数字化档案管理系统在水文基建项目中的设计分析

崔 伟，王一平，尚志宏

（1.松辽水利委员会水文局嫩江水文水资源中心，黑龙江齐齐哈尔 161000；2.松辽水利委员会水文局（信息中心），吉林 长春 130021）

档案管理是水文基建管理中一项十分重要的基础工作，是规范化管理不可缺少的一个环节。根据松辽委水文局水文信息化发展水平及新形势下水文基建项目档案管理最新要求，电子档案和传统载体档案还将继续并存一段时间，亟待设计开发一套数字化档案管理系统，既符合电子档案管理与发展的要求，又能解决现有传统载体档案在档案检索和利用方面存在诸多不便的问题，从而真正解决水文基建档案面临的收集难、整理难、管理难、利用难等问题。

1 设计目标

水文基建项目档案是指水文建设项目在前期准备、实施、竣工、验收等各阶段过程中形成的，具有保存价值并经过整理归档的文字、图表、音像、实物等形式的工程建设项目文件。项目档案应完整、准确、系统、规范和安全，满足水利工程建设项目建设、管理、监督、运行和维护等在证据、责任和信息等方面的需要。建设水文基建数字化档案管理系统应以满足水利部印发的《水利工程建设项目档案管理规定》为基础，解决传统档案管理方式中经常出现的问题。

1）解决工程档案原件在借阅过程中，造成原件损坏、丢失等问题[1]。

2）解决传统档案管理方式中，由于工程项目档案保存年限较长，大量累积的档案资料需要不断扩容以满足档案保存的物理环境，通过转换电子档案管理，实现解决档案管理成本的问题[1]。

3）解决工程项目建设周长，形成档案内容多样，档案收集难、管理难、归档难、检索难等问题[1]。

4）解决传统人工管理情况下，存在工程档案原件被篡改、复印、泄露等安全隐患问题[2]。

5）解决传统档案管理方式受地域限制，无法满足异地检索、查阅、调用档案的功能[2]。

系统设计的目标是使单位内部管理流程与档案管理结合起来，经过相关领导的审批、授权后由系统自动执行，系统管理员行使监督、管理权限。引入数字化档案生命周期管理理念，即实现从档案的收集、录入、查询、借阅、利用、鉴定、统计、销毁为一体的全生命周期管理，全程以内部管理流程为驱动，底层搭载组织、权限、门户、集成、报表引擎，为用户提供个性化的数字化档案管理方案。

2 设计理念

规范档案管理工作流程，提高档案利用效率，赋予档案管理简洁直观的系统操作功能。

1）水文基建项目对档案管理有两个基本需求：一方面，极大地方便管理员对拟录入的档案资料进行规范化地录入、归档；另一方面，面对整理完毕的档案，如何进行流程化维护操作，如何最大化发掘档案的利用率，确保水文基建档案在审计、验收、借鉴工作中准确定位，实现水文基建档案资料的存在价值。因此，系统开发以上述基本需求为导向，以满足实际功能需求为理念而设计开发数字化档案管理系统。

2）数字化档案管理系统开发初衷是希望减少档案管理工作量，有效提高档案管理人员的工作效率，在档案资料的日常管理及维护中，实现操作功能最大的简洁化，以便于管理人员的操作，从而对不同水文基建项目形成的电子文件实行自动化、网络化管理，实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，为档案需求服务单位提供真实、准确、快捷的档案信息服务。

3 设计方案

水文基建数字化档案管理系统按照功能模块主要分为档案收集、档案管理、档案利用；用户类型分为项目管理单位、档案管理员、一般用户；用户和管理员可以通过电脑端或移动端的IE、360、火狐、Safari等当前主流浏览器或专属APP等对系统进行管理及应用；接口集成包括OA，ERP，HRM，DMS等；系统具备手动录入和批量导入功能；集成了统计分析、电子签名、图片与视频格式转换、元数据管理、全宗卷管理、日志审计等系统功能。

1）档案收集模块主要包含数字化成果收集、基础数据采集、场景化采集、接受管理等功能。数字化成果收集需要系统管理员将档案条目维护后导入系统，系统支持在线查看导入结果，档案条目与磁盘等存储介质中的原始文件挂接。基础数据采集功能提供多种系统集成方式，不仅可以提供标准的接口被其他系统调用，还可以主动开发调用其他系统接口，采集的数据及记录统一以列表形式展示，采集记录清晰可查。场景化采集功能可根据项目实际情况预设场景，如项目前期文件、招投标文件、合同、设计单位文件、监理单位文件、施工图、竣工图、会议记录等，通过这些预设场景与其流程关联，自动收集档案资料。接受管理功能中，档案管理员可对各个渠道接收来的数据进一步分析处理，将有价值的档案进行排序、编号、录入等基础操作后移交整理库，对于没有价值的可以移交资料库定时存放或删除。

2）档案管理模块主要包含档案整理、全卷宗管理、档案鉴定、档案销毁等功能。系统管理员可根据年份、类型、全宗卷、项目号多维度进行灵活地自定义设置。档案进入整理库后，由管理员以卷、件的形式进行整理，并按照规范进行必要的录入等管理动作。按照国家及水利部相关标准规范建立全卷宗，下设全宗卷介绍、档案收集、档案整理、档案鉴定等规则，确保档案内容覆盖全面。按照鉴定类型档案鉴定分为开放、保管期限、密级、销毁鉴定。未鉴定的档案存放在待鉴定库中显示，档案管理员筛选需要鉴定的档案形成鉴定任务，组织专门人员形成专家组参与档案鉴定工作。经初审和复审后，根据鉴定结果完成后续档案归档或销毁任务。当前置的鉴定流程结束后，系统会自动将鉴定为无价值的档案归入待销毁库。档案管理员定期执行销毁动作，待销毁的档案可以直接删除，也可以根据预设的规则进入回收站，避免档案被误处理。回收站的档案会在预设的时间到达后自动销毁，系统默认20 d。

3）档案利用模块主要包含档案检索、可借阅列表、借阅记录、档案编研等功能。检索包含属性、专题和全文检索，系统支持多种方式对档案进行检索。申请人员可以在借阅列表中检索，选择需要借阅的文件，履行借阅流程。系统支持在借阅期内发起续借申请，延长借阅周期。申请人员可以在我的借阅记录中查看通过审批的借阅档案。在档案编研功能中，单位内部可以建立专题，对档案库中的档案进行再利用，发掘档案深度价值。

4 预期成果分析

结合水文基建数字化档案管理系统设计功能的特点，对预期成果进行分析。

1）实现100%归档。通过接口可以快速集成来自OA，ERP，CRM，HR等各个异构系统的档案数据。系统不仅支持档案数据的自动获取，也支持以附件形式进行归档，最终实现异构系统数据和文件的100%归档。

2）档案文件快速检索。为了方便用户对档案的查阅，系统设置了全文检索的功能，支持对档案数据及图片进行查询，也支持通过关键字、组织、时间、标签等进行多维度地条件检索，可以在3 s内定位目标档案，直接在线预览或下载档案文件。

3）电子档案防篡改。用户在档案系统中的所有行为都会被日志记录下来，包括对档案的收集、整理、利用、检索、查看、下载、维护等操作类型。系统会对这些日志记录添加数字签名后再次存证，确保所有操作都出自用户的真实身份与真实意愿，利用电子签名技术可确保各项工程项目档案归档内容不被篡改。

4）档案自动检测。系统对电子档案的真实性、完整性、可用性、可靠性进行自动检测，检测完成后会自动生成报告。

5）档案统计与分析。系统可对档案接收、管理、利用、保存等情况进行数据统计，提供可视化的数据看板及表格报表，便于档案管理员实时、全面地掌握档案系统当前的使用状况。

6）国产化适配。系统设计全面满足国产化要求，能够支持国产CPU、操作系统、数据库、中间件、版式阅读软件、电子签章等，从服务端到终端全面适配国产化。

5 结语

综上所述，应用水文基建数字化档案管理系统管理水文基建项目档案是完全可行的，但要实现数字化管理全替代仍需要一个循序渐进的过程。在此期间，除系统本身还需结合实际进一步完善升级外，还需要从事档案管理的人员提高自身计算机网络和多媒体技术应用能力，加强基础数字化管理模式的创新，从而提高水文基建项目数字化档案管理的水平和应用效率。