高校档案馆突发公共卫生事件档案管理研究——以高校新冠肺炎疫情防控档案管理为例

■张 婷 姚 红

新冠肺炎疫情发生以来,党中央、国务院迅速作出决策,部署疫情防控措施，使得高校新冠肺炎疫情防控档案工作的开展有了具体的科学导向。同时，“十四五”规划中也对档案资源的开发利用提出了具体要求，高校新冠肺炎疫情防控档案工作的开展，为深入开发利用高校档案奠定了基础，也是“十四五”规划的题中之义。

一、突发公共卫生事件及突发公共卫生事件档案

所谓突发公共卫生事件，是指突发的可能会对社会公众健康造成威胁、形成重大影响的的事件[1]。当突发公共卫生事件发生后，相关部门和工作人员会实施相应的应急处置，并有专门的人员对这些应急处置的实施过程进行记录，这就形成了突发公共卫生事件档案[2]。新冠肺炎疫情是突发公共卫生事件，其防控档案就是相关部门和工作人员对新冠肺炎疫情所实施的应急处置的记录，包括疫情从暴发到得到控制的全部过程，且记录形式多样，是人们在面对新冠肺炎掌握其发展演变，并对其进行防控治理、实施治理策略等过程中累积的珍贵的经验教训，完整的档案资料能为今后各部门在对类似突发公共卫生事件进行应急处置时提供科学有效地指导。同时，这些档案资料也是研究、回顾以往突发公共卫生事件应急处置工作经验教训的重要信息资源，对社会发展具有重要的意义及价值。高校新冠肺炎疫情防控档案是高校档案重要组成部分，是高校档案的范畴，对于构建学校记忆、传承学校文化等具有重要价值。

二、高校新冠肺炎疫情防控档案的特征及内容

（一）高校新冠肺炎疫情防控档案的特征

1.主体多元化

由于新冠肺炎的特殊性，人们无法掌握其暴发的空间范围和时间范围以及受其威胁的群体，而参与处置的机构及人员具有灵活性，因而形成档案的主体具有多元化。为了更好地防控疫情，防止疫情蔓延，保证学校师生的生命健康安全，各高校都成立了相关人员组成疫情防控队伍，小组成员涵盖了党政群各部门、校直各单位、各学院等，所产生及流转的文件材料打破了以往形成文件材料单位间的界限，形成材料的各个主体多样，更加广泛，更加分散。

2.周期不确定性

由于受新冠肺炎疫情的严重性、复杂性、持续性等影响，有的文件材料需要层层审批，经过好几轮的修改最终才能定稿，有的文件材料如紧急会议记录及形成的纪要等是在极其短的时间内形成的。与教学档案、基建档案、财务档案、科研档案等类型档案相比较，这些文件材料所形成的档案周期不规律，具有不确定性。

3.类型多样化

新冠肺炎疫情的发生时间没有规律性，地点不确定，具有瞬时性的特点，并且参与人员广泛。为了能够将疫情发生的点点滴滴保存下来供日后研究和参考，故对疫情相关档案进行管理，包括各种通知、公告、捐赠记录等文书档案，消毒用品、各类设备、宣传标语、表彰证书等实物档案，照片、视频等声像档案， 这些档案源自不同的主体，类型呈现多样化特点。

4.形成集中性

因为新冠疫情对群众健康的威胁性大且容易蔓延，所以人们的防控措施也十分之多，这就造成了相关记录也随之增多，在一段时间内集中形成。如新冠肺炎疫情防控工作小组相关文件、采购物资相关文件、志愿服务相关文件等档案资料迅速产生形成。反之，疫情影响范围缩小，人员影响较少时，相关记录也会因此减少。所以不难看出，新冠肺炎疫情防控档案的形成具有集中性。

5.档案涉密性

为了能够控制住新冠疫情，减少疫情所带来的危害，维护社会秩序，新冠疫情的相关档案内容十分详尽，并且档案内容只能由专门人员进行记录，在没有得到相关部门允许的情况下，不能向社会层面展示相关内容，所以该类型的档案保密性强。

（二）高校新冠肺炎疫情防控档案内容

为了方便对档案进行管理，方便查阅，特对档案内容进行了归纳，从来源上来看有三种。一是源自上级部门。这部分的档案既有上级部门要求下级部门需要执行的任务等，还包含上级部门督察工作相关文件。二是来自高校内部各个部门机构的档案材料。这部分的档案主要针对各大高校在疫情期间所实施的各种决策以及当疫情在校园内发生时一切有关人员所进行的行动和所取得的防控成果等，有关师生管理、后勤保障、教学管理等形成的资料；对疫情所进行的相关分析而产生的相应记录等；其余的对日后研究有意义的材料。三是源自全校师生及校友、社会大众的档案资料。新冠肺炎疫情影响范围广泛，大家在团结一致抗击疫情的过程中产生形成的档案资料大部分是散落在个人手中。同时在一些社交媒体平台中，也有许多对日后研究有意义的材料，这些都可以算是疫情防控档案。

三、高校新冠肺炎疫情防控档案重要性

2020年国家档案局在《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》中提出，疫情防控档案真实记录了全国人民团结抗击疫情的全过程，具有重要价值。并指出将疫情档案工作纳入防控工作布局，做好相关工作指导[3]。2020年12月12日公布了《重大活动和突发事件档案管理办法》， 以法律的手段制定了相应的标准和要求[4]。而高校新冠防控档案工作能够顺利开展，就必须做好相应的档案信息采集工作，只有做好这一步，后续的档案利用开发才能继续进行，对于高校档案工作的正常开展也十分有帮助，所以高校新冠肺炎疫情防控档案具有关键作用。

（一）构建高校记忆，丰富高校文化

高校新冠肺炎疫情防控档案是高校师生对于国家、省、市疫情防控部署决策贯彻实施的重要真实记录，是高校记忆的重要部分，是高校档案的重要内容，科学有效地管理，有助于高校档案管理体系中应急管理及常态管理的建立。同时，高校新冠肺炎疫情防控档案充分彰显了全校师生抗击疫情的精神风貌，是校园文化的高度凝聚，完善档案内容有利于高校文化建设。此外，高校新冠肺炎疫情防控档案可以为科学研究工作的进一步开展、干部的提拔及选用等人事组织工作提供依据。

（二）记录疫情防控，提供参考价值

高校新冠肺炎疫情防控档案能够反映出学校所进行的防控措施和取得的成果，是第一手信息，有效性强，有利于日后的相关研究分析。现如今，高校新冠肺炎疫情防控已成为常态化，做好相关档案管理工作对于新冠肺炎疫情前期工作经验的总结，全校教职工疫情防控知识的普及以及对疫情防控应急的心理应激等有着不可替代的重要作用。新冠肺炎疫情是突发公共卫生事件，其防控难度大，暴发范围和时间难以预测，做好归档工作可以有效收集整理疫情防控相关档案资料，根据需要快速准确地提供疫情防控相关信息，有利于后续工作的开展。此外，高校新冠肺炎疫情防控档案中的相关数据，可以为今后疫情防控工作应急预案的完善、开展提供科学的决策数据支持。

（三）宣传防疫知识，营造浓厚氛围

在我国新冠肺炎疫情暴发初期，由于对疫情所掌握的资料甚少，相关部门做出的应对措施有限，但随着相关研究的深入，国内疫情得到了较好的控制。但在其他国家，新冠肺炎疫情仍然反复不断，所以日常防控必不可少，且需要持续进行。此时，新冠肺炎疫情防控档案就显得极其关键，高校新冠肺炎疫情防控档案也具有重要作用。利用高校各个平台多角度地做好新冠肺炎疫情防控相关政策、基本知识的宣传，持续提升高校师生对疫情的关注度，为疫情防控措施的实施创造良好的基础。

四、高校新冠肺炎疫情防控档案管理的措施

（一）建立管理工作机制

以笔者所在学校为例，根据国家档案局及省档案局的要求及规定，学校结合实际制定了疫情防控期间档案工作的要求，明确了新冠肺炎疫情防控档案收集归档的范围、工作流程及要求，落实了相关责任，为档案工作的开展设立了制度保障，旨在增强大家档案工作意识，共同完成好档案工作。并且，结合疫情发展的实际情况，积极寻找新的行之有效的档案工作方式方法。为了相关工作人员和相关部门及个人能够在第一时间完成档案的查询及利用，我校主动作为，创新服务方式。在官网上公布查档电话，接受电话查档，做好相关查询内容信息及个人信息的登记，待档案查询结束后联系快递寄出，用户直接签收快递。此外，为档案用户提供档案查询远程预约服务，继续推行邮箱发送电子邮件查档等无接触方式 ，大大提高疫情防控期间的工作效率。

（二）加强数据库建设

在新冠肺炎疫情防控期间，档案资源远程利用需求大幅增加，这对档案资源信息化建设提出了要求。借助数字化技术、互联网等，将高校新冠肺炎疫情防控档案进行数字化，建设专题数据库，进一步丰富高校档案资源，为今后疫情防控教育及宣传、建设应急管理体系等方面提供科学参考。

（三）拓展档案收集渠道

新冠肺炎疫情是突发公共卫生事件，在处置过程中产生的档案资料来源分散且繁杂，形式多样，其分散在各个部门及机构中，极大影响学校统筹部署、实施的全过程，因而档案的收集是档案工作的关键。首先，高校新冠肺炎疫情防控档案的收集归档不能事后来完成，而是应该与疫情防控工作的开展同步，一同部署，将档案工作的责任落实到具体的人员，在第一时间就进行档案的收集。其次，拓展档案收集方式，除了发出文件来征集档案，可以借助互联网、社交媒体等实现档案资料的共享及存储。

（四）丰富档案利用方式

高校新冠肺炎疫情防控档案的开发及利用是使得档案资源的价值得以实现的一个重要途径之一。从服务方法上出发，高校的现实需要是档案工作的出发点和落脚点，通过举办“国际档案日”、线上及线下的专题展览、微视频、纪录片，进行检索查询以及对档案进行深入的研究编研等方式，对档案资源进行利用，为用户提供利用服务，实施具有强大影响力的宣传工作。除此之外，我国的科技有了突飞猛进的发展，并且科技也促进了档案工作的高效进行和持续大范围地运用。为了保证高效档案工作的精准性和效率，高校可以持续引进相应的数字技术，建设数据库，实现档案资源的高效利用、共享。从服务内容的角度来看，档案服务包括知识服务，高校新冠肺炎疫情防控档案的利用与档案知识服务的属性相结合。在对档案的开发利用过程中，与高校发展规划、当下的时事热点等应建立紧密的联系，结合档案的教育、文化等属性，将档案资源与高校治理体系相融合。在专题档案数据库建立的基础上，利用人工智能、大数据、人文技术、数字化等，充分挖掘研究档案信息内部存在的关联，为今后的科学研究、宣传教育及社会管理等提供科学的参考，从而实现档案资源知识服务的高智能化及高附加值。

五、结语

新冠肺炎疫情是自新中国成立以来发生的一次重大突发公共卫生事件，其传播的速度是最快的，防控难度是最大的，感染的范围也是最广的[5]。高校新冠肺炎疫情防控档案真实记录了全校师生抗疫的过程，是高校档案的重要组成部分。高校档案馆需及时完成新冠肺炎疫情防控档案收集整理，将疫情档案管理工作作为当前业务工作的重点，并纳入长期工作规划中。