规避企业采购风险的实践应用研究

曹 勤

(上海崧杰自动化系统有限公司，上海 201611)

在很多制造型企业，采购成本占到了企业成本的60%，甚至70%以上。在整个采购环节存在着非常多的风险点，任何一个意外的发生，工作人员任何一个不经意的疏忽、不在意的违规，都可能产生采购风险，可能对企业的生产、销售产生影响，甚至影响企业的整个运营和商誉。文章围绕采购合同，分别论述从采购申请、采购流程和制度以及采购合同三个方面如何规避企业采购风险，提升企业采购风险管理水平。

1 从采购申请上规避采购风险

采购的源头是需求。有了需求就产生了采购申请。一个好的采购经理，在收到采购申请时会仔细研究采购需求，而不是简单地直接遵从，马上就去寻源，找供应商，签采购合同。一个好的订单采购员，在收到ERP中的采购申请时也会多思考多沟通，而不是想都不想就直接将采购申请转成采购订单。

从源头上规避采购风险，即规范采购申请，控制采购申请带来的风险。

(1)采购产品与采购需求。采购产品，系企业所采购的材料、设备、软件、系统、服务、解决方案等所有产品的总称。采购产品包括生产型产品和非生产型产品，也称为直接材料和间接材料。生产型产品包括BOM物料(物料清单里的采购产品)和非BOM材料(项目采购产品)。非生产型产品包括固定资产类产品和非固定资产类产品。与采购产品相对应，采购需求包括生产型采购需求和非生产型采购需求。

(2)BOM物料采购申请的风险。BOM物料通常是已经完成了产品认证，进入大规模生产的材料。简单来说，BOM物料的采购需求数量=生产需求数量-库存数量。生产需求数量即根据销售订单及需求预测得出的生产所需的BOM物料数量。库存数量包括在需要的生产时间点能够到货的在途数量。实际在ERP计算采购申请数量时还会加入最小采购批量、最小包装数、安全库存等因素。即便有强大的ERP工具，一名优秀的订单采购员在看到ERP的采购申请时心里还是要有杆秤。平时要统计好高风险产品清单、重点关注的产品清单，关心市场供需的波动情况，关心物流运输的新规，与供应商保持经常性沟通，及时了解供应商是否存在出货风险等。

(3)非BOM物料和非生产型产品采购申请的风险。非BOM物料和非生产型产品需要由需求人手工创建采购申请。这种采购申请的形式可以手工填写，可以做成电子文档打印出来，也可以在ERP中创建。除了文具、电脑之类企业与供应商有协议价的采购申请，当申请人需要购买一件新产品的时候，通常需要先了解市场信息，寻找市场上的产品目录价，或向供应商初步询价，然后在采购申请上注明预算/预计金额。需要注意的是，需求人应该请采购部提供供应商联系方式，向采购部认可的供应商询价。或采购经理前期参与，寻找新需求的供应商。

这样的采购申请要注意报备风险。一些厂家为了保护渠道代理商采用报备制度。如果需求人或采购经理随意向不同的代理商询价，而第一位向厂家询价的代理商报备了这个型号的产品和最终用户的名称，那么企业就只能向这家代理商采购，厂家不会向其他代理商就最终用户的这个需求进行报价，也不会出货。

一旦遇到这种情况，对采购部来说非常被动。不光是价格谈判可能陷于被动，更有可能选择这家供应商或认证这家新代理商是不符合采购部的供应商策略或采购政策的。例如，某企业在询价时就遇到过这种情况。按照全球采购部供应商政策，报备的代理商不被接受认证为认可供应商。采购经理与厂家沟通无果，最终只能采用换厂家、换型号，与认可供应商签合同的方法来解决。

(4)采购PR。当采购经理收到一张新PR时，发现这张PR在预算内，也已经由各级主管、经理按公司授权规定签字审批，PR的内容也填写完整了，产品规格也清晰无误，那么，采购经理是否一定要接受这张PR？我们来回顾一下采购的职责，采购的第一任务是保证供应。那么，当需求人提交一张完全符合流程规定的PR时，采购经理是否必须毫不犹豫、责无旁贷地接受这张PR呢？某企业的实例告诉我们，当采购经理收到一张“合法”但不合“情理”的PR时，采购经理有义务提出质疑，并采用合适的方法和途径来“拒绝”这张PR。某企业IT部门申请采购某软件的一个许可证。这个许可证金额并不高昂，IT经理拥有PR的审批权限。采购经理与供应商联系后，得知这个许可证有超级功能，采购经理认为这个超级功能涉嫌侵犯员工隐私，且有泄露商业机密的风险。采购经理向IT经理建议变更许可证型号，去掉这个超级功能，被IT经理拒绝。采购经理与部门经理遂向公司律师和全球供应链总监咨询。公司律师告知使用此超级功能不宜但中国目前没有相关的法规约束。全球供应链总监告知这在美国是不合法的。部门经理随后向中国区VP和总裁汇报，经批准后“拒绝”了这张PR。

2 从采购流程和制度上控制采购风险

采购部通过一整套流程与制度来规范采购行为，指导采购作业，降低采购风险，提高采购效率，为企业保证供应，降本增效。很多企业已经建立了一整套质量体系流程，在日常工作中执行的各种采购流程、表单不下几十种。但还是有些企业忽略了企业管理两个最基础的管理制度：采购政策与授权规定。

(1)采购政策。什么是采购政策？它包含什么内容？已经有了那么多采购流程，为什么要采购政策？采购实践中，采购经理经常会遇到使用人指定供应商的情况，或者通过过于具体的产品规格实际上指定供应商的情况。还有在非看板的情况下，使用部门相关人员直接要求供应商供货，供应商拿着签收单要求订单采购员补订单的。这些都是典型的采购违规行为。因此，企业需要制定并颁布采购政策，以规避因违规造成的采购风险。

企业授权采购部代表公司寻找、谈判并采购产品、服务和解决方案。并且，采购部是唯一获得公司授权，有权代表公司对外作出采购承诺的机构与部门。采购部全权负责公司的采购事宜。在企业内部，只有经过授权的采购人员才能行使采购的各项权力。同时，供应商应严格遵循“无订单不供货”的原则。

作为一项花掉公司60%以上成本的工作，一个为此项工作专门组织的部门，企业应给予明确的授权，以表明采购部是合法履行企业采购权的。同时，采购部也应采取各种方法，以确保供应商了解并遵循企业的采购政策。在供应商认证阶段，采购部往往会要求供应商签署确认书(Letter of Acknoledgment)，以声明其理解和确认买方企业的采购政策。

(2)授权规定。采购政策中最重要的一件事，就是授权。但企业授权并不只有采购政策。企业需要授权的工作很多，其中最主要的就是审核及签字权。授权规定需要成文并发布，而不是大家似乎知道采购申请、合同需要哪一级经理审批，但却看不到正式文件。有一个清晰、完整的授权表，也有助于企业因为发展战略、组织架构、业务情况等的发展、变化而变更授权规定。

3 从采购合同上规避采购风险

规避了采购申请的风险、采购政策相关的风险之后紧接着是采购合同的风险。采购过程中遇到的大多数风险是可以通过采购合同文本和采购合同执行来规避的。文章以某企业项目采购合同范本为例，研究合同中容易忽略的风险点。在一些大合同中，合同模版一开始就是大段的专有名词定义。这些定义看上去烦琐，但对合同来说却相当重要。采购经理要了解：合同项下所使用的专有名词，非经定义，不具备其特殊的含义；一旦发生合同纠纷，非经另行证明，不能被赋予其特殊的含义。例如，“交货周期”或“交货时间”应当被定义为：买方签发采购订单之日，至卖方根据合同项下约定的交付方式交付货物的周期或时间；如果未经定义，则一般会被认定为：卖方收到买方签发的采购订单之日，至卖方根据合同项下约定的交付方式交付货物的周期或时间。

(1)对于合同标的的描述必须完整。采购经理要注意，合同中对于合同标的的描述必须完整。在签合同时可能想不到，小到一个螺丝钉，大到一张工作台，甚至一份产品技术说明书，卖方都可能另外收取高昂的价格。因此，不怕描述有重复，就怕描述有遗漏。例如，合同模板中对合同标的如此描述，就是意在囊括合同相关的一切软硬件、服务等，避免出现漏网之鱼：①用于××项目(以下简称“项目”)的××设备及其相关附件、技术资料(以下统称“合同货物”);②卖方应以其自有的有资质的人力资源、设备、工具、材料、交通工具以及其他必需的器材，对合同货物进行安装、督导、调测、开通等工程技术服务直至合同货物通过初验和终验。

(2)对于合同价格的描述必须仔细、严谨。对于合同价格的描述必须仔细严谨，比如合同是否含税价、含什么税、税率是多少。合同上还要写明：买方不支付任何类型的额外费用，包括但不限于运输费、包装费、金属附加费、卷轴费等。不论设备清单中是否列明，卖方均需供应为使设备正常运转所必需的附件，包括但不限于电缆、接插件、紧固件、安装材料等，即合同总价已包括了这些附件的价格。

采购部在项目、设备合同中经常看到，合同的价格会出现在各个地方：价格条款、服务条款或附件、技术条款或附件等。就好像你去买东西，付了钱还不能拿走，还得去另外两个柜台付钱。因此，采购合同的唯一价格条款就尤为重要。也就是说，合同中要说明，这个条款包括了产品的安装、验收、服务的所有价格，合同中任何其他地方出现价格一律无效，买方不予支付。除此之外，对于合同的交货期，建议可以规定容易识别的第三方日期，例如，空运或海运提单上的起运日期。关于产品的生命周期管理，在合同中须对产品生产终止进行规定，要求供应商在停产前提前通知买方，并提供多少年或多少数量的备件。

在运输和包装方面，分装和转运对于买方来说都是存在风险的。需在合同中注明不允许分装和转运。例如买方采购的是整套设备，如果卖方将设备、配件分开发货，那么买方就需要分别报关。报关的HS CODE不同，部分配件可能关税税率较高。如果双方在合同中约定由货代安排运输，而卖方希望用国际快递来运送少量货物，卖方必须先把形式发票、装箱单及其他必需单据交给买方，由买方确认是否允许用快递方式运送这批货物，以避免风险。包装要注意防撞、防潮、防湿、防霉、防锈、防静电、防虫(IPPC证明)。酒精、锂电池等危险品需取得《货物运输条件鉴定书》。还要了解目的地机场情况，以免过大包装无法装入运输中可能用到的小型运输工具，比如小型飞机。例如有些目的地机场不大，而货物本身非常大，这样就只能空运到临近城市，由货代安排海关监管车辆转关运输。合同中还得注明包装费用由卖方承担。不同的运输方式需要的包装保护措施不同，采购经理不能忽略包装可能发生额外费用。

(3)对于合同付款方式与信用证、保函条款必须要清晰。付款方式上有一个重点，一定要注明：买方银行(开证行)以外的银行费用由卖方承担。曾经有企业在签订销售合同时未注明信用证条款，在收到买方的信用证时未注意“无兑换差价由受益人(卖方)承担”的条款，因此遭受了巨大的经济损失。信用证付款的建议写法为：“All banking charges outside the Issuing Bank including reimbursing charges are for account of Beneficiary”。因此，如果合同是信用证支付，并涉及保函，建议在合同谈判时就约定信用证和保函条款，并作为合同附件。采购经理需要定期检查信用证和保函是否在有效期内。付款只付给合同的买方，不参与买方集团公司、关联企业的业务关系。

(4)卖方的其他义务要遵循当地法律法规。项目合同可能会涉及在第三方所在地安装设备、雇佣当地人员，因此，采购合同中需注明要遵循当地的法律法规。避免适用他国法律，在他国用非本国语言来诉讼或仲裁。语言也尽可能以中文为准。

(5)约定合同效力与合同解除。采购订单与采购协议存在冲突的，如果在采购协议中未对采购文件效力之优先级进行约定，则应当以后达成的约定为准(例如采购订单)。除非是已经明确约定采购事项的采购协议项下的采购订单，采购部发出的采购订单本身只是一份采购要约(未签署采购协议，或框架协议项下的订单)，只有在下述情况下，方构成具有拘束力的采购合同：①供应商签署订单，或另行发出书面文件表示接受该等订单；②供应商根据采购订单的要求交付相应的产品或服务；③供应商开出了对应的发票；④如果供应商签署了采购订单，但同时对订单内容进行了修改，并不构成一份具有拘束力的采购合同，而是形成了一份新的要约。

只有买方就供应商修改的部分再行签署确认后，方能形成采购合同，其合同内容以修改后的版本为准。避免合同无效或部分无效。很多合同写双方签字盖章日生效，实际却无法从合同上识别真正的签字盖章日。在这种情况下，合同上直接写上有效期从某年某月某日到某年某月某日，也是一个有效方法。

4 综述

企业采购风险管理与控制是一项复杂而又十分重要的工作，企业应该对自身采购风险管理工作中的不足进行积极的改进，从采购申请、采购流程和制度以及采购合同等方面规避和控制企业采购风险，不断提升企业采购风险管理的整体水平，保障企业的长期稳定健康发展。