浅析高校科研档案管理中存在的问题及改进措施

车 丹

（山西大学档案馆）

高校科研档案是高等院校广大师生在科研项目立项、实施、结题及推广等全过程中形成的，既是高校科研成果的历史积累，也是国家科技资源的重要部分。不仅记录着不同科研领域的发展成果，也为科研工作的延续发展提供了保障，因此提高高校科研档案的管理水平，对于促进高校科技创新工作起着重要的作用。

一、《科学技术研究档案管理规定》修订内容的解读

2020年11月1日起，国家档案局、科技部共同修订的《科学技术研究档案管理规定》开始施行，这个规定的前身是国家科委、国家档案局在1987年发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》，修订的部分主要体现在以下七个方面：

（1）科研档案的定义更加具体、完善。“科研项目（包括科研课题）在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物”。纳入了音频、视频等载体形态，并增加了标本、样本等实物，对高校档案管理机构及科研管理机构在收集整理科研档案提出了指导性意见。

（2）科研文件材料的归档内容进一步丰富。增补的材料包括“立项论证阶段的项目指南、立项评审材料；研究实施及过程管理阶段的科学数据与研制的样机、样品、标本等实物及其目录、图片；阶段进展情况报告，结题验收及绩效评价、成果管理阶段的验收申请书、绩效自评价报告、科技报告等”。和以往科研档案的收集工作相比，强化了过程性的科研文件材料，弱化了那些行政性、依据性的科研文件的作用。

（3）科研档案管理责任更为明确。《规定》中详细说明了科研档案管理流程中涉及到的各级各类部门、单位及相关负责人，并阐述了不同主体所承担的具体责任，同时还对一些特殊事项单独进行了解释，如财政支持的科研项目，其档案工作责任都有明确的划分和说明。从制度上保障了高校科研档案管理的规范性。

（4）科研电子档案管理要求的增加。考虑到目前档案信息化的发展趋势，对科研档案管理过程中涉及到的电子文件、电子档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、处置等提出了具体要求。同时《规定》中提到，科研档案中的电子文件适用电子化单套制归档方式，对科研档案中电子文件的电子化单套制归档的系统功能、接口设置作出了明确的要求。这一内容的修订对提升高校科研档案管理的信息化水平既是机会也提出了挑战。

（5）对“三跨”科研项目（跨学科、跨领域、跨机构）的档案管理提出明确要求。“科研项目承担单位（含牵头承担单位）对所承担科研项目档案工作负总责，对科研项目参加单位提出科研档案管理要求，明确档案归属与流向，并按照有关规定进行审查或验收。科研项目参加单位应当按照国家相关规定及科研项目承担单位的要求做好所参加科研项目的文件材料收集、整理、归档及档案保管、利用、鉴定、处置等工作。”为高校科研档案在此方面的管理给予了制度上的支持。

（6）对科研档案的验收制度进行了优化处理。根据科研项目的实际情况，对验收节点可以做灵活改动，这一变化大大减轻了高校科研工作人员在归档方面的负担，可以很大程度上解决科研活动验收对档案验收的依附问题，对于促进高校科研活动的开展起到了积极作用。

（7）提倡科研档案信息的共享利用。新规定中特别强调了科研档案信息的开放共享与利用，同时坚持开放共享与保密安全相统一，也为高校科研档案管理工作指明了方向。

二、高校科研档案管理存在的问题

《规定》中修订的部分体现了强烈的科学性和时代性，在新形势下对高校档案管理机构，就如何加强科研档案管理工作、协同科研档案与科学数据的关系提出了更高的要求。随着新规定的落地，传统高校科研档案的管理的弊端正逐步显现。

（一）缺少整体规划

目前，我国高校科研档案管理工作基本实现了从收集为起点，经整理、鉴定、保管直至最终利用的全过程管理。但从整个管理过程的完成情况来看，仍然缺乏整体性的规划。部分高校制定了完备的相关管理计划并遵照执行，而还有相当一部分高校并没有建立规范的计划体系。主要表现在一方面科研项目承担部门在形成科研文件之初并未针对研究团队内部的归档工作制订相应的计划，只是在科研管理部门或基金管理部门要求提交材料时才进行被动的整理和移交。由于很多科研项目周期较长，形成的文件数量较多，加之科学研究工作本身任务繁重，科研人员往往对临时的归档工作无暇顾及，这导致了科研档案工作从源头就难以保证质量，对后续一系列的档案工作也势必造成影响。另一方面，高校科研管理部门和档案管理部门在履行监督、检查、协助、指导等职责时也往往缺乏周密的计划，只注重定期收集科研文件材料，而忽略了对科研项目承担部门在档案工作中的协助与指导，造成不符合要求的材料部分不得不进行二次返工或补充收集。既增加了档案部门的管理成本，也给广大科研工作者带来了困扰。

（二）管理环节重复

大部分高校的科研工作管理流程一般需要经历以下过程：首先将形成的文件交由团队内部的档案管理员，再由档案管理员集中管理档案后移交给科研管理部门（部分高校需同时移交一份由院系管理），经初步审核，再由科研管理部门提交至上级科研管理部门进行终审，待项目结项后所形成的各类材料方可由科研管理部门移交给档案管理部门。从以上过程来看，由于院系、高校科研管理部门（科技处、社科处等）以及上级科研管理部门在归档要求上不能完全同步，科研人员往往需要准备多套申请文件，很多情况下申请文件还需电子和纸质双份提交，给科研人员造成不必要的重复工作环节。

此外，由于不同高校科研管理部门之间、高校与上级科研管理部门或相关基金管理部门在机构设置上相对独立，所使用的管理系统也有差异，相互之间很难实现档案信息资源的共享与利用，在一定程度上阻碍了科研项目档案价值的有效发挥。

（三）管理内容失衡

高校科研档案在管理内容上主要存在两个方面的失衡：

在档案鉴定环节，大部分高校会对档案的重要程度、保管期限等作出区分，对那些国家、省级的重大、重点项目予以充分重视和保管，却忽略了级别较低的基金项目的档案管理工作。实际情况是，很多项目的周期较长，成果得以应用和价值凸显需要一个漫长的过程，有相当一部分最终取得重要成果的科研项目，其早期的档案文件未能得到有效管理，在一定程度上阻碍了科学数据的有效利用，不利于该领域科学研究的延续与发展。

此前，我国高校对科研项目档案的管理，更多侧重于综合管理类文件材料的“收、管、用”，对研究过程中产生的科学数据缺乏统一规范管理。不仅不利于重要研究数据的完整保存和提供利用，而且很难使科研档案真正发挥其现实价值和研究价值。

（四）管理深度不足

一直以来，我国高校科研档案管理工作的重点仍在于保存和管理档案原件，对其挖掘和开发的深度严重不足，档案信息资源的价值未能得到充分利用。

科研档案资源的加工和挖掘程度较低。科研项目和成果信息的开发以汇编、摘编等形式居多，编研性的较少。主要表现是，在绝大多数高校综合档案管理网站中，用户可以获取的多是相关项目的题录信息和成果应用推广的报道信息，而专题型的成果展示和相关成果的推荐服务等很少能够体现出来。

科研档案资源之间的关联集成度较差。科研项目开发与发布成果信息时往往只关注单一资源的价值挖掘和应用，体现跨机构、跨领域之间的科研信息资源关联与集成的并不常见，且不同来源之间的科研信息也缺乏共享，导致了科研用户获取的信息量受到了较大的局限，不利于科学研究的创新发展。

缺乏数字科研档案的价值挖掘。一方面表现为被动查阅的服务理念，在利用范围和服务对象上表现为受众范围小，高校科研档案只为校内特定单位和教师服务。同时极少利用数字档案的特点提升服务手段，一部分高校已经将馆藏科研档案进行了数字化加工与处理。但在如何挖掘科研档案价值，助力学校科研工作开展等方面的工作还明显不到位。

三、完善高校科研档案管理的措施

（一）加强高校科研档案的归档管理

1.规范科研档案收集流程

一要加强科研档案的前端控制，实现科研档案管理工作与科研活动的紧密结合。高校档案部门对科研项目归档情况进行统一指导和监督；二完善科研档案收集制度及流程，对档案管理的全程进行约束。如要求科研部门在项目结题后，在第一时间向档案管理部门提交相关的档案材料，并将归档作为高校科研项目评估的一项指标；三强化宣传，提升科研人员档案意识，使科研人员熟悉科研项目结项后的档案归档流程和要求。

2.细化科研档案归档内容

高校科研档案归档的内容，包括了科研文件材料、电子文件及实物等，这些内容应严格遵循科研项目的形成规律，保持文件材料、电子文件及实物之间的有机联系，保证同一项目的成套性，同时还要兼顾不同学科、不同专业的特点。在硬件、人员等方面有条件的高校，还可以考虑把未申报成功的科研项目也纳入档案的归档范围，以便为日后科研申报工作的开展积累经验、提供有益的帮助。

3.优化科研档案保管条件

科研档案的保管涉及两个方面，一是实体管理的空间，二是档案材料完整性的控制。科研档案实体除纸质的档案材料之外，还包括在科学研究过程中所产生的样本、标本等。这些实物因属不同学科，材料性质、尺寸都有所差异，因此对实体管理空间有更高的要求，对科研档案的管理模式也要因项目而异。在确保已收集的科研档案齐全完整的前提下，在收集那些研究过程中形成的实物档案时，高校档案机构应要求各科研部门对所归档的实物档案附上相应的保管条件。档案机构则应设置特殊载体库房专门保管，采用新技术、新手段对不同类别的科研实物档案进行规范管理，并确保与其他科研档案材料保持有机联系。对那些涉及国家秘密的，则应当根据相关保密规定进行保管。

（二）落实高校科研档案的管理责任

1.高校内部科研档案的管理责任

高校与一般科研单位、企业不同，所负责的科研项目种类与层次更为丰富。学校中各院系、科研机构、研究中心既有横向课题，也有纵向课题；既有校级、省级、国家级各个层面的科研项目，还有隶属教务处管理的教学研究项目以及研究生院、行政、教辅等部门设立的科研项目。由于项目种类繁多、层次不同，再加之管理部门的差异，致使一些高校科研项目存在管理责任不明晰的问题。根据《科学技术研究档案管理规定》，对高校科研档案管理负有责任的应是项目的负责人或科研项目承担单位，包括档案的收集、整理、立卷、归档等。科研项目管理部门在项目申请结项时，要特别注意结项材料与档案材料之间的联系，项目结项时可要求项目人或项目承担单位预留一份完整的材料，以便作为日后的归档材料。

2.“三跨”（跨学科、跨领域、跨机构）科研项目的管理责任

一些特别大的科研项目，往往并不是单一的科研单位完成，需要两所以上高校或与其他研究机构合作完成。这种情况下，首先要明确科研档案的归属问题，同时领头承担单位要负责科研项目档案的收集、整理、立卷、归档等，并对该科研项目的其他参与单位按本单位的科研档案的管理制度提出要求。

（三）推进高校科研档案的数字化改革

1.建构科研档案数字化的法制规范

对科研档案管理中所涉及到的收集、整理、保管、利用等环节需作出详细而明确的规定。如果在数字科研档案的利用范围、利用方式方面没有制定明晰的管理制度，在档案的利用实践中，往往因缺乏规范而出现利用不当的情况。

2.丰富数字科研档案的馆藏资源

科研档案从纸质档案向数字档案转变，是科研档案数字化改革的前提和基础。从丰富数字科研档案馆藏资源的手段来讲，首先要通过不同的信息化手段实现存量纸质档案的数字化转变。不论自建或是外包，存量科研档案的数字化工作都必须在国家相关数字化标准的规范下进行。其次需要注意的是，为适应后期档案数据加工和资源开发的需要，应对科研档案的数字化成果做进一步数据化处理。在数字化扫描的基础上，可以借助人工著录、OCR识别等手段对科研档案中的关键信息进行数据提取。

此外，数字科研档案资源的丰富还依赖于完善的电子科研文件归档体系的建立。随着信息化手段的日益发展，科研项目管理的全过程都有相应的电子文件产生，这为科研文件的电子化归档打下了基础。部分高校内部已建立了规范的科研项目管理系统，科研项目的全过程均可在网上管理系统进行办理并留痕。从电子化归档的角度来说，高校内部应规范科研档案信息资源建设标准，这样便于为后续不同管理系统之间数据的对接、传输和统一检索打下基础。

3.保障数字科研档案的安全稳定

数字科研档案的安全分为两个层面，第一方面的安全是指数字科研档案的实体安全，服务器、磁盘阵列、光盘、磁带等是档案机构保存数字档案的硬件设备，在此基础上也需要注意防范木马、勒索病毒的攻击，确保数字科研档案的永久保存。为防范不可抗力的毁灭性影响，数字科研档案还可以实现异地、异质的多套备份。另一层面为保证数字科研档案的信息安全，高校档案馆需要建立数字档案备份保全系统来维护数据的安全稳定。利用数据保全系统，对数字科研档案信息的监测、预警、保全和修复实现实时化。

数字科研档案的信息安全，事关科研档案的真实性和凭证性，是高校科研档案管理必须坚守的底线。同时，由于科研档案资料的特殊性，其中的科技数据、文本档案还可能涉及国家秘密和个人隐私，对这部分资料，应确保在入馆时做好相关档案鉴定工作，确定其保密程度和受众范围，做好区分处理。

4.提升数字科研档案的服务能力

首先，要搭建高校数字科研档案的共享平台。共建、共治、共享，已是当下互联网时代的新要求，也是充分发挥数字资源自身优势的必然趋势。通过建设档案数据中心平台，高校可以实现各种应用系统的信息资源集成，如数字档案管理系统、科研管理系统、OA协同办公系统、部门预立卷系统、图书馆文库等，并支持跨平台科研档案的检索服务。其次，要注意数字科研档案编研工作。科研档案数字化，特别是数据化之后，为科研档案的编研提供便利。利用科研档案的数字化成果，可以为高校提供科研项目、科研获奖、科研成果等专题信息，有助于了解高校科研工作的历史状况和发展脉络，同时将编研产品进行多样化展示，还能起到相应的育人功能。