医院体检中心健康档案管理中的问题、对策

谢静，褚蕾，赵霞

山东健康集团枣庄中心医院体检科，山东枣庄 277800

近几年， 人们对身体检查的重视程度也日益提高，健康检查越来越受到广大群众的欢迎。健康检查是保证人体健康的一种有效手段， 可以反映人体的健康状况，同时也可以分析人体的健康状况和行为。为保证健康检查工作的正常开展，国家卫生健康委员会制定相关的健康检查制度，以保证健康检查的质量[1]。 但是，由于体检人数的增多，慢性疾病患者日益增多，医生每次看诊都要重新了解患者的病情，此过程容易浪费时间和医疗资源。健康档案的管理主要是对身体健康状况、基本疾病、健康状况、遗传性疾病等方面的信息进行全面记载。 通过健康记录可以及时反映患者在不同的体检阶段的身体状况，从而能够在最短的时间内发现疾病并治疗[2-3]。因此，完善医院体检与健康档案管理工作，既关系到人民的健康安全，又关系到整个医疗机构的管理。 由于医疗机构缺少高素质的专业人员、档案管理的规范化程度不高等原因，需要不断改善医疗机构的经营管理，强化医疗机构的健康体检档案，找出可能存在的问题并采取相应的对策，从而进一步改善医院的档案管理，提高医疗服务水平[4]。

1 医院体检中心健康档案管理中常见的问题

1.1 缺乏高素质的专业技术人员

当前，国内大部分体检中心档案管理人员的专业素质较低，缺乏专业的档案管理技术人才。 目前许多体检中心健康体检机构管理人员的综合能力还不够强，缺乏积极的工作态度和过硬的工作能力[5-6]。

1.2 体检结果缺乏实时性

大部分的体检中心尚未推行健康体检一卡通，在体检后无法及时查看健康状况， 甚至造成体检报告遗失，重复检查又会增加体检者的经济成本。

1.3 体检资料使用还不够全面

体检人员乃至医师对体检资料的运用不够全面，使其无法完全发挥出其应有的功能[7-8]。健康档案资源没得到充分利用，造成患者反复检查、诊断，花费大量医疗费用。 此外，纸质档案由于储存空间的限制，保存周期不明，查询手段简单，使得很多纸质健康档案无法充分利用。

1.4 档案管理费用高

因其庞大而繁杂的数据，造成体检中心健康档案管理成本和维护费用的增长，同时也使得数据的录入更加繁琐。 当前医院体检中心在医疗档案的使用上采取了“双套制”的管理模式，即在医疗记录完成后，电子和纸质文档并存，纸质文档起到了证明作用，而电子文档则起到了辅助作用，即每一张纸质文档都要有相应的电子文档。 由于技术上的滞后，目前还需要档案录入人员按照常规的人工方法进行一一对照，严重地降低了医疗档案管理的工作效率。

1.5 管理系统缺乏前瞻性

当前大部分的体检中心所采用的医疗档案管理体系，都是单一的资料，仅代表一段时期内的健康状况，无法对患者的个人资料进行补充和升级，无法即时进行患者的病情跟踪，实时性较差，应用价值不高。如在文件管理中，大量的数据只反映了个体在某一段时期内的健康状态，无法动态反映当前的健康状态，从而降低其利用价值[9-10]。

1.6 健康档案的数据缺乏共享性

体检中心在维护患者个人隐私的情况下，需要进行医疗档案的共享， 这样才能更好地利用医疗档案的功能， 同时也可以对大部分体检中心的医疗资料进行调查，对目前的国民身体状况进行分析。

1.7 健康档案管理缺乏规范性

虽然现在不少体检中心都进行了全面的改革，但仍存在着一些问题，例如在建立档案管理制度时，缺少标准化的档案管理制度，有的医院还没有建立专门的档案管理制度，有的甚至还采取手工的方法，这不仅会降低工作的速度，还会因为一些人为因素，降低数据的准确度[11-12]。 另外，由于管理制度的不规范，使得其工作只是表层的信息收集和保存， 而忽略了对其内容的整理、分类和利用，使其无法真正地实现功能的最大化。 医疗健康档案的撰写工作不到位、记录不完整、不规范、不准确、书写马虎、不易识别等，均是缺乏规范的重要表现。

2 医院体检中心健康档案管理的具体对策

2.1 培养健康档案管理技术人才

随着健康档案管理工作的不断完善，对档案管理人员的科学知识和业务水平提出了更高的要求，需要培养健康档案管理技术人才。 ①系统地进行员工入职训练，提高员工的职业素质；②要经常开展有关工作人员的再教育，加强对档案工作人才的培养，并可以安排有关的工作人员到外地去进修，提高工作技能；③要根据医院的长期发展计划，引进有效的管理思想，进行有目的的改善与完善，为今后的工作做好准备；④加强对员工的训练和对员工的监督，确保工作质量[13]。

2.2 及时更新健康档案管理信息

患者在医院住院期间，门诊、病房等体检中心的医疗行为都要纳入个人健康档案，同时，患者的健康档案也会随着患者病情和就医记录而不断地进行更新。患者在转入其他体检中心后，应与其他体检中心合作，及时将患者的住院情况、病情、手术情况等信息录入患者个人健康档案记录中。

2.3 充分发挥体检档案资料的功能

纸质档案已不能适应当前管理的需要，而在健康档案的经营中，电子健康档案正逐步占据主导地位。因此，要持续地提高健康档案的信息化水平，强化健康档案管理工作，提升健康档案使用效率，促使医疗档案具有更好的使用价值， 迅速地进行数据的传输和数据的分享，从而使数据的使用最大化。为了使健康档案更好地起到应有的效果，确保健康档案的规范化，体检中心设置专门的病历管理科，并引入了医疗保健资信的专有资料及查询，并为患者提供全面的医疗资料[14-15]。健康档案管理人员应提高其工作效能，健全其工作流程，做好相关资料追踪与回馈，并将其制度化管理，以确保其有效利用，从管理对象年龄、性别、职业等方面对相关的数据进行全面地剖析，掌握相关疾病与年龄、行为的关系。

2.4 加大档案管理经费投入

增加对档案管理资金的投资，在体检工作中全面运用数字技术，提升医院的行政工作效率。 在信息社会的今天，档案管理工作与纸质管理方式相比已经发生了很大的变化，档案管理工作所涉及的基本设施和工作环境也会随之发生变化，因此必须加大经费及人员等方面的经费投入，以确保档案管理工作有序进行。

2.5 完善健康档案管理系统

体检中心应建立健全现有的健康档案管理系统，并可以聘用专业人员对其进行指导，建立健全的健康档案管理系统，根据医院的具体情况，制订和完善符合科研单位的运作程序，明确各科室的工作内容、职责等，以保证各个工作岗位的责任。同时，加强医务工作者的工作，对体检中心的日常健康档案记录进行了定期的考评，保证医疗记录的工作质量。 要切实加强各项行政管理制度，切实提升行政工作的质量，推动体检中心的内部管理工作。要根据医院的实际，制订出合理的组织结构，明确各部门的职责[16]。

2.6 建立健全健康档案管理机制

建立健全健康档案管理机制，设计科学、专业的健康档案检索体系，对相关数据进行全面的梳理，并对相关的数据进行及时的追踪与回馈， 将健康档案系统化。对各种特殊病症的发生情况、年龄、职业等进行全面的调查，从而了解哪些病症与患者的年龄、性别、职业等有关，从而有助于提高研究人员对这种病症的认识，有助于国家、政府做好相关的健康科普工作，从根源上做好防治工作，促进全民身体健康[17]。

2.7 规范健康档案管理

医务人员应对在体检中心的体检人员资料进行系统地收集、分析和选择，并对体检结果和其他相关的资料进行严格的管理， 保证所包含信息的准确性和完整性。 工作人员要将最新资料与以前资料相对照，全面地剖析其生理健康变化，为临床诊治工作提供依据[18]。 从医疗方面来说，规范健康档案管理可以全面地分析患者的健康状态，并根据患者的病情情况，制订相应的医疗措施。加强对重点群体、关键疾病的控制，使患者得到更全面的医疗服务，对于促进医患关系、提高医院的品牌地位都有着重要的作用。利用健康档案管理信息能增强医务工作者对医疗档案的认识和主观能动性，从而有效地改善医疗档案的管理水平，保障患者的身体健康。

综上所述，建立和完善医院的健康档案，是目前医疗机构开展的一个重要课题，建立健全健康档案是当前医院体检中心亟待解决的问题。 当前，大部分的医疗机构均设置了健康档案管理室，对医疗机构的健康档案进行了全面检查， 发现在档案管理中存在一系列的问题，如缺乏高素质的专业技术人员、 体检结果缺乏实时性、体检资料的使用还不够全面、档案管理费用高、管理系统缺乏前瞻性、健康档案的数据缺乏共享性、健康档案管理缺乏规范性等，不仅使医院及患者难以获得病历资料，还加重了医院的工作负担。在现代化的医疗机构中，如何规范患者的健康记录，是一项十分必要的工作。 因此，必须强化健康档案管理，培养健康档案管理技术人才、及时更新健康档案管理信息、充分发挥体检资料的功能、加大档案管理经费投入、完善健康档案管理系统、建立健全健康档案管理机制、规范健康档案管理，保证体检档案的科学性和规范化，为体检人员的疾病防治工作提供了有力的参考。