旅平台与出差申请单打通，实现审批后方可进行预订，强化费用事项的事前审批控制。

智能费控系统能够对接多个商旅订购平台，商旅平台覆盖交通、住宿、餐饮等多方面需求。员工可以通过商旅订购进行统一预订，企业协议酒店也可直接挂靠商旅平台，实现统一的月结和开票。另外企业可限制不同层级员工可订票的折扣价格，以及低价票提醒，并将相关差旅标准预置到系统中，在预订前就可以对员工能否预订进行管理，实现费用的事前管控。消费结束后，商旅平台的订购数据可实现自动回传和匹配，进一步提升费用报销效率。

(二)预算控制系统

智能费控系统可满足企业个性化预算管理方案，实现预算事前、事中和事后的全流程管控。事前支持滚动预算和非周期预算等多种预算的导入功能，将费用管控前置，融入业务计划之中，便于企业进行目标成本的整体规划；在费用审核过程中，可根据企业的业务需求支持多种自定义维度的预算刚性或柔性控制，及时进行预算风险提示，既保障企业总体费用不会超支，又能够以较优的资源配置开展业务活动；费用报销事项完成后，系统预算报表可以对预算执行情况进行实时统计、汇总和展现，企业管理层可随时查看预算使用结果和分析报表，为企业的经营决策提供可靠的参考。预算控制系统对预算预占、实占和确认执行进度的一体化管控，在促进企业实现全面预算管理的同时，也进一步帮助企业降低成本、提升利润。

(三)发票管理系统

票据是费用报销的重要依据，发票管理系统通过自动化、规范化的发票入账管理，为费用管理的合规性、有效性提供了有利支撑，是智能费控系统不可或缺的组成部分。

智能费控发票管理系统支持OCR智能拍票、微信卡包导入、PDF导入、扫描二维码等多种方式录入发票，系统可通过OCR识别，将非结构化数据抓取为结构化数据，与税务系统直联，进行发票的验伪查重[6]，防止假票、篡改发票和作废发票入账，规避重复报销风险。发票导入后可自动提取发票信息一键生成费用明细，并实现价税自动分离，节省员工80%的费用报销填写时间，提高财务入账的准确性，综合降低财务90%的发票审核工作，能够极大地提升财务工作效率，防范税务风险。

(四)网上报账系统

网上报账系统是财务共享服务模式下智能费控系统的核心子系统，是财务共享服务会计流程再造的关键所在。通过网上报账系统，可以实现费控系统各个业务模块和财务系统的集成，是业务和财务的交互平台[7]。

网上报账系统主要由业务申请审批管理、报账申请管理、财务审核管理和查询分析管理几个部分组成。费用事项的事前申请和审批管理是企业内部风险控制和管理的基础，智能费控系统支持差旅、合同、采购和项目等多种申请场景，可以提前计划费用，安排预算占用，流程审批节点随时可见，确保费用发生的合规合理性。企业员工根据实际业务发生进行交易事项的登记，实现移动报销，消费明细智能录入，缩短提单时间。财务人员审核单据信息和电子影像信息一致后，系统会自动生成会计凭证并发送资金结算信息，确保资金安全。

(五)会计核算系统

会计核算系统是智能费控系统会计核算板块的核心部分，其前端连接网上报账系统进行数据抽取，生成会计核算数据并与资金管理系统相连接，实现结算资金信息的传递。

智能费控系统支持与SAP、用友、金蝶等多种财务软件系统的集成，实现费用单据信息的交互，打通前端业务与后端财务通道，实现业财一体。会计核算系统可以根据业财规范化需求及企业自身管理制度，通过系统配置好的会计科目映射关系，在会计审核时自动生成费用预制凭证，并实现价税分离，提升财务记账的效率和准确性。会计核算系统还支持多种费用分摊的场景，可按照承担人、部门、项目等设置分摊规则，实现费用自动分摊入账。当单据出现预算标准、费用标准、借款超期等情况时，系统可实现自动判断并进行预警提示，规避财务风险。

(六)电子档案系统

随着电子发票的广泛应用和普及，会计档案管理迅速向电子化、信息化迈进。电子档案系统是实施费用管理的有效辅助工具，在提升票据管理水平的同时也降低了费用管理成本。

智能费控系统的电子档案管理系统可以实现会计凭证、会计报表、报账单等内部会计资料和电子发票、行程单、银行回单等外部会计资料的统一管理，并可以根据单据类型、编码、关键字等维度自动进行报销单、会计凭证和票据的匹配，通过资料信息确定关联关系，确保档案资料的准确性、完整性。档案数据同步业务系统，自动归集，省时省力省成本。各系统间电子档案数据共享，便于调阅，通过分级授权设置进行档案借阅管理，无地域限制，提高档案利用效率，真正实现档案采集、整理、归档、查询全信息化管理。

结语

随着信息化、智能化、大数据、云计算等技术的迅猛发展，财务费用管理模式也迎来了巨大的转变，过时的费用管理系统会进一步降低企业的运营效率，并降低对其整体业务支出情况的可见性。财务共享服务中心作为一种全新的财务组织模式，它以财务的业务为线条，对各分子公司的财务工作进行集中处理[8]，可以更好地辅助企业费用管理一体化及其总体发展战略的实施。以财务共享中心模式为基础的智能费用管理信息化系统，为企业提供移动报销、预算管理、商旅管理、发票管理、记账管理、资金管理和报表分析等一站式费用管理方案，把预定、审批、消费、报销等流程结合在一起，实现费用的全流程管理，同时还能让整个流程更加简化透明。企业合理应用智能费控系统，有助于企业降低成本，提升费用管理效率和水平，在激烈的市场竞争中实现更科学的运营与发展。