浅析地质资料与地质档案的关系——兼论对规范地质档案管理的意义

■ 周树英/谭永杰/周 伟/付小茗/刘 欣

（1.中国自然资源航空物探遥感中心，北京 100083；2.中国地质科学院地质力学研究所，北京 100088）

1 研究背景

地质资料是在地质工作中形成的文字、图表、声像等记录，根据工作阶段和形态分为原始地质资料、成果地质资料和岩矿芯、各类标本等实物地质资料[1-2]。地质资料是在多年的地质工作实践中运用各手段、经历各阶段形成的业务成果[3-4]，是国民经济建设和进一步开展地质工作、科学研究等的依据和基础，是国家的宝贵财富[5-6]。档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录[7-8]，地质档案就是在地质工作过程中形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。在工作实践中，地质档案主要是指在完成一项地质工作的过程中形成的原始记录，包括管理、成果及过程描述等[9-10]。我国对地质资料实行统一汇交管理，各地质勘查单位按照国家有关规定[2]，向各级地质资料馆藏机构汇交地质资料，同时各单位也遵循相关规定，建立自己的资料室或档案室保管地质资料，但是对地质工作的其他记录，主要是反映地质工作过程的管理及业务性记录缺少归档管理，造成这部分记录缺失，尤其是专项或大型地质项目的档案管理存在缺失现象。部分单位和工作人员认为地质资料管理就是地质档案管理，用地质资料管理代替档案管理。在文字表达方面，有些单位或工作人员把工作中的地质资料表述为地质档案资料[10]，全国地质资料馆每两年举办一次的学术会议就名为地质档案资料学术研讨会[11]，有意合成地质资料管理和地质档案管理，模糊化地质资料与地质档案管理的概念，对后续的相关工作造成影响。针对业内地质资料与地质档案概念模糊和地质档案管理缺失问题，有必要辨析两者之间的关系。本文依据国家法规并结合工作实践，通过系统梳理，厘清地质资料管理的意图和地质档案管理的目的，以及地质资料和地质档案的内涵、交集和特点，从而更好地把握二者的定位，使各地方政府地质主管部门和地质勘查单位更好地认识地质资料管理和地质档案管理工作，为地质工作可持续发展提供基础支撑。

2 地质资料的内涵和特点

地质工作是经济社会发展重要的先行性、基础性工作，服务于经济社会的各个方面[12]。地质工作的对象是地球，尤其是岩石圈的表层地壳，地质工作者通过实地调查、观测监测、工程揭露、物探、化探、遥感、分析测试等工作手段和综合研究，揭示地球尤其是地壳表层的物质组成、结构及其演化，获取人类社会发展所需要的化石能源和矿物资源的赋存信息，获取人类生活环境相关的地球空间信息[13-14]。野外调查就是到野外现场对地质现象实地观察，包括点观察、路线观察、剖面测制、获取样品，形成各种观察记录、剖面图、平面图和实物样品等。观测监测就是采用人工或仪器的方式，定期或不定期对活动的地质现象进行观测或监测，获取活动地质现象的表征参数，例如地下水的水位、温度、水质等，地质灾害的应力、位移等。工程揭露主要是利用钻探、槽探等方式，对工作区进行一定范围的揭露并获取覆盖物下的地质信息，形成钻孔岩心、槽探坑探揭露剖面、测井等记录和实物样品。地球物理探测就是利用地球及表层物质组成的物理性质差异，采用物理的方法进行探测，主要有电法、磁法、地震勘探、重力勘探、放射性勘探、地球物理测井等，形成相应的探测记录和地质解释成果。地球化学探测就是利用地球及其表层物质的化学性质差异，采用地球化学采样及分析方法，形成相应的采样、测试记录和地质分析成果及实物样品。遥感就是利用地表物质光谱性质的差异，利用不同种类传感器，在不直接接触的情况下，获取地表物质的光谱反射信息，目前主要有多光谱遥感、红外遥感、高光谱遥感、测试雷达等，形成遥感图像和分析处理结果等记录和地质解译成果。分析测试就是对野外观察或钻探、槽探中采集的地物样品进行物理和化学分析，获取地球表层物质的物理、化学性质，形成物理、化学分析测试结果和处理加工的样品。综合分析就是对各种工作手段采集到的记录和地质专题成果进行综合研究，形成地质工作成果和结论[15-16]。各种地质工作手段直接形成的工作记录和地质分析专题成果基本上就是所称的原始地质资料；在各地质工作手段施工过程中采集到的样品或地球物质等就是所称的实物地质资料；经过综合研究形成的规范化表达的最终成果就是所称的成果地质资料[2,17]。

原始地质资料和成果地质资料多是文字、数据表或图像图片、图件、报告等形式，其中包括了许多野外或现场工作形成的第一手记录。实物地质资料是地质体的实物样品，有固态、液态和气态，同时实物地质资料都有相应的文字说明。原始地质资料和成果地质资料过去多以文字描述和模拟记录形式为主，现在基本上都是数字化的记录或结构化的数字记录[16]。

地质资料是地质勘查单位和地质工作者宝贵的财富，有重要的利用和再利用价值。地球演化有40多亿年的历史，地球表层的物质组成和结构演化相对于人类活动来说是非常缓慢的，多数地质现象的演变是以万年、百万年为单位表述的，而我国有记录的地质工作才100多年的历史。因此，不同时期的地质工作相对于其研究对象的演变来说其时间因素可以忽略不计，从这个角度看，任何时期形成的地质资料都具有重要的现实意义。从上述梳理看，地质资料包括原始地质资料、成果地质资料和实物地质资料，都是使用不同工作手段在不同地质工作阶段形成的地质业务成果，有文件和实物两种形式。

3 地质档案的内涵和特点

档案是再现历史真实面貌的原始文献[8]。地质工作过程中形成的管理、业务、成果及其他记录等构成地质档案。自然资源部对地质项目档案提出了明确规定[12]，但是相关要求多为原则性规定。地质工作的开展基本上是以项目形式进行的，地质项目实施必然会形成过程的相关记录，包括管理方面的、事务方面的，也包括各节点形成的业务成果，从工作过程和主要环节讲，地质档案包括项目申报书或标书、下达的项目任务文件和预算或签订的项目合同书、项目设计及审查意见、单项工程（手段）设计及审查意见、单项工程（手段）实施记录及验收意见、质量检查记录、专题成果报告及审查意见、阶段性成果报告、最终的成果报告及审查意见、项目（合同）结题竣工决算、资料汇交凭证、项目成果推广应用及效果效益证明文档，以及项目实施过程形成的工作或事务描述性记录等。

从上述梳理可以看出，地质档案是项目实施过程中形成的有保存价值的各种原始记录，包括实施过程中各主要节点形成的管理、业务和成果的各种记录，也包括了项目完成后的后续地质资料汇交、成果的推广应用等方面的记录，能够客观、系统地反映项目实施的全过程，能够再现地质工作的历史全貌。地质档案可以覆盖地质项目工作的全过程和各个方面，最主要的本质特点就是强调记录的原始性，能够再现地质工作的真实过程，便于作为凭证供后续进行项目审计、研究地质工作规律、挖掘地质工作成果其他方面的效益等。

地质档案可以分为地质工作档案和地质项目档案，地质工作档案主要就是地质工作宏观决策、部署及实施过程的工作记录，以文秘性记录为主；地质项目档案就是项目组织实施过程中形成的记录，包括相关的管理记录、业务记录和成果记录等。本文主要讨论的是地质项目档案。

4 地质资料管理与地质档案管理的关系辨析

地质资料管理依据的最高法规是国务院颁布的《地质资料管理条例》[2]，地质档案管理依据的最高法规是《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）[7]，对二者管理的目的意图、对象等进行系统分析，能够更加清晰地认识地质资料与地质档案的特点（表1）。

表1 地质资料管理与地质档案管理分析对比

从管理的目的与意图看，我国对地质资料实施统一汇交管理，在我国境内实施的地质勘查工作形成的地质资料和国家出资在境外实施地质勘查工作形成的地质资料都应向国家相关部门汇交。我国建立了比较完善的地质资料管理体系，各级管理部门和馆藏机构分别负责地质资料的监督管理和地质资料的接收、保管和服务[2]。中华人民共和国成立之初，我国就建立了地质资料汇交管理制度，当时为典型的计划经济时代，要求不同工业部门地质勘查形成的地质资料向国家地质部门汇交[1]，主要目的还是实现地质工作成果的共享及再利用，最大限度发挥地质勘查投入的效益，减少重复投资，节约时间，提高地质工作效率，提高地质工作程度和地质认识水平；地质资料汇交管理制度符合地质工作特点和国家实际，得到了地质工作者和地质勘查单位的支持和拥护。改革开放以来，随着社会主义市场经济的建立和逐步完善，地质资料汇交制度作为地质勘查领域一项基本制度得以保留并不断完善，并以国务院颁布条例的方式法定化[17]。除了国家建立地质资料汇交管理制度外，各地质勘查单位也都建立有地质资料管理制度和机构，负责本单位完成项目的地质资料接收、保管和服务工作，其目的也是为了实现地质工作成果的共享和再利用，节省投资和时间，地质资料的积累也成为地质勘查单位重要的财富标志和财产的主要组成部分。地质档案是再现地质工作过程历史真实面貌的一组有机组成的原始文献，是地质项目承担单位在项目实施过程中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，地质档案具有凭证价值的重要属性，具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点[8]。《中华人民共和国档案法》对档案管理有明确的要求和规定，地质项目实施形成的档案不可能纳入国家统一管理，政府部门组织实施的国家专项按照规定应形成档案，地质项目一般由地质勘查单位实施，项目工作过程中也会形成档案，由承担单位进行管理，实施地质档案管理的目的主要是保留专项或项目实施过程的原始记录，便于地质人员或其他方面工作的人员后续进行项目审计、地质工作总结、地质工作成果的衍生应用等。

从管理的对象看，地质资料管理的对象主要是使用各种工作手段在不同阶段形成的单项工作成果、项目整体的工作成果等，包括项目形成的原始地质资料、成果地质资料和实物地质资料，管理类文件比较少，几乎不包括工作过程描述的其他相关记录，主要突出地质业务成果；地质资料管理基本以项目为单元，形成一档地质资料。地质档案包括了项目设立、项目实施和成果总结及后续效应等阶段、主要环节和实施过程描述等的相关原始记录，反映了工作的全貌，既包括了工作成果，也包括了决策、管理及业务过程描述等方面。从管理对象上看，地质资料是地质档案的一部分，只是二者侧重点不一致而已。当然，二者作为实体，其划分不是绝对的，部分地质资料具有档案属性[4,18]，尤其是野外或现场的第一手资料，例如，2015年全国地质资料馆依托馆藏的二战期间日本在我国境内进行矿产资源勘查和军事地质调查形成的地质资料，编研形成专题展览，揭露日本侵华的野心和实施侵略的战争行为，就是挖掘地质资料的档案属性的社会性、历史性价值，是地质资料档案属性拓展应用的典型范例[19-20]；个别地质资料也能够反映当时的社会发展水平，具有一定的艺术价值[21-22]；从科学技术发展的角度看，地质资料也反映了当时的科学技术水平，也是一种档案属性。另外，地质档案中的相关工作成果记录也具有资料的成果属性。

从管理的主体看，地质资料管理的主体是国家组建的各级馆藏机构和委托保管机构，实现了对地质资料管理的全覆盖[23]，各地质勘查单位也有地质资料管理机构，主要服务于本单位。地质档案管理方面，国家建立有各级档案馆藏机构，但是仅限于与本级政府部门有关的地质工作形成的档案，地质工作主体是项目工作，大多数地质档案由各地质勘查单位保管，管理的主体是各地质勘查单位。

从管理和服务方式看，国家对地质资料实行的是统一汇交管理，组织体系严密；在信息化时代，对已有地质资料进行数字化，实行信息化管理[24-25]。由于地质资料强调的是成果属性，所以可以将数字化地质资料转化为信息化形式进行管理，例如对文字报告形成Word文档、表格文档，对图件形成矢量文档等，方便保管和阅者再加工处理使用。地质档案按照工作所属关系由各政府机构或地质勘查单位管理，国家建立有归档制度，也主要限于政府系统；在信息化时代需对档案进行数字化，但是由于档案强调原始记录属性，所以档案数字化多限于数字化表达，原始记录一定要继续保存。

5 地质档案管理存在的主要问题

我国地质资料的汇交管理有70多年的历史，形成了比较完善的管理制度和组织管理体系[1,23]，各地质勘查单位与国家的管理体制相适应，均建立了比较完善的地质资料管理制度，政府部门、地质勘查单位和地质工作者都高度重视地质资料，地质资料管理制度在各部门和单位都得到了比较好的执行。相较于地质资料管理，地质档案管理相对不够完善，有许多应进行归档管理的地质档案没有纳入组织管理，分散于个人手中或流失，以至于各单位在进行审计时，查找文件资料主要依赖项目负责人，效率低下，失去了档案记录的原始客观性、公信力，甚至有时无法查找到文件资料，造成现实的危害和潜在的风险。主要存在以下问题：

一是近年来由政府部门组织实施的地质专项多由指定的所属事业单位提供技术支撑和协助实施，专项实施过程中会形成大量的管理类、业务类和成果类文档资料，专项实施结束后，专项支撑单位会按照要求进行地质资料汇交，专项形成的其他文档资料多由专项办管理，专项办存在对文档资料未按照归档要求进行整理归档的问题。专项办一般设在支撑单位，为临时机构，随着专项结束，专项办撤销，专项形成的文档资料没有进行归档或移交，散落在个人手中，慢慢就会遗失。

二是各地质勘查单位组织实施的项目，在工作过程中也会形成大量的管理类、业务类和成果类文档资料，项目结束后，项目组会按照要求进行原始地质资料归档和成果地质资料及实物地质资料汇交，项目形成的其他文档资料多由项目组保管，项目组存在对这些文档资料未按照要求进行归档整理的问题。项目组是临时机构，随着项目结束，项目组解散，项目形成的其他文档资料未进行归档和移交，散落在个人手中，慢慢就会遗失。

三是地质领域近年来建设了许多基于业务运行的计算机网络信息系统，这些系统也会实时生成大量的管理与服务数据及过程记录[26-27]，这些系统在项目结束后进行地质资料汇交时，也只是汇交了业务方面的成果和数据，这些信息化项目除没有进行一般地质项目的归档外，对于系统运行中的参数记录和过程数据也没有进行归档。

造成以上问题的主要原因：一是认识和重视程度不够。地质资料是地质勘查单位宝贵的财富和业务成果的载体，有重要的现实意义，地质档案现实意义不明显，受到的重视程度不够，有些单位和个人错误认为地质资料管理就是地质档案管理，用地质资料管理代替地质档案管理，遇到检查时也是用此理由进行搪塞。二是管理权责不清。专项办设在事业单位，管理权在政府部门，归档的职责在政府部门，实际工作中有相互依靠的现象；一般地质项目实施的归档职责在承担单位，归档是法律要求的，不归档则不合法。三是地质档案管理制度不够细化。地质资料管理制度比较具体，要求明确，实施的督促力度比较大，国务院颁布的《地质资料管理条例》列出了地质资料汇交的具体目录和内容，政府主管部门的管理办法又进一步细化和明确了汇交要求，实施中各级主管部门和馆藏机构进行实时监管，对不汇交或延迟的给予通报批评或处罚，各地质勘查单位也都有管理办法；地质档案管理有国家法律和部门规章制度，但由于涉及面广，对于地质档案归档的目录范围等的规定比较原则和笼统，各单位对地质档案的管理要求也相对不具体。四是信息化时代技术发展比较快，地质档案管理没有跟上时代步伐。

6 加强地质档案管理工作建议

地质资料管理和地质档案管理有根本的区别，不能用地质资料管理代替地质档案管理，各级政府主管部门和各地质勘查单位应加强地质档案管理并处理好二者的有机衔接，为此提出以下工作建议：

一是高度重视地质档案管理工作。政府主管部门和地质勘查单位要加强《档案法》学习，提高对地质档案工作的认识，高度重视地质档案管理工作，不能用地质资料管理代替地质档案管理，要认识到对地质项目工作形成的文档资料进行归档管理是法律要求。地质项目组织实施单位应当承担起法律责任，政府部门组织实施的专项归档职责在政府部门，支撑的事业单位有协助整理档案的义务；单位组织实施的地质项目归档职责在单位，项目组有协助整理档案的义务。

二是健全完善地质档案管理制度。政府主管部门应在《档案法》框架下，出台相关管理制度和指导性技术标准，进一步明确地质档案管理的归档目录内容和相关要求，明确将项目归档纳入项目预算；指导督促各级政府部门和地质勘查单位建立地质档案管理制度和组织管理体系。各地质勘查单位也要制定相应的地质档案管理制度，对地质项目档案的归档、保管和服务提出明确要求，在部门职责划分、人员设备配备和项目预算中予以考虑并给予保障。

三是加强地质档案的管理和监督。各级政府主管部门机关要对地质工作决策部署、地质专项实施等工作形成的档案加强管理，各地质勘查单位要对本单位承担的地质工作项目形成的档案进行归档管理；政府主管部门和地质勘查单位的上级组织要加强对地质档案管理的监督检查。

四是加强地质资料管理工作与地质档案管理工作的协调。政府组建的或委托的地质资料馆藏机构职责主要限于地质资料管理，突出地质工作的成果属性。各地质勘查单位既要管理地质资料，又要管理项目形成的地质档案，因此应处理好地质资料和地质档案管理工作的关系，避免缺漏或重复，项目形成的业务成果归地质资料管理，项目工作过程形成的各种管理、业务性记录归地质档案管理；在项目的地质资料“档”和地质档案“宗”的编码方面建立有机联系，便于查阅利用，也可以对地质资料和地质档案实行一体化统一管理。

五是探索推进业务化运行的信息系统归档工作。应按照档案管理的相关要求，探索建立对这些系统形成的数据进行定期归档，便于相关人员作为凭证后续对系统运行过程进行审计和历史真实再现性分析。

7 结束语

地质资料是地质工作的业务成果记录，地质档案是地质工作过程的原始记录，地质资料管理和地质档案管理既有共同点，也有本质差异。我国有比较完善的地质资料管理体系，但地质档案管理有所欠缺。党中央、国务院高度重视档案管理工作，2014年印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》[26]。通过2021年成功举办建党一百年系列活动，凸显档案工作的重要性。原国土资源部2015年出台了《国土资源部关于进一步加强和做好国土资源档案工作的通知》，会同国家档案局印发了《国土资源业务档案管理办法》[27]。自然资源部成立以来，根据业务变化又修订了相关管理办法等，按照国家的相关法律法规要求做好地质档案管理工作。各级政府主管部门和地质勘查单位应高度重视地质档案管理，不能用地质资料管理代替地质档案管理，应制定完善地质档案管理制度，明确责任，落实预算、人员和保管空间及设备，在做好地质资料管理的同时加强地质档案管理，同时注意处理好二者的协同关系，探索推进业务化运行的地质信息系统数据记录的归档管理工作。