档案库房管理存在的问题及探讨

■毛国兰

一、引言

档案是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录[1]。习近平总书记指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”而档案库房是各单位专门保存各类档案的场所，其管理工作做得好与不好将直接影响档案的安全，库房安全则档案安全，所以档案库房管理也是档案管理工作的核心与重点。虽然档案库房管理工作看似简单、容易，实际上专业性强，工作任务繁杂，需要灵活掌握相关的度，才能达到安全且高效的目标。目前，关于档案库房管理的计算机技术和现代化管理手段层出不穷，但是某些基层档案库房管理在一定程度上还存在着一些问题，不容忽视。

二、库房管理规章制度问题及建议

规章制度一直是规范人类行为的标尺，也是规范管理的必要手段，档案库房管理工作也不例外。但是部分档案馆成立至今几十年，却仍旧没有明确的档案库房管理制度，造成库房管理行为无章可循，管理随意性较大，规范化较差。

为了让档案库房的各项管理工作有序且高效，建议各级档案馆在国家关于档案库房管理方面的法律法规和行业标准大框架下，尽快健全自身的档案库房管理相关规章制度体系。对于缺失的档案库房规章制度，尽快编制完成；对于不合时宜的档案库房规章制度，尽快修订完善。在完善各项档案库房规章制度时，应充分考虑自身实际需要，使其具有切实可行的实际操作性。同时，档案库房管理规章制度应针对所涉及的对象形成一个完整的规章制度体系，应包含但不限于工作人员出入库、档案出入库、档案库房温湿度管理、库房盘查、安全检查、库房保洁、应急预案等管理制度。建立和完善档案库房管理规章制度，细化库房管理职责，能让档案管理工作有遵循依据。此外，制度、职责上墙，让档案工作人员知悉规范的流程，发挥制度的约束作用。

三、温湿度问题及建议

档案库房是保存档案的基地，也是维护档案安全、延长档案寿命的基本物质条件。但是，档案库房能否真正起到保护档案的作用，档案库房的温湿度条件是重要的先决条件之一。《档案馆建筑设计规范》中规定档案库房的最佳温度是14-24℃，最佳相对湿度是45—60%，并且昼夜温差不大于±2℃，相对湿度差不大于±5%。只有在最佳的温湿度条件下，才能既延长档案寿命又能有效抑制虫霉的生长。但影响档案库房温湿度的因素有很多方面，故档案库房温湿度很难维持在规定的范围内。一方面，有些档案库房的设计和建筑结构不符合温湿度控制要求，比如有的档案库房没有设计过渡间，有的门窗密闭性较差，有的档案库房墙体未作加厚处理等。另一方面，有的档案库房配置了温湿度自动记录仪，可以实现档案库房温湿度实时记录，但是温湿度自动记录仪仅仅记录数据，并不能实时调节和控制温湿度，造成档案库房的温湿度处于失控状态。以北京某基层档案库房2021年11月—2022年10月（12个月）记录的温湿度为例，记录数据按月统计如表1所示。

表1 2021—2022年温湿度统计表

由表可见，单从温度来看，一年中有五个月（5月-9月）温度不达标，七个月温度达标；单从相对湿度来看，一年中有九个月相对湿度不达标，三个月（6月中旬-9月中旬）相对湿度达标；综合温度和相对湿度来看，一年中没有一个月是达标的。这样的温湿度环境，对于纸质档案的保存来说，是非常不容乐观的现状。

鉴于温湿度控制对于保存档案具有极其重要的意义，因此应积极改变现状。第一，档案库房建筑设计不合理的，建议尽量按照《档案馆建筑设计规范》要求进行必要的改造，比如档案库房没有设置过渡间，可以加装空气幕或封闭外廊。档案库房门窗密闭性差，应提级（至少提高一级）改造等。第二，档案库房没有自动调节温湿度设备，建议加装空调，或者按档案库房面积大小配置相应规格的除湿设备和加湿设备，并且调节设备应当适时开启使用，实现温湿度的合理调控。第三，在档案库房外围可以种植植物，绿色植物不仅能起到降温降湿作用，还能吸收太阳辐射、紫外线以及吸附灰尘、有害气体等。

四、消防管理问题及建议

2018年9月巴西国家博物馆，2019年4月法国巴黎圣母院，均在刹那间火光万丈，造成的文化损失无法用金钱衡量，这也为档案库房的消防管理拉响警钟。当前，由于各级档案馆资金、库房大小以及重视程度不同，档案库房配备的消防设施也大不相同，有的档案库房门及缓冲间的门不全是甲级防火门，不符合消防要求；有的档案库房还是办公区域的喷淋灭火系统，一旦发生火灾将对纸质档案会造成不可逆转的损失。此外，有些档案馆有详尽的应急预案，却没有定期组织档案库房应急演练，一旦火灾发生，人员心理战线容易崩溃，无法沉着应战。

鉴于火灾事故极强的毁灭性，建议各级档案馆严格按照《档案馆建筑设计规范》《建筑设计防火规范》等相关要求，在档案库房里配备完善的消防设施及设备。《机关档案管理规范》(国家档案局13号令)中第二十条规定：“档案库房应当配备消防系统。根据档案重要程度和载体类型的不同，可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备。档案库房应当安装甲级防火门，配备火灾自动报警设备”[2]。因此，对于不符合要求的库房门和灭火系统应尽快改造，档案库房门统一改为甲级防火门；灭火系统建议尽量改成高压细水雾灭火系统或洁净气体灭火系统，以此减少档案库房的消防隐患。此外，建议档案馆定期组织档案库房消防应急演练，让每一位出入库房的工作人员都熟悉消防设备及设施的安全使用，争取宝贵的抢救和逃生时间。最后，人、责任心和消防安全意识都是第一位的，只有充分认识到这些才能真正让高科技且先进的消防设施发挥应有作用，确保档案库房的消防安全。

五、职业健康问题及建议

档案库房由于温湿度的特殊要求，一般要求库房门窗尽可能密闭，再加上为了防治虫霉而投放杀虫灭菌产品，这样，长时间的空气不流通会直接造成档案库房空气严重污染。首先是放射性气体——氡，氡是一种放射性惰性气体，在通风条件良好的建筑物中，氡大多随空气流动而消散，但如果长期密封门窗，空气中氡的浓度就会逐渐增加，形成职业健康隐患。其次，大多数档案上面有粉尘、细菌、霉菌、尘螨等，长期接触容易引起皮肤瘙痒。为了防治虫霉而投放的各种杀虫灭菌产品，也加重了档案库房空气污染程度。最后，还有一些装修材料散发出来的甲醛、SO2、三苯等，长期密闭造成聚集浓度较高，加重库内空气污染。以上种种，对于经常进出库房的档案工作人员来说，容易引起皮肤过敏、鼻炎、尘肺病、职业中毒等，严重影响其职业健康。

档案库房的空气污染对人体的危害是长期缓慢的、逐渐积淀形成的，具有某些不可逆性，应当引起重视，研究解决办法。为保障档案工作人员职业健康，可以从以下方面入手。首先，为了改善档案库房的空气质量，建议尽量做好档案库房内外空气的流通，可以采取开窗通风，但要注意把握时机，只有在室外温湿度和库房内温湿度相差不大，风力较小、空气清新的情况下，才可以开窗通风，且一般只能小面积通风。其次，条件允许的单位也可以在档案库房内安装新风系统来改善库房空气质量。最后，档案工作人员也要多关注行业动态，进出档案库房时主动做好自我防护。这样，既有利于维持档案的最佳温湿度，又有利于档案工作人员的从业健康。

六、结束语

档案库房管理作为档案管理工作的一个重要环节，需要各单位人力、物力、财力的鼎力相持。倘若涉及建筑或系统改造的经费不能一步到位，建议根据轻重缓急分批次申请经费。档案库房是档案安全的底线保障，只有科学、合理、规范地做好档案库房管理工作，才能更好延长各类档案的保存及使用年限，真正践行“为党管档、为国守史、为民服务”的光荣使命。