论行政事业单位固定资产管理中的内部控制

■王俪桦

（湖南省邵阳市住房公积金管理中心）

引 言

随着事业单位固定资产规模的不断扩大，对事业单位固定资产管理提出了更高要求。然而，实务中由于行政事业单位存在制度、机制、流程、信息化建设、内部监督等方面的原因，造成其在固定资产内部控制管理过程中出现了一定问题。如果对其不能加以改善，将有可能导致行业单位国有资产的流失，严重的话将危害行政事业单位整体的发展并影响到国家、社会的正常运转。因此，有必要进一步地提升行政事业单位的固定资产内部控制管理水平，从而确保行政事业单位的正常运转。

1 行政事业单位进行固定资产管理内部控制的重要意义

1.1 有效遏制腐败问题出现

行政事业单位为了确保其日常的正常运转，其拥有着较多的资产资源，其中固定资产占有较大的份额。而确保固定资产的安全与完整，是行政事业单位开展反腐倡廉工作的重要抓手。近年来对于反腐倡廉工作的要求越来越高，廉政建设工作已成为行政事业单位当前及未来很长一段时间内重要工作任务。从一些行政事业单位所发生的腐败案例可以看出，国有资产流失是伴随着腐败现象所发生的。确保固定资产的安全与完整，即是保证国有资产的安全。行政事业单位加强固定资产的内部控制管理，使其进一步规范、有序，能够有效地遏制腐败现象出现，为反腐倡廉提供有力支撑。

1.2 促进国有资产保值与增值、倡导厉行节约

国有资产不容侵犯。对于行政事业单位来说，加强固定资产管理，避免其流失是促进国有资产保值与增值的重要体现。事业单位能够有效运转、完成上级单位交办的重要任务，都需要国有资产作为保障。同时，行政事业单位提升国有资产的管理水平，能够有效遏制浪费问题的出现，从而达到厉行勤俭节约目的。事业单位运用较为科学的管理方法，能够有效配置各类国有资产资源，最大限度地发挥现有资源的能量，从而实现节约财政资金、降低单位运营成本的作用。

2 行政事业单位固定资产内部控制管理工作的现存问题

2.1 制度与责任机制缺失

我国为了加强行政事业单位国有资产管理，早在2006年就出台了相关的法规，如《行政单位国有资产管理暂行规定》等。后经多次修订，为事业单位提升国有资产管理水平提供了重要参考。然而，实践中发现许多单位并没有参照相关法规制定出相应的管理制度。一方面，使得行政事业单位固定资产管理制度缺失，造成国有资产管理的无章可循；另一方面，也缺乏相应的责任机制，无法将其落实到人。固定资产在日常管理中，出现了“重使用、轻登记”的问题。具体来说，对于固定资产卡片登记管理不善，没有将固定资产编号、名称、购入时间、使用年限、原值、折旧率进行很好登记；并且出现了账实不相符的现象，造成财务管理脱节；并且在相关固定资产出现毁损、丢失情况现象之时，存在出资人与行业监管职责不清、监管不到位的问题。可见，行政事业单位只有通过出台相应的制度才能明确管理的职责与责任，从而进一步规范固定管理。

2.2 固定资产采购环节不规范

固定资产采购环节决定资产购置价格是否合理、质量及用途是否达到使用要求、是否有超预算问题，甚至是否出现财务舞弊问题，因而采购环节是内部控制管理的关键。然而，行政事业单位在购置固定资产过程中，易于出现相应的问题，使得固定资产采购环节缺乏规范性，并最终导致内部控制质量下降。具体表现形式：①采购过程缺少计划指导。采购过程中没有依据采购计划、采购预算来进行，导致实际采购过程中出现了重复采购、资产浪费、资金超支问题；②采购审批机制不完善。采购计划的审批过程中，由于缺乏周密、严格的授权审批机制，造成采购成本超支问题较为普遍。

2.3 资产流程管理不规范

对于行政事业单位来说，加强固定资产的内部控制管理，仅制定相应的制度还是远远不够的。还需要重视资产使用的过程管理，即加强资产流程管理。2016年，在我国开展的大范围行政事业单位固定资产清查过程中，发现的问题还是较多的。如随着行政事业单位的不断发展，单位的规模也在不断提升，导致行政事业单位员工数量增加，从而对于固定资产的需求也在不断的攀升。人多、资产多的情况出现，很容易使得固定资产利用效率的低下，甚至出现固定资产流失问题。并且还发现许多行政事业单位对于固定的毁损缺乏相关责任人的赔偿；个别单位在固定资产盘点过程中，出现了个人长期占用问题；有的则是将固定资产出借给外单位使用，但是出借手续并不合规。上述问题的出现，说明事业单位在资产具体使用的流程管理中不很规范，有必要对于资产使用、审批流程进一步完善。

2.4 信息化建设有待加强

随着互联网、IT、大数据等信息化数据的普及，人们的生产、生活已离不开信息化技术。对于事业单位来说，信息化管理及信息共享在其日常运营管理中显得非常普遍。但是一些单位在其固定资产内部控制管理过程中，存在信息化应用水平不高的问题。并且，固定资产管理的信息共享技术应用不多，使得单位内部之间在固定资产数据和信息沟通上存在一定的障碍，信息孤岛现象时有出现。信息化建设水平的相对落后，导致行政事业单位固定资产内部控制管理质量的不高、效率的下降。

2.5 监督内审略流于形式

内部控制管理中的内部监督环节是较为重要的。然而，一些行政事业单位对于监督及内审工作缺乏足够的重视。一方面，有的单位没有设立内部审计部门，关于固定资产管理的审计工作一般由财政、审计部门监管，其监管的效果无法达到要求；另一方面，有些单位虽然设立了独立的内部审计部门，但是在实施内部审计及内部监督过程中，显得流于形式，使得许多审计工作无法得以落实。如，在内审盘点过程中，部分单位出现了固定资产账面与实物不相符的问题，并且长期缺口造成固定资产管理的混乱，内部审计人员对其并未给予应有的重视，使得固定资产监督及内审无法达到要求。

2.6 内部控制人员综合业务素质亟待提升

内部控制工作的开展除了需要完善的制度与机制、先进的信息化管理手段以外，还需要相关专业人士的参与。从行政事业单位固定资产内部控制工作角度来看，若要确保各项工作取得应有效果，具有一定业务能力、内部管理工作水平与经验、责任心强的内部控制人员是必不可少的。然而，现实情况来看，许多行政事业单位的内部控制人员综合业务能力较为缺失，在实际开展内部控制工作过程中，风险控制意识及工作服务意识不强，使其在实际工作中出现一定的工作漏洞甚至是失误。内部控制人员综合业务能力不强，导致行政事业单位在固定资产的内部控制管理方面存在一定的问题，这样不仅影响了行政事业单位固定资产管理的有序开展，严重的话将影响行政事业单位的正常运转。

3 加强行政事业单位固定资产内部控制管理的着力点分析

3.1 健全单位内部控制制度建设

“无规矩不成方圆”，健全单位内部控制制度，是完成内部控制工作的首要步骤。行政事业单位应该在遵循国家所发布的相关固定资产管理制度入手，并结合自身的运营状况及日常工作的重点，制订出切实可行的内部控制管理制度。在制度中要明确地规定固定资产购置流程、使用范围、使用人的相关责任，特别要对固定资产退出情况进行详细规定，以避免出现国有资产流失问题。同时，为了进一步地提升固定资产内部控制管理效率及质量，应当不断增强管理流程的规范化程度，使得各个部门及工作岗位之间形成相互的制约关系，这样能够促使部门间的沟通和联系更加密切，不至于出现边际固定资产无人管理的窘境。

3.2 完善固定资产采购环节

社会主义市场经济前提下，事业单位及其管理人员要重视固定资产的采购环节管理，进一步的完善固定资产采购的流程。具体工作中，行政事业单位应该要求严格进行质量把关，在资产的价格、规格、数量、质量等方面要着重加强。同时，在完成政府采购工作以后，针对行政事业单位固定资产的需求计划进行明确分析，对于采购及管理流程要严格把控，努力做到固定资产采购各个环节的可视化、透明化。以确保从源头上，加强固定资产的内部控制管理工作。

3.3 整合资产具体审批流程管理

行政事业单位加强固定资产内部控制管理，除了制定相应的内部控制管理制度以外，还应该进一步地融合固定资产具体审批流程。如，在固定资产的申请购置过程中，应该详尽说明固定资产购置的理由（包括用途、原固定资产使用情况等）；在固定资产进入单位以后，要详细登记资产的相关信息，并且要明确固定资产使用责任人；固定资产内部转移应由单位负责人签字后方可办理，若出现固定资产外部调转的问题，应该由上级主管单位领导批准。同时，严禁出现固定资产私人占用的问题，一经发现应该严格查处。

3.4 促进信息技术平台逐步优化

目前，我国已进入到信息化技术飞速发展阶段，行政事业单位应该很好的利用信息化技术来完善固定资产的内部控制管理。事业单位可以结合自身固定资产使用、管理的特点，购置资产管理信息化软件来满足内部控制管理需要。同时，财政及事业单位应该下大气力来开发一套规范、系统、科学的资产信息平台管理系统，利用信息化技术、大数据技术对于资产进行合理配置及监管。利用OA、钉钉等信息化管理工具，实现电子化管理及网上审批功能，从而有效降低管理成本的同时，还将进一步提升内部管理的工作效率，使得固定资产内部控制管理更加的有的放矢。

3.5 提高单位内控内审监督职能

行政事业单位的固定资产内部控制管理工作应该重视内部审计、内部监督工作。事业单位应该在人员编制允许的前提下，设立独立的内部审计部门，并选聘责任心强、业务能力出众的人员担任内部审计工作。同时，单位领导应该以身作则的支持内部审计工作，完全赋予其内部审计的独立性。行政事业单位的内部审计部门要提升其在单位内部的地位，部门负责人不应该隶属于财务负责人，应该直接向单位负责人汇报工作。在日常内审工作中，单位其他职能部门要配合内部审计监督部门的工作，在对于固定资产内部控制管理方面的应该给予全力配合。内部审计部门应该将事前、事中、事后审计很好的结合，通过完善的内部控制活动加强固定资产的审计监督，确保国有资产的保值与增值。

3.6 着力提升内部控制人员的综合业务能力

行政事业单位在实施固定资产内部控制管理过程中，应着力提升内部控制人员的综合业务能力与素质，使其在参与管理中能够有针对性的提出目前所存在的问题，以确保内部控制工作能够有的放矢。首先，内部控制人员应具有一定的专业技能与职业素养，这就要求行政事业单位在选人、用人方面对于相关岗位职责予以明确要求，同时为了适应新时期固定资产管理要求，还要定期对于内控人员进行相应培训；其次，加强内部控制人员风险防范意识。日常工作过程中，要确保管理人员具有一定的风险防范意识及创新理念，可能有效地应用新技术、新方法来加强固定资产管理。同时，要着重做好固定资产的盘亏资产处理工作，对于各项基础工作要做扎实，从根本上确保固定资产的完整性和准确性。

4 结 语

随着我国经济的高速发展，行政事业单位成为管理国家、社会日常事务的有力执行者。政府为了确保行政事业单位有效地开展各类社会活动、提供社会服务，为事业单位购置了一定的固定资产。然而，通过资产清查工作，发现部分事业单位固定资产内部控制管理工作质量不高，造成国有资产的流失。鉴于此，应该从健全内控制度、规范采购环节、整合各类审批流程、开发建设信息化平台、提高单位内控内审监督职能、提升内控人员综合业务能力等方面做起。从而在不断提升固定资产使用、管理效率的同时，能够有效遏制行政事业单位腐败问题的出现，并确保固定资产的完整与安全。