基于大数据技术的档案管理创新模式研究

高 萍

（上海市闵行区中心医院）

大数据时代的到来，对档案管理模式造成剧烈冲击，传统档案管理工作存在业务流程繁琐、效率低下、业务指导水平落后、管理成本高等问题。在信息技术发展的背景下，推动大数据技术与档案管理体系的深度融合，是当前一项重要课题，也是促进推动我国档案事业高速发展，建立一套高效档案管理体系的关键，本文就此展开研究。

一、大数据背景下档案管理模式的具体变化

（一）理论体系发生变化

在传统的档案管理模式中，以尊重全宗作为核心理论，将同一来源渠道的全部档案资料进行归类整理，形成全综，禁止管理人员拆除全宗，并将所收录资料文件按照主题、年份、地区进行顺序排列，统筹整理，将其视为一个不可分割的有机整体，旨在保证档案资料的完整性、来源的一致性。同时，还遵循文件生命周期、档案鉴定等基本理论。

近年来，随着科技水平的提高，以及大数据技术的广泛应用，档案信息化时代彻底取代了档案纸质时代，档案管理理论体系发生了翻天覆地的变化，大数据观、大服务观、大档案观以及大平台观成为全新的管理理论。第一，大数据观强调全部收录数据信息均都具备一定的应用参考价值，运用大数据手段，持续采集海量的数据信息，从中提炼高价值的数据，定性定量地描述数据来体现蕴含的信息价值，且数据样本数量成为了管理水平的重量衡量指标，数据样本数量越多，则综合管理水平越高。第二，大服务观强调管理人员向单位、用户主动提供多元化的档案服务，包括信息查阅、远程信息传输、数据分析、信息快速检索等基础性服务，以及根据用户习惯定向挖掘分析数据、档案定制等个性化服务，更为充分地发挥档案管理职能效用。第三，大档案观强调拓展档案资料的来源渠道，将单位运营、社会运行与发展期间产生的全部高价值信息数据纳入档案归档范围，以满足单位、用户在不同层面、不同情境下的信息查阅分析需求，这一目标的实现，得益于大数据平台强大的数据采集、分析能力。第四，大平台观强调构建一个跨越多个地区、若干档案部门的档案数据大平台，实现对海量信息资源的互联互通，彻底打破信息孤岛，用户与管理人员通过访问数据大平台，可以查阅其他档案部门收录的资料文件。

（二）档案数据资源发生变化

从档案数据资源层面来看，在大数据技术冲击下，档案数据来源、数据内容、数据收集方式都发生了明显变化。其中，档案数据来源愈发广泛，除单位职工提交工作成果、文件材料外，还可以从网络社交平台等新渠道来采集档案资源，突破了传统管理模式档案采集来源单一的局限性。档案数据内容愈加丰富，档案门类由于数据种类明显增多，既可以反映所属单位的经营管理情况，同时，也可以更为准确、全面地反映市场环境、社会发展进程。数据收集方式呈现多样化趋势，主要包括部门科室主动提交、档案数据强制收集、档案数据实时捕捉三种。相比之下，传统档案管理模式暴露出资源收集种类过少、资源采集方式单一、档案资源分散闲置、资源建设主体数量过少等问题，导致档案资源无法得到高效利用，也没有切实满足用户的查阅利用需求。

（三）档案服务体系发生变化

受到大数据技术与信息化时代的冲击，档案服务体系的对象、内容、方式与目的发生了明显改变，如果仍旧实施旧有服务体系与管理模式，将无法取得理想的管理效果，因而限制了档案资源价值的发挥。其中，档案服务对象由政府机关、事业企业单位拓展至网络用户，向社会公众提供多元化的档案服务。服务内容由单一的信息查阅拓展至信息检索、决策分析、特定方向信息资料收集整理、定制化服务等全新领域。服务方式由被动、线下服务转变为主动、线上服务，档案人员依托大数据平台与通信网络，主动了解用户需求并提供相应服务。而服务目的则由满足查阅需求转变为传递相关知识，既要向用户开放档案资源，也要帮助用户从中提取有效知识，提供问题答案或是解答方法。

（四）安全保障体系发生变化

在传统档案管理工作中，以纸质文件作为档案载体，由管理人员将所收录档案文件存储在档案室内，采取档案室防光、维持恒定室内温湿度条件、防尘、消毒杀菌等保管方法，尽可量延长档案文件寿命，并实施档案借阅登记制度来控制档案资源去向。然而，在大数据时代背景下，出于成本控制、服务质量提升、效率提升等因素着想，电子档案逐渐取代了旧有的纸质档案，彻底解决了档案文件寿命有限、纸质档案存储成本高昂的难题，但档案保管条件、技术手段、信息安全保障措施也随之发生改变，传统档案管理模式缺乏适用性，无法取得预期的安全保障效果。例如，在档案数据保管方面，电子档案对系统软硬设施性能、保存环境提出新的要求，如果出现档案数据库瘫痪运行、操作系统程序并发无序运行、硬盘磨损破裂等问题，都有可能造成档案文件丢失、无法打开的后果。

二、基于大数据技术的档案管理模式创新策略

（一）加强资源聚集

在大数据时代背景下，数据样本数量在一定程度上决定了档案管理水平，唯有持续加强档案资源建设，持续采集实时产生的高价值信息数据，才能取得理想的管理效果，向单位及用户提供优质档案服务。对此，需要以加强资源聚集作为档案管理模式的主要创新方向，采取拓展资源收集类别，优化资源采集方式，完善资源建设主体，高效整合档案资源四项策略，具体如下。

1.拓展资源收集类别

在信息化时代背景下，数据种类随之增多，陆续形成数字、符号、超媒体、图件表格、文本、视频等。为收录更多的高价值数据，并赋予档案资料以可视化特性，帮助用户更为直观的了解档案文件内容，当务之急在于拓展档案资源收集类别，将档案资源种类分为结构化、非结构化与半结构化三种。其中，结构化资源包含数字、符号等类别，非结构化资源包含影像视频、文本、音频等类别，半结构化资源包含HTMLL文档与E-mail文档等类别。

2.优化资源采集方式

传统档案管理模式采取资源被动采集方式，由其他部门人员将工作总结报告、调研报告等工作成果提交至档案室，由管理人员进行收录整理，资源采集工作缺乏主动性，存在档案采集渠道单一、采集效率低下的问题。对此，需要树立档案资源主动采集的工作意识，采取网络资源主动抓取、用户实时推送归档两种全新的资源采集方式。

第一，网络资源主动抓取。由管理人员根据档案归档需求，在网络社交平台、本单位与业务往来单位机构官方网站、区域性档案大数据平台等渠道上主动收集相关数据信息，持续监控网络动态。同时，采取数据挖掘方式，从海量信息中筛除不实、重复的垃圾信息，提取高价值信息。

第二，用户实时推送归档。改变用户定期归档方式，用户在工作期间，持续将所产生的资料文件提交至档案部门，无需按月度、季度、半年度或是年度来整理上一阶段工作成果集中发送至档案部门，避免出现文件材料丢失、提交归档不及时等问题，还可以分摊档案部门的全年工作量，避免在少数时间段承受过重工作负担。

3.完善资源建设主体

对大数据技术的应用，使得档案管理工作量骤增，难以单独依靠档案管理人员来开展繁重的档案采集工作。对此，需要树立全员参与、部门协作的工作意识，将档案形成者、档案整理者、档案利用者、档案保存者和档案管理者均视为档案资源建设主体。例如，档案形成者负有主动提交文件材料、自主建立个人档案等私人所有档案的义务。档案整理者在接收外包业务后，替代档案管理人员和单位职工，开展档案资源整理、信息收集工作，以减轻档案管理负担。档案利用者在查阅档案资料时形成信息痕迹，由管理人员跟踪信息痕迹，获取用户习惯、关注方向等信息，将其作为档案资源，并为档案服务的推出提供参考。而档案保存者以云服务商、数据分析公司为主，档案部门将所收集资料文件提交至保存者进行归档存储，无需持续更新硬件设施、升级软件系统来存储海量信息资料。

4.高效整合档案资源

为强化档案资源整合能力，深挖文件材料潜在价值，需要全面落实“存量数据化、增量电子化”战略。其中，存量数据化是将早期归档存储的纸质档案逐渐转变为数字化档案，以此来提高档案文件查阅效率、减轻管理成本、延长档案寿命。增量电子化是优先收录电子载体的档案文件，直接根据档案资料内容关联属性进行分类整理，上传至对应类型数据库中归档保存即可，以此来简化档案采集、整理流程。

（二）创新服务内容

在档案管理期间，所收集数据信息本身并不具备实际价值，唯有在数据信息利用过程中，才会源源不断地创造价值，如便于其他部门工作开展，为本单位发展规划提供信息支持，真实反映市场环境与预测未来发展走向等。因此，为构建依托档案资源的知识服务体系，向用户提供高质量的档案服务，需要着手推动档案管理模式向创新服务内容方向的发展，具体采取创新服务理念、加快档案资源开放步伐、拓展服务途径三项策略。

1.创新服务理念

对档案服务的创新，既要体现在其服务品种、途径与内容上，同时，也要体现在服务理念上，需要树立人性化、个性化、智能化的服务意识。其中，人性化服务是保证用户平等获取信息的权利。管理人员将自身定位为档案资源服务的提供者，主动了解用户需求并提供相应服务。个性化服务是根据用户习惯、需求来提供定制化服务，注重于满足个性化需求，如根据用户历史查阅记录，跟踪收集、整理有关方向的信息数据，再将整理后的档案资源以定制报告的方式发送至用户。智能化服务是灵活应用人工智能等新型技术手段，替代管理人员向与用户提供服务，例如，用户可在非工作时间访问档案数据平台，由系统基于运行准则来提供给数据检索、数据分析等服务。

2.加快档案资源开放步伐

现阶段，部分档案部门仅向本单位职工开放档案资源，档案资源利用者数量有限，难以做到对档案资源价值的充分发挥。针对于此，档案部门需要树立“公开为原则，不公开为例外”的工作意识，向本单位职工以外的社会公众开放大部分档案资源，将部分涉及单位隐私、职工隐私的档案文件列为秘密档案，设立保管期间，在保管期间内，这部分档案仅向达到一定权限等级的用户开放。

3.拓展服务途径

为满足不同区域、群体用户的档案资源查阅需求，档案部门需要依托大数据技术与通信网络，持续拓展档案服务途径，可拓展服务途径包括微服务、远程服务。

第一，微服务。档案部门在平台上推送特定的档案资源，如在微博上开通官方账户，在微信上开通公众号，定期在账户、公众号上推送文章、微视频，由用户通过网络社交平台来查询这部分开放的档案资源。例如，南京市档案局在微博上开通官方账号，陆续发布近两千条微博，推送内容涵盖党群建设、历史溯源、科技研发、基础建设、行政管理等多个方面。

第二，远程服务。档案部门依托网络来建设档案信息平台，开放访问接口，各地区用户直接访问档案信息平台，登录账户认证身份，查询自身权限范围内的档案资料，借此来突破时间、空间因素对档案服务施加的限制，用户无需实地前往档案部门与档案室，即可接受档案部门向其提供的服务。

（三）建立三位一体档案安全防护体系

为适用全新的档案环境，形成一套面向电子档案文件的现代化安全防护体系，预防和减少档案文件丢失、损坏、机密信息与隐私信息泄露等问题的出现，需要建立三位一体的档案安全防护体系，采取物理防护、技术防御、人防三项策略。

1.物理防护

从档案大数据平台安全建设、改善档案保管保护条件两方面着手。其中，在平台安全建设方面，在各地区建立永久性的综合档案馆，辖区内的职能部门、企业单位、党政机构、社会组织都可以将档案部门归档整理的档案文件进行备份，将备份文件提交至综合档案馆进行储存，实施统一管理，如果档案文件受物理环境和不可抗力影响而丢失损坏时，管理人员自综合档案馆查阅、备份相应档案文件即可，避免造成档案资源彻底丢失的后果。在改善档案保管保护条件方面，可在档案库与机房内安装摄像头、除湿机、空调机组、自动喷淋灭火装置与消防报警器等设备，始终维持恒定的环境条件，并在出现火灾等事故时快速报警，扑灭初期火势，避免造成硬盘损坏、档案文件丢失等不必要的损失。

2.技术防御

在大数据平台与档案数据库系统中应用信息加密、用户身份认证、数据自动备份、防火墙等技术手段。其中，信息加密是对所传输档案文件进行密钥加解密处理。文件加密为一串无意义乱码，由接收者使用指定密钥进行解密处理，复原为明文，避免在文件传输期间遭受第三方攻击而外泄。用户身份认证是通过采集用户生物特征、账号密码认证、动态信息码认证等方式，核实用户真实身份，再向用户开放权限范围内的档案资源。数据自动备份是将所收录档案文件进行备份，将备份文件上传至云存储空间或是其他数据库中，在主数据库出现瘫痪运行、软件故障等问题时，直接复原丢失档案文件即可。防火墙技术是在系统软件程序、硬件设施间构建一道安全保护屏障，自动检测可能存在的安全风险，过滤掉遭受的网络攻击、木马病毒。

此外，为提高系统运行效率，避免因处理、存储过量信息造成系统瘫痪运行，还需要应用到云计算和云存储技术。云计算是由档案人员将复杂计算任务提交云计算平台，通过分布式计算方法，快速得出问题答案，无需档案数据平台进行独立计算。云存储是将海量档案文件上传至云平台进行存储，管理者与用户直接访问云平台，办理档案查阅、归类整理、文件内容编辑等操作，以释放本地数据库的存储空间。

3.人防

人防策略由责任落实到人、建设专业人才团队两部分组成。其中，责任落实到人是将档案安全责任落实到具体岗位，如果因工作疏忽、不规范操作行为而形成档案资源保管风险，以及造成档案文件丢失、资源外泄等实质性损失，则对相关人员进行追责惩处。建设专业人才团队是在档案部门中新设一批技术性岗位，招聘技术人员来开展系统升级维护、数据库运营、网络安全防护技术引进等工作，并培养档案管理人员掌握与档案安全防护有关的工作技能。

三、结语

综上所述，面对全新的管理形势，为做好复杂多变的档案管理工作，实现对综合管理水平、档案服务质量的全面提升。档案部门必须正确认识到旧有档案管理模式在大数据冲击下的变化情况，积极探索全新的档案管理模式，落实加强资源聚集、创新服务内容、建立三位一体档案安全防护体系的三项策略，由大数据技术向档案管理模式的创新发展提供不竭动力。