财务共享中心模式下公司内部控制问题与优化策略

聂才添，王海燕

（吉林外国语大学国际商学院，长春 130117）

1 引言

当今越来越多的企业乘着经济全球化与互联网的风潮日益壮大，其中不乏公司遍布全国各地甚至海外的大型企业集团。在这样的背景下，对于子公司分布在多地的企业，如果每个子公司都进行独立的财务核算必定带来较大的管理难度。所以建立财务共享中心便成了各大公司“降本增效”的最佳选择。但是，财务共享中心在帮助企业实现“降本增效”的同时，相较于传统的会计模式，其财务数据获取与处理流程有所变化，也对企业内部控制提出了新的要求。在此情形下，企业在建设与发展财务共享中心的过程中暴露出的内部控制层面的问题与缺陷也更值得我们思考与研究。

2 财务共享的特点

财务共享是依托于现代化互联网技术平台，实现业财远程集中、统一标准化地进行处理的一种新型财务营运模式。其核心是通过建立财务共享中心处理企业财务核算，在该模式下，企业通常将财务人员进行集中管理，通过基于ERP 信息系统建立的信息化系统服务于企业财务管理，各子公司不再独立设置财务核算部门，由财务共享中心向各子公司提供会计的计量与报告服务。其设立目标是解决拥有多业务部门的中大型企业财务计量与报告时存在的重复建设、效率低下的问题。对比传统的母子公司之间较为分散的财务管理模式，财务共享模式的特点显著体现在以下4个方面。

2.1 数据具有统一性

在财务共享模式下，不同子公司财务数据管理方式的差异得到彻底改变，在财务管理实施过程中实现了数据统一。统一的会计制度、规范的操作和操作流程、集中的信息系统纳入财务共享系统，下属各公司在财务共享中心进行统一的分析和处理。通过对不同地区的非标准化经营活动进行统一、规范和有效的整合，保证企业集团财务数据的统一、规范，有利于企业集团财务管理的高效发展，从而有利于企业集团规模的进一步扩大。

2.2 管理具有规模性

财务共享模式的优势还体现在其可以集中合并处理业务，进而避免了在财务工作中每个独立业务部门都需要拥有处理复杂核算业务与重复业务的能力而设立一套高水平的核算体系，进而提升公司财务整体工作效率。而这些分散于各个子公司的复杂业务与重复业务，可以通过信息技术手段，流转至财务共享中心，财务共享中心可以使用更加合理的人员配置去集中处理，达到在一定程度上降低企业交易成本的目的，同时还可避免业务部门处理重复与复杂核算业务导致的时间浪费。

2.3 人员具有专业性

财务共享中心的稳定运行，依赖于具有高度服务意识且专业能力突出的财务人员为企业集团提供优质财务服务。相比于传统会计岗位设置中，一个会计人员需要满足不同的工作需求，财务共享中心工作人员仅需要执行来自不同业务部门的同一项工作。这种工作性质下，财务共享中心可以识别该工作所需能力，再分配更加具有专业性的工作人员处理该工作。另外，岗位会计人员可以更加深入地研究该方面的相关问题，加深专业程度，更加优质地完成工作，提升工作效率。

2.4 服务具有技术性

财务共享中心的运行过程中，高度依赖信息系统的支持，从纸质账单上传到系统用到的影像系统、图像识别系统，到数据处理的ERP 系统支持，再到财务共享中心所需处理的库存管理、销售管理、成本管理、税务管理等无不需要专用信息技术系统的支持，更可以说财务共享中心所提供的服务就是基于在高水平的信息技术系统之上。

3 财务共享模式对内部控制的影响

工作流程标准化，利于提高效率。财务共享中心模式的运用，使集团业务核算流程更加规范化，也可以使集团业务核算流程分工更加精细化。通过信息化的手段革新了财务工作人员获取信息的方式与数据处理方式，使财务工作人员可以在流程框架内更加高效地处理财务核算，并将更多的精力集中在数据分析上，为企业的运营提供信息支持。

财务工作集约化，利于降低合算成本。财务共享中心模式的运用，使得子公司在运营时不需要大规模的财务核算部门，进一步降低了子公司的运营成本，同时也为集团整体运营降低了运营成本，同时由于其信息系统的利用，也使母公司可以更好地掌握集团各个部分的财务情况，灵活根据财务情况调整运营策略。

管理制度更加完善，利于避免徇私舞弊。财务共享中心模式的运用可以增强企业管理，使企业在构建内部制度时更加系统化，与传统的财务模式相比，在各个业务节点上减少个人权利的运用，质量控制体系更加全面，在一个系统下监控更多的业务节点，一定程度上可以避免徇私舞弊现象的发生。

4 财务共享模式下企业内部控制存在的风险

财务共享中心建设初期，多数企业的财务管理效率都产生了大幅度提升。随着财务共享中心模式的持续发展，其在企业内部控制层面上带来的部分弊端也日渐显现。

4.1 业财分离形成的内部风险

企业设置财务共享中心的最终目的是该企业发生于各地的业务集中在统一的场所进行核算，进而提高财务数据核算效率，降低成本，与此同时也出现了由于实际业务发生地远离其数据核算场所而带来的风险。

传统财务模式下，财务人员直接与本地相关业务接触，对于处理日常与非日常内容比较熟悉。财务共享中心的设立多数与实际业务发生地存在空间间隔，弱化了财务人员与业务间的相互沟通与协作，不可避免地增大了信息获取的滞后性。对关键业务或突发事项难以及时了解并判断此类型业务的合规性与真实性，由此会计信息的及时性、准确性和完整性受到一定程度影响。而中心工作人员只能根据系统提供的信息工作，与企业实际业务联系较少甚至完全隔绝，工作人员多数凭借系统数据参考既定的标准与模型进行分析处理，则更加扩大了这种影响的深度。因此，在财务共享中心的建立中，财务人员与实际发生业务部门是否能够协调工作将是其内部控制的重点。

4.2 人员流动性高形成的操作风险

在财务共享中心取代传统的财务模式后，大量财务操作由原人工处理变为ERP 系统完成，就会使财务信息处理流程失去完整性，变成重复性高的“流水线”式工作。在采用财务共享模式后，企业对于一些简单的重复的记账工作量大大减少，转而更需要专业性和综合能力高的全方面人才，但是多数员工在工作时仅仅熟悉自身所负责岗位的工作，对其他岗位的工作知之甚少。一方面是造成财务共享中心内人员流动困难；另一方面在流动过程中也会带来更大的操作风险，且这种流水线式工作，由于其单调且高重复性特征，很难培养员工的综合素质，会影响员工职业发展前景，使得员工难以在工作中实现自我价值，进而影响员工工作积极性并造成员工的高流动性。人员的高流动性会影响人才培养、选拔与业务队伍建设，所以这种人员流动性高、操作风险大的态势是财务共享中心建设中所面临的重大风险之一。

4.3 数据传输低效形成的信息系统风险

财务共享中心所采用的多种信息系统间数据关联困难。除部分财务信息体量较小的企业外均需采用多种信息系统共同处理财务信息。复杂的信息在各个系统之间的数据转化十分麻烦。各种业务需要在不同的系统中完成，割裂了同一业务的整体性。财务共享中心工作处理涉及多个信息系统，具有一定复杂性。例如，公司财务共享中心工作处理涉及多个信息系统，具有一定复杂性；Ebudget 与SAP 系统间由于科目差异数据造成的数据无法同步上传至SAP，致使成本中心数据不能及时上传；报销处理系统Concur 与SAP 系统数据间时延较长，月末报销费用无法同步到SAP；SAP 系统与SEM 系统间的数据交流每次需要1 小时，且每次上传后都会清空人工填列的部分补充信息等。

财务共享中心运算力不足。企业财务信息多存储于企业的财务系统数据库内，一旦遭遇故障或系统错误，会影响企业日常账务情况。部分企业使用的ERP 系统运算能力不能满足其公司运营的峰值运算，在月末关账期间用户高强度使用ERP 系统则更易造成系统卡顿或错误，浪费关账时间甚至耽误信息上传，最终使财务信息失准。

4.4 涉税风险

财务共享中心往往涉及不同的经营地区，尤其部分涉及不同的国家。企业涉税工作具有一定的复杂性，涉及各项财务会计准则、税收法律法规及各税务部门的解释，而且这些法律还处于不断更新当中，且获取难度大，因此更给企业税收缴纳工作带来难度。各地税收流程的差异性也使得财务共享中心更难以建立统一的税务筹划方法，尤其是跨国公司，所面临的税务政策合规性、合法性压力更为巨大。

5 财务共享中心模式下内部控制的优化策略

5.1 加强与业务的联系，加速业财融合

财务共享中心要提高运行效率，就要做好财务和业务的融合。一方面需要加强财务人员与相关业务之间的联系。财务共享中心的工作人员的活动往往是标准化、集中化、重复性的，其工作与实际业务关联性弱，企业需要不断地对共享中心工作人员进行培训，在培训中使之学习有关财务处理对应的实际业务的模式与流程，并尽可能地在培训中采用案例教学或者实景模拟的方式让财务共享中心人员加深对实际发生业务的背景与意义的理解。针对财务共享中心工作人员不够了解实际业务的情况，还可以采用从实际业务部门遴选的方式，挑选熟悉业务流程的优秀工作人员参与财务共享中心运营，提升工作人员与实际业务的联系度。另一方面要加强财务共享中心与实际业务部门的关联性。运用财务共享中心根据业务部门上传的业务数据为业务部门的未来发展提供指导性意见。例如，财务共享中心根据各个业务部门实际资金实力与业务范围优化预算管理。根据集团信息系统汇总信息优化业务流程，提高财务共享中心与各业务部门以及各业务部门之间的沟通效率，同时为管理层提供更高质量的内部报告。

5.2 加强人才培养，留住人才

财务共享中心的稳定运行离不开稳定的人才供应。首先，企业应该建立内部培训机制、晋升机制，优化薪酬体系，通过企业内部的培训课程，结合业务相关法律法规制定培训方案并及时更新相关知识覆盖范围，并适当影响考核范围，使员工学习工作相关必要知识，规避操作风险。其次，应加强与员工的沟通，帮助其缓解情绪压力，并鼓励员工做好职业规划，促进员工主动学习。企业也应及时统计与公布企业人才缺口为员工提供发展机会，以遴选式定期组织内部员工竞赛等方式选拔优秀员工参与上级管理工作，或分派至业务部门锻炼实战能力，提升业务部门的业务水平。此外，还需建立合理的反舞弊机制，例如，采用平衡记分卡建立KPI 考核办法或轮岗制等方法，辅以浮动工资奖励为回报，既可以激发员工工作热情，还可以防止职位固化与职务滥用。

5.3 定期更新维护信息系统

强大的信息系统是财务共享中心稳定运行的重要支撑。其中更新与维护环节尤其需要有效控制。企业应根据自身财务系统使用需求，及时更新所采用的信息系统。重点整合企业财务共享中心所使用的各种信息系统的对接时效性与流程的准确性，或者引进更新更智能化的信息系统，如S4HANA 系统，利用系统特性优化数据结构，简化财务流程和产品逻辑。新的用户交互系统可以提升系统效率，降低系统运行风险。同时做好信息系统的维护工作，结合定期维护系统与实时监测系统运行性能情况，避免出现服务器无响应造成的系统风险。维护后应提前进行新版本测试运行，确保达到维护预期效果后再转入常规应用，还要时时关注相关法律政策变化，避免影响数据质量。

5.4 及时掌握各地税务政策，因地制宜加强与税务机关的协作

企业的具体业务部门往往分布在全国各地乃至世界，各地的监管政策和税收政策存在差异，所以财务共享模式的运用需要考虑各地的政策性差异，通过第三方咨询机构或者集团内部相关部门的密切沟通，使财务共享中心财务人员及时获取相关信息，规避税务风险，提升财务合规水平。如有特殊事项，有必要时安排财务共享中心人员进行处理或前往业务所在地当面与业务部门或税务机关沟通。

6 结语

财务共享中心通过标准化的工作流程强化了企业内部控制，提升了企业财务工作效率，降低了运营成本，但同时也必然会带来一些问题，所以企业一定要对财务共享中心运行中的内部控制工作给予充分的关注与高度的重视，加强企业财务内部控制水平，进而推进企业生产经营过程中各项资源的合理分配和使用。