石油企业档案保密工作面临的挑战与对策

李芳珍

（中国石化销售陕西石油分公司）

逐步扩展的石油企业，其涉及的业务范围越来越广，石油内部档案在数量上或者种类上也逐渐增多，之前的石油档案管理模式及保密模式无法满足时代发展的需求，因此要逐步改善石油企业的档案保密工作，更好地服务生产经营和改革发展。

一、石油企业档案保密工作的意义

在如今信息化背景下，建设信息化企业是义不容辞的义务，石油企业是国有企业的重要组成部分，要密切关注自身的发展，不断优化档案信息化管理，更好地发挥自身作用。企业应该将信息资源规划和统筹工作进行得更好，重视档案管理工作，开发和利用石油企业信息资源，实现资源共享，同时改革和发展石油企业。

石油档案管理工作分为档案工作和保密工作，档案工作和保密工作实质上关系密切，密不可分。从档案的安全来讲，包括维护档案安全及维护档案秘密。档案工作与企业文化关系密切，作为企业文化的重要部分，体现了企业的精神文化和价值观，作为企业员工如果只重视档案工作而不重视保密工作，泄露了企业机密，造成重大损失，对企业的生存和发展会产生危害。只有档案工作融合保密工作，才能使企业不必要损失降到最低。因此，档案工作本身的客观要求就是做好保密工作，档案保密工作事关国家安全和企业发展利益，事关企业持续健康发展，做好档案保密工作至关重要。

二、石油企业档案保密工作的特点

（1）多样化的保密内容。企业档案保密工作的内容有国家秘密档案和企业商业秘密档案，这是国有企业与其他所有制企业的不同之处。如果企业是研制民用产品的，那么，档案保密工作的重点就是国家秘密档案，范围较窄的涉及国家秘密档案、相关人员较少，档案也少，但是责任重大、承担的风险也大、具有较高的要求。档案保密工作的主要内容是企业商业秘密，包括企业科研、管理等方面，范围较宽，数量较多，牵涉面较广和工作量较大，每一个部门，每一个岗位，每一份档案都涉及着企业的商业秘密。

（2）广泛化的保密对象。企业档案部门不仅承担档案管理任务，还担任着技术图书及技术资料管理等任务，其中最大的特点是制作技术图纸、技术文件，流通及管理等。所以，企业档案管理部门的管理内容有档案、半现行文件及现行文件，为管理人员、技术人员及操作工人服务，对档案信息、传递、使用及保存进行保密，明显区别于地方上的综合性、专业性档案馆。

（3）差异化的保密要求。根据企业档案的门类，涉及秘密的种类不同，保密的要求也有所不同。依法管理涉及国家秘密的档案，包括依法定密标密，根据法律进行保管及保护，按照法律对档案的内容范围、人员范围及时间范围进行限制。对企业的商业机密档案进行分级管理，与国家秘密不同的是，对企业档案内容、利用者身份及保密期限相对宽松，部分企业的商业秘密档案、资料对企业内部人员是公开的，对外并不公开，如果是在不触犯法律的情况下丢失、泄露商业机密，需受到企业内部制度的处理。

三、石油企业档案保密工作面临的挑战

（一）管理制度不完善

石油企业在对档案进行管理时，管理制度仍有不完善的、执行不严的现象发生，内部的监督制度也并不完善。例如，个别人员为使用方便，独自保存应该统一集中归档和保存的资料，导致缺失。即使负责人层面已经清晰的认识了档案管理的重要性，但在实际工作中，在进行企业决策时，档案管理人员却未参与，导致档案管理人员对企业发展并没有及时关注，相关人员工作时并不积极，工作也有许多不足的地方发生[1]。以“科学管理、规范管理、问题导向”为原则，结合新形势下档案管理工作实际，对档案保密工作管理制度与业务标准进行系统梳理，形成规范档案保密工作管理流程的制度体系。

（二）管理水平和保密意识欠缺

较为复杂的档案管理工作，对相关岗位人员的能力和资格有了更高要求。部分石油企业档案管理相关人员的工作能力和业务水平并不足以应付工作，缺乏创新理念。大部分工作人员只是单纯的持证上岗，在面对密级高的文件时没有足够的水平去应对。在信息时代下，档案管理人员的能力不能只限于处理纸面档案和对计算机简单应用上，还要具备网络安全能力，及时解决系统漏洞和安全隐患问题的能力。保密档案的职责不单单是档案管理人员的，也是文件所有经手人员的，部门里的企业文件被随意摆放，非必要人员的翻阅导致机密泄露的可能性也是存在的。万物互联的时代下，要对任意链条节点出现的信息泄露现象的可能性降到最低，所以要加强保密安全意识，清醒认知泄露信息的危害[2]。

（三）基础设施有待增强

在信息化时代下，多方面因素影响了档案资源的安全性，包括自然风险、人为风险、软硬件技术风险等，影响了档案管理工作的正常运行，使得信息的应用价值和参考价值降低。根据档案资源信息，难以保证科学合理的决策。如今的管理设施有硬件和软件组成，尽管部分企业对档案管理更加重视了，增加了一些基础设施，但档案管理水平和档案管理效率仍有空间，软件系统需要进一步完善。

（四）保密与利用相冲突

不断攀升的现阶段数字化档案的需求，使用档案的人更希望由管理部门提供更加高效的档案服务，在查阅和研究时更加便捷。另一方面，数字化资料的特点有传播快、易复制及较广的传播范围，然而石油企业档案的审批流程既严格又漫长，使其不能做到当时借阅[3]。

（五）安全隐患时时存在

数据时代下的档案管理工作分为内部风险和外部风险。首先，内部风险。档案管理人员失误的操作，对档案资源信息的真实性及全面性产生了损害，影响了档案资源的应用价值。其次，外部风险。因为缺失的制度影响了档案管理的进度和质量，档案资源存在失真、失全的隐患。同时，在现代化背景中，信息技术迅猛发展，使得网络攻击技术及数据窃取技术比以往更加先进和隐蔽，在收集和管理档案资源的过程中存在安全隐患，普遍存在不以人的意志进行转移的内外部风险。据此，相关单位必须建立档案风险防控机制，将档案风险的危害降到最低。就目前来说，部分单位对档案风险防控机制并未完全建立和运行，档案保密工作仍存在许多问题。

四、改进石油企业档案保密工作的对策

（一）强队伍建机制

现在的档案管理要建设一个层次性强、技能强，且更多样的复合型管理人才队伍。企业要引进人才，壮大档案管理队伍，在档案人员完成海量的档案管理工作时，对档案管理做到开拓创新，并攻克研究档案管理难题，对档案管理人员开展培训及专家讲座等，提高管理专业技能，解决档案管理中的问题和难点，进一步完善石油企业档案管理制度，细化风险管理责任，规范、有效开展档案保密工作。例如，与国家相关文件要求结合，对保密制度及档案安全资源违规处罚办法进行规定，对各部门及工作人员的责任意识、档案信息保密意识进行加强，从而有效保护档案资源，在开展档案保密工作时，可以借用腾讯、华为等项目风险模式进行调整和完善档案资源安全管理制度、方案、措施，有效管控档案的风险[4]。同时，将档案安全纳入公司HSSE管理体系，进一步健全人防、物防、技防相结合的档案安全防范体系，不断强化库房、机房等档案安全基础设施建设。加强档案保管、传输、数字化、利用服务等环节的安全保密管理，保障档案实体和信息安全。建立档案登记、传阅、借阅、销毁等有效的档案管理制度。建立健全公文办理流程，优化办事程序，对涉密会议，严格审核参会人员范围、资格，严格保密会议资料及会议纪要等。

（二）强化保密管理工作

为了保证档案安全，密级管理限制是设置石油企业档案的重要方式之一，深入研究档案的密级，明确责任和权利，防止出现胡乱鉴定、遗漏鉴定及档案管理违规事件的发生。例如，某油田公司的对外合作保密项目，档案管理人员对相关档案密级及查阅权限不清楚，经征得领导意见后，又同各部门进行讨论和分析，明确密级划分标准，在项目的档案内设置相应的密级。同时，明确使用层级、保存时间及审批流程。在开展档案保密工作时，要充分利用大数据、人工智能等先进技术，在先进技术的基础上，提升档案保密工作的质量和水平，使档案信息被窃取、篡改及遗失的风险降到最低。利用云计算技术也可以进行档案保密工作，备份、存储及分析运用大量的档案资源，优化档案资源的存储环境及管理效率。在日常管理工作中，利用在线备份技术可以将档案备份到远程数据中心，避免出现信息丢失现象。此外，严格执行“上网不涉密，涉密不上网”要求，办公电脑和局域网脱离链接，安装桌面安全系统，定期查毒杀毒，在要害部门设置涉密计算机、保密U盘。

石油企业要加强对重点人员及关键敏感岗位人员的保密培训，对关键敏感岗位人员上岗审查、保密教育，定期签订保密协议。定期将保密工作、相关法规制度、政策、文件纳入党委中心组学习内容，熟悉《保密法》，观看保密教育录像片，通报重大泄密事件及处理决定，通过集中授课、播放宣传片等形式对关键岗位人员进行保密教育。石油企业要完善用印审批手续管理，防范用印风险，确保用印安全、规范。严格网络办公、视频音频会议保密管理，加强涉密文件闭环管理，做好信息公开保密审查，严防失泄密风险。建立常态化工作机制，及时清理离职离岗人员所涉各类信息系统的账户及权限。各岗位人员要增强做好保密工作的责任感和使命感，克服“无密可保”“保密与我无关”等思想，树立“保密就是保国家安全、保企业发展、促个人成长、促家庭幸福”等意识。

（三）加大投入基础设施

重视档案管理工作的第一步要考虑好是否有足够的经费支持，现代企业的发展需求是否与档案管理部门的基础设施相符。石油企业库房的建设要至少满足5年以上的档案保管，同时要优化档案库房环境，加大投入消防安全设备，提高实体档案的安全性。加大投入软件，对档案管理实际情况不断研究，完善档案管理功能，与市场环境结合，不断完善后续要求，强化系统安全防御功能，保证系统内档案信息的安全。在信息时代，对于企业来说，领导要高度重视档案管理工作，相关的管理团队更要重视。从国有企业的石油企业角度看，要达到高产油效率和高经济效益，首先要满足民众和企业的需求，使档案的重要性得以明确并进行有效利用。因此，要足够重视档案管理工作，采用科学化的信息管理模式，建立数据信息库，通过大数据技术分析档案信息，了解企业中存在的问题，并按照生产需求及时对产量、产能等数值进行合理调整，使用更加合理的生产方式，提升生产效率，从而整体推动企业的发展和调整结构。除此之外，加大对档案管理的资金投入，提供充足的经费，对信息化建设起到推动作用，使管理效率逐步提高。石油企业可以研究推广即时通讯工具，防止使用外部即时通讯工具造成的失泄密隐患。

（四）二次利用相关档案

激发档案相关人员的潜力，整理、收集、保存并利用档案，使其能够贯彻管理的全过程。另一方面，档案管理人员要从以往的管理型转换为研究型，将原有档案进行重新归档，发掘其中隐藏的资源，使石油企业获得更新的数据，做到企业低投入、高收益。通过数字化技术转化原始实体档案，使其存储于磁盘、软件等载体，在档案资料的完整性、真实性及清晰度得以保证的基础上，进行数字化转变，保证档案使用的过程更加便捷和高效。同时，将数字档案元数据的标准进行制定，在收集和管理档案中减少重复、遗漏等现象，使数字档案更加精准、真实，并对数字档案进行归档和信息保密。例如，技术人员对涉密档案信息系统首先进行设置，培养技术人员具有高度的保密意识，让这部分人员转换、传输及管理档案数据工作，在应用数字化档案中，不断强化系统防御安全性能，利用信息安全技术、多重密码技术、网络监控技术等将数字档案的安全防护级别不断增强[5]。

（五）保障档案信息安全

以往的档案管理模式，相关管理人员根据档案使用者的需求进行被动式的服务，馆藏档案的变化情况往往不会主动了解，在进行业务服务的提供时，档案管理部门的数据会被大量积累，例如，档案用户信息，利用档案需求等，企业利用构建的一体化数据分析，内容有档案文本信息，数据信息及文件历史信息，推到档案使用者面前，包括企业的领导或职工，对档案潜在的价值作用进行相对准确的预测，对档案信息的价值进行充分发挥，将全新的档案信息给领导和职工，关于岗位职责的信息也能及时推送，由以往的被动式服务转化成主动推送式服务。除此之外，在进行信息推送时，档案密级属性及密件管理要求的因素也要进行充分考虑，对关键词和标题等细节做到具体的密级确定档案的使用年限，使档案信息的安全性得到保证，避免高密信息的泄露现象发生。档案员要负责各自管理活动中产生的各项档案资料的搜集、整理、归档、移交工作，包括文字、图表、纸质档案，实物声像档案、奖旗、奖杯、证书、照片、光盘等资料。

五、结论

在信息化的时代中，对数字化档案信息的建立更加快捷，采用的管理标准更加统一，规范档案管理流程，实现闭环管理，提升档案管理的整体效率与质量，对人事管理工作也有重要影响，方便了档案管理工作的同时也为此带来了挑战，对此，要与时代特征和档案管理工作相结合，将管理制度健全完善，做好档案保密工作。