事业单位档案数字化管理的现状与对策*

于 欣

（中国共产党兴隆县委员会办公室）

现阶段，我国大多数事业单位都已经灵活运用网络技术实现了信息数据的快速查询、阅读，提高了整体工作效率，但仍然会受到外界多方因素的影响，导致数字化档案管理存在诸多的问题和不足。在这样的背景下，管理人员必须正确看待自身工作的重要性，深入分析影响档案管理工作开展的主要因素，在此基础上有针对性地提出切实可行的解决策略和措施，通过这样的方式实现事业单位的可持续发展。

一、档案数字化的相关概述

所谓档案数字化，主要是指在档案管理过程中，利用多元化的方式方法对信息数据进行采集、整合，最终转化为档案的过程。值得注意的是，对于纸质档案的处理通常是采用扫描设备对信息数据进行整合，科学合理的分解纸质档案原件阵式中的信息元素，再将其直接转化为电信号，同时将其输入到计算机中，最终以图像的形式进行呈现。从一定意义上来讲，现阶段，纸质档案的数字化转换主要有以下两种模式：一方面，对纸质档案进行扫描，并通过图像的方式进行存储，也可以采用OCR字符识别的方式直接将纸质档案转化为文本；另一方面，借助缩微胶片影像或相机拍摄的方式方法，将纸质档案转化为数字档案。通过扫描纸质档案并将其转化为数字档案的方式方法，在经济成本上更具优势，操作方式更为便捷，因此，档案管理人员一旦完成数字化处理之后就应当第一时间对图像文件进行存储，通过这样的方式快速高效地搭建起健全完善的信息数据档案资料库，为后期事业单位信息数据的快速检索奠定良好的基础。值得注意的是，为了实现这样的目标任务，事业单位必须与时俱进，根据现实社会发展需求，合理运用现代化技术，有针对性的增加数字化管理体系的建设投入，提高信息化管理的水平质量。

二、事业单位档案数字化管理的重要现实意义

现代科学技术的飞速发使得人们的日常生活和工作已经发生了翻天覆地的变化，各个行业、各个领域都借助信息技术实现了快速的创新发展，而事业单位是我国得以持续发展的关键和基础，因此必须结合现实情况及工作需求，科学合理的调整优化工作环节、工作步骤及工作内容。对于档案管理来讲，数字化管理模式能够切实提高管理效率及工作质量，快速实现不同信息数据的搜集、整合、归纳，从而更好的服务于人民群众。当然，数字化本质上是利用计算机平台、网络平台，结合现代化的先进的技术软件对传统的数据信息开展数字化管理。与此同时，事业单位应当根据数据的特征及存储的实际需求，合理选择软件，加强对数据资料的整合分析。另外，档案管理的数字化使得工作人员不再单纯地使用纸笔进行办公利用，网络设备、计算机技术减轻了从业人员的整体压力，不再花费大量的时间精力进行复杂、重复的内容处理，而是利用信息技术快速实现数据的整合、归纳、总结。由此可见，数字化管理是事业单位与时俱进，迎合现代社会发展需求的重要举措，只有不断革新优化管理技术管理模式，才能切实提高事业单位的信息化水平。

三、事业单位档案数字化管理的现状及面临的主要问题

从一定意义上来讲，随着现代信息技术的灵活运用，事业单位也对档案管理人员的专业能力、综合素质提出了更高的要求和标准。现阶段，虽然大多数工作人员的档案管理理念都发生了翻天覆地的变化，但在实际工作中，不仅仅要看到工作成果，同时也应当深入分析档案数字化管理过程中面临的诸多问题和不足。

（一）缺乏先进的办公设备设施

现阶段，我国大多数事业单位已经逐渐实现了自动化办公，但仍然有大量的档案管理设备设施过于陈旧老化，根本无法正常运转，满足档案管理工作的日常需求。由于缺乏先进高效的档案管理设备设施，使得事业单位在实际管理过程中可能会存在一定的不足和偏差，无法提升档案搜集整合的效率质量，阻碍了整体工作进度。与此同时，部分较为偏远的事业单位由于人手不足，内部档案大量堆积，没有专业人才对其进行分类整合。值得注意的是，一些安全防护措施根本不达标，缺乏一定的完善性和科学性，上述情况直接造成了事业单位的数字档案管理工作与国家信息化档案的实际要求相脱节，无法实现信息资源的快速整合优化。另外，事业单位内部人员档案检查工作过于单一，没有引入先进的现代化的档案设备设施，导致管理工作的质量效率无法得到有效的保证，同时信息数据的安全性、可靠性也有待提高。在这样的背景下，办公设备设施过于老旧会直接影响档案管理的效率，事业单位必须对其引起足够的重视，加强科学化管理，积极引入新型设备，这样才能提高办公效率及办公质量。

（二）档案管理标准缺乏科学性、有效性

从一定意义上来讲，越来越多的事业单位已经充分地意识到数字化档案管理的重要现实意义，也采取了一定的策略措施建设信息化工程，但从整体上来讲，部分从业人员根本没有全面详细的了解事业单位数字化档案管理的发展现状、发展程度以及应当达到的管理效果。与此同时，事业单位没有根据自身发展的实际需求制定出切实可行的、科学合理的数字化档案管理标准，使得档案管理工作在流程、步骤、环节上都存在一定的差异，尤其是档案的编号、最终归档等环节存在诸多问题，无法实现连续性、科学性。

（三）缺乏足够的安全管理意识

虽然现代信息技术及互联网技术能够切实提高档案管理工作的效率质量，但长期以来，互联网安全问题一直受到大众的普遍关注，一旦受到黑客或病毒的攻击感染，互联网系统就会出现漏洞，而以互联网技术为前提和基础的档案数字化管理也会面临诸多的问题和风险，直接影响数据信息的安全性、可靠性。与此同时，现阶段的档案管理人员大多不是专业出身，缺乏必要的、专业的计算机知识，没有梳理信息档案管理的安全意识，导致在诸多环节档案的管理均存在信息泄露的风险。

（四）管理人员的专业能力、综合素质有待提高

档案管理人员的专业性、高素质、高水平是确保事业单位档案数字化管理工作有序开展的前提和基础。现代科学技术的飞速发展使得档案管理工作的标准性、规范性不断提高，事业单位在这样的背景下应当严格按照数字档案管理的实际要求及单位发展的现状，有针对性的提高档案管理人员的专业能力及综合素质，搭建起健全完善、高素质、高水平的数字化档案管理团队，通过这样的方式从多个方面、多个角度切实满足档案管理工作的实际要求。但据调查显示，目前受多方因素的影响，事业单位在档案数字化管理过程中对于人才的培养并没有引起足够的重视，专业人才严重不足，内部人员的更新十分滞后，现有的管理人员在专业能力上根本无法满足实际管理需求，直接阻碍了事业单位的进一步发展创新。

（五）数字化检索效率低下

据调查显示，目前我国部分事业单位在进行单人信息的检索时仍然采用人工检索的方式，没有全面贯彻落实计算机检索处理，这样的错误思路和错误方法导致单位内部信息检索速度较慢，缺乏一定的准确性和科学性，同时也增加了工作人员的压力，工作量显著增加，导致档案数字化建设缺乏现实意义。

四、提高事业单位档案数字化管理效率的主要策略措施

（一）积极引进先进的、现代化数字档案管理设备设施

不仅仅是事业单位，当前社会中所有的企事业单位都积极引入了数字档案管理模式，购置了相应的现代化设备设施，而这一行为受到了大众的广泛关注和认可，其在一定程度上为人们的日常生活和工作提供了便利，同时也为数字化档案管理的快速推广奠定了良好的基础，提供了发展契机。从一定意义上来讲，事业单位的档案管理工作不同于一般企业，其涉及到的内容是多元化的，在必要时需要同时处理多个复杂的信息数据，社会新闻、时事热点、群众反映内容都是事业单位档案管理的主要内容，因此其面临的信息数据是庞大的、海量的。在这样的背景下，积极引入现代化先进的大型数字化管理设备信息系统是现阶段解决上述问题的关键所在。为了切实提高整体工作效率，确保档案管理的安全性、可靠性，事业单位应当基于国家相关法律法规，结合自身发展的实际需求，灵活利用资源优势，搭建起现代化的、高效的数字档案管理信息系统，对单位内部及外部的数据信息高效的整合优化，有效把控关键信息的存储点安全，这样的档案管理方式能够营造出良好积极和谐的工作环境、工作氛围，同时促进事业单位档案管理工作有序开展。

（二）创设健全完善的档案数字化管理制度

管理制度的建设是数字化管理工作能够稳步推进的重要基础，也是一切档案管理工作开展的依据。在这样的背景下，事业单位应当充分立足于自身实际需求，结合现代信息技术的优势价值，搭建起健全完善的档案数字化管理制度，从真正意义上实现管理工作的与时俱进。第一，相关从业人员要按照国家相关制度及规范操作条例严格进行档案数据的收集、整理、归档、录入，确保每一环节、每一步骤都符合国家实际要求，实现档案的统一管理，从源头上对数据的真实性、可靠性进行把关；第二，档案的调阅也应当遵循相关制度规范，尽可能减少信息泄露、信息篡改，息遗失等问题的发生。由此可见，数字化档案管理制度的建设必须与单位的实际情况相符合，这样才能实现管理的科学、合理、高效，提高事业单位的管理水平及管理质量。

（三）有针对性地加大档案数字化建设的资金投入

档案管理数字化系统的建设并不是一蹴而就的，事业单位必须投入大量的人力、物力、资金资源才能保证系统的正常运行。在这样的背景下，数字化管理系统并不是按照统一的标准和要求进行建设的，而是要根据自身发展的现状及希望达到的效果进行建设，相关的管理人员必须深入分析数字化技术及现代信息设备应用面临的不足和困境，在此基础上编制出高效的、科学的、合理的数字化管理方案及管理计划，加大对先进技术的投入力度，通过这样的方式为事业单位档案数字化管理的有效开展夯实基础。根据相关的实践调查研究我们可以看出，现阶段我国档案数字化管理的设备设施主要分为软件及硬件两个主要模块：一方面，对于软件设备来讲，事业单位在对其进行研究和使用时，首先应当考虑系统的兼容性；另一方面，对于硬件设备设施来讲，则应当与时俱进，适当增加设备更新的投入力度，定期对已使用设备进行维护保养，这样才能有效延长其使用寿命，提高管理水平。

（四）切实提高管理人员的专业能力及综合素质

根据上文我们可以看出，档案管理工作人员的专业能力、综合素质直接影响着管理的质量和管理水平，尤其是对于数字化体系的建设来讲，一方面，事业单位应当加大对在职人员的培训力度，采用多元化的、高效的培训模式、培训方法，提升档案管理工作人员的综合能力，有效明确自身的发展优势，确保培训内容的科学性、合理性、全面性、实用性。例如，事业单位应当定期组织开展视频会议、向内部人员发放学习手册，以此普及档案数字化管理的相关，内容形式、重点难点、技能技巧及注意事项等等。与此同时，在培训过程中，应当有针对性地加入信息技术应用技能的培训内容，使得管理人员在掌握扎实档案管理相关内容的基础上切实提高自身的信息技术运用能力，以此为档案管理的高效开展提供可靠的人力资源。另一方面，事业单位应当对外积极引进高素质、高水平的档案管理人才，为档案管理团队注入新鲜血液，切实提升数字化档案管理队伍的专业能力、文化程度。值得注意的是，在实际工作中，事业单位应当根据人才的结构及发展需要制定出切实可行的人员考核机制，定期对档案管理人员的专业能力、综合素质、技能水平进行考核评价，以此调动工作人员的积极性和主动性，实现档案管理团队素质的有效提升。

（五）提高档案管理安全管理意识，建立保密制度

一方面，事业单位要根据自身发展需求加强档案管理体系、网络安全的建设力度，优化网络体系及管理模式，有针对性的安装杀毒软件、防火墙，明确人员的访问权限，通过这样的方式确保信息数据的安全性、可靠性；另一方面，事业单位应当定期组织开展管理系统的软硬件设备设施检查维护工作，及时发现潜在的安全问题，并第一时间进行更新完善，以此提高档案的利用效率。

（六）有效实现办公系统和档案管理系统的连接

众所周知，事业单位的档案管理工作本质上是为了更好地服务于日常办公工作，因此，应当做好办公系统与档案管理系统之间的有效连接，在档案管理模块增设资料查询功能，以此实现信息的快速检索。同时，优化完善资源管理模式及管理手段，一方面，事业单位相关档案管理人员应当基于归档、文档一体化工作、档案鉴定、保密管理、网络安全等制度入手分析，切实提高数字化档案管理系统的效率及质量；另一方面，事业单位所涉及到的档案信息具有一定的保密性和特殊性，因此必须采用切实可行的策略手段，加强保护力度，这样才能最大限度地发挥出信息资源的价值作用。

五、结束语

综上所述，事业单位在进行档案数字化管理过程中应当积极引进先进的、现代化数字档案管理设备设施，创设健全完善的档案数字化管理制度，有针对性地加大档案数字化建设的资金投入，切实提高管理人员的专业能力及综合素质，提高档案管理安全管理意识，建立保密制度，有效实现办公系统和档案管理系统的连接。