浅谈医院合同系统化管理的应用方案

屈文佳 雷凌

西安交通大学第一附属医院 陕西 西安 710061

1 特点描述

合同管理平台是以多系统集成为基础，流程优化为目标，过程管理为核心，充分采集合同管理各环节的信息，并借助流程引擎、文本定义等技术，将合同从立项、授权、选商、起草、审签、履行及终结的全过程纳入信息系统统一管理[1]。

以合同信息为主线，业务上销售、采购分线，通过合同立项、起草、履行等环节将计划、订单、发货、验收等业务数据集成到合同管理平台中，以实物履行信息支持财务挂账、资金计划形成及收付款业务，从而形成覆盖计划、销售、采购、合同、财务业务在内的企业全生命周期合同管理平台。

2 做法

2.1 健全合同档案管理制度

根据国家有关法律、法规和实施办法，结合医院实际情况，医院制定了《合同管理办法》和《合同档案管理制度》[2]。合同管理措施主要包括我院对各类合同的审核、签订、履行、监督和档案管理的职责，明确了相关行政部门的监督管理职责，并进一步完善合同审查和签订的工作流程。合同档案管理系统还明确了合同资料的归档范围、移交日期、类别的设置、保存期限的定义、合同档案的编制、合同档案的使用和管理等。通过建立合同档案管理体系的具体工作程序，制定合同资料档案的质量标准和规范，使合同档案的管理有章可依。

2.2 重视合同档案的收集

合同档案的收集是合同档案保存中最为重要，也是难度最大的一个组成部分。通过对合同存档管理过程进行了前端控制，规范了合同存档管理的规章制度，严格系统管理签约审查、签字等工作流程，并确定了由签约专人负责管理，由签约人在合同签字加公章等环节上将合同文本与有关材料进行了整理，并在指定的日期将被转移到医院的全面档案集中统一管理[3]。这样可以有效的解决合同存档难的问题，大大减少合同不作为的现象，提高合同存档的效果。

2.3 强化合同档案的整理工作

签订的合同类型主要包括人员聘任合同、重大科研项目专项合同、产品购销合同、大型项目合同等协议。由于数目不是太多，合同分成不同的类型。例如，将人员聘用合同划分为“人力资源管理合同”，将科研合同划分为“科研和技术研究合同”，将经济合同和其他合同划分为“经济管理合同”，将设备采购合同实行“双制”，在“设备管理”和“经济管理”两个单元中归档。根据这种管理方法，既能实现对各类合同备案单位的全面管理，又能完善专业备案制度。

2.4 加强合同档案信息化管理

由于国家信息化建设的推进和无纸化办公的要求，传统的合同归档保管模式已无法满足现代医院管理的最新需求，所以合同归档信息化已是目前合同档案管理工作的重点发展。主要措施为[4]。①合理运用现代信息化手段，利用钉钉等智慧移动办公平台进行签约审核、签署等过程，并编制好签订表单，建立签订管理台账。这样既规范了签约的管理流程，又提升了效率，也减少了各部门之间转移工作太长，条款执行滞后或者在流转过程中遗失等现象，又克服了靠手工或者Excel表格统计签约信息时产生的数量不准确、信息不完整等问题。②将签字的原件进行扫描，扫描后的电子版文件直接保存在计算机上。一是便于合同的快速审核，从而节省时间，提高效率；第二，可以共享合同数据，及时补充医院运营中有用的合同数据；三是防止了因直接检索合同纸质文档而导致合同原件的损毁与流失，更有效地保障了合同文档的安全性。③利用医院档案技术系统，进行对合同档案资料的计算机记录、查询，使合同归档管理更加简单、迅速，极大地提高了合同归档的效率。

2.5 做好合同档案的开发利用

不仅高度重视合同档案管理质量，而且积极开展合同档案的研究和利用，为工作提供了宝贵的决策依据。并在开发合同档案的使用过程中，注重保证合同档案的保密性和安全性。方法和具体措施[5]：①根据合同文件的特点，严格规定了合同文件的使用许可，可以在许可范围内自由借用和阅读合同文件；使用档案管理系统，使合同文件的查找和更改更加简单；②开拓合同文件的使用方式，利用信息办公的网络平台，保存合同文件的电子版和扫描文件，供用户检索。

3 指导原则及应用方案

深入分析合同管理现状，制定建设目标和实施策略，指导整个合同管理信息化工作持续、高效推进。基本形成了“团队保障、目标导向、方法领先、业务集成”的系统建设和实施原则。即围绕业务主线成立“合同管理信息化”工作团队，制定管理改进与系统实施相结合的目标，采用“基于流程的信息系统设计方法”完成需求分析和系统设计，通过分析数据来源和走向，大力推进集成工作，最终实现合同管理业务的高度集成。

3.1 建立了合同全业务集中管控平台，防范合同风险

围绕合同全业务过程，梳理了合同立项源头（计划订单类、事务事项型）、确定了3种合同选商方式（招标、询价、政府集中采购）、定义了两类授权体系（职务授权、专项授权）、两类文本可供选择（标准文本、非标准文本），同时按照合同金额、重大类型定义不同的合同审签流程，通过设置流程关键控制点防范了合同签订和执行风险。履行阶段与销售系统、采购系统及财务系统集成获取完整的履行信息，同时将合同变更、违约、解除等异常业务统一纳入系统管理。

3.2 统一供应商及客户目录，为业务信息集成提供了基础

通过合同管理平台，统一了过去分散在销售系统、采购系统、财务系统中不一致的供应商和客户信息，完成了合同相对人目录的统一管理[6]。重新定义相对人新增、资质与联系人变更等流程，确定了供应商与客户基本数据形成的机制，为与之相关的信息集成提供了数据基础。

3.3 合同审签网络化，缩短了合同审签周期，提升了运营效率

合同的全面网络化审签，减少了合同办理及审签人员的无效奔波，降低公司运营成本。通过的统一的系统待办提醒和OA邮件双重提醒，提升了合同审签效率。标准的审签流程和审签资料的事前汇集，减少了推诿扯皮现象的发生。

3.4 创新合同管理信息化应用模式，变单项应用为集成应用

打破过去只关注合同职能审查的简单、单一化应用。从源头上确定了两种立项来源方式（计划订单类、事务事项型），通过集成销售系统、采购系统，获取计划订单类源头数据，事务事项型合同则依据经营计划下发的任务内容和要求进行立项，实物履行和财务收付款环节通过集成销售系统、采购系统、财务系统实现了产品发货、到货验收及实际收付款等业务集成。集成化的合同管理信息化应用模式，对业务起到全面支撑。

3.5 推动基于信息化条件下的合同管理配套制度建设

合同管理业务信息化后，已有的管理制度，已不能真实、完全地反应用合同管理的方式和方法。伴随合同立项、授权、选商、起草、审签、履行及终结全过程，初步形成了面向管理和信息系统应用的制度和方法，充分体现了业务与信息化的融合，规范了合同信息系统日常使用，保证了业务规范化持续运转。

3.6 解决了合同管理数据多维度统计问题

合同管理过程完整信息的采集与共享，为合同后评估提供了可靠的基础数据。包含交付履约率、交检合格率、价格波动等信息的动态统计，为供应商评价提供客观数据，同时合同收付款执行情况等信息为运营决策提供了支持。

3.7 采用基于流程的信息系统建设方法

以往在业务实现信息化的过程中，都不同程度地存在着需求反复、程序更改频繁的问题，严重影响应用效果和实施进度。通常表现为客户与需求人员信息传递错误、需求人员同设计人员之间信息沟通不畅，需求文档、设计文档之间缺乏关联性，文档对系统开发、系统实施及后期维护工作支持不足。为解决这些问题，在合同管理系统的构建过程中初步建立了一套可以实现需求、设计无损传递的方法，即基于流程的信息系统设计方法[7]。方法的核心是借鉴MDA（Model Driven Architecture，模型驱动体系结构）思路，在需求分析和系统设计工作中使用业务流程作为信息传递的载体。通过业务建模表达客户需求，使用平台无关模型表达系统设计，并在业务建模以及平台无关模型之间进行信息传递，实现从客户需求到系统设计的无损转换。具体做法是以通过流程构建和分析软件进行业务流程显性化，流程优化后形成信息系统建设蓝图，基于蓝图进行UML统一建模完成平台无关模型的创建，并逐步丰富UML对象元素形成系统完整设计，最终实现业务模型和软件设计的可视化、存储和交换，同时也可以自动输出项目各阶段的文档。

3.8 使用合同文本模板定义技术

合同文本的标准化，可以进一步规范签约行为，提高合同履约率，最大限度地规避法律纠纷，减少企业损失。为了满足标准化和实用性的双重要求，合同文本库的构建过程中，采用了标准文本与非标准文本共存的方式，并与合同分类实现强制关联[8]。标准文本尽量采用了国家、行业标准范本，公司标准文本以及对方标准文本，同时也提供了基于标准文本的可编辑方式和自由文本。文本可以修改留痕、在线编辑、查看及下载。考虑到文本内容条款的变化，对合同文本也进行了版本控制。合同文本库建设是一个长期的过程，需要不断调整、完善和丰富，逐步将非标准文本转换为标准文本，进而有效地规范企业各种经营行为。

3.9 建立多因素、量化供应商评价模型

合同管理系统采集了合同全生命周期内与交付、质量、价格、技术、服务相关的基础数据。基于数据建立多因素、量化供应商评价模型，实现对不同类型供应商的统一评价。首先需要确定评估流程，基于评估流程进行指标属性定义（主观、客观）、供应商对应指标及权重设置、指标数据采集、指标计算及评价结果管理。按评价结果将供应商分为A、B、C3类，A类作为供货的首选供应商，B类作为备选供应商，C类为待评估供应商并启动相应的评估流程，C类以下退出合格供方目录，并考虑开发新的供应商。定期对供应商进行客观和公正评价，确保供应商供货质量稳定、交期可靠和成本最优。

借助信息化手段，合同管理由事项型向管理型转变，合同管理制度和要求得到具体落实，同时改变了过去分散管理、各自为政的局面[9]。建立在信息系统基础上的合同管理体系，促使企业合同管理更加规范、透明，进一步夯实了运营基础。

从合同管理视角看企业运营，需要得到全面、连贯、准确的信息。通过分析业务应用场景，进行多系统集成，打通了信息传递途径。科学高效地管理合同信息数据，为企业经营决策提供支持，提高风险防控水平，减少运营风险。

合同管理信息系统的构建，基本上打通了从计划、审签、履行直至收付款的整个端到端流程。管理流程不断优化和固化，合同审签效率平均提高50%以上，运营效率大幅提升，管理成本也随之下降。

4 结束语

合同档案保管一直是医疗管理工作中的重点内容，该院通过进一步健全合同档案保管机制，不断完善管理业务流程，不断创新合同档案保管模式，进一步完善合同档案信息化管理系统，有效提升了合同档案保管的效能，为推动现代医疗发展提供了强大的技术保证。