商业地产运营中内部控制体系的构建

刘琳

面对复杂的局势，商业地产运营人员需要探索如何实现有效的运营管理，提高商业地产运营的稳定性。注重商业地产运营内部控制体系的构建工作，显著提高商业地产运营水平，适应商业地产发展环境，减少商业地产运营问题。

我国的商业地产经过数十年的发展，当前已经具有了较为完善的发展体系，但是在日益激烈的市场竞争形势下，商业地产的运营工作既受到宏观政策方面影响，也因为疫情因素的影响而产生了极大的压力。在新型的经济发展态势下，商业地产的重要性不断提升。商业地产运行稳定，能够促进国家经济发展安全性提高，提升国内金融市场活力。保障商业地产运营安全，提升商业地产运营水平，有助于充分发挥商业地产价值，进一步提高市场经济发展质量。

一、商业地产运营的主要内容

商业地产运营主要是根据相关的规范要求，对物业项目运营中的采购、维修、外包保洁、保安等方面制定一系列的内部控制体系，满足商业地产业主的使用需求，定期披露专门的财务信息以及其他各类信息，保证商业地产的资产安全。

商业地产在运营过程中，需要保证经营管理内容的合规性，遵守国家法律法规。作为一个特殊行业，商业地产的运行稳定性可以为其他行业的企业经营以及不同的商业环节提供全面支持，促进相关行業的发展。在商业地产运营中，企业主管部门利用合适的内部控制体系，能够减少资产损坏以及贪污、挪用等违法行为，保障内部资产的安全性，科学合理地开展内部控制工作，通过对各职能部门的管理目标以及管理特点做好有序安排，提高商业地产的服务水平，减少商业地产运营中存在的成本超支等问题，保证运营中的资金稳定，增强内部管理优势。

二、构建商业地产运营中内部控制体系的基本原则

商业地产运营的内部控制体系构建需要遵循相应的基本原则。首先，要遵循全面性原则。商业地产运营内容复杂，包含不同的工作环节，在内部控制体系的构建过程当中，必须保证控制体系可以涵盖业务范围，保证对经营活动的全面覆盖，将商业地产运营贯穿于企业的经营决策以及具体的商业活动当中，对采购以及维修等工作涉及的人力、物力等资源情况做好全面统筹，并考虑企业的管理特点，实行重点突出性原则，对于重点环节建立专门的控制机制，根据内部控制工作的差异性程度，在不同的环节采取不同的管理措施。

其次，商业地产运营中内部控制体系的构建工作，应当保证内部控制体系与运营策略以及方针相互匹配，能够适应运营要求，并根据运营情况的变动不断调整以及完善，提升内部控制体系的先进性，保证内部控制体系能够为商业地产的运营提供指导。其内部控制体系建设工作还要以实现最小的控制成本为目标，围绕运营效益以及管理质量做好内部控制体系的不断完善，以便实现最好的运营经济效益，提升内部控制经济效益。因此，在内部控制体系中，要注重引入相互制约的工作机制，运营中的治理机构以及权力配置要形成相互牵制的工作模式，以避免运营中存在不法行为，提高内部控制工作的有效性。

最后，在内部控制体系的构建中，要形成良好的监督机制，对商业地产运营中内部控制体系的实施情况做好审计监督，将工作情况向管理层做好报告，并对商业地产运营中存在的突出问题做好分析与纠正，通过重视日常监督与定期专项监督检查工作的相互结合，建立专门的管理机制，避免商业地产运营中存在的风险累积，切实发挥内部控制机制效用。在此基础上不断完善运营中的内部控制体系，定期调整岗位职责与机构设置情况，杜绝职责交叉等问题，提升内部控制体系的科学性。

三、商业地产运营内部控制体系构建的具体措施

商业地产运营内部控制体系的建设工作需要注重前期、中期与后期工作的相互统一，根据不同阶段内部控制的要求，做好各项工作。

（一）前期内部控制体系构建要点

商业地产运营过程当中，采购等工作是内部控制的重点，同时也是前期内部控制工作的重要环节。商业地产的运营，本质上是为了提升业主的满意度，并保证商业地产的运营效益，因此在前期内部控制体系的构建过程当中要注重成本控制工作，并保证各项物资的充足，为后续工作的开展提供足够的支持。

因此在前期的内部控制体系建设过程当中，管理人员要注重对预算编制等工作内容的创新，强化财务部门职能，引入全面预算等新型的管理机制，以财务部门为核心，开展科学的预算编制工作，并提升各部门之间的沟通程度，了解各部门的实际需求，根据各部门的工作进度制定科学的运营目标。在此过程当中可以引入专门的财务专业人才，结合信息化发展技术，将信息技术与全面预算编制工作形式相互统一，将内部各个部门的管理数据上传到新型的一体化信息平台当中，由财务部门对各项数据进行审核，并根据各部门上报的项目预算方案，制定详实的预算编制内容，交由管理层研判，最终确定有效的预算编制内容。此外，针对较为大型的物资采购方案，财务部门要与采购部门进行专门的意向沟通，了解采购的可行性与必需性，根据协商方案，对较大资产的采购制定专门的项目资金规划，提供专门的项目资金，以保证各项采购工作的顺利实施。

另外在前期内部控制体系的构建过程中，要加强对内部控制绩效考核体系工作优化，根据前一年度的工作情况与未来的管理战略目标，从定性与定量角度出发，科学制定绩效考核目标内容，将绩效考核体系内容交由各部门进行初步决策，指出绩效考核体系中存在的不足，根据反馈意见修正绩效考核指标，保证绩效考核体系的准确性。

（二）中期内部控制体系构建要点

在中期物业项目的实际管理过程当中，应当注重对维修以及外包保洁、保安等项目的控制工作，强化对预算执行工作内容的监督了解，根据实际预算执行等过程中存在的问题，做好工作内容的优化，以实际提升物业服务质量，提高业主满意度，提高商业地产的运营质量，提升市场竞争力。

开展内部控制工作，整体的体系建设应当注重实时反馈机制以及监督机制两方面工作的推进。在以往的工作过程当中，物业项目运营情况难以被及时获知，只能在各项工作完成之后，对工作情况进行总结，这就导致在物业项目运营过程当中存在问题，无法及时纠正，很多管理问题也无法得到提前防控，商业地产运营存在的问题无法提前规避，可能会对物业项目的管理带来较大损失，并且降低业主满意度。

为了解决上述问题，保证实时反馈机制以及监督工作的及时性，在中期内部控制工作当中要注重信息化工作方式的引入，比如要对现有的物资做好专门的数据记录，并上传到信息平台当中，由财务部门对各项资产的损耗使用情况等做好记录分析，及时发现运营中存在的风险点。而针对维修等工作内容，企业可以开发专门的小程序或者APP等，商业地产实际使用人员如业主等，在发现问题之后，可以通过小程序或者APP等，将发现的问题及时反馈给维修部门人员，由维修部门进行专门维修。同时在小程序或者APP当中也要有专门的评价机制，对维修人员的工作做出评价，将其纳入到后期的考核中，从而提升维修人员的工作积极性。

在内部控制工作中也要建立明确的责任主体，比如可以抽调各部门人员组成专门的巡查小组，定期对外包保洁以及保安等工作进行巡查，做好监督，了解当前工作存在的不足，及时与业主展开沟通，将了解到的各项内容反馈给企业主管人员，进而解决问题，实实在在做好商业地产运营优化。

（三）后期内部控制体系构建要点

在商业地产运营过程当中，内部控制工作往往过于注重前期以及中期的工作内容，强调对于预算编制以及预算执行等工作的优化，而对于后期绩效考核结果的应用以及各项评价反馈机制的引入等却往往忽视。为了保证内部控制工作的有效性，要注重对后期反馈评价机制等方面的应用，根据后期的各项工作内容的记录以及最终的绩效考核情况，不断优化内部控制体系内容，增强内部控制体系的科学性。

首先，在后期的内部控制工作当中，管理人员要根据绩效评估工作结果以及各项反馈评价内容，对表现优秀的人员以及部门进行奖励，对未达到标准或者反馈情况较差的工作人员进行岗位调整，以保证岗位与人员的能力契合，提升商业地产运营管理水平。其次，通过对内部控制工作内容的分析评估，对于存在重大责任问题的人员予以责任追究，并对存在的重大问题采取必要的整改措施，以减小内部控制工作存在的风险性，切实发挥内部控制体系的约束能力。最后，在内部控制体系的后期管理工作当中，也要根据工作中存在的不足，优化内部控制工作环节，通过结果反馈对部分工作环节进行增减，以提高内部控制体系的先进性。

四、商业地产运营中内部控制优化要点

商业地产运营过程当中，优化内部控制工作内容，需要形成常态化机制，通过日常的周报以及月报等方式，及时将内部控制工作情况上传到企业内部网站，方便企业管理层以及基层员工了解当前的内部控制工作内容，从而结合本部门的工作情况做好日常的管理优化。此外，也要注重以下几方面的内容：

（一）提升执行效率

在内部控制工作当中，内部执行力的提升是最为关键的环节，只有将各项内部控制规划落到实处，才能够切实发挥内部控制体系的优势，因此企业需要注重对各部门工作人员业务能力方面的提升，加大对现有员工专业能力方面的培训力度，并不断引入专业性的业务和管理人才，切实提升内部控制效率。

基于此，企业要定期开展专门的培训活动，根据各部门的工作情况，比如可以参考绩效考核结果，了解当前各部门工作人员存在的不足，以此为依据，设置专门的培训活动以及培训课程，通过理论与实践相互结合的方式，帮助员工及时掌握相关技能，提升他们的实际工作能力。此外，还应做好对管理层的人员培训工作，帮助管理层认识到基层工作现状以及企业的发展战略目标，从而更加科学地制定管理规划，避免管理规划与实际执行活动不符的情况，减少管理中的形式主义。

（二）加强风险防控

随着商业地产运营形式的日益复杂，商业地产运营中存在的风险发生概率也在不断提升，为了适应疫情影响下物业管理需求，提高物业管理的安全性，商业地产运营人员应当根据目前的环境变化，基于风险管理的角度，采取专门的风险防范措施，以应对商业地产运营中可能存在的各项风险。比如，对商业地产运营中各项管理数据做好专门统计，并根据商业地产运营的效益以及资金周转率等情况，设置专门的预警阈值，一旦内部财务数据变动情况等逼近阈值，则要采取专门的防控措施，以防范风险扩大化，这要求在内部控制工作当中不断引入云计算等先进技术，加大对技术方面的投入力度，并配置专业的技术型人才，形成科学的风险预警机制，及时监督经济活动与业务开展中存在的异常情况，第一时间上报风险内容，并采取科学的防范措施，预防内部控制出问题。

另外，商业地产运营人员也要结合内部控制现状，对内部控制中存在的主要风险点做好防范，以规避内部控制工作中存在的风险问题，例如对于部分经常出現问题的工作环节或者关键性内容，可以在内部控制体系当中建立专门的专项监督机制，对这一部分工作内容展开专项检查，并落实好专项监督检查；也可以设置专门的监督岗位，保证关键性工作环节能够有专人负责监督，避免关键性管理内容出现问题带来的重大损失。

结语：

商业地产运营中，内部控制体系的构建是极为复杂的一项工作内容，运营以及管理人员需要展开专门的调研，了解商业地产运营中需要关注的重点，结合国内外商业地产运营情况，从实际出发，将内部控制各要素进行专门的整合，形成有机的管理体系，构建完善的内部控制管理方法，拓展新型的内部控制方式，从而保证商业地产运营的稳定性，提升商业地产的运营安全管理水平。进而通过科学的内部控制体系，提高内部控制效益，维护资金链稳定。