企业合同管理内部控制存在的问题与优化措施——以C物流公司为例

文/龙婕

如今，在我国市场经济体制逐渐完善与发展的大背景下，与企业合同相关的法律制度与规章条例也逐渐成熟与完善。企业在对合同进行管理时，要按照相关规范与标准来开展工作，防范合同风险，切实维护企业的经济利益。重视合同中的法律风险的有效解决与消除是推动企业更好、更健康发展的重要内容，也是增强企业经营管理效率与水平的有效途径[1]。合同管理是企业日常管理的重要环节，企业合同管理水平的高低对物流企业的发展至关重要，健全的合同管理内部控制体系能够防范合同管理风险，提升企业合同管理的水平，增强企业核心竞争力，对企业而言是至关重要的。

一、C物流公司企业合同管理的重要意义。

C物流公司的主营业务是为海洋石油勘探开发、建造、生产等上游产业及中下游炼化提供物资服务、仓储服务、货运代理服务、运输服务、港口服务以及基地建设和管理等一体化物流服务，C物流公司是一家专业基地后勤服务经验的专业化物流服务公司，主要为海上油气开发提供物流支持，其中海上钻井业务所需的钢管、水泥、石灰石粉等物资和钻头、钻杆、缆绳等器材设备的仓储和配送服务，还包括海上平台人员的生活物资都是C物流公司的服务范畴。面临着当今经济环境，C物流公司压力剧增，经过努力规划生产管理，推进全面投入使用引进新建装置，近三年C物流公司的各项经济指标已经逐渐转好。C物流公司在为促进当前公司的蓬勃发展，在防控风险的前提下，运用现代供应链管理思想，尝试深化物流改革、加强信息管理、采用物流业务外包、进行联合储备等方面不断探索。从而优化物流管理，降低物流成本。本文主要以C物流公司为例，对C物流公司合同管理内部控制进行研究，发现该公司合同管理内部控制存在的问题，对其问题进行成因分析，并针对问题产生的原因对该公司的合同管理内部控制提出具体的优化措施。在C物流公司的日常管理工作中，合同管理是其重要内容与组成部分，其能够对企业间的合作关系进行更好地规范，还能够维护C物流公司与其他企业的合作关系。企业普遍存在合同履约管理不及时、合同未按规定付款、合同档案归还不及时等问题等问题。加强合同管理的意义就是为了能够对合同风险进行更好地控制与规避。

二、C物流公司在合同管理内部控制存在的问题。

（一）C物流公司合同订立阶段存在的问题。C物流公司在企业合同签订的初期，合同承办人调查仅为形式审查，例如：合同订立的对象出具的资格、资质评估报告，证明其具备经营资格并且资质在授权范围内，但并无相关信用方面的证明件和评估报告，无法证明其具备履约能力。合同要件内容不完善，表现为：合同条款表述不严谨；部分合同未见签订日期；交付时间和交付方式不确定。另外，C物流公司存在合同审核审批时间长的问题。（二）C物流公司合同履行阶段存在的问题。C物流公司可以说未对企业的合同履约进行管理，不能确保企业及时完整的履约合同约定。C物流公司在成立初期，为了快速扩张企业市场发展，未对企业的合同履约情况及时进行跟踪调查，从而不能确保该公司能够及时履行约定，若企业无法履行合同约定，就会面临着违约情形，要依照相关合同规定赔偿违约金，严重的会诱发合同纠纷，损害企业利益和形象。像C物流公司这样的物流企业，有的合同例如国际海运业务可能需要较长的执行周期，且有很多不确定因素导致很大的执行风险，合同履约的跟踪更加重要且关键。之所以这样，是因为可以更好的划分双方履约责任。（三）C物流公司补充协议存在的问题。补充协议是公司针对原合同存在约定不明确处对其进行的补充，对于原合同中的不明确地方通过补充协议进行补充从而明确合同约定，使双方能够按照合同约定好的权利和义务履行合同条款，但补充协议中仍然存在条款模糊的情况，会使补充协议的作用大打折扣，使双方不能按照明确清晰的条款履约，对协议再次进行补充会耗时耗力，还会耽误合同履行进度，影响企业的利益[2]。C物流公司就存在多次补充协议的情形，主要是合同承办人在签订合同时未对相应条款约定清楚，执行过程中发现问题并签订补充协议。

三、C物流公司合同管理内部控制问题成因分析。

（一）C物流公司缺乏必要的法律意识与能力。目前，很多企业特别时企业的高层管理人员并没有对企业的合同管理予以充分的关注与重视，主要表现为：法律意识比较淡薄、法律风险管控能力不足、合同管理缺乏一定的灵活性与动态性。与此同时，领导层对合同管理内部控制工作的重要性认识不足，没有重视公司法务部门的设立、法律人才的培养，法律意识比较淡薄、警惕法律风险的能力不足，从而容易在合同签订后履行合同的过程中发生一些不可控的法律风险，给企业带来不良影响或者经济损失。在C物流公司中，由于管理层法律意识不足，直接导致合同承办人在经办合同时，缺乏法律敏锐度。（二）C物流公司缺乏完善的合同管理动态机制。目前，C物流公司在管理合同时，动态管理仅表现为动态的合同台账填报、动态化的管理机制流于形式，缺少法律风险缺乏动态的预防与管控，因此容易产生一些法律风险。从C物流公司体系建设管理发现，缺少合同管理考核追责方面的规定，致使C物流公司合同管理考核追责没有制度依据，导致C物流公司合同管理考核与追责难以及时有效的开展，起不到应有的作用。（三）C物流公司缺乏创新。C物流公司是一家传统的物流公司，在管理模式等方面都较传统，在管理和经营模式方面管理相对滞后，导致C物流公司创新不足，固化年轻人的思想和意识，渐渐的从根源上不愿意创新，也会拖垮C物流公司的整体创新程度。

四、C物流公司合同管理内部控制的优化措施。

（一）C物流公司加强法律风险防范意识。在风险面前，预防大于管控。可以根据C物流公司的工作安排，给在职领导分批次开展法律知识体系培训，主要目的是使各层级领导熟悉国家法律条款以及合同管理方面的知识，加强对合同管理的法律风险预防与控制，如风险规避、风险识别与分析、企业主观风险预见与预防等等，增强领导对企业合同管理的重视程度。另外，还需提高合同管理工作人员的风险意识，也可以通过对合同管理员、合同承办人、业务人员进行定期开展培训的方式，向大家讲解法律条款以及合同管理方面的知识，使C物流公司员工能够丰富自己合同管理方面的知识的同时，还可以认识到合同管理的重要性，从而提高这些员工的法律风险防范意识。（二）C物流公司完善合同管理制度。正所谓“无规矩不成方圆”，从合同的订立、履行、变更、管理等都要有一个明确的机制与审签流程，C物流公司从订立合同之前就要将一些法律风险进行有效规避与杜绝，这样才能够为合同的履行与变更补充提供更好的基础。与此同时，有了健全的合同管理制度，C物流公司各部门可以各司其职，并进行更好地配合与协调，促进合同管理的流程与各个环节更加顺畅、有序。在C物流公司中，拟订的合同文本须经由法务部、财务部、安全装备部审核和公司领导审批，对应部门的审核人员在审阅了相关条款后应如实在合同评审表的对应位置上签评审意见并署名，各部门审核时间不得超过2天。评审人员应慎重使用公司赋予的评审权，并对自己署名的评审意见负责任。C物流公司法务部对各承办部门的合同履行情况进行监督检查，各承办部门应按规定向法务部报送合同履行月报表，与此同时还要接受法务部的监督和检查。承办部门的合同承办人拟订的补充协议须按规定的权限和程序经由法务部、财务部、审计部审核和总经理审批，履行审批程序并通过后方可签订正式补充协议[3]并开始执行。（三）C物流公司合同管理模式的改革与创新。在社会经济与市场机制不断变化与发展的大情势下，外部环境的变化也会给企业的发展带来一定的影响，企业在合同管理方面不能墨守成规，而是要主动出击，不断规范合同管理的流程，强化合同管理模式的改革与创新，结合企业当前合同管理模式中存在的局限与弊端，不断优化合同管理模式与体系，不断解放思想、与时俱进，将合同管理与法律风险的预防与管控都置于一个动态化的管理链条中，持续进行改变与更新，从而更好地增强合同管理效率、防控法律风险，为企业的持续经营与健康发展提供更好的保障。C物流公司当务之急，就是与时俱进，可以召集相关人员进行头脑风暴并记录，结合公司实际经营情况，形成书面纪要提报归口管理部门，提出一些创新的管理模式。

综上所述，C物流公司为了能够增强合同管理效率，合理管控法律风险，必须要重视法律风险防范意识的增强，健全与完善合同管理体系，创新C物流公司合同管理模式，对合同实施动态化管理，做好合同中法律风险的预防，推动合同管理效率、企业法律风险预防效果得更好提升。C物流公司应当逐步建立健全合同内部管理制度。对合同实施归口管理，做好合同登记的管理，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更情况，实行对合同的全过程管理。对合同履行情况还要实施有效监管，可建立财会部门与合同归口管理部门的沟通协调机制，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合。