应用型本科高校学生工作档案管理现状及对策

严竹安 常州工学院航空与机械工程学院/飞行学院

高校学生工作是高校工作的重要组成部分，在人才培养过程中发挥着重要作用，学生工作档案建设更是高校学生工作不可或缺的部分。通过对学生工作档案材料的分类归档，整理研究有助于提高学生工作档案管理效能，保障学生工作档案管理有条不紊开展的路径。现以常州G高校为例，从高校学生工作档案管理现状、重要性以及对策三个方面进行研究。当前高校学生工作档案管理仍存在不少问题，建立科学的档案管理目录，规范学生工作档案已经成为高校学生工作面临的重要课题。

高校学生工作是高校工作的重要组成部分，在人才培养过程中发挥着重要作用，是建设中国特色社会主义大学的基本内容，也是提升我国高等教育质量、培养中国特色社会主义合格建设者和可靠接班人的重要保障。学生工作档案建设是高校学生工作不可或缺的部分。随着信息化时代的不断发展，学生工作日新月异，面临着新形势与新挑战。对学生工作中的重要信息进行有序分类收集、整理和存档，是保障新时代学生工作有条不紊开展的重要途径。因此，规范学生工作档案已经成为高校学生工作面临的重要课题。

应用型本科高校学生工作档案管理现状

常州G高校作为一所全日制普通本科院校，是应用型本科高校，一直秉承面向基层、服务地方的办学理念，致力于培养切合地方经济社会发展需要的应用型人才，非常重视学生工作档案管理，不断改进完善学生工作档案管理规章制度，以提高学生工作档案管理效能。随着社会的不断发展进步，党和国家对高校建设、学生工作档案管理的重视程度不断提高，在常州G高校学生工作档案管理实践中，现行制度所存问题和漏洞开始出现。

对学生工作档案管理的重视程度不足

常州G高校的档案管理趋于规范和完善，在教务、科研、党建等方面均已建立科学规范的档案管理目录，而学生工作作为高校工作的重要一环，暂未形成完整的档案体系。此类情况在其他高校也同样存在，部分高校片面重视教学科研档案管理水平的提高，而忽略了学生工作档案管理，对学生工作档案管理的重视程度不足。学生工作具有繁杂、条线多等特性，且涉及高校工作的方方面面，而学校层面没有建立一个整体性且具有指导意义的学生工作档案管理目录，致使很多学生工作者在实际工作中常常按照个人理解对档案材料进行存放，之后需要倒追相关支撑材料时，因档案混乱或不全等原因无法提供；也使得学生工作者在工作时缺乏总体性和条理性，困于琐事，无法更好地提高工作效率。

学生工作档案管理体系不够健全，管理人员不够专业

常州G高校学生工作档案材料较为零散，没有建立科学完善的学生工作档案管理目录作为指导文件，导致学生工作者在工作中出现无章可循的情况，管理呈现分散化、碎片化的状态。仅有心理咨询和资助工作条线有较为完善的档案管理体系，其他工作条线，如评先评优、学生日常管理、安全教育、主题教育、就业工作等方面暂无归档目录，致使学生工作者在工作中忽略了对相关档案材料的整理存档，导致后续工作中常出现无支撑材料、缺少材料等情况，不利于院校以及学生工作者对学生进行全面了解。

高校学生工作队伍中很少有专业的档案管理人员，学生工作相关材料都由各条线负责老师整理归档，在没有科学标准的档案管理目录指导的情况下，缺乏专业档案管理知识的工作人员难以做到学生工作档案的条理化归档，致使学生工作档案管理不规范。

学生工作档案管理的标准化和科学化不足

学生工作档案管理坚持标准化的原则，就是对学生工作档案管理遵循什么样的工作流程，档案建设的内容、标准要有明确的规定，尽可能地使工作流程简练化、工作方法模式化，提高管理的有效性和精确性，使学生工作档案管理实现由管理向管理与研究并重转变，由效率向效益转变，由外延式发展向内涵式发展转变。这样有利于强化学生工作者的标准意识、质量意识、成果意识、责任意识。同时，学生工作档案管理更应遵循科学化原则，要符合教育教学规律以及学生成长成才的需要，应是严谨、科学的。科学化、标准化的学生工作档案管理有利于加强学生工作者的目标和标准意识，使学生工作者在工作中更具有条理性，能够更好地规划每项工作，减少工作的烦琐性，也有利于学生工作者实现事务管理向管理研究的转变。

高校学生工作档案管理的重要性

我国一直非常重视高校学生管理工作，为规范高等学校学生管理工作，维护高校正常教育教学秩序和生活秩序，保障学生合法权益，培养德、智、体、美、劳等方面全面发展的社会主义建设者和接班人，依据教育法、高等教育法以及有关法律法规，制定颁布了一系列覆盖高校学生管理领域各方面工作的制度规范，逐渐形成以《高等学校学生管理规定》为核心的管理制度体系，并在此基础上，不断更新改进，以适应新时代高等教育发展需要。

此前已有众多学者针对高校学生工作档案管理进行了多方面研究，对奖惩制度、资助育人、安全教育等工作条线已经进行了多项深入研究并取得了一系列成果。研究表明，在高校学生工作档案管理中引入精细化管理方式，可以让复杂烦琐且变化更新速度快的学生工作档案管理工作更为顺利地开展，还能提高学生工作的效率和水平。在精细化和规范学生工作档案管理的基础上，简单化、流程化、定量化各项工作，是全面提高学生工作效能的前提。在高校学生工作档案管理中，若无清晰规范的制度规章，管理工作往往会出现无章可循的问题，从而降低工作效率。

高校学生工作档案涉及学生工作的方方面面，包括班级建设、党团建设、主题教育、日常管理、心理工作、资助育人、征兵、就业工作，等等，是学生工作的实际反映，从中可以客观真实地看出学生工作的真实水平、优点与缺点等。这些真实的数据和材料也可以作为学生管理的借鉴和参考。

高校学生工作档案建设有利于学生工作者对学生工作开展有针对性的思考和研究。根据整理存档的相关档案材料，形成系统的历史资料，可以为高校学生工作者提供参考资料，有助于学生工作者不断思考，不断研究，发现不足，发扬优势，形成一套规范、科学的工作制度流程，也能够更好地提高学生管理效能，创新学生工作方式。

于常州G高校而言，暂时还未有针对常州G高校学生管理工作运行机制和相关档案的系统研究和整理。本文以常州G高校为研究对象，对校内学生工作现有制度、运行规则和育人机制进行系统梳理和深入研究，制定简单化、流程化、易操作的工作流程，并有针对性地梳理各项流程所需文件以及支撑材料，形成校级层面的学生档案管理目录，以提高学生管理工作效能。

高校学生工作档案管理对策

完善学生工作档案管理制度体系

学生工作档案管理的完善需要依靠多方面的共同努力。只有将学生工作档案管理纳入高校档案工作和学生工作的整体建设中去，根据国家相关政策法规，在校级层面形成一套规范科学且符合本校实际情况的规章制度，明确档案管理标准和规范，确定校内监督管理部门，建立考察评估体系，才能从根本上解决问题，更好、更深入地推进学生工作档案管理工作的开展。

在健全的学生工作档案管理制度的指导下，高校应建立健全学生工作档案管理相关体系，做到有人监督，有人考核，不断完善改进，逐步形成以学生管理部门为主，各二级学院实际操作实践，相关部门负责建档存档的较为完善的学生工作档案制度体系。

制定统一的学生工作档案目录

本文以常州G高校为例，根据其现存制度，结合工作实际，以学生工作者条线工作内容为基础，制定汇编了二级学院学生工作档案目录，具体内容包括以下几个模块（如下表所示）。

二级学院学生工作档案目录表

3—1 辅导员分工文件、辅导员和班主任名册3—2 学院专题研究学生工作会议材料3—3 辅导员工作会议记录3—4 校级辅导员和班主任考核材料3 队伍建设参加学校辅导员发展中心小组活动、二级学院辅导员工作室开展教研活动的材料3—6 辅导员沙龙、辅导员专题培训材料3—7 班主任、特聘班导师名册、培训、考核等工作材料3—8 辅导员、班主任等开展学生工作研究的过程性、成果性材料3—9 学生干部培训、考核等相关材料4 计划总结 4—1 学院年度工作计划、总结4—2 其他条线年度工作计划、总结3—5 5—1 网格化管理名单5—2 班级、学生基础材料5—3 每周班级考勤表5—4 学生因病缺课、缺勤追踪登记5—5 学生处分、跟踪教育材料5 日常管理6—1 学院奖助学金评审工作领导小组名单、各类评审会议记录等过程性材料6—2 6 评先评优省级先进班集体、三好学生、优秀学生干部、优秀毕业生等评选通知、过程材料6—3 国家奖学金、国家励志奖学金评选通知、过程材料6—4 校奖学金评选文件、过程材料、学院公示材料、学校表彰文件7—1 新生入学教育材料7—2 利用重大活动、重要主题等节点开展学生思想政治教育活动材料7—3 学风建设专题教育活动材料7—4 毕业生教育相关材料7—5 各类主题教育材料7 主题教育二级学院学生资助工作年度绩效目标、工作要点或工作计划、年度资助工作总结8—2 二级学院与学生资助工作相关的会议记录、工作记录等8—3 二级学院开展学生资助工作培训材料、研究材料及其他业务档案等8—4 国家助学金评选文件、过程材料、学院公示材料、通过名单8—1 8—5 8 资助育人学院家庭经济困难学生认定工作小组名单、家庭经济困难学生所有的认定评议小组名单家庭经济困难学生申请表，家庭经济困难学生资格复核表，认定评议小组举行认定评议会议的会议记录，学院认定工作组举行认定会议的会议记录、公示材料8—7 资助工作绩效考核过程性材料8—8 各类社会捐赠资助学生的相关协议、发放资助签收表、账册、凭证等8—9 学生勤工助学岗位材料8—10 开展发展型资助活动和精准资助活动材料8—6 9—1 四级预警工作体系9—2 学生心理健康普查材料9—3 学院重点关注学生信息库9—4 心理危机事件相关材料9—5 心理健康主题教育活动材料9 心理健康10—1 学校招生简章、学院年度招生宣传工作方案材料10—2 招生宣传的组织和落实情况、宣传活动相关报道、招生宣传总结10—3 学院新生入学资格复查的材料10 招生工作

11—1学校就业工作文件、学院制定的就业工作推进措施、学院阶段性推进就业工作的会议记录11—2 未就业学生跟踪服务记录、就业困难学生名单和帮扶记录11—3 11 就业工作学院毕业生就业意向汇总，毕业生考研情况名单、统计及情况分析，每周就业率统计统计11—4学院开展职业生涯教育活动材料，学院就业基地建设材料，学院校外职业生涯教育实践基地建设材料，学院职业生涯教育校内外导师库、教学资料库等建设情况。11—5 学院各类招聘会活动材料、各类企业宣讲对接活动材料12—1 学院住宿学生名单、走读学生名单、校外住宿学生名单及跟踪管理材料12—2 “示范寝室”创建工作材料12—3 公寓宿舍安全检查材料12—4 公寓违纪学生处理相关材料12—5 公寓主题活动相关材料12 公寓管理13—1 组织开展校内国防教育活动的方案、图片及报道稿13—2组织开展学生军训的材料，包括活动方案、过程材料、评奖评优、新闻报道等材料13 国防教育退伍学生名册，每学年退伍学生学业情况、困难情况，二级学院开展学业帮扶活动情况及记录13—4 学生兵役登记和开展征兵宣传工作材料13—5 参军入伍大学生情况、应征入伍及退役复学学生学费补偿申请记录13—3

及时整理分析，确保学生工作档案的应用价值

在高校学生工作档案管理中，应及时对各条线工作的档案进行整理分析，分类归档。由于学生工作的特性，学生工作档案也应定期进行整理归纳，并根据实际工作情况对归档内容和目录进行调整。建设学生工作档案，并定期对其进行整理分析，有助于学生工作者开展对学生工作的思考与研究。加强对学生工作档案的整理与总结，有助于学生工作者对学生工作不断思考，从档案中汲取经验和教训，把握学生工作的重点、难点和痛点，创新工作思路，为之后学生工作的开展提供重要参考依据，并为高校学生管理水平的提高保驾护航。