基于智慧校园视角的学籍档案信息化管理创新思考

陈惠琼

（福建农林大学，福建福州 350002）

智慧校园是指利用互联网技术实现学校教学、科研、行政管理和校园生活等信息资源共享，或者以大数据为平台，实现学校信息资源的电子数据互融互通，为学校建设发展提供高效、精准的信息服务[1]。高校学籍档案是记录学生学习情况和学习经历的原始文件材料，主要的存在形式包括新生录取花名册、成绩单、毕业生花名册和学位授予登记表等，是学校教学档案的重要组成部分[2]。随着科学技术的发展和智慧校园的建设，传统的纸质人工手动查档与用户利用需求不匹配，严重限制学校管理部门的工作效率及档案的利用效率。为了缓解现场手工查档效率低和学籍档案利用需求高的矛盾，高校档案馆（室）必须加快档案数字化、信息化的转型，实现安全、有效的电子查档、线上查档，提高档案工作人员的工作效率和服务水平，更好、更高效地为师生、校友及社会服务，实现智慧校园建设目标。

1 学籍档案信息化的新要求

随着计算机科学技术的发展和档案数字化的普及与应用，档案工作人员虽能及时转变档案管理理念，建立互联网思维，但受个人业务能力和现有硬件条件的限制，使得档案数字化前进的步伐受到阻碍。以福建农林大学为例，现存的纸质学籍档案达30 多万件，加上毕业生数量逐年递增，每年接收的纸质学籍档案超过1 万件，存储方式也逐渐从单套制向双套制转变。此外，已毕业的校友由于职务晋升、职称评聘、出国留学等原因，对学历学位认证和成绩单的需求越来越大。还有，在档案数字化、信息化转型中需要更先进的查档服务方式来满足用户的不同利用需求。因此，近年来学校对档案馆（室）的硬件条件和工作人员的管理服务素质提出越来越高的要求。

1.1 提高档案馆（室）硬件和软件条件

为了加快档案的数字化和电子化，积极推进“存量数字化，增量电子化”的工作目标，档案馆（室）必须拥有较为先进的档案管理信息系统和高清扫描仪等硬件设备，同时应该引进具备扎实档案专业知识的档案工作人员和计算机技术专业人员，着重培养档案和计算机专业的复合型人才。不仅如此，档案工作人员需要定期接受网络培训或者线下档案培训，积极参加各种研讨会，向兄弟院校交流学习经验，提升自身的业务能力和专业素养。档案馆（室）可将档案工作人员在培训中的成绩及其在日常工作中的表现归纳入常规考核中[3]，以此提高档案工作人员的整体素养，推进档案信息化建设。

1.2 保证学籍档案数字化标准规范

2020年6月20日修订的 《中华人民共和国档案法》特别增加了“档案信息化建设”的章节，并强调：“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”[4]为了保证学籍档案数字化的标准和规范，档案工作人员必须熟悉数字化相关标准和规范及其操作流程，结合本单位的实际情况，制定规范化的操作流程和标准化的数字技术参数。数字化过程中档案工作人员可通过自主学习和经验交流，严格按照档案数字化的操作规程，保障档案实体安全、信息完整和档案原貌的同时，确保档案的电子数据安全、技术参数准确性、数字格式正确性，把控扫描后的图片质量和存储格式[5],将学籍档案数字化、标准化和规范化，做到有法可依、有法必依，从而顺利地开展档案信息化工作。

1.3 强化档案安全责任意识

档案信息化建设，必须提高档案工作人员的能力素质和安全责任意识。不仅要保证档案实体载体的完整齐全，也要保障档案电子数据的存储和利用安全。对此，笔者有两个建议：一是提高档案工作人员的安全意识。档案工作人员要加强保密教育，注重保护学籍档案的个人信息，不可随意公开或者泄露信息[6]。例如，很多应届毕业生或者已毕业的校友因就业、出国或者晋升等需要复印普通高等学校的招生录取名单。档案工作人员务必将在同一张纸上的其他同学的基本信息遮盖，防止造成他人的个人信息泄露。再者，如果档案数字化工作委托档案数字化服务机构开展，务必与服务机构签订保密协议并加强相关保密教育。二是保证电子数据安全。数据安全是档案信息化和档案利用的前提，为了防止数据丢失，保证数据安全，数字化过程中要严格按照要求进行处理，保护好各个环节产生的数据，及时对电子数据进行移交和备份[7]。

2 学籍档案信息化管理的创新意义

高校学籍档案有入学成绩、在校学习经历和毕业信息等相关文件材料，其内容包含了新生入学成绩单、在校学习过程成绩、奖励处分材料、学籍异动、论文答辩、毕业离校和毕业信息等材料。高校可以合理利用智慧校园信息资源平台，加强信息融合利用，方便校友认证学历、学位信息，助力档案远程利用服务。

2.1 信息资源融合利用

高校档案馆可以利用互联网搭建学校教学、科研、管理等信息系统平台，并积极和学校OA 管理系统、研究生教务处学籍管理系统、财务处管理系统等对接，以智慧校园建设为契机，有效地进行信息资源整合，深度挖掘高价值信息，为学校建设发展服务。高校档案馆（室）要积极和学校教务处学籍管理系统对接，快速获取学籍档案中学生个人信息、家庭背景、入学前单位、专业、学习成绩、毕业信息、就业单位等重要信息，然后通过计算机技术对信息进行统计、对比、重组和分析[8]，建立校友信息数据库，为校友会审核校友信息提供依据。比如，疫情开放初期，学校对进出校园人员审核比较严格，为了减少审批程序方便校友回校，福州多所高校推出电子校友卡。曾在校学习或者工作的校友，可关注微信公众号“福建农林大学校友之家”，根据提示填写基本毕业信息，申请电子校友卡。学校校友会可利用校友信息数据库，自动审核，提升校友会的工作效率。还有，学校可以利用校友信息数据库挖掘杰出校友、名师校友，为校友会获取校友信息服务和实名认证提供电子数据库，为学校建设发展储备力量，逐步实现智慧校园的信息资源融合。

2.2 助力学籍档案利用服务

档案保护和管理的最终目的是通过档案的利用使其价值得以实现。学籍档案的保存更是为了服务社会、校友、师生。学籍档案信息化管理可以全面提高档案利用时效性和全面性。档案信息化可以助力学籍档案利用：（1）方便学历、学位信息认证。校友为了晋升、出国、升学等需要学历、学位信息认证，档案工作人员可以利用电子数据直接审核教育部学生服务与素质发展中心的学历学位信息和成绩单；（2）开通远程利用服务开具学历、学位证明。学籍档案数字化可以为远程利用提供电子数据库，加快实现“云服务”。校友可以直接线上申请或者直接下载盖有电子签章的学历学位证明和成绩单，实现“零距离”“少走路”“随时随地获取”的便民服务。这是从传统手工查档向人工智能化、电子化查档利用的重大转变，也具有档案电子化、数字化的重大意义。

3 档案信息化管理转型中学籍档案管理创新思考

为了提高档案查档效率和服务质量，解决学籍档案需求利用率高和传统手工查档效率低的矛盾，档案馆（室）必须加快档案信息化建设，完善学籍档案数字化建设制度，积极推进学籍档案数字化，加快接收电子学籍档案，在保证学籍档案电子数据安全的情况下，实现多元化、多渠道和多方式的创新利用模式。笔者结合学校的经验模式，提出以下4 点建议，以助力学籍档案信息化管理。

3.1 完善学籍档案数字化建设制度

积极推进学籍档案数字化，需要加强档案数字化制度建设，为推进档案信息化和智能化提供依据。根据《中华人民共和国档案法》《电子档案归档管理办法》和《高等学校档案管理办法》等相关法律法规和规章制度，结合本校的校情、校史重新修订了本校档案管理办法，完善档案数字建设制度，帮助档案信息化建设与学校智慧校园建设同步进行，加快推进数字档案室建设，确保高校数字化档案管理工作能够全方面开展。主要的举措和需求如下：第一，档案工作人员和职能部门兼职档案员要依据相关法律法规和规章制度结合本校本部门实际情况制定档案管理制度，确保在开展数字化档案管理工作的过程中能够做到有据可依。第二，学校主管部门要将档案数字化、电子化管理工作归纳到学校日常工作中，针对在开展管理工中发现的问题进行针对性分析，并制定解决对策，进而提升整个档案管理工作效率。第三，纸质档案和移交电子文件务必保证一致。职能部门移交的纸质档案和电子文件要同步归档，并保证一一对应。比如，高校教务处学籍管理系统可进行技术处理打印盖有法律效力的电子签章的纸质成绩单用于存档，同时移交与纸质存档一致的盖有电子签章的可行、可信、可靠、合规的电子成绩单[9]。

3.2 加快学籍档案数字化电子化

为了促进传统手工查档向电子查档转型，实现“云服务”，必须加快学籍档案数字化，实现“存量数字化、增量电子化”的目标，有效提高学籍档案的查档效率和服务质量。一是做好学籍档案数字化。学校通过全面评估、综合分析和调研学习后，采用自主扫描完成库房纸质成绩单的扫描工作，做好纸质学籍档案的数字化，实现电子化利用。二是加快接收电子学籍档案。本校在积极推进电子签章的使用，研究生院教务处学籍管理部门可利用计算机技术手段自动生成盖有电子签章的学籍材料，无需打印后盖章，再耗时耗力扫描为电子文件，减少财力物力的浪费，提高档案工作效率。

3.3 保证学籍档案电子数据安全

为了保证电子学籍卡的存储安全和远程利用过程中隐私保护，学校将学籍档案独立分库，控制电子数据库使用权限。主要的举措如下：一是单独设立电子利用数据库。将教学档案库中的学籍档案分成录取花名册、成绩单、研究生学位授予登记表、毕业生花名册，并将其与其他档案管理库分开，远程利用系统只能访问这些数据库，用户也只能看到自己的信息，保护了用户的个人隐私。并且下载利用材料中的电子签章是经计算机加密技术处理过，具有法律效力，是安全、合法、合规的[10]。二是控制电子数据库使用权限。为了保证档案数据的原始性和准确性，防止档案电子数据有意无意被修改，档案馆应将档案系统的使用权限控制在最小的范围内，仅给档案工作人员和职能部门的兼职档案员修改权限。

3.4 学籍档案利用服务模式创新

在档案数字化的背景下，传统的纸质手工查档已不能满足新时代查档的需求。传统的纸质学籍档案查询，是档案工作人员根据查档人员提供的毕业证书或者学位证书和身份证，锁定用户的毕业年份、专业、姓名等基本信息，查找出相关材料存放在库房的位置，然后档案工作人员再去库房对应的密集架取纸质档案材料，再回办公室复印后加盖公章，供其利用。如此费时费力效率低下的手工查档方式不能满足非在校校友的查档需求。为了缓解利用频率高和手工查档效率低的矛盾，档案馆（室）应创新多元化、多渠道利用服务方式。（1）线上预约、邮件邮寄利用。该方式是疫情暴发后但尚未开通远程利用时，最常见也最重要的查询方式。用户可以通过电话咨询，然后通过邮件将毕业证书或者学位证书和身份证等查档凭证发送给档案馆（室），工作人员核实信息后，将盖有档案专用章的扫描件回复给用户或者将纸质材料邮寄给对方。（2）实现远程利用。为了提高查档效率，满足无法到现场办理业务的校友需求，很多高校档案馆开通了远程查档利用服务。用户只需登录远程利用软件系统并根据提示上传查档凭证，经档案工作人员审核后即可下载盖有电子签章的相关文件材料。（3）利用微信公众号线上即时打印。在智慧校园的背景下，为了满足学生随时随地打印成绩单，福建农林大学2010 届之后的本科毕业生，可关注学校微信公众号，点击智慧校园，根据提示输入验证信息，即可登录下载本人盖有电子签章的成绩单或者学历学位证明。2012年（含）至今已毕业的全日制硕士生、博士生，可登录福建农林大学研究生院网站教育管理系统，打印成绩单、学历学位证明。学籍档案利用的多模式、多渠道创新，不但减轻档案工作人员的工作量，节约了时间成本，而且方便用户查档，提高了服务的便捷性和时效性。

4 结束语

高校以智慧校园建设为依托，积极推进学籍档案数字化、信息化建设。虽然，这对高校的软硬件和管理模式提出更高的要求，但是对传统手工查档向电子化、信息化模式转型，多元化、多渠道档案服务利用有着重大意义。高校档案管理部门转变档案数字化管理理念，积极完善学籍档案数字化建设制度，加快做好学籍档案的数字化、电子化，独立设置电子数据利用库和控制电子数据使用权限保证学籍档案数据安全，创新学籍档案的利用模式，优化软件平台和管理模式，为学校高质量档案服务做贡献。