浅析中小物流企业行政管理建设研究

文/郭延强 谢铭

随着中国改革开放的逐步扩大，改革的力度将不断深化，改革的范围将不断扩大。中国的各种所有制经济将享有更便利、更宽松的发展环境和政策支持。在这一过程中，物流业发展迅速，而中小物流企业作为最容易被忽视但又不可忽视的企业，其发展将始终在这一过程中发挥积极作用。面对新的经济形势，中小物流企业的行政管理面临着诸多挑战。而在行政管理方面，鉴于行政管理“不显于外，不功于果，有失必显，小失事繁，大失事乱”的特点，这就使得必须重视中小企业发展特点与行政管理的结合。然而，由于中小企业规模小、资本和技术构成低、外部宏观经济变化等因素的存在，中小企业在行政管理方面存在着不能适应自身发展和市场经济的情况，因此，面对激烈的市场竞争，它面临着巨大的困难。本文分析了中小企业行政管理中存在的相关原因与问题，探讨了解决相关原因与问题的措施，以促进中小企业的改革与发展。我国物流业经过近20年的发展，取得了辉煌的成就，在我国国民经济中占有举足轻重的地位。例如，西安高新技术产业开发区已成为我国中西部地区投资环境良好、市场化程度高、经济发展最活跃的地区之一。目前中小物流企业竞争压力大，故障率高，企业寿命短，一个很重要的原因是行政管理跟不上企业发展。很多企业不重视行政部门，导致行政部门形同虚设。在市场经济条件下，企业要想生存，就必须建立现代企业制度，进行科学的行政管理。

一、小型物流企业的概念。

“小企业”是相对而言的，从时间、空间两方面来看，企业处于初创期，其年龄偏小；与此相对应，其规模偏小，实力偏弱。小型物流企业大概可以分为：硬件、软件销售开发、网络集成、数码技术、通信、市场营销和物流类培训等几类。

二、行政管理在中小物流企业中的地位及作用

（一）行政管理在中小物流企业行政管理中的地位。中小企业行政管理不同于一般的政府行政管理，其广度、深度、重要性和敏感性都不同，具有相当的特殊性。企业行政管理更注重内容和实质，尽量减少复杂的文字，与企业的经济效益直接相关。中小企业的行政管理往往根据企业的实际需要，对许多系统、程序、链接、表格、图表等进行裁剪和调整，使其变得简洁、实用、灵活。因此，行政部门是中小物流企业的重要管理部门。现代物流行业激烈竞争的残酷现实，是经营者提高企业行政管理水平的起点。行政管理是企业稳定、有序、健康发展的保障。行政管理与企业的发展息息相关，企业在发展中难免会遇到一些困难，如果说政治环境因素会影响企业的发展，那么争取对企业有利的政策就是行政管理的任务之一。同时，解决员工的思想建设存在的问题，了解员工的思想动态，正确引导员工为企业创造良好的内部环境，也是行政管理的重要职责。行政管理可以提升企业的核心竞争力。企业的核心竞争力除了经济实力、产品实力和人才实力外，还体现在企业的可持续发展能力上。企业需要行政部门的正确指导和配合，企业通过行政管理，创造学习型企业的能力，使企业不断注入新鲜血液，接受先进的行政管理理念和行政管理技术，并转化为生产，使企业充满活力，在激烈的竞争中立于不败之地。

（二）行政管理在中小物流企业行政管理中的作用。中小物流企业的行政工作可以说是纷繁复杂的。行政管理员每天都要面对大量琐碎的任务。但这些事情不过是行政这棵大树的枝叶而已。行政部门还必须在“行政管理”、“协调”和“服务”方面发挥重要作用。从“行政管理”方面来说，中小物流行政部门不能满足于做好领导的“参谋和助手”，还必须在公司的经营理念、企业精神、企业文化、用人政策、绩效考核等重大建设问题上有自己的思考，并且在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的“高参和臂膀”。在“协调”方面，中小物流行政部门负责协调公司内部各部门之间的关系，协调企业与社会其他企业、社会事业单位和政府部门之间的非经营性关系。行政部门对企业内部各部门之间关系的协调是以计划分工的实施和控制为基础的。在实施计划控制的过程中，企业行政部门要协调各部门的计划实施情况和进度，从而调整企业整体计划的实施情况。使企业可以在各部门分工明确的基础上健康稳定地运行。其主要内容是在保障企业基本权益的基础上，与有关社会单位开展友好交流，缓解冲突，从而为企业争取一个良好的生存环境。在“服务”方面，中小物流行政部门应该愿意扮演幕后英雄的角色。因为无论行政管理服务做得多好，它终究是服务于企业的行政工作，尤其是物流工作，决不能指望成为企业关注的“中心”。否则，就会影响企业各方面的工作，影响企业最终目标的实现，企业行政管理的理想境界应该是“润物细无声”。总之，行政管理在中小企业行政管理中有着重要的地位和作用，因此，分析中小型物流企业建设中行政管理中存在的相关原因与问题，探讨提高物流企业行政管理效率的措施具有十分重要的意义。

三、小型物流企业行政管理工作存在的相关原因与问题

（一）行政管理严重不足。目前我国中小物流企业由于投资规模小、资本和技术构成低，很多困难在行政管理的过程中，没有结合自己的情况来改善造成行政管理工作浅薄，制约了中小物流企业的发展。一方面，企业自身的质量是造成经营困难的主要原因。中小物流企业规模小，缺乏自身的行政管理，信誉不高，信用评级普遍较低。行政管理不善在一定程度上影响了企业的整体形象。另一方面，中小物流企业没有一个真正的行政管理部门，完全依靠个人的思想和手段，行政管理方法差，风险比较大，导致中小物流企业严重缺乏行政管理，行政管理能力比较薄弱，阻碍企业发展。

（二）行政管理意识淡薄。物流行业是一个新兴的行业，由于国家的大力支持，吸引了很多有志之士进入。因此，中小物流行业相当一部分是民营企业，投资者将所有权和经营权集于一身，在行政管理和处理各种经济关系时，按老板的个人意志行事，具有明显的随意性。也有一些经营者重视关系，忽视行政管理，他们认为企业的效益取决于企业的发展，忽视了行政管理对企业生产经营活动的指导作用。企业行政管理者行政管理意识淡薄，不重视行政管理，在建立组织层面不明确，权责不明确，部门行政管理混乱，制约了中小企业的健康发展，而且经营者行政管理能力差，缺乏高素质、高层次的行政人才的招聘和培养。

（三）行政管理不规范。企业行政管理由同一部门行政管理、部门配合部门行政管理、外部行政管理三部分组成，在行政管理上，应严格按照企业行政管理制度，对企业的各个部门实行统一的行政管理办法进行行政管理。然而，在中小型物流企业中，有些企业在行政管理方法上存在着不规范的做法，体现在：行政管理分散，行政管理周期长，行政管理方法僵化，行政管理错误，行政管理形式化，行政管理手段不统一。一些企业行政管理者采用家族式行政管理，行政管理手段落后，对现代新技术的应用严重滞后。行政管理不规范，在一定程度上是企业行政管理的被动性和行政管理战略制定的偏差和滞后。

（四）企业行政管理制度不健全。只要中小物流企业行政管理体系建设存在的相关原因与问题都体现在行政管理体系不完善，大多数企业缺乏完整的内部行政管理体系，在原有的行政管理、人事行政管理、计量验收行政管理等方面，没有什么制度可言。此外，在行政部门的权责、行政人员的岗位责任制、行政处理程序制度、内部牵制制度、审计制度等方面也存在着混乱和无序。

（五）缺乏科学的人力资源投资战略。为解决应付式行政管理建设存在问题，许多小型物流企业行政管理者都请专业咨询机构诊断并制定相应的企业战略规划和人力资源规划，但由于处于初创和成长阶段，企业资源有限，更倾向于生产和销售。小型物流企业行政管理比较随意，缺乏科学性等弊端正成为制约企业成长的瓶颈。

四、小型物流企业行政管理工作的策略

（一）增强行政管理者能力。中小物流企业的进入门槛相对较低，直接影响到行政管理的质量，也成为制约企业发展的瓶颈。中小物流企业经营规模较小，抵御市场风险的能力较差，应根据自身特点，拓宽人才引进渠道，提高行政管理能力。在行政管理上，首先，适当下放行政管理权力，优化行政管理结构，在不断增加积累内部行政管理经验的前提下，适当举债，以满足企业行政管理的需要。

（二）提高行政管理意识。随着改革的深入和市场经济的发展，企业已成为市场的主体，生存、发展和活力已经成为当今企业的总体目标，市场经济要求企业尽快改变他们的想法，并建立一个正确的行政管理。树立自主经营、自我约束的理念，制定行政管理方法和时间价格。加强行政管理指标的应用和分析。为加强行政管理指标的科学运用，运用指标分析行政管理情况，加强行政管理。

（三）加强行政的系统行政管理及监管力度。中小物流企业行政管理要注重系统行政管理，即对行政管理的整体行政管理。1.加强企业内部行政管理，充分挖掘企业的行政管理潜力，确保现有行政管理人员的维护和增值；2.深化企业制度改革，通过企业制度创新，在企业中建立一套有效的激励和行政管理机制，使企业行政管理者真正关心企业行政管理的使用效率，充分发挥资本的增值功能；3.行政管理者与被行政管理者之间的关系。如果企业和行政管理者能够按照行政管理政策相互配合，就能将宏观调控与企业行政管理有效地结合起来。就中小物流企业的现状而言，企业仅仅依靠自身约束来规范行政管理工作并不明显，而应该更多地利用外部监督来帮助企业实现行政管理规范化。我国应建立行政监督、社会监督和企业内部监督三位一体的监督体系。

（四）完善企业行政管理制度。要完善企业行政管理制度，首先应重视企业行政管理的内部牵制制度。内部牵制制度指涉及企业行政管理者和策划人员、编辑及最后决定的任何一项工作必须由两人或两人以上分工处理，以起到一种制约的作用，这样既能够保证各种行政管理的真实和完整，又能使各职能部门的经办人员之间形成一种互相牵制的机制。其次是健全内部行政管理制度，实施对行政部门的再监督。坚持内部行政管理机构与行政机构分别独立，保证行政管理人员独立于被行政管理部门，查错防弊，保证企业持续健康的发展。最后建立行政管理权限和签字制度。

（五）建立小型物流企业人力资源行政管理三维立体模式。三维立体模式是指由决策层、人力资源行政管理部门、一线经理科学地分工，负责人力资源行政管理的各项业务，并进行相应的协作。总的来说，中小物流企业决策层负责人力资源规划，同时，人事行政管理的一些日常事务性工作（如员工健康与安全、员工福利、人事统计、考勤行政管理、劳动合同行政管理、人事档案行政管理等）也由其负责。当然，如同人力资源部门应该协作配合一线经理的核心业务工作一样，一线经理也要为人力资源部门做好相应的配合，特别是在岗位分析与岗位评价这两项工作上，一线经理更应提出意见、建议，甚至参与到工作中去，中小物流企业一线经理负责在人力资源行政管理的核心业务中应把持关键环节。

结语

完善中小物流企业的行政管理，是一项系统工程，需要经营者充分领会，结合本企业的实际情况，确定适合本企业的行政管理目标，建立和完善行政管理体系，加强企业行政管理能力，加强员工个人特长的运用，提高使用效率，加强监督，不要让实际的行政工作变成纸上谈兵。物流业的发展空间不容忽视，我们要想在竞争激烈的市场中生存，并实现强劲的可持续发展，行政部门的协调是必不可少的。C